一、備忘錄是干什么用的

作為個人使用的備忘錄(lu)(lu)，除了記錄(lu)(lu)備忘事項這一基本用途外，備忘錄(lu)(lu)更多地(di)是和時間管理(li)相(xiang)結合的，它屬于時間管理(li)方法(fa)的第一步(bu)——收集。

收(shou)(shou)集就是指把(ba)所有在(zai)腦(nao)海里(li)浮現的(de)信息（任務，想法，項(xiang)目等）記錄到隨身攜帶的(de)小本子(zi)上(shang)任何適合你(ni)的(de)工具(ju)（包括紙質本子(zi)、APP、WEB版(ban)應(ying)用），把(ba)你(ni)的(de)工作從大(da)腦(nao)里(li)面(mian)清(qing)出來，記錄在(zai)可(ke)以(yi)看到的(de)地方(fang)，GTD把(ba)這個叫做“收(shou)(shou)納箱”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填(tian)進(jin)收集的設(she)備里；準備下一(yi)步的處(chu)理。

1、需要收集的工作內容有

（1）承(cheng)諾(nuo)他人的事情，如明天我要(yao)給XX發個XX材料(liao)。

（2）工作中要做的(de)事情，如(ru)XXX集團XX項(xiang)目、XXX大會(hui)準備等(deng)。

（3）生命中應當承擔(dan)的責任，如我要幫助XXx干XXXX，我要拯(zheng)救全地(di)球等等。

（4）生活(huo)中的各種雜事(shi)，如幫媳婦打(da)醬油，給孩子買生日禮物(wu)等。

（5）突然(ran)冒出的靈(ling)感想法，如(ru)突然(ran)想SNS是不(bu)是可以跟(gen)家教結合在一起，需要去論證一下。

（6）接受到得各種材料，需要處理。

等等，只要是跟(gen)自己有關，需要去過(guo)問(wen)或做的(de)事(shi)情，都統(tong)統(tong)的(de)收集(ji)到一起，放到一個容(rong)器里，我們稱(cheng)之為(wei)“收納箱”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完整的收集。做到一件都不漏，這樣系統才能(neng)完全幫(bang)你管理起你的生(sheng)活和工(gong)作。

（2）一(yi)(yi)定盡量(liang)減少你(ni)用(yong)于收(shou)集(ji)雜(za)事的(de)工具(ju)的(de)數量(liang)。這樣便于統一(yi)(yi)管(guan)理，不容(rong)易漏掉(diao)，而且簡便。

（3）你的工具隨(sui)(sui)時隨(sui)(sui)地都能收集(ji)。不能隨(sui)(sui)時收集(ji)，很難做到第一條(tiao)完整性(xing)。

（4）按照你的愛(ai)好選擇工具，最喜(xi)歡的工具才會用。

二、備忘錄格式怎么寫

備忘錄在公文(wen)函件中，它的(de)(de)等級是比較低的(de)(de)，主要(yao)用(yong)來(lai)(lai)提醒、督促對方(fang)，或就(jiu)某個(ge)問題提出自己的(de)(de)意見(jian)或看法。在業務上，它一般用(yong)來(lai)(lai)補(bu)充正式(shi)文(wen)件的(de)(de)不足。

作為公司的(de)備忘錄，在書寫(xie)時要(yao)注意格式問題(ti)，如：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常見(jian)的單(dan)一性標題寫法是(shi)直接標示文種(zhong)名稱，如“備忘錄”。

（2）兩要素標題

兩(liang)要(yao)素標(biao)題(ti)由發(fa)文單位名稱和文種組成，如“萬(wan)向(xiang)節集團公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標示為來自(zi)、自(zi)，其(qi)后面(mian)(mian)寫明發送(song)信(xin)息的人(ren)(ren)員姓(xing)名(ming)或單(dan)位、部(bu)門(men)名(ming)稱，如“總(zong)經理辦公室”，人(ren)(ren)員姓(xing)名(ming)的前(qian)面(mian)(mian)可以根據需要標示其(qi)職務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其后面寫明(ming)接收信息的(de)人(ren)員(yuan)姓名或單位、部門名稱，如“人(ren)力資源部”，人(ren)員(yuan)姓名的(de)前(qian)面可以根據需要標示其職(zhi)務。

（3）地址

一般包括發(fa)(fa)文(wen)人或發(fa)(fa)文(wen)單(dan)位地(di)址和收(shou)文(wen)人或收(shou)文(wen)單(dan)位地(di)址，有的還包括電(dian)報掛號(hao)、電(dian)傳號(hao)、電(dian)話(hua)號(hao)碼等。地(di)址一項(xiang)寫在左上角編號(hao)處的下面(mian)，其格式與書信的寫法相同。

（4）發文日期

即寫明(ming)備忘錄發出(chu)的日(ri)期。

（5）主題

寫(xie)明備忘錄正文的主(zhu)題思想或內容梗(geng)概，一般要(yao)用(yong)類(lei)似電報(bao)類(lei)的詞(ci)組或短語標示。許多單(dan)位有自己特制的信箋，在寫(xie)眉首時(shi)，其格式和標點(dian)符號的使用(yong)與一般信件的寫(xie)法基本(ben)相同。

3、正文

在眉首下方直接(jie)書(shu)寫需要傳(chuan)遞事(shi)項的具體內容。可以是一段到底，篇段合一；如果內容較(jiao)多，可以采(cai)用(yong)分段書(shu)寫。段落起首應采(cai)用(yong)空兩格的形式。

4、結束語

如果為(wei)了表(biao)示對對方的尊重(zhong)，也可以寫(xie)上致敬語作(zuo)為(wei)結束語。如果沒有必要也可以省略致敬語。

5、簽署

正文或者結束(shu)語之(zhi)后下方寫明發文人或發文單(dan)位的(de)名(ming)稱。寫法與一般信件(jian)的(de)格式相同(tong)。

怎么樣？備忘錄的格式(shi)你學會了嗎？