展會策劃方案

第一部分 會展預備階段的文案

第一節 會展預備階段的(de)文案(an)簡介

一、 會展預備階段的文案的概念：

會(hui)展預(yu)備階(jie)段(duan)的(de)(de)(de)文(wen)案(an)是指一(yi)次會(hui)展從(cong)確定展覽題(ti)材、收(shou)集信息、進(jin)行展覽項目立項策劃一(yi)直到會(hui)展正式(shi)開幕前的(de)(de)(de)預(yu)先(xian)準備階(jie)段(duan)涉(she)及到的(de)(de)(de)所有文(wen)本(ben)文(wen)案(an)。

二、 會展預備階段的文案種類：

一般來說(shuo)，會展(zhan)(zhan)預(yu)(yu)備(bei)階段的(de)文案(an)包括展(zhan)(zhan)會立項(xiang)(xiang)策劃書(shu)、展(zhan)(zhan)會項(xiang)(xiang)目立項(xiang)(xiang)可行性(xing)研究(jiu)報(bao)告、參展(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)、展(zhan)(zhan)會招(zhao)展(zhan)(zhan)方案(an)、展(zhan)(zhan)會招(zhao)展(zhan)(zhan)函(han)、招(zhao)展(zhan)(zhan)進(jin)度計劃、觀眾邀請函(han)、參展(zhan)(zhan)合同、展(zhan)(zhan)出工(gong)作方案(an)、展(zhan)(zhan)會費用預(yu)(yu)算(suan)表(biao)、展(zhan)(zhan)會宣傳推廣(guang)(guang)計劃、廣(guang)(guang)告文案(an)等。

第二節 會展預備階段的文案寫作

一、《展會立(li)項策劃書》的寫作

（一）《展會立項策劃書》的概念：

所(suo)謂展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)立項策(ce)劃(hua)(hua)(hua)(hua)，就是根據(ju)掌握的各種信息，對即(ji)將舉(ju)辦(ban)(ban)的展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)會(hui)的有關(guan)(guan)事(shi)宜進行初(chu)(chu)步規劃(hua)(hua)(hua)(hua)，設計(ji)(ji)出展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)會(hui)的基本框架(jia)，提出計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)舉(ju)辦(ban)(ban)的展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)會(hui)的初(chu)(chu)步規劃(hua)(hua)(hua)(hua)內容，主要包括：展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)名稱和地點(dian)、辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機構(gou)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品范圍、辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)時間、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規模(mo)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)定位、招展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)、宣傳推(tui)廣和招商計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)進度(du)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)．現場(chang)管理計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)、相關(guan)(guan)活(huo)動計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)等。

《展會立項策(ce)劃(hua)書》是為策(ce)劃(hua)舉(ju)辦(ban)一個新展會而提(ti)出的一套辦(ban)展規劃(hua)、策(ce)略和方(fang)法，它是對以(yi)上各項內容的歸(gui)納和總結。

（二） 展會立項策劃書的內容結構：

一般地，《展會立(li)項策劃書》主(zhu)要包括(kuo)以(yi)下內(nei)容：

1、辦(ban)展(zhan)市場(chang)環境(jing)分析：包(bao)括(kuo)對展(zhan)會(hui)(hui)展(zhan)覽題材所在產業和市場(chang)的情況分析，對國家有關(guan)法律、政策的分析，對相關(guan)展(zhan)會(hui)(hui)的情況的分析，對展(zhan)會(hui)(hui)舉辦(ban)地市場(chang)的分析等。

2、提出展(zhan)(zhan)(zhan)會的基本(ben)框架：包括展(zhan)(zhan)(zhan)會的名(ming)稱和舉(ju)辦地(di)點(dian)、辦展(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)的組成、展(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)范圍、辦展(zhan)(zhan)(zhan)時間、辦展(zhan)(zhan)(zhan)頻(pin)率、展(zhan)(zhan)(zhan)會規模和展(zhan)(zhan)(zhan)會定位等(deng)。

3、展(zhan)會價格及初步預(yu)算方案。

4、展會工作人員分工計劃。

5、展會招展計劃

6、展會招(zhao)商計(ji)劃(hua)。

7、展(zhan)會宣傳推(tui)廣(guang)計(ji)劃。

8、展會籌備進度(du)計劃(hua)。

9、展會服務(wu)商安排計劃(hua)。

10、展會(hui)開幕和現場管理計劃(hua)。

11、 展會期間舉辦的(de)相(xiang)關(guan)活動計(ji)劃。

12、 展會結算計(ji)劃。

（三） 展會立項策劃書的寫作要求：

1．展會名稱

展覽會的名(ming)稱(cheng)一般包括(kuo)三(san)個(ge)方(fang)面的內容(rong)(rong)：基(ji)本部分、限(xian)定(ding)部分和(he)行業標識。如(ru)“第(di)93屆中(zhong)國出口商(shang)品交易會”，如(ru)果按(an)上述三(san)個(ge)內容(rong)(rong)對號入座，則基(ji)本部分是“交易會”，限(xian)定(ding)部分是“中(zhong)國”和(he)“第(di)93屆”，行業標識是“出口商(shang)品”。

下面分別對這三個內容作一些說明：

? 基本部分：用來表明(ming)展(zhan)覽(lan)(lan)會(hui)的性(xing)質和(he)特征，常用詞有：展(zhan)覽(lan)(lan)會(hui)、博覽(lan)(lan)會(hui)、展(zhan)銷(xiao)會(hui)、交易會(hui)和(he)“節”等。

? 限定部(bu)分：用來(lai)說明展會舉辦的(de)時間(jian)、地點和展會的(de)性質。

展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。
展會舉辦的地點在(zai)展會的名稱里也要有所體現，如第三屆大連(lian)國(guo)際服裝節中的“大連(lian)”。

展會名稱里體現(xian)展會性(xing)質的詞(ci)主要有(you)“國(guo)際”、“世界”、“全(quan)國(guo)”、“地區”等。如第三屆大連國(guo)際服裝節中的“國(guo)際”表明(ming)本展會是一個國(guo)際展。

? 行(xing)業(ye)標識：用來表明(ming)展覽題材和展品范圍。如第三屆(jie)大連(lian)國際服(fu)裝節(jie)中的“服(fu)裝”表明(ming)本展會是(shi)服(fu)裝產業(ye)的展會。行(xing)業(ye)標識通常(chang)是(shi)一(yi)個(ge)產業(ye)的名(ming)稱，或者(zhe)是(shi)一(yi)個(ge)產業(ye)中的某(mou)一(yi)個(ge)產品大類。

2、展會地點

策劃(hua)選擇展會的舉辦(ban)(ban)地點，包括兩個(ge)方(fang)面的內容：一是展會在(zai)什么地方(fang)舉辦(ban)(ban)，二(er)是展會在(zai)哪個(ge)展館舉辦(ban)(ban)。

策劃選擇展會在什(shen)么地方(fang)舉辦，就是要確定(ding)展會在哪個國家(jia)、哪個省或者是哪個城市里舉辦。

策劃選(xuan)擇展(zhan)會(hui)(hui)在(zai)哪個展(zhan)館舉(ju)辦，就是要(yao)選(xuan)擇展(zhan)會(hui)(hui)舉(ju)辦的(de)具體(ti)地點。具體(ti)選(xuan)擇在(zai)哪個展(zhan)館舉(ju)辦展(zhan)會(hui)(hui)，要(yao)結合展(zhan)會(hui)(hui)的(de)展(zhan)覽題(ti)材和(he)(he)展(zhan)會(hui)(hui)定位(wei)而定。另外，在(zai)具體(ti)選(xuan)擇展(zhan)館時，還要(yao)綜(zong)合考慮使用該展(zhan)館的(de)成本(ben)(ben)的(de)大小如何、展(zhan)期安排(pai)是否(fou)符合自己的(de)要(yao)求以及展(zhan)館本(ben)(ben)身的(de)設(she)施和(he)(he)服務如何等因素。

