什么是文員

其實所謂的(de)文(wen)員也(ye)就(jiu)是(shi)(shi)文(wen)職人(ren)(ren)員，即主管經理(li)之助理(li)之類的(de)。但是(shi)(shi)在不(bu)同的(de)公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)司(si)，文(wen)員一職所做(zuo)的(de)工作(zuo)(zuo)都(dou)有(you)所不(bu)同。通常情況下，文(wen)員是(shi)(shi)做(zuo)些文(wen)字(zi)處理(li)、文(wen)檔整理(li)、復(fu)印文(wen)件、接(jie)聽電話(hua)及處理(li)辦公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)室日(ri)常事務（接(jie)待客人(ren)(ren)、清潔衛生(sheng)、購買辦公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)用(yong)品等(deng)）之類的(de)工作(zuo)(zuo)。總(zong)之都(dou)比較繁(fan)瑣(suo)的(de)事。另外，有(you)些公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)司(si)的(de)文(wen)員還要協助會計做(zuo)一些記(ji)帳工作(zuo)(zuo)。一般要求會基本的(de)電腦操(cao)(cao)作(zuo)(zuo)（公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)司(si)不(bu)同會有(you)具體的(de)要求：就(jiu)是(shi)(shi)指對電腦的(de)操(cao)(cao)作(zuo)(zuo)內容和熟(shu)練程度有(you)所不(bu)同，當(dang)然少數公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)司(si)可能也(ye)不(bu)需要電腦的(de)），一些大的(de)公(gong)(gong)(gong)(gong)(gong)司(si)對語言(yan)也(ye)有(you)所要求的(de)（普(pu)通話(hua)，英語之類的(de)），另外就(jiu)是(shi)(shi)當(dang)事人(ren)(ren)本身所具備的(de)一些綜合素質（工作(zuo)(zuo)態度、思想(xiang)品德、工作(zuo)(zuo)能力等(deng)）。

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文員分類

工行文(wen)員(yuan)(yuan)分(fen)兩類(lei)：第(di)一(yi)類(lei)，文(wen)員(yuan)(yuan)即普(pu)通(tong)(tong)意義(yi)的文(wen)員(yuan)(yuan)；第(di)二類(lei)，“文(wen)員(yuan)(yuan)”即非普(pu)通(tong)(tong)意義(yi)的文(wen)員(yuan)(yuan)。

主要分：行(xing)政文(wen)員(yuan)、人事文(wen)員(yuan)、文(wen)案文(wen)員(yuan)、檔案文(wen)員(yuan)、銷售文(wen)員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員(yuan)主要(yao)負責人事考勤、人員(yuan)招聘(pin)、薪酬計算(suan)、社保辦理及后勤的管(guan)理。

文案文員主(zhu)要負現起草文件(jian)合同等文件(jian)。

檔案文(wen)員主要(yao)負責管理公(gong)司文(wen)件、合同等相(xiang)關的資料。

銷(xiao)售(shou)文(wen)(wen)員(yuan)主要負責協助(zhu)銷(xiao)售(shou)合同(tong)及其他營銷(xiao)文(wen)(wen)件資料的管(guan)理、歸類、整理、建檔和保管(guan)工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)待(dai)來訪(fang)：來訪(fang)者不(bu)同，事(shi)有大(da)小，文(wen)員要(yao)區(qu)別對(dui)待(dai)。對(dui)應該會見(jian)的(de)人(ren)，應直(zhi)接(jie)轉(zhuan)達(da)對(dui)方的(de)意圖(tu)，并(bing)引(yin)其進入(ru)會客室或告知各部(bu)門接(jie)洽人(ren)，不(bu)論(lun)對(dui)方要(yao)求見(jian)面(mian)還是預(yu)約。對(dui)不(bu)宜會見(jian)的(de)人(ren)，在請(qing)示相關(guan)人(ren)員后(hou)以(yi)“不(bu)在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對(dui)方或是將個人(ren)意見(jian)報經(jing)理后(hou)接(jie)受答復。

2、接聽電話：接聽電話時一定(ding)要(yao)先(xian)聲明(ming)“這里是××公司”，然后記下對方(fang)的姓名、工作單位(wei)等，根(gen)據(ju)對方(fang)情況，不妨礙時可明(ming)確(que)回答，但一般(ban)不說總經理(li)是否在。

3、轉達(da)(da)：需要轉達(da)(da)時(shi)要正確(que)聽取對方的(de)身(shen)份和要轉達(da)(da)的(de)內(nei)容，并準(zhun)確(que)、迅速地(di)轉達(da)(da)。

