什么是文員

其實(shi)所(suo)(suo)謂的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)(yuan)也就是(shi)文(wen)職人(ren)員(yuan)(yuan)，即(ji)主管經理之助理之類(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)。但(dan)是(shi)在不同(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)司，文(wen)員(yuan)(yuan)一(yi)職所(suo)(suo)做的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)都有(you)(you)所(suo)(suo)不同(tong)(tong)。通常(chang)(chang)情況下，文(wen)員(yuan)(yuan)是(shi)做些(xie)(xie)文(wen)字處(chu)理、文(wen)檔整理、復印文(wen)件、接聽(ting)電話及處(chu)理辦公(gong)室日常(chang)(chang)事務(wu)（接待客人(ren)、清潔衛生(sheng)、購買辦公(gong)用品等）之類(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)。總(zong)之都比(bi)較繁瑣(suo)的(de)(de)(de)(de)(de)事。另外，有(you)(you)些(xie)(xie)公(gong)司的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)(yuan)還(huan)要協助會計做一(yi)些(xie)(xie)記(ji)帳(zhang)工(gong)作(zuo)。一(yi)般要求(qiu)會基(ji)本(ben)的(de)(de)(de)(de)(de)電腦(nao)操(cao)作(zuo)（公(gong)司不同(tong)(tong)會有(you)(you)具體的(de)(de)(de)(de)(de)要求(qiu)：就是(shi)指對電腦(nao)的(de)(de)(de)(de)(de)操(cao)作(zuo)內容和熟練程度有(you)(you)所(suo)(suo)不同(tong)(tong)，當(dang)然少數公(gong)司可能(neng)也不需(xu)要電腦(nao)的(de)(de)(de)(de)(de)），一(yi)些(xie)(xie)大的(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)司對語(yu)言也有(you)(you)所(suo)(suo)要求(qiu)的(de)(de)(de)(de)(de)（普通話，英語(yu)之類(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)），另外就是(shi)當(dang)事人(ren)本(ben)身(shen)所(suo)(suo)具備的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)些(xie)(xie)綜(zong)合素質（工(gong)作(zuo)態(tai)度、思想(xiang)品德、工(gong)作(zuo)能(neng)力(li)等）。

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文員分類

工行(xing)文員(yuan)分(fen)兩(liang)類：第一類，文員(yuan)即普通(tong)意義的文員(yuan)；第二(er)類，“文員(yuan)”即非(fei)普通(tong)意義的文員(yuan)。

主要分：行政(zheng)文員、人(ren)事文員、文案(an)文員、檔案(an)文員、銷售(shou)文員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事(shi)文(wen)員(yuan)主要負責人事(shi)考勤、人員(yuan)招聘、薪酬計(ji)算、社保(bao)辦理(li)及后勤的管理(li)。

文案文員主要負(fu)現起草文件(jian)(jian)合(he)同等文件(jian)(jian)。

檔案文員主要負(fu)責(ze)管理公司文件、合同等相關(guan)的(de)資料(liao)。

銷售(shou)文員主要負責(ze)協助銷售(shou)合同(tong)及(ji)其他營銷文件(jian)資料(liao)的管理(li)、歸類、整理(li)、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接待來訪：來訪者不同(tong)，事有大小，文員(yuan)要區別對(dui)(dui)待。對(dui)(dui)應該會見的人(ren)，應直接轉達對(dui)(dui)方(fang)的意圖，并引其(qi)進入會客室或告(gao)知各部門(men)接洽人(ren)，不論(lun)對(dui)(dui)方(fang)要求見面還是預約。對(dui)(dui)不宜會見的人(ren)，在(zai)請示(shi)相關人(ren)員(yuan)后(hou)以“不在(zai)”、“正在(zai)開(kai)會”或“工作(zuo)很忙”等為由(you)，拒絕對(dui)(dui)方(fang)或是將個(ge)人(ren)意見報經(jing)理后(hou)接受答復。