3、辦展機構

辦(ban)展機構是指負責展會的組織、策(ce)劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦(ban)展機構可以是企業、行(xing)業協會、政府部門(men)和新聞(wen)媒(mei)體(ti)等。

根(gen)據各單(dan)位在舉辦展覽(lan)會中的不同作用，一(yi)個展覽(lan)會的辦展機構一(yi)般有以下幾種：主辦單(dan)位、承(cheng)辦單(dan)位、協辦單(dan)位、支持單(dan)位等。

主辦單(dan)位(wei)：擁有展(zhan)會(hui)并對展(zhan)會(hui)承擔主要(yao)法(fa)(fa)律責任的(de)辦展(zhan)單(dan)位(wei)。主辦單(dan)位(wei)在法(fa)(fa)律上擁有展(zhan)會(hui)的(de)所有權。

承辦(ban)單(dan)位(wei)：直(zhi)接負責展(zhan)會(hui)的策劃、組織、操作與管理(li)，并對展(zhan)會(hui)承擔主(zhu)要財務責任的辦(ban)展(zhan)單(dan)位(wei)。

協辦(ban)單(dan)位：協助(zhu)主辦(ban)或承辦(ban)單(dan)位負責(ze)展(zhan)會的策劃(hua)、組織、操作與管理，部分地承擔展(zhan)會的招展(zhan)、招商和宣(xuan)傳推廣工(gong)作的辦(ban)展(zhan)單(dan)位。

支(zhi)持單(dan)(dan)位：對(dui)展(zhan)會(hui)主辦或承辦單(dan)(dan)位的(de)展(zhan)會(hui)策劃、組織(zhi)、操作與管理，或者是(shi)招(zhao)展(zhan)、招(zhao)商和(he)宣傳(chuan)推(tui)廣等工作起(qi)支(zhi)持作用的(de)辦展(zhan)單(dan)(dan)位。

4、辦展時間

辦(ban)展(zhan)(zhan)時(shi)間(jian)是(shi)指展(zhan)(zhan)會(hui)計劃在什么時(shi)候舉(ju)辦(ban)。辦(ban)展(zhan)(zhan)時(shi)間(jian)有三個(ge)方(fang)面的(de)含(han)義：一是(shi)指舉(ju)辦(ban)展(zhan)(zhan)的(de)具體開展(zhan)(zhan)日期。二(er)是(shi)指展(zhan)(zhan)會(hui)的(de)籌展(zhan)(zhan)和(he)撤展(zhan)(zhan)日期。三是(shi)指展(zhan)(zhan)會(hui)對觀眾開放的(de)日期。

展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽時間的(de)長(chang)短沒有一(yi)個(ge)(ge)統一(yi)的(de)標準，要視(shi)不同的(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)具體而定。有些展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)的(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽時間可(ke)以很長(chang)，如“世博會(hui)”的(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期長(chang)達幾個(ge)(ge)月甚至半年；但對于占(zhan)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)絕大(da)多數(shu)的(de)專業貿易展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)來說，展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期一(yi)般是3-5天為宜(yi)。

5、展品范圍

展(zhan)會(hui)的(de)展(zhan)品范圍要(yao)根據展(zhan)會(hui)的(de)定位、辦(ban)展(zhan)機(ji)構的(de)優劣(lie)勢和(he)其他(ta)多(duo)種(zhong)因素來(lai)確定。

根據展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法(fa)蘭克(ke)福(fu)國際汽車展覽會”的(de)展品范圍涉及到的(de)產業就很(hen)少，就只有汽車產業一個(ge)。

6、辦展頻率

辦(ban)(ban)(ban)展(zhan)(zhan)頻率是(shi)(shi)(shi)(shi)指展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)是(shi)(shi)(shi)(shi)一(yi)年舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)幾(ji)次(ci)還是(shi)(shi)(shi)(shi)幾(ji)年舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)一(yi)次(ci)，或者是(shi)(shi)(shi)(shi)不(bu)定期舉(ju)(ju)行(xing)。從目前展(zhan)(zhan)覽業的(de)(de)實(shi)際情(qing)況(kuang)看(kan)，一(yi)年舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)一(yi)次(ci)的(de)(de)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)最多，約占全部展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)數(shu)量的(de)(de)80％，一(yi)年舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)兩次(ci)和兩年舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)一(yi)次(ci)的(de)(de)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)也不(bu)少(shao)，不(bu)定期舉(ju)(ju)辦(ban)(ban)(ban)的(de)(de)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)已經是(shi)(shi)(shi)(shi)越(yue)來越(yue)少(shao)了。

辦展(zhan)頻(pin)率的(de)確定受展(zhan)覽題材所在產(chan)業的(de)特征的(de)制約。我們(men)知(zhi)道(dao)，幾(ji)乎(hu)每個(ge)產(chan)業的(de)產(chan)品都有一(yi)個(ge)生命周期，產(chan)品的(de)生命周期對展(zhan)會的(de)辦展(zhan)頻(pin)率有重大影(ying)響。

產(chan)品的(de)投入(ru)期(qi)(qi)(qi)和(he)成長(chang)期(qi)(qi)(qi)是企業參屜的(de)黃金時期(qi)(qi)(qi)，展會(hui)的(de)辦展頻率要牢牢抓住這兩(liang)個時期(qi)(qi)(qi)。

7、 展會規模

展(zhan)(zhan)會規模包括三個(ge)方(fang)面(mian)的(de)(de)含義：一是展(zhan)(zhan)會的(de)(de)展(zhan)(zhan)覽面(mian)積是多(duo)(duo)(duo)少(shao)，二(er)是參展(zhan)(zhan)單位的(de)(de)數(shu)量是多(duo)(duo)(duo)少(shao)，三是參觀(guan)(guan)展(zhan)(zhan)會的(de)(de)觀(guan)(guan)眾有(you)多(duo)(duo)(duo)少(shao)。在策劃(hua)舉辦一個(ge)展(zhan)(zhan)會時(shi)，對這三個(ge)方(fang)面(mian)都要作(zuo)出(chu)預測和規劃(hua)。

在規(gui)(gui)劃展(zhan)會規(gui)(gui)模時，要充分考(kao)慮產業的(de)特征。展(zhan)會規(gui)(gui)模的(de)大小還會受(shou)到(dao)會觀眾數量和質量的(de)限制。

8、展會定位

通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什么”和“有什么”，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展(zhan)會定位要明(ming)確展(zhan)會的(de)目(mu)標參展(zhan)商和(he)觀(guan)眾、辦展(zhan)目(mu)標、展(zhan)會的(de)主(zhu)題等(deng)。

9．展會價格和展會初步預算

展(zhan)(zhan)(zhan)會價(jia)(jia)格(ge)就(jiu)是為(wei)展(zhan)(zhan)(zhan)會的(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)出租制定(ding)一個(ge)合(he)適的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)。展(zhan)(zhan)(zhan)會展(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)往(wang)往(wang)包括(kuo)室(shi)內展(zhan)(zhan)(zhan)場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)和(he)室(shi)外展(zhan)(zhan)(zhan)場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)，室(shi)內展(zhan)(zhan)(zhan)場(chang)的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)又分為(wei)空(kong)地(di)價(jia)(jia)格(ge)和(he)標準層(ceng)位(wei)的(de)(de)(de)價(jia)(jia)格(ge)。

在制定展(zhan)(zhan)會的(de)價(jia)格(ge)時，一般遵循“優(you)地優(you)價(jia)”的(de)原則(ze)，即那(nei)些便(bian)于(yu)展(zhan)(zhan)示和(he)觀眾流(liu)量大的(de)展(zhan)(zhan)位(wei)的(de)價(jia)格(ge)往(wang)往(wang)要高一些。展(zhan)(zhan)會初(chu)步預算(suan)是(shi)對舉辦展(zhan)(zhan)會所需要的(de)各種費用和(he)舉辦展(zhan)(zhan)會預期以獲(huo)得的(de)收入(ru)進行的(de)初(chu)步預算(suan)。

