什么是文員

其實所謂(wei)的(de)(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)(yuan)也就(jiu)是(shi)文(wen)職人員(yuan)(yuan)，即主(zhu)管經理(li)之助理(li)之類的(de)(de)(de)(de)。但是(shi)在不(bu)同(tong)的(de)(de)(de)(de)公司，文(wen)員(yuan)(yuan)一(yi)職所做(zuo)的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)(zuo)都有(you)所不(bu)同(tong)。通常(chang)情況下，文(wen)員(yuan)(yuan)是(shi)做(zuo)些(xie)文(wen)字處理(li)、文(wen)檔(dang)整理(li)、復印文(wen)件、接聽電(dian)(dian)話(hua)及(ji)處理(li)辦(ban)公室日(ri)常(chang)事務（接待客人、清潔(jie)衛生、購買(mai)辦(ban)公用品(pin)等(deng)）之類的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)(zuo)。總之都比(bi)較(jiao)繁瑣的(de)(de)(de)(de)事。另外，有(you)些(xie)公司的(de)(de)(de)(de)文(wen)員(yuan)(yuan)還(huan)要(yao)協助會(hui)(hui)計做(zuo)一(yi)些(xie)記帳工作(zuo)(zuo)(zuo)。一(yi)般要(yao)求會(hui)(hui)基本的(de)(de)(de)(de)電(dian)(dian)腦操作(zuo)(zuo)(zuo)（公司不(bu)同(tong)會(hui)(hui)有(you)具體的(de)(de)(de)(de)要(yao)求：就(jiu)是(shi)指(zhi)對電(dian)(dian)腦的(de)(de)(de)(de)操作(zuo)(zuo)(zuo)內容和熟練(lian)程度有(you)所不(bu)同(tong)，當然少數公司可能(neng)也不(bu)需要(yao)電(dian)(dian)腦的(de)(de)(de)(de)），一(yi)些(xie)大的(de)(de)(de)(de)公司對語(yu)言也有(you)所要(yao)求的(de)(de)(de)(de)（普通話(hua)，英語(yu)之類的(de)(de)(de)(de)），另外就(jiu)是(shi)當事人本身所具備(bei)的(de)(de)(de)(de)一(yi)些(xie)綜合素(su)質(zhi)（工作(zuo)(zuo)(zuo)態度、思想品(pin)德、工作(zuo)(zuo)(zuo)能(neng)力等(deng)）。

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文員分類

工(gong)行文(wen)(wen)員(yuan)(yuan)分(fen)兩類(lei)(lei)：第一類(lei)(lei)，文(wen)(wen)員(yuan)(yuan)即(ji)普通意(yi)義(yi)的文(wen)(wen)員(yuan)(yuan)；第二類(lei)(lei)，“文(wen)(wen)員(yuan)(yuan)”即(ji)非普通意(yi)義(yi)的文(wen)(wen)員(yuan)(yuan)。

主要分：行政(zheng)文員(yuan)、人事文員(yuan)、文案(an)文員(yuan)、檔案(an)文員(yuan)、銷售文員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人(ren)(ren)事文(wen)員主要負責(ze)人(ren)(ren)事考勤(qin)、人(ren)(ren)員招(zhao)聘、薪酬計(ji)算、社保辦理及后勤(qin)的(de)管理。

文案文員主(zhu)要負(fu)現起草文件合同(tong)等文件。

檔案(an)文(wen)員主要負(fu)責管理(li)公(gong)司文(wen)件、合(he)同等相關的資料。

銷售(shou)文員主(zhu)要負責協助(zhu)銷售(shou)合(he)同(tong)及其他營(ying)銷文件資(zi)料的管理(li)、歸類、整理(li)、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接待來(lai)訪：來(lai)訪者(zhe)不同，事有(you)大小，文員要區別對(dui)待。對(dui)應該會見(jian)的人，應直接轉達對(dui)方的意(yi)圖，并(bing)引其進入會客室或(huo)告知各(ge)部門接洽人，不論(lun)對(dui)方要求見(jian)面還是(shi)預約。對(dui)不宜會見(jian)的人，在(zai)請示相關人員后(hou)以“不在(zai)”、“正在(zai)開會”或(huo)“工作很忙”等(deng)為由，拒絕對(dui)方或(huo)是(shi)將個人意(yi)見(jian)報經理后(hou)接受(shou)答(da)復。