4、文件的收(shou)發及分送：收(shou)到的郵件或送來的文件首(shou)先(xian)要區(qu)別是直(zhi)接(jie)呈送辦公(gong)室主任(ren)的，還是需(xu)文員再進行處置(zhi)和整理的，或者是私用文書（這些區(qu)分的范圍需(xu)事先(xian)請示主任(ren)）。需(xu)主任(ren)辦理的要直(zhi)接(jie)送主任(ren)，主任(ren)不在時如果有(you)于之人直(zhi)接(jie)有(you)關的留言、電(dian)報、快遞，可用電(dian)話(hua)告(gao)知。

日常運轉工作

1、日程(cheng)的(de)設計(ji)及其安排(pai)：對所確(que)定的(de)應(ying)由主任處理的(de)事項如(ru)會(hui)見、出(chu)席會(hui)議的(de)日期和時(shi)間進行(xing)記(ji)錄整理，并隨時(shi)進行(xing)調(diao)查，協助主任制定出(chu)日程(cheng)表。日程(cheng)計(ji)劃應(ying)記(ji)入每月日程(cheng)表，必要時(shi)在上面(mian)記(ji)下預定內容和變更情況。

2、準備及安(an)排：有(you)些(xie)工作(zuo)需要特別的(de)準備和安(an)排，這些(xie)工作(zuo)通常(chang)都(dou)有(you)一定(ding)的(de)時間限制(zhi)，因此必(bi)須(xu)提(ti)前做(zuo)好適(shi)當的(de)準備。

用品的整理

文員應將主任(ren)工作中所需要的(de)文件資料、各項用(yong)品(pin)及(ji)備用(yong)品(pin)事先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用(yong)(yong)品，應(ying)在(zai)合適的(de)地方放置合適的(de)數量，為此，應(ying)設計(ji)一張用(yong)(yong)品及(ji)備用(yong)(yong)品的(de)明細(xi)表(biao)，在(zai)上(shang)面(mian)記下品種和一月或(huo)一周所需(xu)數量以及(ji)補充的(de)數量和補充日期。

2、主(zhu)任(ren)外(wai)出時(shi)：主(zhu)任(ren)外(wai)出時(shi)需(xu)使用的鋼筆、鉛筆等(deng)，每天都應該注意事(shi)先做(zuo)(zuo)好準備好一定數(shu)量(liang)，需(xu)要(yao)收入提包(bao)內(nei)的物(wu)品也要(yao)做(zuo)(zuo)同樣考慮。這些需(xu)要(yao)準備的物(wu)品應在詢(xun)問過主(zhu)任(ren)后制做(zuo)(zuo)一張明(ming)細表事(shi)先貼好以防遺漏。

3、文(wen)(wen)件(jian)、資料(liao)的(de)準備：首先要(yao)弄清楚那(nei)些(xie)文(wen)(wen)件(jian)是重(zhong)要(yao)的(de)，如果(guo)不明白。要(yao)詳(xiang)細詢問，以便(bian)(bian)將(jiang)可能會用的(de)文(wen)(wen)件(jian)材料(liao)一(yi)并準備齊全，然后(hou)畫一(yi)張文(wen)(wen)件(jian)明細表以方便(bian)(bian)使用。

文件整理業務

1、為使主任(ren)處理(li)完畢或正在使用的(de)(de)文件不丟失、散(san)亂(luan)，并且(qie)隨時(shi)可以提用，需要對(dui)文件進行整(zheng)理(li)。整(zheng)理(li)工作首先要根據主任(ren)的(de)(de)意見(jian)將文件分類，并放入固定的(de)(de)裝具和內(nei)(nei)容(rong)器內(nei)(nei)，使用中還要經常整(zheng)理(li)，做到(dao)很容(rong)易查到(dao)文件。

2、整理工作的關鍵是分類(lei)項(xiang)目的確定和(he)保(bao)管及整理文件用(yong)品的選擇與整理、借閱(yue)手續的完(wan)善。

3、業務用的(de)(de)文(wen)件分為正在(zai)處(chu)理的(de)(de)文(wen)件、正在(zai)運行的(de)(de)現(xian)行文(wen)件和(he)已處(chu)理完(wan)畢的(de)(de)文(wen)件，此外還有機密(mi)類(lei)的(de)(de)文(wen)件。根據(ju)應用情況還可以分為每日必用、常(chang)用和(he)不常(chang)用的(de)(de)三種。

4、經過整理(li)后(hou)，對文件進行裝(zhuang)訂，并給每一(yi)個文件集合體以一(yi)定的戶頭名(ming)稱(cheng)。應在(zai)聽取(qu)合租人(ren)意見后(hou)再制作一(yi)張文件分類的明細表(biao)，將表(biao)貼在(zai)保(bao)管(guan)場所或(huo)保(bao)管(guan)人(ren)的桌子上以便于參照(zhao)。

