什么是文員

其實(shi)所(suo)謂的(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)也就(jiu)(jiu)是文(wen)職(zhi)人(ren)員(yuan)，即主管經(jing)理之助理之類的(de)(de)(de)。但(dan)是在(zai)不(bu)(bu)同(tong)(tong)的(de)(de)(de)公(gong)(gong)(gong)司，文(wen)員(yuan)一(yi)職(zhi)所(suo)做(zuo)的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)都(dou)有(you)所(suo)不(bu)(bu)同(tong)(tong)。通常(chang)情(qing)況下(xia)，文(wen)員(yuan)是做(zuo)些文(wen)字處理、文(wen)檔整理、復(fu)印文(wen)件、接聽(ting)電(dian)話(hua)及處理辦(ban)公(gong)(gong)(gong)室日常(chang)事(shi)(shi)務（接待客人(ren)、清潔衛(wei)生、購買辦(ban)公(gong)(gong)(gong)用品(pin)等）之類的(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)。總之都(dou)比(bi)較(jiao)繁(fan)瑣的(de)(de)(de)事(shi)(shi)。另外(wai)(wai)，有(you)些公(gong)(gong)(gong)司的(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)還(huan)要(yao)協助會計做(zuo)一(yi)些記帳工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)。一(yi)般(ban)要(yao)求會基本的(de)(de)(de)電(dian)腦操作(zuo)(zuo)(zuo)（公(gong)(gong)(gong)司不(bu)(bu)同(tong)(tong)會有(you)具體的(de)(de)(de)要(yao)求：就(jiu)(jiu)是指對(dui)電(dian)腦的(de)(de)(de)操作(zuo)(zuo)(zuo)內(nei)容(rong)和熟練程度有(you)所(suo)不(bu)(bu)同(tong)(tong)，當然少數公(gong)(gong)(gong)司可能也不(bu)(bu)需要(yao)電(dian)腦的(de)(de)(de)），一(yi)些大的(de)(de)(de)公(gong)(gong)(gong)司對(dui)語言(yan)也有(you)所(suo)要(yao)求的(de)(de)(de)（普通話(hua)，英(ying)語之類的(de)(de)(de)），另外(wai)(wai)就(jiu)(jiu)是當事(shi)(shi)人(ren)本身所(suo)具備的(de)(de)(de)一(yi)些綜(zong)合素(su)質（工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)態度、思(si)想品(pin)德、工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)能力等）。

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文員分類

工(gong)行文(wen)(wen)(wen)員(yuan)分兩類：第(di)一類，文(wen)(wen)(wen)員(yuan)即普通意義的文(wen)(wen)(wen)員(yuan)；第(di)二類，“文(wen)(wen)(wen)員(yuan)”即非(fei)普通意義的文(wen)(wen)(wen)員(yuan)。

主要(yao)分(fen)：行政文(wen)(wen)員、人(ren)事文(wen)(wen)員、文(wen)(wen)案文(wen)(wen)員、檔案文(wen)(wen)員、銷售(shou)文(wen)(wen)員

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人(ren)事文(wen)員主(zhu)要負責人(ren)事考勤(qin)、人(ren)員招聘(pin)、薪酬計算、社保辦理及(ji)后(hou)勤(qin)的管理。

文案文員(yuan)主要(yao)負現起(qi)草文件(jian)合同等文件(jian)。

檔案文員主(zhu)要負責管理公司文件(jian)、合同等(deng)相關的資料。

銷售(shou)文員主要負責協(xie)助銷售(shou)合同及其他營(ying)銷文件資(zi)料的管理(li)(li)、歸類(lei)、整理(li)(li)、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接待(dai)來訪：來訪者不(bu)同，事有大(da)小，文員(yuan)要(yao)區別對(dui)(dui)(dui)待(dai)。對(dui)(dui)(dui)應(ying)該會(hui)見的人(ren)(ren)，應(ying)直(zhi)接轉達對(dui)(dui)(dui)方的意圖，并(bing)引其進入會(hui)客室或(huo)(huo)告知各部門(men)接洽人(ren)(ren)，不(bu)論對(dui)(dui)(dui)方要(yao)求(qiu)見面還(huan)是預約。對(dui)(dui)(dui)不(bu)宜會(hui)見的人(ren)(ren)，在(zai)請示相關人(ren)(ren)員(yuan)后以“不(bu)在(zai)”、“正(zheng)在(zai)開會(hui)”或(huo)(huo)“工(gong)作很忙”等為由(you)，拒絕對(dui)(dui)(dui)方或(huo)(huo)是將個(ge)人(ren)(ren)意見報經理后接受答復。