在策劃舉辦展(zhan)會(hui)時，要(yao)根據市場情況給展(zhan)會(hui)確定一個合適的(de)價(jia)格，這(zhe)樣對吸引(yin)目標參展(zhan)商(shang)參加展(zhan)會(hui)十(shi)分重要(yao)。

10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃

人(ren)員分工計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)、招(zhao)展(zhan)計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)、招(zhao)商和宣傳推廣計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)是展(zhan)會的具體(ti)實施計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)，這四個計(ji)(ji)劃(hua)(hua)(hua)在(zai)具體(ti)實施時會互(hu)相影響。

人員分工(gong)(gong)計劃是對(dui)展(zhan)會工(gong)(gong)作人員的工(gong)(gong)作進(jin)行統籌(chou)安(an)排。

招展計劃主要(yao)是為招攬企業參展而制定(ding)的各種策略、措(cuo)施(shi)和辦法。

招商(shang)計劃主要是為招攬觀眾參(can)觀展會而制定的(de)各種策略、措施和辦(ban)法。

宣(xuan)傳推廣計(ji)劃(hua)則是為建(jian)立展會品牌(pai)和樹立展會形(xing)象，并同(tong)時為展會的招展和招商(shang)服務的。

11、展會進度計劃、現場管理計劃和相關活動計劃

展會(hui)進度(du)計劃是在時間上對展會(hui)的(de)招展、招商、宣(xuan)傳推(tui)廣和展位劃分等工作進行(xing)的(de)統籌(chou)安排。它明確在展會(hui)的(de)籌(chou)辦過程中，到(dao)什么(me)階段(duan)就應該完成哪(na)些工作，直到(dao)展會(hui)成功舉辦。展會(hui)進度(du)計劃安排得(de)好，展會(hui)籌(chou)備的(de)各項(xiang)準備工作就能有條不(bu)紊地進行(xing)。

現(xian)場管理計劃(hua)(hua)是展(zhan)會(hui)(hui)(hui)開幕后對展(zhan)會(hui)(hui)(hui)現(xian)場進(jin)行有(you)效管理的(de)各種(zhong)計劃(hua)(hua)安排，它一般(ban)包(bao)括(kuo)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)開幕計劃(hua)(hua)、展(zhan)會(hui)(hui)(hui)展(zhan)場管理計劃(hua)(hua)、觀(guan)眾登記計劃(hua)(hua)和撤展(zhan)計劃(hua)(hua)等。現(xian)場管理計劃(hua)(hua)安排得好，展(zhan)會(hui)(hui)(hui)現(xian)場將井然有(you)序，展(zhan)會(hui)(hui)(hui)秩序良好。

展(zhan)會(hui)相(xiang)關活(huo)(huo)動(dong)計劃是對準備在展(zhan)會(hui)期間同期舉(ju)辦的(de)各(ge)種(zhong)相(xiang)關活(huo)(huo)動(dong)作出(chu)的(de)計劃安排。與展(zhan)會(hui)同期舉(ju)辦的(de)相(xiang)關活(huo)(huo)動(dong)最(zui)常見的(de)有技術(shu)交流會(hui)、研討會(hui)和各(ge)種(zhong)表(biao)演等，它們是展(zhan)會(hui)的(de)有益補充。

二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作

（一(yi)）《展會項目立(li)項可(ke)行性(xing)研究(jiu)報告》的概念

完成了(le)《展會(hui)(hui)(hui)立(li)項(xiang)(xiang)策劃書》，并不意(yi)味著(zhu)該立(li)項(xiang)(xiang)的(de)展會(hui)(hui)(hui)就可(ke)以(yi)(yi)(yi)舉(ju)辦了(le)。項(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)只是(shi)對舉(ju)辦什么題材的(de)展會(hui)(hui)(hui)和如何(he)舉(ju)辦該展會(hui)(hui)(hui)提出了(le)一(yi)個(ge)初步(bu)(bu)的(de)意(yi)見，制定了(le)一(yi)套初步(bu)(bu)的(de)方(fang)案，至于(yu)該展會(hui)(hui)(hui)是(shi)否(fou)真的(de)可(ke)以(yi)(yi)(yi)舉(ju)辦和該方(fang)案是(shi)否(fou)真的(de)可(ke)行(xing)(xing)，還(huan)需要對該展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)(xiang)目(mu)及方(fang)案進行(xing)(xing)可(ke)行(xing)(xing)性(xing)分析(xi)。可(ke)行(xing)(xing)性(xing)分析(xi)的(de)結論及其他必須(xu)考慮的(de)因素，才(cai)是(shi)決定最后(hou)是(shi)否(fou)可(ke)以(yi)(yi)(yi)舉(ju)辦該展會(hui)(hui)(hui)的(de)最終依(yi)據(ju)。

《展(zhan)(zhan)會(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)行(xing)性研(yan)究(jiu)(jiu)報(bao)告》就(jiu)是(shi)(shi)(shi)在(zai)對展(zhan)(zhan)會(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)進行(xing)可(ke)行(xing)性分(fen)析的(de)(de)基(ji)礎上完成的(de)(de)研(yan)究(jiu)(jiu)報(bao)告。展(zhan)(zhan)會(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)行(xing)性分(fen)析是(shi)(shi)(shi)展(zhan)(zhan)會(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃(hua)的(de)(de)繼續(xu)。展(zhan)(zhan)會(hui)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃(hua)主要是(shi)(shi)(shi)在(zai)掌握各種信息(xi)的(de)(de)基(ji)礎上，初步(bu)提(ti)出(chu)計(ji)劃(hua)舉(ju)辦(ban)的(de)(de)展(zhan)(zhan)會(hui)“是(shi)(shi)(shi)什么樣的(de)(de)”；展(zhan)(zhan)會(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)可(ke)行(xing)性分(fen)析則是(shi)(shi)(shi)在(zai)仔細(xi)研(yan)究(jiu)(jiu)各種信息(xi)的(de)(de)基(ji)礎上，深入分(fen)析舉(ju)辦(ban)展(zhan)(zhan)會(hui)立(li)項(xiang)(xiang)(xiang)(xiang)策劃(hua)提(ti)出(chu)的(de)(de)“那樣的(de)(de)展(zhan)(zhan)會(hui)”是(shi)(shi)(shi)否可(ke)行(xing)，為最后(hou)是(shi)(shi)(shi)否舉(ju)辦(ban)該展(zhan)(zhan)會(hui)提(ti)供科學的(de)(de)決策依據。

如果展會立項策劃通過(guo)可(ke)行性(xing)分析(xi)，證(zheng)明計劃舉辦展會的市場條件具備(bei)，項目具有(you)(you)生命力，各(ge)種執(zhi)行方(fang)案(an)策劃合理，項目在(zai)經濟上可(ke)行，風險(xian)較小且(qie)有(you)(you)一(yi)定的社會效益(yi)，就可(ke)以通過(guo)該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。

（二）《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構

《展會(hui)項目立(li)項可行性(xing)研究報(bao)告》要(yao)對(dui)展會(hui)立(li)項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，并為最終完善該展會(hui)項目立(li)項策劃的各具(ju)體執行方案(an)提供改(gai)進依據和建議。因此，《展會(hui)項目立(li)項可行性(xing)研究報(bao)告》主(zhu)要(yao)包括(kuo)以下(xia)幾項內容：

1、市場環境分析

（1） 宏(hong)觀(guan)市場環(huan)境(jing)(jing)：包括人(ren)口環(huan)境(jing)(jing)、經濟環(huan)境(jing)(jing)、技(ji)術環(huan)境(jing)(jing)、政治法律環(huan)境(jing)(jing)、社會(hui)文化環(huan)境(jing)(jing)等。

（2） 微觀市(shi)場環境(jing)：包括辦展機構內部環境(jing)、目標(biao)客戶、競(jing)爭者、營銷中介、服務商、社會公眾(zhong)等。