2、接(jie)聽電話：接(jie)聽電話時一定要先聲明“這里是××公司(si)”，然后記下(xia)對方的姓(xing)名、工作單位(wei)等，根據對方情(qing)況(kuang)，不(bu)妨礙時可明確回答，但一般不(bu)說總(zong)經理(li)是否在(zai)。

3、轉(zhuan)達：需要(yao)轉(zhuan)達時要(yao)正確聽(ting)取對方的身(shen)份和要(yao)轉(zhuan)達的內容，并準確、迅速地轉(zhuan)達。

4、文(wen)件的(de)收發及分送(song)(song)(song)：收到(dao)的(de)郵(you)件或(huo)送(song)(song)(song)來的(de)文(wen)件首(shou)先要(yao)區別是直接(jie)呈送(song)(song)(song)辦(ban)(ban)公(gong)室主(zhu)任的(de)，還是需文(wen)員再進行處(chu)置和整(zheng)理的(de)，或(huo)者是私(si)用(yong)文(wen)書（這些(xie)區分的(de)范圍需事先請示主(zhu)任）。需主(zhu)任辦(ban)(ban)理的(de)要(yao)直接(jie)送(song)(song)(song)主(zhu)任，主(zhu)任不在時如果有(you)于之人直接(jie)有(you)關的(de)留言、電報、快遞，可(ke)用(yong)電話告知。

日常運轉工作

1、日程(cheng)(cheng)(cheng)的(de)(de)(de)設計及其安排：對(dui)所(suo)確(que)定的(de)(de)(de)應由主(zhu)任處理的(de)(de)(de)事(shi)項如(ru)會見、出席會議的(de)(de)(de)日期和(he)時間進行記(ji)錄整(zheng)理，并隨(sui)時進行調查，協(xie)助主(zhu)任制定出日程(cheng)(cheng)(cheng)表。日程(cheng)(cheng)(cheng)計劃應記(ji)入每(mei)月日程(cheng)(cheng)(cheng)表，必要時在上面記(ji)下預定內容和(he)變更情況。

2、準備(bei)及安排(pai)：有些工作需要(yao)特別(bie)的(de)準備(bei)和安排(pai)，這些工作通常都有一定的(de)時間(jian)限制，因此必須提前做好(hao)適當的(de)準備(bei)。

用品的整理

文員應將主(zhu)任工作中所需要的(de)文件資料、各項用(yong)品(pin)及備用(yong)品(pin)事(shi)先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用品(pin)，應在合(he)適的地方放置合(he)適的數量(liang)，為此，應設計一(yi)(yi)張(zhang)用品(pin)及(ji)備用品(pin)的明細表，在上面(mian)記下(xia)品(pin)種(zhong)和一(yi)(yi)月(yue)或一(yi)(yi)周(zhou)所需數量(liang)以及(ji)補(bu)充的數量(liang)和補(bu)充日期(qi)。

2、主任(ren)外出(chu)時：主任(ren)外出(chu)時需(xu)(xu)使(shi)用的鋼筆、鉛筆等(deng)，每天(tian)都應(ying)該注意事先(xian)(xian)做好(hao)準備(bei)好(hao)一(yi)定(ding)數量，需(xu)(xu)要(yao)收入提(ti)包內(nei)的物(wu)品也要(yao)做同(tong)樣考慮。這(zhe)些需(xu)(xu)要(yao)準備(bei)的物(wu)品應(ying)在詢問過主任(ren)后制做一(yi)張明(ming)細表(biao)事先(xian)(xian)貼好(hao)以防(fang)遺漏。

3、文(wen)件、資(zi)料的(de)準備(bei)：首先要弄清(qing)楚(chu)那些文(wen)件是重(zhong)要的(de)，如(ru)果不(bu)明白。要詳細(xi)詢問，以(yi)便將(jiang)可能會用的(de)文(wen)件材(cai)料一(yi)并準備(bei)齊全(quan)，然后畫一(yi)張文(wen)件明細(xi)表(biao)以(yi)方便使用。

