一、備忘錄是干什么用的

作(zuo)為個人(ren)使(shi)用(yong)的(de)備(bei)(bei)忘(wang)錄，除了(le)記錄備(bei)(bei)忘(wang)事項(xiang)這一(yi)基本用(yong)途外，備(bei)(bei)忘(wang)錄更多地是和時間(jian)管理相結合的(de)，它屬(shu)于時間(jian)管理方法的(de)第一(yi)步(bu)——收(shou)集。

收集就是指把所有在(zai)(zai)腦(nao)海里浮現的(de)信息（任(ren)(ren)務，想法(fa)，項目等）記(ji)錄到隨(sui)身攜帶的(de)小本子上任(ren)(ren)何適合你(ni)的(de)工(gong)具（包括紙質本子、APP、WEB版(ban)應用），把你(ni)的(de)工(gong)作從大腦(nao)里面清出來，記(ji)錄在(zai)(zai)可以看到的(de)地方，GTD把這個叫做“收納(na)箱(xiang)”。

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收集分三步完成：把任務從大腦里清出來；填(tian)進收集(ji)的(de)設備里；準備下一(yi)步的(de)處理。

1、需要收集的工作內容有

（1）承諾他(ta)人(ren)的事(shi)情，如明天我要給XX發個XX材料。

（2）工作中要做的事情，如XXX集團XX項目、XXX大(da)會(hui)準備等。

（3）生命中(zhong)應(ying)當(dang)承擔的責任(ren)，如我要(yao)幫助XXx干XXXX，我要(yao)拯救全地球等(deng)等(deng)。

（4）生活中的(de)各種雜事，如幫媳婦打醬油，給孩子買(mai)生日禮物等。

（5）突然(ran)冒(mao)出的靈感想法，如(ru)突然(ran)想SNS是不是可以跟家教結合在一(yi)起(qi)，需要去論證一(yi)下。

（6）接受到得各種材料(liao)，需要處理(li)。

等等，只要是跟自(zi)己有關，需要去過問或(huo)做的(de)(de)事情，都統統的(de)(de)收集到(dao)一起，放到(dao)一個容器里，我們稱(cheng)之為“收納箱”。

2、收集的過程中有幾個注意事項

（1）完整的(de)收集(ji)。做(zuo)到一件都(dou)不漏，這樣系統才能完全幫你(ni)管理(li)起(qi)你(ni)的(de)生活和(he)工作(zuo)。

（2）一定盡量減少你用(yong)于收(shou)集雜事的工具的數量。這樣(yang)便于統一管(guan)理，不容易(yi)漏掉，而且簡便。

（3）你(ni)的工具隨(sui)時隨(sui)地都能(neng)收(shou)(shou)集。不能(neng)隨(sui)時收(shou)(shou)集，很難做到第一條完整性。

（4）按(an)照你的愛好選(xuan)擇工(gong)具(ju)，最喜歡的工(gong)具(ju)才會用。

二、備忘錄格式怎么寫

備忘錄在公文函件中，它的(de)等級(ji)是比較低的(de)，主要用來(lai)(lai)提醒、督促對(dui)方，或(huo)就某個問題提出自己的(de)意見或(huo)看法。在業務上，它一般用來(lai)(lai)補充正式文件的(de)不足(zu)。

作為公司的備忘錄，在書寫時要(yao)注意(yi)格式問題(ti)，如(ru)：

1、標題，備忘錄的標題有以下兩種寫法

（1）單一性標題

常(chang)見(jian)的(de)單一性標題寫法是直接標示文種名(ming)稱，如“備忘錄”。

（2）兩要素標題

兩要素標題(ti)由發文單位名稱和文種組成，如(ru)“萬向節集團公司備忘錄”。

2、眉首，眉首也稱書端，位于標題之下，正文之上

（1）發文人或發文單位名稱，也稱發自

標(biao)示為來(lai)自、自，其后(hou)面寫明(ming)發送信息的人(ren)員姓名(ming)或單位、部(bu)門名(ming)稱，如“總(zong)經理辦公室”，人(ren)員姓名(ming)的前(qian)面可以(yi)根(gen)據需要標(biao)示其職務。

（2）收文人或收文單位名稱，也稱發給、發送、致

其后面寫明接收信息的(de)人(ren)員(yuan)姓名或單位、部門名稱，如“人(ren)力資源部”，人(ren)員(yuan)姓名的(de)前(qian)面可(ke)以(yi)根據需要標示其職務。

（3）地址

一般包括發文(wen)人(ren)或發文(wen)單(dan)位(wei)地(di)址和收(shou)文(wen)人(ren)或收(shou)文(wen)單(dan)位(wei)地(di)址，有的(de)還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。地(di)址一項寫在(zai)左上角編號處的(de)下面，其(qi)格(ge)式與書信的(de)寫法相同。

（4）發文日期

即寫明(ming)備(bei)忘錄(lu)發(fa)出的日期。

（5）主題

寫明備忘錄(lu)正文的(de)主題思想或內(nei)容梗概(gai)，一般要用(yong)類似電報(bao)類的(de)詞組或短語標示。許多單位有自(zi)己(ji)特(te)制的(de)信箋，在寫眉首時，其(qi)格式和標點符(fu)號的(de)使用(yong)與(yu)一般信件的(de)寫法基本相(xiang)同。

3、正文

在眉首(shou)下方直接書寫需要(yao)傳遞事項的具體內容。可(ke)以(yi)是一段到底，篇段合一；如果內容較多，可(ke)以(yi)采用分(fen)段書寫。段落(luo)起(qi)首(shou)應采用空兩格的形式。

4、結束語

如果為(wei)了表示(shi)對對方的尊重，也可以(yi)寫上致敬語作(zuo)為(wei)結束語。如果沒有必要也可以(yi)省(sheng)略致敬語。

5、簽署

正文(wen)(wen)或者結(jie)束語之(zhi)后下方寫(xie)明發(fa)文(wen)(wen)人或發(fa)文(wen)(wen)單位的(de)名稱。寫(xie)法(fa)與一般信件(jian)的(de)格式相同。

怎么樣？備忘錄的格式你學會(hui)了(le)嗎？