2、接(jie)聽(ting)電(dian)話：接(jie)聽(ting)電(dian)話時(shi)一(yi)定要先聲(sheng)明“這里是(shi)(shi)××公(gong)司”，然后記下對方的姓名、工作單位等(deng)，根據對方情(qing)況，不妨礙時(shi)可明確回答，但一(yi)般不說(shuo)總(zong)經理是(shi)(shi)否在。

3、轉(zhuan)(zhuan)達(da)：需(xu)要(yao)轉(zhuan)(zhuan)達(da)時要(yao)正確(que)聽取對方的(de)身份(fen)和要(yao)轉(zhuan)(zhuan)達(da)的(de)內容，并準(zhun)確(que)、迅速地(di)轉(zhuan)(zhuan)達(da)。

4、文(wen)件的(de)收(shou)發及分送：收(shou)到的(de)郵件或送來的(de)文(wen)件首先(xian)要區(qu)(qu)別是(shi)直接(jie)(jie)呈(cheng)送辦(ban)公室主(zhu)任的(de)，還(huan)是(shi)需(xu)文(wen)員(yuan)再進行處置(zhi)和整理的(de)，或者是(shi)私用文(wen)書（這些(xie)區(qu)(qu)分的(de)范圍需(xu)事(shi)先(xian)請示主(zhu)任）。需(xu)主(zhu)任辦(ban)理的(de)要直接(jie)(jie)送主(zhu)任，主(zhu)任不在時如果有于之人(ren)直接(jie)(jie)有關的(de)留(liu)言、電報、快遞，可(ke)用電話告知。

日常運轉工作

1、日(ri)程(cheng)的(de)設計(ji)及其安排：對所(suo)確定(ding)的(de)應由主(zhu)(zhu)任處理的(de)事項如會見、出席(xi)會議的(de)日(ri)期和時間進行記(ji)錄(lu)整(zheng)理，并(bing)隨時進行調查，協(xie)助(zhu)主(zhu)(zhu)任制定(ding)出日(ri)程(cheng)表。日(ri)程(cheng)計(ji)劃(hua)應記(ji)入(ru)每月日(ri)程(cheng)表，必要(yao)時在上面記(ji)下預定(ding)內容和變(bian)更情況(kuang)。

2、準(zhun)備(bei)及(ji)安(an)排(pai)：有些(xie)(xie)工作需要特別的準(zhun)備(bei)和安(an)排(pai)，這些(xie)(xie)工作通(tong)常(chang)都有一定(ding)的時(shi)間限制，因此必須提前做好(hao)適當的準(zhun)備(bei)。

用品的整理

文員應將(jiang)主任(ren)工作(zuo)中所需要的文件資料(liao)、各項(xiang)用品及備(bei)用品事(shi)先準備(bei)齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用(yong)品(pin)(pin)，應在(zai)合適的(de)地方放置合適的(de)數量(liang)，為此，應設(she)計(ji)一(yi)張用(yong)品(pin)(pin)及(ji)備用(yong)品(pin)(pin)的(de)明細表(biao)，在(zai)上面記下(xia)品(pin)(pin)種(zhong)和一(yi)月或(huo)一(yi)周所(suo)需數量(liang)以及(ji)補(bu)充的(de)數量(liang)和補(bu)充日(ri)期。