文件整理業務

1、為使主(zhu)任(ren)處理(li)完畢或正在使用的文件不丟失(shi)、散亂，并(bing)且隨(sui)時可以提用，需(xu)要對文件進行(xing)整理(li)。整理(li)工(gong)作首先要根(gen)據主(zhu)任(ren)的意(yi)見將(jiang)文件分類(lei)，并(bing)放入固定的裝具和(he)內容(rong)器內，使用中還要經常(chang)整理(li)，做(zuo)到很(hen)容(rong)易查到文件。

2、整理(li)工(gong)作的(de)關(guan)鍵是分類項目的(de)確(que)定和(he)保管及(ji)整理(li)文件用品(pin)的(de)選擇(ze)與整理(li)、借閱手(shou)續的(de)完善。

3、業務用(yong)(yong)(yong)的文(wen)件(jian)分為正在(zai)處理的文(wen)件(jian)、正在(zai)運行(xing)的現行(xing)文(wen)件(jian)和已處理完畢的文(wen)件(jian)，此(ci)外還有機密(mi)類的文(wen)件(jian)。根據應用(yong)(yong)(yong)情(qing)況(kuang)還可(ke)以分為每日(ri)必用(yong)(yong)(yong)、常(chang)用(yong)(yong)(yong)和不常(chang)用(yong)(yong)(yong)的三(san)種。

4、經過整(zheng)理后，對文件進行(xing)裝訂，并給(gei)每一(yi)個文件集合體以一(yi)定(ding)的(de)(de)戶(hu)頭名稱(cheng)。應在聽取合租(zu)人(ren)意見后再制(zhi)作一(yi)張文件分類(lei)的(de)(de)明細表，將表貼在保(bao)管場所或保(bao)管人(ren)的(de)(de)桌子上以便于參照(zhao)。

整理清掃工作

1、清理桌面：臺(tai)歷每(mei)天(tian)調整日期，桌子要擦抹干凈，常用品(pin)(pin)要準備(bei)好，并按要求備(bei)齊數量，將前一(yi)天(tian)取(qu)出的圖書、文(wen)件放(fang)回原處，有(you)破損和(he)污染的物(wu)品(pin)(pin)要清掃更換。

2、室內的(de)物(wu)品要放在固定的(de)地方。

代行業務

1、參加慶典(dian)、喪禮等儀(yi)式留心(xin)服(fu)裝(zhuang)和(he)服(fu)飾品及行為以表達得體，同時還(huan)要十分講究寒暄、應酬的(de)用(yong)語。

2、轉達主(zhu)任(ren)(ren)意(yi)見或命令(ling)：表達主(zhu)任(ren)(ren)意(yi)見要完整、準(zhun)確，注意(yi)簡潔迅速。有時根據情(qing)況還要將對方(fang)的答(da)復向主(zhu)任(ren)(ren)匯(hui)報。

會計實務

該項(xiang)事務是指由經(jing)理(li)直接使用(yong)(yong)的(de)(de)幾種賬(zhang)目的(de)(de)管理(li)，包括各項(xiang)物品的(de)(de)購(gou)入及(ji)發放、次產的(de)(de)調配(pei)及(ji)運(yun)用(yong)(yong)、現金收(shou)入及(ji)支出等方面的(de)(de)賬(zhang)目記錄(lu)及(ji)管理(li)。

1、關于次(ci)產狀態及收支(zhi)情(qing)況要(yao)制(zhi)作(zuo)明(ming)細表(biao)，至少一個月要(yao)制(zhi)作(zuo)一張(zhang)月報表(biao)。在(zai)特殊情(qing)況下，要(yao)隨時根據經理及副(fu)經理發要(yao)求拿(na)出(chu)報表(biao)。

2、處理資產(chan)狀(zhuang)況還應注意(yi)以下幾(ji)點(dian)：

（1）支(zhi)持及收入(ru)可以(yi)根(gen)據原始(shi)憑證將(jiang)其(qi)發生額(e)(e)記下現(xian)金(jin)出納賬中(zhong)。現(xian)金(jin)出納賬中(zhong)與先進余(yu)額(e)(e)的數額(e)(e)應保持一致。票據上(shang)要有(you)經(jing)手人和秘(mi)書的印章(zhang)以(yi)明(ming)確責任。將(jiang)這些收據匯(hui)總后讓(rang)經(jing)理過目(mu)。