2、接(jie)聽(ting)(ting)電(dian)話：接(jie)聽(ting)(ting)電(dian)話時一(yi)定要(yao)先(xian)聲明“這里是××公司”，然后記(ji)下對方的姓名、工作單位等，根(gen)據對方情況(kuang)，不妨礙(ai)時可明確回答，但一(yi)般不說總經理是否在。

3、轉達：需要轉達時要正確(que)聽取對方的(de)(de)身份和要轉達的(de)(de)內容(rong)，并(bing)準確(que)、迅(xun)速(su)地轉達。

4、文件的(de)(de)(de)收發及分送(song)(song)：收到的(de)(de)(de)郵件或送(song)(song)來的(de)(de)(de)文件首(shou)先要區別(bie)是(shi)直接(jie)(jie)呈送(song)(song)辦公室主(zhu)任(ren)的(de)(de)(de)，還是(shi)需文員再進行處置(zhi)和整理(li)的(de)(de)(de)，或者是(shi)私用文書（這些區分的(de)(de)(de)范圍(wei)需事先請示主(zhu)任(ren)）。需主(zhu)任(ren)辦理(li)的(de)(de)(de)要直接(jie)(jie)送(song)(song)主(zhu)任(ren)，主(zhu)任(ren)不在(zai)時(shi)如果有于之人直接(jie)(jie)有關的(de)(de)(de)留(liu)言、電報(bao)、快遞(di)，可用電話告(gao)知。

日常運轉工作

1、日(ri)(ri)程(cheng)的設計及其安(an)排：對所確定的應由主任(ren)(ren)處理(li)的事項(xiang)如會見(jian)、出席會議(yi)的日(ri)(ri)期和時間進行記錄整理(li)，并隨時進行調(diao)查，協助(zhu)主任(ren)(ren)制定出日(ri)(ri)程(cheng)表。日(ri)(ri)程(cheng)計劃應記入(ru)每月日(ri)(ri)程(cheng)表，必(bi)要時在(zai)上面記下預定內容和變(bian)更(geng)情(qing)況。

2、準(zhun)備(bei)(bei)及(ji)安(an)排(pai)：有(you)些(xie)工作(zuo)需(xu)要特別的(de)準(zhun)備(bei)(bei)和(he)安(an)排(pai)，這些(xie)工作(zuo)通常(chang)都(dou)有(you)一(yi)定的(de)時間限制，因此必須提前(qian)做(zuo)好適當的(de)準(zhun)備(bei)(bei)。

用品的整理

文員(yuan)應將主任工作中所(suo)需要的文件(jian)資料(liao)、各項用品及備用品事先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及備用品，應在(zai)合(he)適的(de)地方(fang)放置合(he)適的(de)數(shu)量(liang)(liang)，為此，應設計(ji)一張用品及備用品的(de)明(ming)細表，在(zai)上面記下品種和(he)一月或一周所需數(shu)量(liang)(liang)以及補(bu)充(chong)的(de)數(shu)量(liang)(liang)和(he)補(bu)充(chong)日期。

2、主任(ren)外(wai)出時：主任(ren)外(wai)出時需(xu)使用的(de)鋼筆(bi)、鉛筆(bi)等，每(mei)天都(dou)應(ying)該注意事先做好(hao)準備好(hao)一定(ding)數量，需(xu)要收入提包內的(de)物(wu)品也要做同樣考慮。這些需(xu)要準備的(de)物(wu)品應(ying)在詢問過主任(ren)后制做一張明細表事先貼好(hao)以防遺漏。

3、文件(jian)、資料的準備(bei)：首先要弄清楚那些文件(jian)是重(zhong)要的，如(ru)果不明白。要詳細(xi)詢問，以便(bian)將可能會用的文件(jian)材料一并準備(bei)齊全，然后畫一張(zhang)文件(jian)明細(xi)表以方便(bian)使用。

文件整理業務

1、為使主任處理完(wan)畢或正在使用(yong)的(de)(de)文(wen)件(jian)不丟失、散亂，并且隨時可以提用(yong)，需(xu)要對(dui)文(wen)件(jian)進(jin)行(xing)整(zheng)理。整(zheng)理工作首(shou)先要根據主任的(de)(de)意(yi)見(jian)將文(wen)件(jian)分類，并放入(ru)固(gu)定的(de)(de)裝具和內容器內，使用(yong)中(zhong)還要經常整(zheng)理，做到(dao)很(hen)容易查(cha)到(dao)文(wen)件(jian)。