2、主任外(wai)出時：主任外(wai)出時需使用的(de)鋼筆、鉛(qian)筆等，每天都應該注(zhu)意事先(xian)做(zuo)好(hao)(hao)準(zhun)備(bei)好(hao)(hao)一定數(shu)量(liang)，需要收入提包內的(de)物品也要做(zuo)同樣考(kao)慮。這些需要準(zhun)備(bei)的(de)物品應在詢(xun)問過(guo)主任后制(zhi)做(zuo)一張明細表(biao)事先(xian)貼好(hao)(hao)以防遺漏。

3、文(wen)件、資料(liao)的(de)準備(bei)：首先(xian)要弄清楚(chu)那(nei)些文(wen)件是重(zhong)要的(de)，如果不明白。要詳細詢問(wen)，以便將可能會用的(de)文(wen)件材料(liao)一并準備(bei)齊(qi)全，然后畫一張(zhang)文(wen)件明細表以方(fang)便使(shi)用。

文件整理業務

1、為使主(zhu)任(ren)處理完畢或正在使用(yong)的(de)文(wen)(wen)件(jian)不丟失、散亂，并且隨(sui)時可以提(ti)用(yong)，需(xu)要(yao)對文(wen)(wen)件(jian)進行整理。整理工作首(shou)先要(yao)根據(ju)主(zhu)任(ren)的(de)意見將文(wen)(wen)件(jian)分類(lei)，并放入固定(ding)的(de)裝具和內(nei)容器(qi)內(nei)，使用(yong)中還要(yao)經(jing)常整理，做到很(hen)容易(yi)查到文(wen)(wen)件(jian)。

2、整理工作的(de)關(guan)鍵是(shi)分類項目的(de)確定和保管(guan)及整理文件用品的(de)選擇與整理、借閱手續的(de)完善。

3、業務用(yong)的(de)文件(jian)分(fen)為正在(zai)處理(li)的(de)文件(jian)、正在(zai)運行的(de)現行文件(jian)和已處理(li)完畢的(de)文件(jian)，此外還有機(ji)密類的(de)文件(jian)。根(gen)據應(ying)用(yong)情況還可以分(fen)為每日必用(yong)、常(chang)用(yong)和不常(chang)用(yong)的(de)三種。

4、經(jing)過整理后(hou)(hou)，對文件(jian)進行裝(zhuang)訂，并給每一個文件(jian)集合體(ti)以(yi)(yi)一定(ding)的(de)戶頭名稱。應(ying)在聽取(qu)合租人意見后(hou)(hou)再制作(zuo)一張(zhang)文件(jian)分類的(de)明細表，將(jiang)表貼在保管(guan)場所(suo)或(huo)保管(guan)人的(de)桌子上以(yi)(yi)便于(yu)參(can)照。

整理清掃工作

1、清(qing)理桌面(mian)：臺歷每天調整日期，桌子要(yao)擦抹干凈，常用(yong)品(pin)要(yao)準備(bei)(bei)好，并(bing)按要(yao)求(qiu)備(bei)(bei)齊數量，將前一天取(qu)出(chu)的圖書、文件放回原處(chu)，有(you)破損和(he)污染的物(wu)品(pin)要(yao)清(qing)掃(sao)更(geng)換。

2、室(shi)內(nei)的(de)物品要放在固定的(de)地方。

代行業務

1、參加慶典、喪(sang)禮等儀式留心服(fu)裝和服(fu)飾品及(ji)行為以表達得體(ti)，同時還要十(shi)分講究寒暄、應酬的用語。

2、轉達主任意見或(huo)命令(ling)：表達主任意見要完(wan)整、準確，注意簡潔迅速(su)。有(you)時根據情況(kuang)還(huan)要將對(dui)方的(de)答復向(xiang)主任匯報。

會計實務

該項事務(wu)是指由經理直接使用的(de)(de)幾種賬(zhang)目(mu)的(de)(de)管理，包(bao)括(kuo)各項物品(pin)的(de)(de)購入及發(fa)放、次產的(de)(de)調配及運用、現(xian)金收入及支出等方面的(de)(de)賬(zhang)目(mu)記錄及管理。