（2）日(ri)常(chang)的現金支出應限定一(yi)定的數(shu)量，若有特殊(shu)項目(mu)，應申請特別支出的資金或(huo)開出支票。

（3）開具支票(piao)需有收(shou)據(ju)或其他憑證(zheng)，并(bing)在支票(piao)上(shang)記(ji)下用途，由經理蓋章。

（4）資產(chan)(chan)分(fen)為土(tu)地、建筑物、有價證券(quan)備用品(pin)及各(ge)種家(jia)具雜(za)物的押金(jin)等(deng)。應設(she)立(li)各(ge)種資產(chan)(chan)的臺賬及有價證券(quan)薄(bo)，詳細記錄各(ge)種資產(chan)(chan)的內容(rong)、單價、數量及現有額及出(chu)入額等(deng)。

（5）銀行存(cun)(cun)款(kuan)及郵政儲(chu)蓄(xu)要設存(cun)(cun)款(kuan)底帳，接受款(kuan)項者應按名稱分別立帳并明(ming)示(shi)賬額。

3、各種物(wu)品的購入和(he)發放應注(zhu)意(yi)有無使用申請、手續是(shi)否齊(qi)全，并及時入帳，以免遺忘(wang)和(he)推遲(chi)記賬(zhang)。

協助調查

公(gong)司的調(diao)(diao)查通常分為(wei)任命(ming)調(diao)(diao)查和一般性(xing)調(diao)(diao)查兩類。公(gong)司在開展各種調(diao)(diao)查調(diao)(diao)查時辦公(gong)室秘(mi)書需做好協助工作。

1、進行調(diao)查工作時，秘(mi)書應選擇(ze)合適的(de)專(zhuan)家、顧(gu)問進行委托(tuo)或將他們列為調(diao)查委員，并與之保持聯系，需要時提出調(diao)查課題請他們完成。

2、有些專家事(shi)項的(de)調(diao)查，秘書也可(ke)以親自聽取專家和當事(shi)人(ren)的(de)意見，或(huo)在調(diao)查各方面(mian)情況后(hou)，將(jiang)意見和調(diao)查情況匯總后(hou)報告給經理。

文書工作

文書(shu)工作(zuo)有(you)包(bao)括寫(xie)作(zuo)信涵、起草文件(jian)，以(yi)及卷清和印刷(shua)文件(jian)三個方(fang)面(mian)。

1、信涵的完成：對經(jing)理會(hui)經(jing)常(chang)使(shi)用(yong)的信件種類可(ke)事先匯(hui)集為“標(biao)準通信范圍例”，需要(yao)時(shi)選擇一種，略加增刪(shan)便可(ke)使(shi)用(yong)，較為方便。

2、文件的卷清及(ji)印(yin)(yin)刷(shua)：主要包括將(jiang)草案以筆記形(xing)式卷清、用打字機打印(yin)(yin)、直接打印(yin)(yin)以及(ji)輯錄圖(tu)書雜志上的有(you)關(guan)內容等(deng)工作。

聯系業務

聯系工(gong)作(zuo)就是(shi)要向經理(li)(li)(li)或副經理(li)(li)(li)轉(zhuan)(zhuan)達某項事(shi)情并向對方(fang)轉(zhuan)(zhuan)告經理(li)(li)(li)或副經理(li)(li)(li)的(de)意圖，聽取對方(fang)的(de)答復，并將答復再反(fan)饋給經理(li)(li)(li)。

招待事務

招(zhao)待是指在經理(li)外(wai)出(chu)、返回或(huo)有客人來(lai)訪(fang)時的禮儀性款待，多指派事務(wu)員或(huo)勤(qin)雜(za)工來(lai)完成。款待包括向導、收存(cun)攜帶(dai)物品(pin)、奉送(song)茶點、迎來(lai)送(song)往(wang)等。