（3） 市場環境評價：SWOT分析(xi)法(fa)，即內部(bu)優勢、內部(bu)劣勢、外部(bu)機會、外部(bu)威脅分析(xi)。

2、展會項目生命力分析

（1） 項目發展空(kong)(kong)間(jian)：即分(fen)析舉辦該展會所依托(tuo)的(de)產業空(kong)(kong)間(jian)、市場空(kong)(kong)間(jian)、地(di)域空(kong)(kong)間(jian)、政策空(kong)(kong)間(jian)等是否具(ju)備。

（2） 項目競爭(zheng)力：包括展(zhan)(zhan)會(hui)定位的號召力、辦(ban)展(zhan)(zhan)機構(gou)的品牌影響(xiang)力、參展(zhan)(zhan)商和觀眾的構(gou)成(cheng)、展(zhan)(zhan)會(hui)價格、展(zhan)(zhan)會(hui)服務等。

（3） 辦展機(ji)構優劣勢(shi)分析

3、展會執行方案分析

1）對計劃舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：

（1）展會名稱和展會的展品范圍、展會定位(wei)之間是否有沖(chong)突。

（2）辦展時間(jian)、辦展頻(pin)率是(shi)否符合展品(pin)范(fan)圍所在產(chan)業的特(te)征。

（3）展(zhan)會的舉辦(ban)地點是否適合(he)舉辦(ban)該展(zhan)品范圍所在產業的展(zhan)會。

（4）在展會(hui)展品范圍所在產業里(li)能否舉辦如(ru)此規模(mo)和定位(wei)的展會(hui)。

（5）展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)辦展(zhan)(zhan)(zhan)機構在計劃(hua)的(de)辦展(zhan)(zhan)(zhan)時(shi)間內能否舉辦如此規模和(he)定位的(de)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)。

（6）辦展機構對(dui)展會展品范(fan)圍所在的(de)產業是否熟悉。

（7）展會定位與展會規模之(zhi)間是否有沖突。

2）招展招商和宣傳推廣計劃評估

（1）招展計(ji)劃評估

（2）招商計劃評估

（3）宣傳推廣(guang)計劃(hua)評估

4、展會項目財務分析

（1） 價格定位

（2） 成本預測

舉辦一個展會(hui)的成本(ben)費用一般包括：

1）展(zhan)(zhan)覽場(chang)地費(fei)(fei)用(yong)。即租用(yong)展(zhan)(zhan)覽場(chang)館(guan)以及(ji)由(you)此而產生的(de)各(ge)種費(fei)(fei)用(yong)。這些費(fei)(fei)用(yong)包括：展(zhan)(zhan)覽場(chang)地租金、展(zhan)(zhan)館(guan)空調費(fei)(fei)、層(ceng)(ceng)位(wei)特裝(zhuang)費(fei)(fei)、標準層(ceng)(ceng)位(wei)搭建費(fei)(fei)、展(zhan)(zhan)館(guan)地毯(tan)及(ji)鋪設地毯(tan)的(de)費(fei)(fei)用(yong)、展(zhan)(zhan)位(wei)搭裝(zhuang)加班費(fei)(fei)等。

2）展會宣傳(chuan)推廣費(fei)(fei)。包括廣告宣傳(chuan)費(fei)(fei)、展會資料(liao)設計和印刷費(fei)(fei)、資料(liao)郵(you)寄費(fei)(fei)、新聞發布會的費(fei)(fei)用(yong)等。

3）招展和招商(shang)的費用。

4）相(xiang)關括動的費用(yong)(yong)。包括技術交流會(hui)(hui)(hui)、研討會(hui)(hui)(hui)展(zhan)會(hui)(hui)(hui)開幕式、嘉賓接待、酒會(hui)(hui)(hui)、展(zhan)會(hui)(hui)(hui)現(xian)場布置、禮品、請展(zhan)會(hui)(hui)(hui)臨時工(gong)作人員(yuan)的費用(yong)(yong)等。

5）辦公費用和人員費用。

6）稅收

7）其(qi)他不可預(yu)測的費用

（3） 收入預測

舉辦一個展會的收入一般包括：

1） 展位費收入

2） 門票收入

3） 廣告和企業贊助收(shou)入

4） 其他相關收入

（4） 盈虧(kui)平(ping)衡分析

（5） 現金(jin)流量分(fen)析

1） 凈(jing)現值分析

2） 凈現值率(lv)分析

3） 獲利指數

4） 內部收益率

5、風險預測

（1）市場風險

（2）經營風險

（3）財務風險

（4）合作風險

6、存在的問題

包括(kuo)通過以(yi)上可行(xing)性分(fen)析發現(xian)的(de)展會項目立項存(cun)在(zai)的(de)各種問題、研究(jiu)人員在(zai)可行(xing)性分(fen)析以(yi)外發現(xian)的(de)可能(neng)對展會產(chan)生(sheng)影響的(de)其(qi)他問題等。

7、改進建議

針(zhen)對(dui)上述問(wen)題，提出對(dui)展會項目立項策劃的改進(jin)建(jian)議，指出要成功舉辦該(gai)展會應該(gai)努力的方向等。

8、努力的方向

根據(ju)展(zhan)會的(de)(de)辦展(zhan)宗旨和辦展(zhan)目標，在上(shang)述分析的(de)(de)基礎上(shang)，針對存在的(de)(de)問題，提出要辦好該(gai)展(zhan)會所(suo)需要具備的(de)(de)其他條(tiao)件和需要努力(li)的(de)(de)方向。

（三）《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求

《展會項(xiang)目立(li)項(xiang)可行(xing)性研究(jiu)報告》是(shi)辦展機構進(jin)行(xing)決策是(shi)否要(yao)舉(ju)辦該展會的重(zhong)要(yao)依(yi)據，因此，《展會項(xiang)目立(li)項(xiang)可行(xing)性研究(jiu)報告》的寫(xie)作(zuo)必須做到材料真實(shi)充(chong)分，分析客觀科學，判斷準確(que)有理。

1、市場環境分析

市場環境分析是(shi)展(zhan)會(hui)立(li)(li)項可(ke)行(xing)性(xing)分析的(de)(de)(de)(de)(de)第(di)一(yi)步(bu)，它(ta)是(shi)根據展(zhan)會(hui)立(li)(li)項策劃提出(chu)的(de)(de)(de)(de)(de)展(zhan)會(hui)舉(ju)辦(ban)方案(an)，在(zai)已經掌握的(de)(de)(de)(de)(de)各種信息的(de)(de)(de)(de)(de)基礎(chu)上(shang)，進(jin)一(yi)步(bu)分析和論(lun)證舉(ju)辦(ban)展(zhan)會(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)各種市場條件是(shi)否具(ju)備，是(shi)否有舉(ju)辦(ban)該展(zhan)會(hui)所(suo)需要的(de)(de)(de)(de)(de)各種政策基礎(chu)和社會(hui)基礎(chu)。市場環境分析不僅要研究各種現有的(de)(de)(de)(de)(de)市場條件，還要對其未來的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)和發展(zhan)趨勢作出(chu)預(yu)測．使立(li)(li)項可(ke)行(xing)性(xing)分析得出(chu)的(de)(de)(de)(de)(de)結論(lun)更(geng)加科學合理。

市場環境分(fen)析(xi)(xi)是(shi)(shi)從(cong)計(ji)劃(hua)舉辦(ban)(ban)(ban)的(de)展(zhan)會(hui)項目(mu)的(de)外部因素出發(fa)(fa)來分(fen)析(xi)(xi)舉辦(ban)(ban)(ban)該展(zhan)會(hui)的(de)條件是(shi)(shi)否具備；展(zhan)會(hui)項目(mu)生命力(li)分(fen)析(xi)(xi)則是(shi)(shi)從(cong)計(ji)劃(hua)舉辦(ban)(ban)(ban)的(de)展(zhan)會(hui)項目(mu)的(de)本(ben)身出發(fa)(fa)，分(fen)析(xi)(xi)該展(zhan)會(hui)是(shi)(shi)否有(you)發(fa)(fa)展(zhan)前途。分(fen)析(xi)(xi)展(zhan)會(hui)項目(mu)的(de)生命力(li)，不是(shi)(shi)只分(fen)析(xi)(xi)展(zhan)會(hui)舉辦(ban)(ban)(ban)一屆(jie)或兩屆(jie)的(de)生命力(li)，而是(shi)(shi)要(yao)分(fen)析(xi)(xi)該展(zhan)會(hui)的(de)長期生命力(li)，即要(yao)分(fen)析(xi)(xi)如果本(ben)展(zhan)會(hui)舉辦(ban)(ban)(ban)超過(guo)五屆(jie)以上，本(ben)展(zhan)會(hui)是(shi)(shi)否還有(you)發(fa)(fa)展(zhan)前途的(de)問題。