整理清掃工作

1、清理桌(zhuo)面：臺歷(li)每(mei)天調(diao)整日期(qi)，桌(zhuo)子(zi)要(yao)擦抹干(gan)凈，常(chang)用品(pin)要(yao)準備好，并按要(yao)求備齊(qi)數量，將前一天取(qu)出的圖書、文件放回原處，有破損和(he)污染的物(wu)品(pin)要(yao)清掃更換(huan)。

2、室內的物品要放在固定的地方。

代行業務

1、參加慶典、喪禮等儀式(shi)留心(xin)服裝和服飾品(pin)及行為(wei)以表(biao)達(da)得體，同時還要十(shi)分講究寒暄、應酬(chou)的用語。

2、轉達(da)主任(ren)(ren)意見或命令：表達(da)主任(ren)(ren)意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時(shi)根(gen)據情況還要將對方的答復(fu)向主任(ren)(ren)匯(hui)報。

會計實務

該(gai)項事務是(shi)指由經理(li)直接(jie)使用的幾(ji)種賬目的管理(li)，包括各項物(wu)品的購入(ru)及(ji)發(fa)放、次產(chan)的調(diao)配及(ji)運用、現(xian)金(jin)收入(ru)及(ji)支出(chu)等方面(mian)的賬目記錄及(ji)管理(li)。

1、關(guan)于次產狀(zhuang)態(tai)及(ji)收支情況要(yao)制(zhi)作(zuo)明細表，至少一個月(yue)要(yao)制(zhi)作(zuo)一張月(yue)報表。在特殊情況下，要(yao)隨時(shi)根據(ju)經(jing)理及(ji)副經(jing)理發(fa)要(yao)求拿出報表。

2、處理資(zi)產狀況還應(ying)注意以下幾(ji)點：

（1）支持及(ji)收入可以根據(ju)(ju)原始憑證將其發生額記(ji)下現(xian)(xian)金出納賬中。現(xian)(xian)金出納賬中與先(xian)進(jin)余額的數(shu)額應保持一致。票據(ju)(ju)上要(yao)有經手人和秘書的印章以明確責任。將這些(xie)收據(ju)(ju)匯總后讓經理過(guo)目。

（2）日(ri)常(chang)的現金支出應限定一定的數量，若有特殊項(xiang)目，應申請特別支出的資金或開出支票。

（3）開具支(zhi)票(piao)需(xu)有收(shou)據或其他憑(ping)證，并在支(zhi)票(piao)上(shang)記下用途，由經理(li)蓋章。

（4）資(zi)產分為(wei)土(tu)地、建筑物(wu)、有價證券備(bei)用品及各種(zhong)家(jia)具雜物(wu)的押金等(deng)。應設(she)立各種(zhong)資(zi)產的臺賬及有價證券薄，詳細記(ji)錄各種(zhong)資(zi)產的內容、單價、數量(liang)及現有額及出入額等(deng)。

（5）銀行存款及(ji)郵政儲(chu)蓄要設存款底(di)帳(zhang)(zhang)，接受款項(xiang)者應按名稱分(fen)別(bie)立帳(zhang)(zhang)并(bing)明(ming)示賬額。

3、各(ge)種物品的購入(ru)和發放應注意有無使用申(shen)請、手續是否(fou)齊全，并及時入(ru)帳，以免(mian)遺忘(wang)和推遲記(ji)賬。

協助調查

公司(si)的調查(cha)通常分為任命調查(cha)和一般性調查(cha)兩類。公司(si)在開(kai)展各種調查(cha)調查(cha)時辦公室秘書需做好協助工(gong)作。

1、進行調查(cha)工作時，秘書(shu)應(ying)選(xuan)擇合適的專家、顧問(wen)進行委托或將他(ta)們列為調查(cha)委員，并與之保(bao)持聯系，需要時提出調查(cha)課題請他(ta)們完成。

2、有些專家事項的(de)調查，秘書(shu)也可以親自聽取專家和(he)當事人(ren)的(de)意見(jian)，或(huo)在調查各方面(mian)情況(kuang)后，將(jiang)意見(jian)和(he)調查情況(kuang)匯總后報告給經理。

文書工作

文書工(gong)作(zuo)有包括寫(xie)作(zuo)信涵、起草文件(jian)，以及(ji)卷清和(he)印刷文件(jian)三個方面。

1、信(xin)涵的完成：對(dui)經(jing)(jing)理會經(jing)(jing)常使(shi)用(yong)的信(xin)件種(zhong)(zhong)類可(ke)事先(xian)匯集為(wei)“標準通信(xin)范圍(wei)例”，需要時選擇一種(zhong)(zhong)，略加增刪(shan)便(bian)可(ke)使(shi)用(yong)，較(jiao)為(wei)方(fang)便(bian)。

