一、備忘錄是干什么用的

作為個(ge)人使(shi)用(yong)的備忘錄，除(chu)了記錄備忘事項這一基本用(yong)途外，備忘錄更多地是和時間(jian)管(guan)理相結合的，它屬于(yu)時間(jian)管(guan)理方(fang)法(fa)的第一步(bu)——收集。

收(shou)集就是指把(ba)所有在(zai)腦海(hai)里浮(fu)現的(de)(de)信息(xi)（任(ren)務，想法，項(xiang)目(mu)等）記(ji)(ji)錄到隨身攜帶的(de)(de)小本(ben)子上任(ren)何適(shi)合你的(de)(de)工具（包(bao)括紙質本(ben)子、APP、WEB版應用），把(ba)你的(de)(de)工作從大腦里面清出(chu)來，記(ji)(ji)錄在(zai)可以看到的(de)(de)地方，GTD把(ba)這個叫做(zuo)“收(shou)納箱”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填進收集的(de)設備里；準備(bei)下(xia)一步的處(chu)理。

1、需要收集的工作內容有

（1）承諾他(ta)人的事情(qing)，如明(ming)天我要給XX發個XX材料。

（2）工作中要做的事情，如XXX集團XX項目、XXX大會準備等。

（3）生命中應當承擔的(de)責任，如(ru)我要(yao)幫助XXx干(gan)XXXX，我要(yao)拯(zheng)救(jiu)全(quan)地球等等。

（4）生活中的(de)各種雜事，如幫媳婦打醬油，給(gei)孩子(zi)買生日禮物等(deng)。

（5）突然冒出的靈感想(xiang)法，如突然想(xiang)SNS是(shi)不是(shi)可以跟家(jia)教結合在一起，需要去論證一下。

（6）接受到得(de)各(ge)種材料，需要(yao)處(chu)理。

等(deng)等(deng)，只要是跟自己(ji)有關，需要去(qu)過問或做的事情，都統統的收集(ji)到一起，放到一個(ge)容器里，我(wo)們稱之為“收納箱”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完整的(de)收集(ji)。做到一件都不漏，這樣系統才能完全(quan)幫你管理起你的(de)生活和工作(zuo)。

（2）一(yi)(yi)定(ding)盡量減(jian)少你用于(yu)收(shou)集雜事(shi)的工具(ju)的數量。這樣(yang)便(bian)于(yu)統一(yi)(yi)管理，不容(rong)易漏掉，而(er)且簡便(bian)。

（3）你的工具隨(sui)時(shi)(shi)隨(sui)地都能(neng)收(shou)集(ji)。不(bu)能(neng)隨(sui)時(shi)(shi)收(shou)集(ji)，很難做(zuo)到第一條完整性。

（4）按(an)照你的愛好選(xuan)擇工(gong)具(ju)，最喜歡的工(gong)具(ju)才會用。

二、備忘錄格式怎么寫

備忘錄在(zai)公文函件(jian)(jian)中，它(ta)的(de)(de)等級是比較低的(de)(de)，主要用來提醒、督促對(dui)方，或就某個問題提出(chu)自己的(de)(de)意(yi)見或看法。在(zai)業務上，它(ta)一般用來補充正(zheng)式文件(jian)(jian)的(de)(de)不足。

作為公司的備忘錄，在書寫時要注(zhu)意(yi)格式問題，如：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常見的(de)單一性(xing)標題寫法是(shi)直接標示(shi)文種名稱，如“備忘錄”。

（2）兩要素標題

兩要(yao)素(su)標(biao)題由發文單位名稱和文種(zhong)組成，如“萬(wan)向節集團(tuan)公(gong)司備(bei)忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標(biao)示為來自(zi)、自(zi)，其后面寫(xie)明發送信息(xi)的(de)人(ren)員(yuan)姓名或單位、部門名稱，如“總(zong)經(jing)理辦公(gong)室”，人(ren)員(yuan)姓名的(de)前面可以(yi)根據需要標(biao)示其職(zhi)務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其(qi)后面(mian)寫明接收(shou)信息的人員(yuan)姓名(ming)或(huo)單位、部(bu)門名(ming)稱，如“人力資源(yuan)部(bu)”，人員(yuan)姓名(ming)的前(qian)面(mian)可(ke)以根據需(xu)要標示其(qi)職務。

（3）地址

一般包括發文(wen)(wen)人或發文(wen)(wen)單位(wei)地(di)址和收文(wen)(wen)人或收文(wen)(wen)單位(wei)地(di)址，有(you)的還包括電(dian)報掛號、電(dian)傳(chuan)號、電(dian)話(hua)號碼等。地(di)址一項寫在(zai)左上角編(bian)號處的下(xia)面，其格式與書信(xin)的寫法(fa)相同。

（4）發文日期

即寫明備忘(wang)錄發出的日(ri)期。

（5）主題

寫明備忘錄正文的(de)(de)主(zhu)題思想或內(nei)容梗(geng)概，一(yi)般(ban)(ban)要(yao)用類似電(dian)報類的(de)(de)詞(ci)組或短語標示。許多單位有自己特制(zhi)的(de)(de)信箋，在寫眉首(shou)時，其格式和標點符號的(de)(de)使用與(yu)一(yi)般(ban)(ban)信件(jian)的(de)(de)寫法基(ji)本相同。

3、正文

在眉首(shou)下方(fang)直接書寫(xie)需要傳(chuan)遞事項的具體(ti)內容。可以是一(yi)段(duan)到底，篇(pian)段(duan)合一(yi)；如果(guo)內容較多(duo)，可以采用分段(duan)書寫(xie)。段(duan)落起(qi)首(shou)應采用空兩(liang)格的形式。

4、結束語

如果(guo)為(wei)(wei)了表示對對方(fang)的尊重，也可(ke)以寫上(shang)致(zhi)敬語(yu)作為(wei)(wei)結束語(yu)。如果(guo)沒有必要也可(ke)以省略(lve)致(zhi)敬語(yu)。

5、簽署

正文或(huo)者結(jie)束語之后下方寫(xie)(xie)明發文人或(huo)發文單位(wei)的(de)名(ming)稱。寫(xie)(xie)法(fa)與一般信件的(de)格(ge)式相同。

怎么樣？備忘錄的格式你學會了嗎？