2、展會項目生命力分析

市場環(huan)境分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)是(shi)從(cong)計劃(hua)(hua)舉辦的(de)(de)(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)外部(bu)因素出(chu)發(fa)(fa)來分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)舉辦該(gai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)條件是(shi)否具(ju)備；展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)生(sheng)命(ming)力分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)則是(shi)從(cong)計劃(hua)(hua)舉辦的(de)(de)(de)(de)(de)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)本(ben)身出(chu)發(fa)(fa)，分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)該(gai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)是(shi)否有發(fa)(fa)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)前途。分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)生(sheng)命(ming)力，不是(shi)只分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)舉辦一屆或兩屆的(de)(de)(de)(de)(de)生(sheng)命(ming)力，而是(shi)要(yao)分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)該(gai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)長(chang)期生(sheng)命(ming)力，即要(yao)分(fen)(fen)(fen)析(xi)(xi)(xi)(xi)如(ru)果本(ben)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)舉辦超過五屆以(yi)上，本(ben)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)是(shi)否還有發(fa)(fa)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)前途的(de)(de)(de)(de)(de)問題。

3、展會執行方案分析

展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)方(fang)案(an)(an)分(fen)(fen)析(xi)是(shi)從計(ji)劃(hua)舉辦的(de)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)的(de)本身出發，分(fen)(fen)析(xi)該(gai)(gai)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)項目(mu)立(li)項計(ji)劃(hua)準備實施的(de)各種執(zhi)行(xing)(xing)(xing)方(fang)案(an)(an)是(shi)否(fou)完備，是(shi)否(fou)能保(bao)證該(gai)(gai)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)計(ji)劃(hua)目(mu)標(biao)的(de)實現。展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)執(zhi)行(xing)(xing)(xing)方(fang)案(an)(an)分(fen)(fen)析(xi)的(de)對象是(shi)該(gai)(gai)展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)各種執(zhi)行(xing)(xing)(xing)方(fang)案(an)(an)，分(fen)(fen)析(xi)的(de)重(zhong)點(dian)是(shi)各種執(zhi)行(xing)(xing)(xing)方(fang)案(an)(an)是(shi)否(fou)合理、是(shi)否(fou)完備和是(shi)否(fou)可行(xing)(xing)(xing)。

需(xu)要(yao)強調的一點(dian)是(shi)，對(dui)(dui)展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)進(jin)行(xing)(xing)評估，重點(dian)不(bu)(bu)是(shi)分析構成展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)的某(mou)一個因(yin)素的策劃(hua)安(an)排是(shi)否(fou)合(he)(he)理和(he)(he)可(ke)(ke)行(xing)(xing)，而(er)是(shi)從總(zong)體上分析展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)是(shi)否(fou)合(he)(he)理和(he)(he)可(ke)(ke)行(xing)(xing)。因(yin)為，盡管對(dui)(dui)構成展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)的每一個因(yin)素的策劃(hua)安(an)排可(ke)(ke)能是(shi)合(he)(he)理和(he)(he)可(ke)(ke)行(xing)(xing)的，但由這些因(yin)素所(suo)構成的展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)從總(zong)體上看(kan)卻可(ke)(ke)能是(shi)不(bu)(bu)合(he)(he)理和(he)(he)不(bu)(bu)可(ke)(ke)行(xing)(xing)的。所(suo)以(yi)，要(yao)避免這種“個體合(he)(he)理，群體沖突(tu)”現象的出現，對(dui)(dui)展(zhan)會(hui)基本(ben)框(kuang)(kuang)(kuang)架(jia)進(jin)行(xing)(xing)評估就十分重要(yao)。

4、展會項目財務分析

展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目財(cai)(cai)務分(fen)(fen)析(xi)是(shi)從辦展機構財(cai)(cai)務的角(jiao)度出發，分(fen)(fen)析(xi)測算舉辦該展會(hui)(hui)(hui)的費用(yong)支出和收(shou)益(yi)。展會(hui)(hui)(hui)項(xiang)目財(cai)(cai)務分(fen)(fen)析(xi)的主要(yao)目的是(shi)分(fen)(fen)析(xi)計(ji)劃舉辦的展會(hui)(hui)(hui)是(shi)否(fou)經濟可(ke)行，并(bing)為即將舉辦的展會(hui)(hui)(hui)指定資金使(shi)用(yong)規劃。

5、風險預測

從(cong)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)立項可行(xing)性分析的(de)角(jiao)度(du)看，風險就是辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構在舉辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)過(guo)程中，由(you)于(yu)一些難以預料和無法控制的(de)因素的(de)作用，使辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構舉辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)計劃(hua)(hua)和舉辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)實際收益與預期(qi)發生背離(li)，從(cong)而使辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構舉辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)計劃(hua)(hua)落空(kong)；或者(zhe)是即使展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)如期(qi)舉辦(ban)(ban)，但(dan)辦(ban)(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)機構有蒙受一定的(de)經濟損失的(de)可能性。

6、存在的問題

包(bao)括通過以(yi)上可(ke)行(xing)性分(fen)析(xi)發(fa)(fa)現(xian)的(de)展(zhan)會項目立(li)項存在(zai)的(de)各種問題、研究人(ren)員在(zai)可(ke)行(xing)性分(fen)析(xi)以(yi)外(wai)發(fa)(fa)現(xian)的(de)可(ke)能對展(zhan)會產生影響的(de)其他問題等。

7、改進建議

針(zhen)對(dui)上述問題，提出(chu)對(dui)展會項目立(li)項策劃(hua)的(de)改(gai)進建議(yi)，指出(chu)要成(cheng)功(gong)舉辦該展會應該努力的(de)方向等。

8、努力的方向

根據展會的(de)辦展宗旨和辦展目標，在(zai)上(shang)(shang)述(shu)分析的(de)基(ji)礎上(shang)(shang)，針對(dui)存在(zai)的(de)問題，提(ti)出要(yao)(yao)辦好該展會所需要(yao)(yao)具備的(de)其(qi)他條件(jian)和需要(yao)(yao)努力的(de)方向(xiang)。

三、《參展說明書》的寫作

（一）《參展說明書》的概念

辦展(zhan)機(ji)構在確定了(le)展(zhan)會的有關日期安排，指定了(le)展(zhan)會承(cheng)建商、展(zhan)會運(yun)輸代理(li)和(he)展(zhan)會旅(lv)游代理(li)以(yi)(yi)后(hou)，就可以(yi)(yi)著手編(bian)制展(zhan)會的《參展(zhan)說明(ming)書》了(le)。

《參(can)展(zhan)說明書》是辦展(zhan)機(ji)構(gou)將展(zhan)會籌備(bei)(bei)、開(kai)幕以(yi)及參(can)展(zhan)商參(can)加展(zhan)會時應注竟(jing)的(de)其他問(wen)題匯編成冊，以(yi)方便參(can)展(zhan)商進(jin)行(xing)參(can)展(zhan)準備(bei)(bei)的(de)一(yi)(yi)種小冊子。編制參(can)展(zhan)商手冊是展(zhan)會籌備(bei)(bei)過程中的(de)一(yi)(yi)項基礎性的(de)工(gong)作。