2、文件(jian)的卷清(qing)及印刷：主要包括將(jiang)草案以(yi)筆記(ji)形式卷清(qing)、用(yong)打(da)字(zi)機(ji)打(da)印、直接打(da)印以(yi)及輯(ji)錄圖(tu)書雜志(zhi)上(shang)的有(you)關內容等(deng)工作。

聯系業務

聯系(xi)工作就是要向(xiang)經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)轉(zhuan)達某(mou)項事情并(bing)向(xiang)對(dui)方(fang)轉(zhuan)告(gao)經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)的(de)意圖，聽取對(dui)方(fang)的(de)答(da)復，并(bing)將答(da)復再(zai)反饋給經(jing)理(li)。

招待事務

招待是指在經(jing)理外出、返(fan)回或有客人來(lai)(lai)訪(fang)時(shi)的禮儀性款(kuan)待，多(duo)指派事務(wu)員(yuan)或勤雜工來(lai)(lai)完成。款(kuan)待包括(kuo)向導、收存攜帶物(wu)品、奉送茶點、迎來(lai)(lai)送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出(chu)時應準備好車(che)輛(liang)。

（2）回(hui)到(dao)(dao)公司(si)時，要接過脫(tuo)下的外套、帽子(zi)(zi)等，然后放到(dao)(dao)一定(ding)的地方，并隨時用刷子(zi)(zi)清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視(shi)空(kong)氣情況調好空(kong)調。

2、為客人服(fu)務：秘書還(huan)須對客人進行服(fu)務，比如出入公司時(shi)參照對經(jing)理的服(fu)務進行接待。若需要來訪(fang)者等候時(shi)，應遞上報紙或畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還是(shi)(shi)(shi)很多(duo)(duo)的，但(dan)也被視為是(shi)(shi)(shi)一些(xie)基礎的工作(zuo)，比如收(shou)發(fa)郵件、接(jie)待、文書、印信以(yi)及檔案等(deng)方面都由(you)文員來做(zuo)。雖然文員從事的工作(zuo)內容比較多(duo)(duo)，但(dan)因沒(mei)有太多(duo)(duo)的技(ji)術含(han)量，所以(yi)在單位里來說資(zi)相并不是(shi)(shi)(shi)很高。

一(yi)(yi)般來說，文(wen)員的(de)工(gong)資(zi)多少(shao)與所在的(de)地區整體消費(fei)(fei)水平(ping)有關(guan)。比如(ru)一(yi)(yi)線大城市(shi)里的(de)文(wen)員可(ke)以拿到四(si)千(qian)及(ji)以上的(de)工(gong)資(zi)，而小一(yi)(yi)些城市(shi)可(ke)能只有兩千(qian)多塊錢。工(gong)作(zuo)的(de)地區消費(fei)(fei)高自然工(gong)資(zi)也(ye)會(hui)(hui)高一(yi)(yi)些，消費(fei)(fei)低的(de)地區，文(wen)員工(gong)資(zi)了不會(hui)(hui)太高。

以在深(shen)圳(zhen)工(gong)(gong)作(zuo)為例吧(ba)，行政文(wen)(wen)(wen)員能獲得四千多的(de)工(gong)(gong)資(zi)(zi)；人事文(wen)(wen)(wen)員在3800左右(you)的(de)工(gong)(gong)資(zi)(zi)；會計文(wen)(wen)(wen)員更(geng)高一些能拿到4千以上；還有(you)生產文(wen)(wen)(wen)員可能只(zhi)有(you)3600元左右(you)。如(ru)今快(kuai)遞的(de)發(fa)展迅速，所以還有(you)跟單文(wen)(wen)(wen)員，能獲得每年(nian)4千元的(de)工(gong)(gong)資(zi)(zi)。

不(bu)論(lun)是(shi)在(zai)哪個城市里工(gong)(gong)作，也不(bu)論(lun)是(shi)哪一(yi)種文(wen)(wen)員的(de)(de)類別，工(gong)(gong)資的(de)(de)多少與(yu)個人能力有很大的(de)(de)關(guan)系。雖然文(wen)(wen)員的(de)(de)技術含量看起(qi)來并(bing)不(bu)高，但那(nei)些(xie)工(gong)(gong)作時間久(jiu)，工(gong)(gong)作經驗(yan)豐富(fu)的(de)(de)文(wen)(wen)員同樣可以獲得較高的(de)(de)工(gong)(gong)資。關(guan)鍵的(de)(de)一(yi)點是(shi)，一(yi)定要堅(jian)持自(zi)己的(de)(de)工(gong)(gong)作，善于總結自(zi)己的(de)(de)工(gong)(gong)作經驗(yan)，想要獲得高薪就(jiu)要在(zai)工(gong)(gong)作中努力。