1、關于次產狀態(tai)及收支(zhi)情況(kuang)(kuang)要制作(zuo)明細表，至少一(yi)個月(yue)要制作(zuo)一(yi)張月(yue)報(bao)(bao)表。在(zai)特殊情況(kuang)(kuang)下，要隨時根據經(jing)理(li)及副經(jing)理(li)發要求拿出(chu)報(bao)(bao)表。

2、處(chu)理資產狀(zhuang)況還應注(zhu)意以下(xia)幾(ji)點：

（1）支持(chi)及收入可以(yi)根(gen)據(ju)原始憑證(zheng)將(jiang)其發生額記下現(xian)金出(chu)納賬(zhang)中(zhong)。現(xian)金出(chu)納賬(zhang)中(zhong)與先進余額的數額應保(bao)持(chi)一(yi)致。票據(ju)上要有經(jing)手人和秘書的印章以(yi)明確責(ze)任。將(jiang)這些收據(ju)匯總后讓經(jing)理過目。

（2）日(ri)常(chang)的(de)現金支出應(ying)限定(ding)一定(ding)的(de)數量，若有(you)特(te)殊項目，應(ying)申請特(te)別(bie)支出的(de)資金或開出支票。

（3）開具支票需有收據或其他憑(ping)證，并(bing)在支票上記(ji)下(xia)用途，由(you)經(jing)理蓋(gai)章。

（4）資(zi)產(chan)分(fen)為土地、建筑物、有價證券(quan)備用品及各種(zhong)家具雜物的押金等(deng)。應設立各種(zhong)資(zi)產(chan)的臺賬及有價證券(quan)薄，詳細記錄各種(zhong)資(zi)產(chan)的內容、單(dan)價、數量及現有額(e)及出入(ru)額(e)等(deng)。

（5）銀行存(cun)款(kuan)(kuan)(kuan)及郵政儲蓄要設存(cun)款(kuan)(kuan)(kuan)底(di)帳，接受款(kuan)(kuan)(kuan)項者應按名稱分別(bie)立帳并明示賬額。

3、各(ge)種(zhong)物品的(de)購入和(he)發(fa)放應注意有無使用(yong)申請、手續是否齊全(quan)，并及時入帳，以免(mian)遺忘和(he)推遲記賬。

協助調查

公司(si)的調(diao)查(cha)(cha)通常(chang)分為任(ren)命調(diao)查(cha)(cha)和(he)一(yi)般(ban)性調(diao)查(cha)(cha)兩類。公司(si)在開展(zhan)各種調(diao)查(cha)(cha)調(diao)查(cha)(cha)時辦公室秘書需做好(hao)協(xie)助工作。

1、進行調查工作時，秘(mi)書應選擇合適的專家、顧問進行委托或將他們(men)列為(wei)調查委員，并與之保持(chi)聯系(xi)，需要時提出調查課題請他們(men)完(wan)成。

2、有(you)些專(zhuan)家事(shi)(shi)項的調查，秘書(shu)也可以親自聽(ting)取專(zhuan)家和當事(shi)(shi)人的意(yi)見(jian)(jian)，或在(zai)調查各(ge)方面情(qing)況后，將(jiang)意(yi)見(jian)(jian)和調查情(qing)況匯總(zong)后報告給(gei)經理。

文書工作

文(wen)書工作有(you)包括(kuo)寫(xie)作信涵(han)、起草(cao)文(wen)件，以及卷清(qing)和印(yin)刷文(wen)件三(san)個方(fang)面。

1、信涵的完成：對經(jing)理(li)會經(jing)常使用的信件種(zhong)類(lei)可(ke)事先匯集為(wei)“標準通信范圍例”，需(xu)要時選擇(ze)一種(zhong)，略加增(zeng)刪便可(ke)使用，較為(wei)方(fang)便。

2、文(wen)件的卷清(qing)及(ji)印刷：主要包(bao)括將草案(an)以(yi)(yi)筆記形式卷清(qing)、用打字機打印、直接(jie)打印以(yi)(yi)及(ji)輯錄圖書雜志上的有關內容等(deng)工作。