（二(er)）《參展說明書》包含的主要(yao)內容(rong)及寫(xie)作要(yao)求

從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進行參展籌備的綱領性文件，也是辦展機構對展會布展、展覽和撤展等各環節進行有效管理的指導性文件，參展商手冊所包含的內容涉及到舉辦展會的各個環節。
一般來說(shuo)，參展說(shuo)明書主(zhu)要包括以下(xia)幾方面的內容(rong)：

(1)前言(yan)。主要是對參展(zhan)(zhan)商(shang)參加本(ben)(ben)展(zhan)(zhan)會表示歡(huan)迎，說(shuo)明本(ben)(ben)手(shou)冊編制的原則和目(mu)的，提醒參展(zhan)(zhan)商(shang)在籌展(zhan)(zhan)、布(bu)展(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)覽(lan)和撤展(zhan)(zhan)等環節要自(zi)覺(jue)遵守(shou)本(ben)(ben)手(shou)冊的相(xiang)關規定(ding)等。前言(yan)一般都很(hen)簡短(duan)，言(yan)簡意賅(gai)。

(2)展(zhan)(zhan)覽(lan)(lan)(lan)場地(di)(di)基(ji)本(ben)(ben)情況。包括(kuo)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)及展(zhan)(zhan)區平面圖(tu)、至(zhi)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)的(de)(de)交通(tong)圖(tu)、展(zhan)(zhan)覽(lan)(lan)(lan)場地(di)(di)的(de)(de)基(ji)本(ben)(ben)技(ji)術數(shu)(shu)據(ju)等(deng)。繪制展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)及展(zhan)(zhan)區平面圖(tu)時(shi)，要(yao)注(zhu)意標(biao)明(ming)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)各種(zhong)服務設施(shi)所在(zai)的(de)(de)位(wei)置(zhi)(zhi)、展(zhan)(zhan)區和(he)展(zhan)(zhan)位(wei)劃分的(de)(de)詳細(xi)情況、展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)內部通(tong)道(dao)和(he)出人口等(deng)；在(zai)繪制至(zhi)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)的(de)(de)交通(tong)圖(tu)時(shi)，要(yao)注(zhu)意標(biao)明(ming)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)在(zai)該(gai)城(cheng)市的(de)(de)具體位(wei)置(zhi)(zhi)、到(dao)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)可以利用的(de)(de)各種(zhong)主要(yao)交通(tong)工具和(he)交通(tong)路線(xian)、各指定接待酒店在(zai)該(gai)城(cheng)市的(de)(de)具體位(wei)置(zhi)(zhi)等(deng)；對于該(gai)展(zhan)(zhan)覽(lan)(lan)(lan)場地(di)(di)的(de)(de)基(ji)本(ben)(ben)技(ji)術數(shu)(shu)據(ju)，要(yao)清楚準確地(di)(di)列(lie)出地(di)(di)面承重、館(guan)(guan)(guan)內通(tong)風條件、貨運電(dian)梯容積容量(liang)、展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)室(shi)內空間(jian)高(gao)度(du)、展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)入口高(gao)度(du)和(he)寬度(du)、展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)的(de)(de)水電(dian)供應狀(zhuang)況等(deng)。對展(zhan)(zhan)覽(lan)(lan)(lan)場地(di)(di)基(ji)本(ben)(ben)情況的(de)(de)介紹(shao)．對于幫助(zhu)參展(zhan)(zhan)商準確地(di)(di)找(zhao)到(dao)展(zhan)(zhan)館(guan)(guan)(guan)和(he)自(zi)己的(de)(de)展(zhan)(zhan)位(wei)，進而(er)進行展(zhan)(zhan)位(wei)搭裝(zhuang)和(he)布(bu)展(zhan)(zhan)有著很好(hao)的(de)(de)指引作用。

（3)展(zhan)(zhan)會(hui)基本信息(xi)。包括展(zhan)(zhan)會(hui)的(de)名稱、舉辦(ban)地(di)點、展(zhan)(zhan)覽時(shi)間(jian)(jian)(jian)、辦(ban)展(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)、展(zhan)(zhan)會(hui)指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)承建(jian)商、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)運輸代(dai)理(li)、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)旅游代(dai)理(li)、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)接(jie)待(dai)酒店等(deng)。對(dui)(dui)于辦(ban)展(zhan)(zhan)時(shi)間(jian)(jian)(jian)，要具體列(lie)明展(zhan)(zhan)會(hui)的(de)布(bu)展(zhan)(zhan)時(shi)間(jian)(jian)(jian)、開(kai)幕時(shi)間(jian)(jian)(jian)、對(dui)(dui)專業觀眾(zhong)和普通(tong)大(da)眾(zhong)開(kai)放的(de)時(shi)間(jian)(jian)(jian)、撤展(zhan)(zhan)時(shi)間(jian)(jian)(jian)、布(bu)展(zhan)(zhan)撤展(zhan)(zhan)加班時(shi)間(jian)(jian)(jian)等(deng)，對(dui)(dui)以(yi)上時(shi)間(jian)(jian)(jian)盡量(liang)精確(que)到小時(shi)；對(dui)(dui)于辦(ban)展(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)，要具體列(lie)明展(zhan)(zhan)會(hui)的(de)主(zhu)辦(ban)單(dan)(dan)位(wei)(wei)、承辦(ban)單(dan)(dan)位(wei)(wei)、支持(chi)單(dan)(dan)位(wei)(wei)和協辦(ban)單(dan)(dan)位(wei)(wei)等(deng)；另(ling)外，還要具體列(lie)明各辦(ban)展(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)、展(zhan)(zhan)會(hui)指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)承建(jian)商、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)運輸代(dai)理(li)、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)旅游代(dai)理(li)、指(zhi)(zhi)定(ding)(ding)(ding)接(jie)待(dai)酒店等(deng)的(de)詳(xiang)細聯系地(di)址(zhi)、聯系電(dian)話、傳真(zhen)和聯系人(ren)，如果有網址(zhi)和E—MAlL也(ye)最好能公布(bu)，以(yi)便參展(zhan)(zhan)商在需要的(de)時(shi)候方(fang)便聯系各有關單(dan)(dan)位(wei)(wei)。

(4)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規(gui)則。就是(shi)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)要求參展(zhan)(zhan)(zhan)商和觀眾等參加(jia)展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)時所必(bi)須(xu)遵守(shou)的(de)一些規(gui)章(zhang)制(zhi)度，包括(kuo)：展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)有關證件使用和管理的(de)規(gui)定(ding)(ding)(ding)、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)現(xian)場(chang)保(bao)安和保(bao)險的(de)規(gui)定(ding)(ding)(ding)、層(ceng)位清潔的(de)規(gui)定(ding)(ding)(ding)、物品儲藏(zang)的(de)規(gui)定(ding)(ding)(ding)、現(xian)場(chang)使用水電的(de)注意事(shi)項(xiang)、現(xian)場(chang)展(zhan)(zhan)(zhan)品銷售的(de)規(gui)定(ding)(ding)(ding)、消防規(gui)定(ding)(ding)(ding)、知識(shi)產權保(bao)護規(gui)定(ding)(ding)(ding)、現(xian)場(chang)展(zhan)(zhan)(zhan)品演示(shi)的(de)注意事(shi)項(xiang)等。展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規(gui)則是(shi)所有與會(hui)人員必(bi)須(xu)遵守(shou)的(de)一些制(zhi)度，對展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)現(xian)場(chang)管理和維護現(xian)場(chang)秩序十分(fen)重要。

（5）展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由于所有的標準展位的基本結構和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，
提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等。
“空(kong)地展(zhan)(zhan)(zhan)位搭(da)(da)裝(zhuang)說明”主要是對參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)搭(da)(da)建(jian)空(kong)地展(zhan)(zhan)(zhan)位作(zuo)(zuo)出的一些規(gui)(gui)定(ding)(ding)和要求，如使用材料的要求、動火(huo)作(zuo)(zuo)業的規(gui)(gui)定(ding)(ding)、消防(fang)安(an)全的規(gui)(gui)定(ding)(ding)和鋪設(she)電線的規(gui)(gui)定(ding)(ding)等。層(ceng)位搭(da)(da)裝(zhuang)指南對指導參展(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)順利、安(an)全地搭(da)(da)裝(zhuang)展(zhan)(zhan)(zhan)位和布展(zhan)(zhan)(zhan)有較大幫助。