1、為經理服務

（1）經理外出時(shi)應準備好車(che)輛。

（2）回到公司時，要接過脫(tuo)下的外套(tao)、帽子等，然(ran)后放到一定的地方，并(bing)隨時用刷子清潔(jie)衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視(shi)空氣情況調(diao)好空調(diao)。

2、為客人(ren)(ren)服(fu)務：秘書還須對客人(ren)(ren)進(jin)行服(fu)務，比(bi)如出入公司時參(can)照(zhao)對經理(li)的服(fu)務進(jin)行接(jie)待。若需要來(lai)訪(fang)者等(deng)候時，應遞(di)上報紙或畫報等(deng)。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nei)容還是(shi)很(hen)(hen)多(duo)(duo)的(de)，但也被(bei)視為是(shi)一些(xie)基礎的(de)工作，比(bi)如(ru)收發郵件、接(jie)待、文(wen)書、印(yin)信以(yi)及檔案等方面都(dou)由文(wen)員(yuan)來做。雖然文(wen)員(yuan)從事的(de)工作內(nei)容比(bi)較多(duo)(duo)，但因沒有太多(duo)(duo)的(de)技術含量，所以(yi)在單(dan)位里(li)來說資(zi)相并不是(shi)很(hen)(hen)高。

一(yi)般來說，文員(yuan)(yuan)的(de)(de)工(gong)資(zi)多少與(yu)所在的(de)(de)地(di)(di)區整(zheng)體消費(fei)水平有關。比如一(yi)線大城(cheng)市里的(de)(de)文員(yuan)(yuan)可(ke)以拿到四(si)千及以上的(de)(de)工(gong)資(zi)，而小一(yi)些城(cheng)市可(ke)能只有兩千多塊錢。工(gong)作的(de)(de)地(di)(di)區消費(fei)高(gao)自然(ran)工(gong)資(zi)也(ye)會高(gao)一(yi)些，消費(fei)低的(de)(de)地(di)(di)區，文員(yuan)(yuan)工(gong)資(zi)了不(bu)會太高(gao)。

以(yi)(yi)在深(shen)圳工(gong)作為例吧，行(xing)政(zheng)文(wen)員(yuan)能(neng)(neng)(neng)獲(huo)得(de)四千(qian)多(duo)的(de)工(gong)資(zi)；人(ren)事文(wen)員(yuan)在3800左右(you)的(de)工(gong)資(zi)；會計文(wen)員(yuan)更高一些能(neng)(neng)(neng)拿(na)到(dao)4千(qian)以(yi)(yi)上；還(huan)(huan)有生產文(wen)員(yuan)可能(neng)(neng)(neng)只有3600元(yuan)左右(you)。如今(jin)快遞的(de)發展迅速，所(suo)以(yi)(yi)還(huan)(huan)有跟單文(wen)員(yuan)，能(neng)(neng)(neng)獲(huo)得(de)每年4千(qian)元(yuan)的(de)工(gong)資(zi)。

不論是(shi)在哪個城市(shi)里工(gong)(gong)作(zuo)，也不論是(shi)哪一(yi)種文(wen)員(yuan)的類別(bie)，工(gong)(gong)資的多少與個人能力有很大的關系。雖然文(wen)員(yuan)的技術(shu)含量看起來并不高(gao)(gao)(gao)，但那(nei)些工(gong)(gong)作(zuo)時間久，工(gong)(gong)作(zuo)經驗豐富(fu)的文(wen)員(yuan)同樣可以獲得(de)較高(gao)(gao)(gao)的工(gong)(gong)資。關鍵的一(yi)點是(shi)，一(yi)定要(yao)堅持自(zi)(zi)己的工(gong)(gong)作(zuo)，善于總結(jie)自(zi)(zi)己的工(gong)(gong)作(zuo)經驗，想要(yao)獲得(de)高(gao)(gao)(gao)薪就(jiu)要(yao)在工(gong)(gong)作(zuo)中努力。