一、備忘錄是干什么用的

作為個人(ren)使用的備忘錄，除了記(ji)錄備忘事項這(zhe)一基本用途(tu)外，備忘錄更多地是和時間管理(li)(li)相結(jie)合的，它(ta)屬于(yu)時間管理(li)(li)方法的第一步(bu)——收集(ji)。

收集就是指(zhi)把所(suo)有在腦海里浮現的信息(xi)（任務(wu)，想法，項目(mu)等(deng)）記錄到隨身(shen)攜(xie)帶(dai)的小本(ben)子上任何(he)適合你(ni)的工(gong)具（包括紙質(zhi)本(ben)子、APP、WEB版(ban)應用(yong)），把你(ni)的工(gong)作(zuo)從大腦里面清出來，記錄在可以看(kan)到的地方，GTD把這個叫(jiao)做“收納箱(xiang)”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填進收集的設備里；準備下一(yi)步的(de)處理(li)。

1、需要收集的工作內容有

（1）承(cheng)諾他(ta)人的事(shi)情，如明天我(wo)要給XX發(fa)個XX材料。

（2）工作中要做(zuo)的事情(qing)，如XXX集團XX項目、XXX大會準(zhun)備等。

（3）生命中應當承(cheng)擔(dan)的責(ze)任，如我(wo)要(yao)幫助(zhu)XXx干(gan)XXXX，我(wo)要(yao)拯救全地球等(deng)(deng)等(deng)(deng)。

（4）生(sheng)活中的各(ge)種雜事，如幫媳婦打醬油，給(gei)孩子買生(sheng)日(ri)禮物等。

（5）突然(ran)(ran)冒出的靈感想法，如突然(ran)(ran)想SNS是(shi)不是(shi)可以跟(gen)家(jia)教(jiao)結合在一起，需(xu)要去論證一下(xia)。

（6）接受到(dao)得各種(zhong)材料，需(xu)要(yao)處理。

等等，只(zhi)要是跟自己(ji)有關，需要去過問或做的(de)事情，都統統的(de)收(shou)集到一起，放到一個容器里(li)，我們(men)稱之(zhi)為“收(shou)納箱”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完整(zheng)的收集。做到一(yi)件都不漏(lou)，這樣系統才能完全(quan)幫你管理起你的生活(huo)和工作。

（2）一定盡量減少你用(yong)于收集雜(za)事的工(gong)具的數量。這樣便于統一管理，不容易漏掉，而且簡便。

（3）你的工具隨時隨地都能收集。不能隨時收集，很難(nan)做到第一條(tiao)完(wan)整性。

（4）按照(zhao)你(ni)的愛好選擇工具(ju)，最喜歡的工具(ju)才會用。

二、備忘錄格式怎么寫

備(bei)忘錄在公文(wen)函件(jian)中，它的(de)等級是(shi)比(bi)較(jiao)低的(de)，主要用來(lai)提醒(xing)、督促對方，或就某(mou)個問題提出自己的(de)意見或看(kan)法。在業務上，它一般用來(lai)補(bu)充(chong)正式文(wen)件(jian)的(de)不足。

作為(wei)公司的備忘錄，在書(shu)寫時要注意(yi)格式問題，如：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常見的單一性標題寫法(fa)是直接(jie)標示文(wen)種(zhong)名稱，如“備忘錄(lu)”。

（2）兩要素標題

兩要(yao)素標題由發文單位名稱和文種組成(cheng)，如“萬向節集團公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標(biao)示為來自、自，其后面(mian)寫明發送信息(xi)的人員姓(xing)名或單(dan)位、部(bu)門名稱，如“總(zong)經理辦公室(shi)”，人員姓(xing)名的前面(mian)可以根據需(xu)要標(biao)示其職務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其后面寫明(ming)接收信息的人員姓(xing)名(ming)或單位、部門名(ming)稱，如“人力資源(yuan)部”，人員姓(xing)名(ming)的前(qian)面可以根(gen)據需(xu)要標示其職務。

（3）地址

一(yi)般(ban)包(bao)括發(fa)文(wen)人(ren)(ren)或發(fa)文(wen)單(dan)位(wei)地址(zhi)(zhi)和(he)收文(wen)人(ren)(ren)或收文(wen)單(dan)位(wei)地址(zhi)(zhi)，有的(de)還包(bao)括電(dian)報(bao)掛(gua)號(hao)、電(dian)傳(chuan)號(hao)、電(dian)話號(hao)碼(ma)等。地址(zhi)(zhi)一(yi)項寫(xie)在左(zuo)上角編號(hao)處的(de)下面，其格式與書信的(de)寫(xie)法相同。

（4）發文日期

即寫明備忘錄發(fa)出(chu)的日期。

（5）主題

寫明備忘錄正文的主題思想或(huo)內容梗(geng)概，一般要用(yong)類似電(dian)報類的詞組或(huo)短(duan)語(yu)標示(shi)。許(xu)多(duo)單位有自己(ji)特制的信箋，在寫眉(mei)首時，其格(ge)式和(he)標點符號的使(shi)用(yong)與一般信件的寫法基本相同(tong)。

3、正文

在眉首(shou)下方(fang)直接書寫需要傳(chuan)遞事(shi)項(xiang)的具體(ti)內(nei)容(rong)。可以是一段到底(di)，篇段合一；如(ru)果內(nei)容(rong)較多，可以采(cai)用分段書寫。段落起首(shou)應(ying)采(cai)用空兩格的形式。

4、結束語

如(ru)果(guo)為了表(biao)示對(dui)對(dui)方的尊重，也可(ke)(ke)以寫上(shang)致敬(jing)語(yu)作為結束(shu)語(yu)。如(ru)果(guo)沒有必要也可(ke)(ke)以省略致敬(jing)語(yu)。

5、簽署

正文或者結束語之(zhi)后下方(fang)寫明發(fa)文人或發(fa)文單位的名稱。寫法(fa)與一般信件的格式相同。

怎么樣？備忘錄的格式你(ni)學會了嗎(ma)？