(6)展(zhan)(zhan)品(pin)(pin)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)指南。是對(dui)參展(zhan)(zhan)商將展(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等(deng)物品(pin)(pin)運(yun)(yun)(yun)到展(zhan)(zhan)覽(lan)現場所作的(de)一些指引和(he)說明，主要包(bao)括海外(wai)(wai)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)指南和(he)國(guo)內(nei)(nei)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)指南等(deng)。不(bu)管是海外(wai)(wai)還是國(guo)內(nei)(nei)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)指南，都要對(dui)展(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等(deng)的(de)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)方式和(he)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)線(xian)路(lu)、各(ge)種貨品(pin)(pin)的(de)交運(yun)(yun)(yun)和(he)文件提交的(de)期(qi)限、貨運(yun)(yun)(yun)文件的(de)準(zhun)備和(he)交付、收(shou)費標準(zhun)、包(bao)裝、海關報關、回程運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)、可(ke)供(gong)選擇的(de)自選服務(wu)等(deng)作出具體說明。展(zhan)(zhan)品(pin)(pin)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)指南對(dui)幫助(zhu)參展(zhan)(zhan)商及時(shi)安排展(zhan)(zhan)品(pin)(pin)等(deng)物品(pin)(pin)的(de)運(yun)(yun)(yun)輸(shu)(shu)(shu)有(you)較大的(de)作用。

(7)會(hui)展(zhan)(zhan)旅(lv)游(you)信息(xi)。是對解決(jue)參(can)展(zhan)(zhan)商及觀(guan)眾(zhong)等(deng)參(can)加展(zhan)(zhan)會(hui)期間(jian)的(de)(de)(de)(de)交通(tong)、吃、住、行等(deng)需(xu)(xu)要(yao)和(he)(he)展(zhan)(zhan)會(hui)前(qian)后的(de)(de)(de)(de)旅(lv)游(you)需(xu)(xu)要(yao)等(deng)作出(chu)的(de)(de)(de)(de)一(yi)些說明。會(hui)展(zhan)(zhan)旅(lv)游(you)信息(xi)要(yao)詳(xiang)細地(di)列出(chu)各指定接待酒店的(de)(de)(de)(de)檔次、協議優惠(hui)價(jia)格、地(di)址、聯系(xi)電話和(he)(he)傳真以及聯系(xi)人(ren)、與展(zhan)(zhan)館的(de)(de)(de)(de)距離等(deng)，要(yao)列出(chu)海(hai)外觀(guan)眾(zhong)和(he)(he)參(can)展(zhan)(zhan)商入境(jing)的(de)(de)(de)(de)簽(qian)證辦法、會(hui)展(zhan)(zhan)期間(jian)及前(qian)后可(ke)供選擇的(de)(de)(de)(de)商務考察和(he)(he)觀(guan)光休(xiu)閑旅(lv)游(you)的(de)(de)(de)(de)線路(lu)和(he)(he)安排(pai)等(deng)。會(hui)展(zhan)(zhan)旅(lv)游(you)信息(xi)主要(yao)是為了方便參(can)展(zhan)(zhan)商及觀(guan)眾(zhong)的(de)(de)(de)(de)日(ri)常生(sheng)活服務的(de)(de)(de)(de)。

(8)相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證
和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。
參(can)展說明書(shu)編制成(cheng)功以后(hou)，可以印(yin)刷(shua)成(cheng)冊(ce)，在(zai)展會開幕前適當的時間(jian)寄給參(can)展商，也可以將(jiang)其內容發(fa)布在(zai)展會的專門網站上供(gong)參(can)展商閱覽和下載，如果展會有海外(wai)參(can)展商，還要(yao)將(jiang)參(can)展商手冊(ce)翻譯成(cheng)外(wai)語(yu)文(wen)本。

（三）《參展說明書》的作用

《參展(zhan)(zhan)說明書》主要(yao)是為方便和指(zhi)引叁展(zhan)(zhan)商順利(li)進行籌(chou)展(zhan)(zhan)、布(bu)展(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)覽和撤(che)展(zhan)(zhan)等(deng)服(fu)務的(de)(de)，它不僅(jin)對參展(zhan)(zhan)商進行參展(zhan)(zhan)籌(chou)備有著十分(fen)重要(yao)的(de)(de)指(zhi)引作用，也對辦展(zhan)(zhan)機構對展(zhan)(zhan)會的(de)(de)布(bu)展(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)覽和撤(che)展(zhan)(zhan)等(deng)各壞節進行有效(xiao)的(de)(de)現(xian)場管理有很(hen)大(da)的(de)(de)幫助和影響：

1、參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)對參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)的(de)指(zhi)引(yin)(yin)作用。參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)手冊分別對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場地、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)基(ji)本情況、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)規則、層位(wei)搭(da)裝(zhuang)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)運(yun)輸和會(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)旅游等作出詳細(xi)的(de)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)，參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)在(zai)(zai)得到參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)以(yi)后(hou)(hou)，就可(ke)以(yi)按照該(gai)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)的(de)指(zhi)引(yin)(yin)對叁展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)的(de)各項(xiang)準(zhun)(zhun)備工作進(jin)行(xing)(xing)籌(chou)備，如安排展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)的(de)運(yun)輸、準(zhun)(zhun)備展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)的(de)搭(da)裝(zhuang)材料(liao)和設計等；在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)現場，參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)將按該(gai)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)的(de)有(you)關要求進(jin)行(xing)(xing)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)位(wei)搭(da)裝(zhuang)和布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)，避免布(bu)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)(qi)間(jian)的(de)盲目和違規；在(zai)(zai)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)期(qi)(qi)間(jian)，參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)可(ke)以(yi)按該(gai)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)的(de)要求布(bu)置展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)品(pin)(pin)演示；在(zai)(zai)撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期(qi)(qi)間(jian)，參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商(shang)可(ke)以(yi)按照該(gai)說(shuo)(shuo)(shuo)明(ming)書(shu)(shu)的(de)指(zhi)引(yin)(yin)有(you)條不紊地撤展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)；展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)結束(shu)后(hou)(hou)，

參展(zhan)商(shang)還可以(yi)按照該說明(ming)(ming)書的(de)指引選(xuan)擇適(shi)合自己需要(yao)的(de)會(hui)展(zhan)旅游。在(zai)參展(zhan)說明(ming)(ming)書的(de)指引下，參展(zhan)商(shang)可以(yi)更有效地準(zhun)備和(he)完成參加(jia)展(zhan)會(hui)各工(gong)作環節的(de)各項(xiang)事(shi)務(wu)。

2、參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明書對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)現(xian)場(chang)管理的(de)作用。參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)說明書對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)在籌(chou)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽和撤(che)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)期間的(de)各(ge)(ge)項規(gui)定(ding)，不(bu)僅(jin)有利于(yu)指(zhi)導各(ge)(ge)參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商按(an)(an)規(gui)定(ding)辦(ban)事，也有利于(yu)辦(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)按(an)(an)該手(shou)冊的(de)規(gui)定(ding)監督(du)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)現(xian)場(chang)的(de)各(ge)(ge)種事宜，并按(an)(an)手(shou)冊的(de)規(gui)定(ding)為參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商提供各(ge)(ge)種服務。參展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)商手(shou)冊是辦(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)籌(chou)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)覽和撤(che)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)等環節進(jin)行(xing)現(xian)場(chang)管理的(de)重(zhong)要依據(ju)之一，它(ta)為展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)各(ge)(ge)階(jie)段制定(ding)了大家必須遵(zun)守的(de)行(xing)為規(gui)范(fan)，有利于(yu)辦(ban)展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)機(ji)構(gou)按(an)(an)此規(gui)范(fan)對展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)各(ge)(ge)環節的(de)現(xian)場(chang)進(jin)行(xing)管理。