聯系業務

聯系(xi)工作就是要向經理或副(fu)(fu)經理轉達某項事情并(bing)向對方轉告經理或副(fu)(fu)經理的(de)(de)意圖，聽(ting)取對方的(de)(de)答復，并(bing)將答復再反饋給經理。

招待事務

招待(dai)是指在經理(li)外出、返(fan)回或(huo)有客人(ren)來訪時的禮(li)儀性款(kuan)待(dai)，多指派(pai)事務員或(huo)勤雜工來完成。款(kuan)待(dai)包括向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1、為經理服務

（1）經理外(wai)出時應準備(bei)好(hao)車輛。

（2）回(hui)到公司時，要接過脫(tuo)下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視空(kong)氣(qi)情(qing)況調好空(kong)調。

2、為客人服務(wu)：秘書還須對客人進行服務(wu)，比如出入公(gong)司時參照對經理的服務(wu)進行接待。若需要來訪者(zhe)等候時，應遞上報紙或畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容(rong)還是很多(duo)的(de)，但(dan)也被視為是一(yi)些基礎(chu)的(de)工作(zuo)(zuo)，比如收發郵件(jian)、接待、文(wen)(wen)書(shu)、印信(xin)以(yi)及檔案等方面(mian)都由(you)文(wen)(wen)員來(lai)做。雖然文(wen)(wen)員從(cong)事的(de)工作(zuo)(zuo)內容(rong)比較(jiao)多(duo)，但(dan)因沒有太多(duo)的(de)技術(shu)含量，所以(yi)在單位里來(lai)說(shuo)資相并不是很高。

一(yi)般來說，文員(yuan)(yuan)的(de)工(gong)(gong)資(zi)(zi)(zi)多少與所在的(de)地區(qu)整(zheng)體消費(fei)水平有關。比如一(yi)線大(da)城市里的(de)文員(yuan)(yuan)可(ke)以拿到四(si)千(qian)及以上的(de)工(gong)(gong)資(zi)(zi)(zi)，而小一(yi)些(xie)城市可(ke)能只有兩(liang)千(qian)多塊錢。工(gong)(gong)作(zuo)的(de)地區(qu)消費(fei)高自然工(gong)(gong)資(zi)(zi)(zi)也會高一(yi)些(xie)，消費(fei)低的(de)地區(qu)，文員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)資(zi)(zi)(zi)了不會太高。

以在(zai)(zai)深圳工作為例(li)吧，行(xing)政文(wen)(wen)(wen)員(yuan)能獲得四千多(duo)的工資(zi)；人事文(wen)(wen)(wen)員(yuan)在(zai)(zai)3800左右(you)的工資(zi)；會計文(wen)(wen)(wen)員(yuan)更高一些能拿到4千以上；還(huan)有生產文(wen)(wen)(wen)員(yuan)可能只(zhi)有3600元左右(you)。如今快遞的發展迅速(su)，所以還(huan)有跟(gen)單文(wen)(wen)(wen)員(yuan)，能獲得每年4千元的工資(zi)。

不(bu)論(lun)是在(zai)哪(na)個(ge)城市里工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，也不(bu)論(lun)是哪(na)一(yi)種文員的(de)(de)(de)類別，工(gong)(gong)(gong)(gong)資(zi)的(de)(de)(de)多少與(yu)個(ge)人能力有很大的(de)(de)(de)關系。雖(sui)然(ran)文員的(de)(de)(de)技(ji)術含量看(kan)起來(lai)并不(bu)高(gao)，但(dan)那些工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)時間久，工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)經(jing)驗(yan)豐富的(de)(de)(de)文員同樣可以獲得(de)較高(gao)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)資(zi)。關鍵的(de)(de)(de)一(yi)點是，一(yi)定要堅持自(zi)己的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)，善于總結(jie)自(zi)己的(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)經(jing)驗(yan)，想要獲得(de)高(gao)薪(xin)就要在(zai)工(gong)(gong)(gong)(gong)作(zuo)中努力。