3、參(can)(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)(shuo)明書(shu)對(dui)觀(guan)(guan)眾的(de)作用(yong)。除(chu)了對(dui)參(can)(can)展(zhan)商的(de)指(zhi)引和(he)對(dui)展(zhan)會現(xian)場管(guan)理的(de)作用(yong)外，參(can)(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)(shuo)明書(shu)對(dui)展(zhan)會觀(guan)(guan)眾也能(neng)起一定的(de)作用(yong)。比如，手冊對(dui)展(zhan)館平面圖、館內(nei)服務設(she)施分布圖、交通路(lu)線、指(zhi)定接待酒店和(he)展(zhan)會開放時(shi)間(jian)的(de)說(shuo)(shuo)(shuo)明，就對(dui)觀(guan)(guan)眾參(can)(can)觀(guan)(guan)展(zhan)會有(you)較(jiao)大的(de)幫助。

觀眾在展(zhan)館(guan)交(jiao)通路線圖(tu)的(de)指(zhi)引下(xia)可(ke)以(yi)(yi)更方便地(di)達到展(zhan)館(guan)，在館(guan)內(nei)服務設施分(fen)布圖(tu)的(de)指(zhi)引下(xia)可(ke)以(yi)(yi)找(zhao)到自己(ji)(ji)需要的(de)服務提供(gong)點，可(ke)以(yi)(yi)享受(shou)展(zhan)會(hui)指(zhi)定接(jie)待酒店(dian)的(de)優惠價格(ge)待遇．在展(zhan)會(hui)開放時間說明的(de)指(zhi)引下(xia)可(ke)以(yi)(yi)合(he)理地(di)安(an)排(pai)自己(ji)(ji)的(de)參觀時間等等。

一(yi)般來說(shuo)，展會(hui)的觀眾(zhong)有很大一(yi)部分(fen)是各參展商自己邀請來的，參展商一(yi)般都(dou)會(hui)將(jiang)(jiang)上述信(xin)息通知其邀請的觀眾(zhong)，這樣(yang)，參展說(shuo)明書對(dui)觀眾(zhong)所起的作用將(jiang)(jiang)更大。

四、編制《參展說明書》的基本原則

從參(can)展(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)所起的(de)作(zuo)用(yong)我們可以看出(chu)，參(can)展(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)是展(zhan)(zhan)會籌備(bei)過程中的(de)一個重(zhong)要文件。要讓參(can)展(zhan)(zhan)說(shuo)明書(shu)在展(zhan)(zhan)會籌備(bei)過程中切實地(di)起到上述作(zuo)用(yong)，在編(bian)制參(can)展(zhan)(zhan)商手冊時，我們必須做到：

第一、實用。參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)說明書所包(bao)含的內容(rong)必須是(shi)對(dui)參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商進(jin)行籌展(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)覽和撤展(zhan)(zhan)(zhan)等有(you)(you)較大(da)的指引作用，或(huo)者是(shi)對(dui)辦展(zhan)(zhan)(zhan)機構對(dui)展(zhan)(zhan)(zhan)會籌展(zhan)(zhan)(zhan)、布展(zhan)(zhan)(zhan)、展(zhan)(zhan)(zhan)覽和撤展(zhan)(zhan)(zhan)各環節進(jin)行管(guan)理有(you)(you)較大(da)幫助，或(huo)者對(dui)參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商邀請其(qi)老客戶來(lai)展(zhan)(zhan)(zhan)會參(can)(can)觀有(you)(you)輔助作用，否則，該(gai)內容(rong)就不能進(jin)入參(can)(can)展(zhan)(zhan)(zhan)商手冊。

第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內容的說明和敘述應該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行；參展說明書對各方面內容的說明和敘述必須準確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產生歧義．否則，在展會籌展、布展、
展(zhan)(zhan)覽(lan)和撤展(zhan)(zhan)等環節的具體執行中就會引起爭議，既不(bu)(bu)利(li)于(yu)(yu)參展(zhan)(zhan)商(shang)展(zhan)(zhan)出，也不(bu)(bu)利(li)于(yu)(yu)辦展(zhan)(zhan)機構對展(zhan)(zhan)會現場進行管理。

第三、詳細全面。對于參展說(shuo)明書提(ti)到(dao)的各(ge)項內(nei)容要盡量詳細，如對布展和撤展加班時間(jian)的規定可以具體到(dao)小時和分(fen)鐘，對各(ge)種表格的返回最后(hou)期限的規定具體到(dao)某(mou)月某(mou)日等等，這樣更有(you)

利于展會具體操作和管理；對于參展說明書提到的各項內容要做到沒有遺漏，
如對展(zhan)覽(lan)場地基(ji)本情(qing)況的(de)(de)(de)說(shuo)明(ming)中，對展(zhan)館人口的(de)(de)(de)高(gao)度(du)(du)和(he)寬度(du)(du)、對展(zhan)館的(de)(de)(de)地面承重能力、對消防(fang)的(de)(de)(de)注意事項等(deng)要一(yi)一(yi)列明(ming)，不能遺漏，否則，現場操作就(jiu)會出現問題，比如，如果沒(mei)有提(ti)到展(zhan)館入口的(de)(de)(de)高(gao)度(du)(du)和(he)寬度(du)(du)，就(jiu)有可(ke)能會使一(yi)些較(jiao)大較(jiao)長的(de)(de)(de)物(wu)品(pin)進不了展(zhan)館。

第四、美觀。參(can)展(zhan)說(shuo)明書(shu)的(de)排版和制(zhi)作要(yao)美觀大方，印(yin)刷講究，盡量不要(yao)出(chu)現錯別字和其他印(yin)刷錯誤(wu)；參(can)展(zhan)說(shuo)明書(shu)的(de)制(zhi)作和用(yong)紙與展(zhan)會(hui)的(de)檔(dang)次和辦展(zhan)機構(gou)的(de)品牌與聲譽(yu)相符，不能讓人產生不好的(de)聯想(xiang)。

第五(wu)、專(zhuan)業(ye)。參(can)展(zhan)說明書的(de)遣(qian)詞造句要符合行業(ye)習慣(guan)和規范，要使(shi)用行業(ye)熟悉的(de)語(yu)言，所涉(she)及的(de)術語(yu)要規范，不能(neng)想當然(ran)地使(shi)用一些行業(ye)比較陌生的(de)詞語(yu)；內(nei)容編排要符合參(can)展(zhan)商(shang)籌展(zhan)的(de)籌備程(cheng)序，不能(neng)讓(rang)他們翻來覆(fu)去地尋找自己需要了解的(de)內(nei)容。

第六(liu)、國(guo)(guo)際(ji)化(hua)(hua)。如果展(zhan)會(hui)(hui)是國(guo)(guo)際(ji)性的(de)(de)展(zhan)會(hui)(hui)，或者展(zhan)會(hui)(hui)有(you)向(xiang)國(guo)(guo)際(ji)化(hua)(hua)方向(xiang)發(fa)展(zhan)的(de)(de)打(da)算，那么，參(can)(can)(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)明書的(de)(de)內容編排(pai)和制作也要(yao)盡量做到符合國(guo)(guo)際(ji)參(can)(can)(can)展(zhan)商的(de)(de)需要(yao)，如除要(yao)有(you)中文(wen)(wen)(wen)的(de)(de)文(wen)(wen)(wen)本(ben)外還要(yao)有(you)外文(wen)(wen)(wen)的(de)(de)文(wen)(wen)(wen)本(ben)。外文(wen)(wen)(wen)文(wen)(wen)(wen)本(ben)的(de)(de)參(can)(can)(can)展(zhan)說(shuo)(shuo)明書，其(qi)翻譯一定(ding)要(yao)準確，因為海外參(can)(can)(can)展(zhan)商就是根據該說(shuo)(shuo)明書來(lai)籌備各項參(can)(can)(can)展(zhan)事宜的(de)(de)；如果翻譯不準確，將會(hui)(hui)給他們帶來(lai)極大的(de)(de)不便。