2、整(zheng)理工作的(de)(de)關鍵是分類項(xiang)目(mu)的(de)(de)確定(ding)和保管及(ji)整(zheng)理文件用品的(de)(de)選(xuan)擇與整(zheng)理、借閱手續的(de)(de)完(wan)善。

3、業務用(yong)(yong)的(de)文(wen)件(jian)(jian)分為正在處理(li)的(de)文(wen)件(jian)(jian)、正在運行的(de)現行文(wen)件(jian)(jian)和(he)已處理(li)完(wan)畢的(de)文(wen)件(jian)(jian)，此外還有(you)機密(mi)類的(de)文(wen)件(jian)(jian)。根據應用(yong)(yong)情(qing)況(kuang)還可以分為每日必(bi)用(yong)(yong)、常用(yong)(yong)和(he)不常用(yong)(yong)的(de)三種。

4、經過整理后，對文(wen)件進(jin)行(xing)裝(zhuang)訂(ding)，并給每一(yi)個(ge)文(wen)件集合(he)體(ti)以一(yi)定的戶(hu)頭名稱。應在聽(ting)取合(he)租(zu)人意(yi)見后再制作一(yi)張(zhang)文(wen)件分類的明細表(biao)(biao)，將表(biao)(biao)貼(tie)在保(bao)管場所或(huo)保(bao)管人的桌(zhuo)子上以便(bian)于(yu)參照。

整理清掃工作

1、清(qing)理桌面(mian)：臺(tai)歷每天調整日期，桌子要擦抹干凈，常(chang)用品要準(zhun)備好，并按要求備齊數量，將前一天取出的圖書、文件(jian)放(fang)回原處，有破損(sun)和污染的物品要清(qing)掃更換。

2、室內的物品(pin)要放在固定(ding)的地方。

代行業務

1、參加慶典、喪(sang)禮等(deng)儀式留心服裝和服飾品(pin)及行(xing)為以表(biao)達(da)得體，同時(shi)還(huan)要十分講究寒(han)暄(xuan)、應(ying)酬的用(yong)語。

2、轉達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔(jie)迅速(su)。有時根據情(qing)況還要將(jiang)對方的答復向(xiang)主任匯報。

會計實務

該項(xiang)事(shi)務(wu)是指由經理(li)直接使用的(de)幾種賬目(mu)的(de)管(guan)理(li)，包括(kuo)各(ge)項(xiang)物(wu)品的(de)購入及(ji)發放、次產(chan)的(de)調配及(ji)運用、現金收入及(ji)支出等方面的(de)賬目(mu)記錄及(ji)管(guan)理(li)。

1、關于次產狀態及收(shou)支情(qing)況(kuang)要(yao)制作(zuo)明細表，至少一(yi)個月要(yao)制作(zuo)一(yi)張月報表。在特殊情(qing)況(kuang)下，要(yao)隨時根據經(jing)理及副經(jing)理發要(yao)求拿出報表。

2、處理資產狀況(kuang)還應(ying)注意以下幾(ji)點：

（1）支(zhi)持(chi)及(ji)收入可以根據(ju)原始憑證將(jiang)(jiang)其(qi)發生額(e)記下現(xian)金出納賬中(zhong)。現(xian)金出納賬中(zhong)與(yu)先進(jin)余額(e)的數額(e)應保持(chi)一致。票據(ju)上(shang)要(yao)有經手人和秘書的印章以明確(que)責任。將(jiang)(jiang)這些收據(ju)匯總(zong)后讓經理過目(mu)。

（2）日常的(de)(de)現金(jin)支出應限定一定的(de)(de)數量，若有(you)特殊(shu)項(xiang)目，應申(shen)請(qing)特別(bie)支出的(de)(de)資金(jin)或開出支票(piao)。

（3）開具支票需有收據(ju)或其他憑證(zheng)，并在支票上記下用途，由經理蓋章。

（4）資產(chan)分為土地、建筑物(wu)、有價證券備(bei)用(yong)品及(ji)各種家(jia)具雜物(wu)的(de)(de)押金等。應設立各種資產(chan)的(de)(de)臺賬及(ji)有價證券薄，詳細記(ji)錄各種資產(chan)的(de)(de)內容、單價、數量及(ji)現有額及(ji)出入額等。

（5）銀行存(cun)款及郵政儲蓄(xu)要設存(cun)款底帳，接受(shou)款項(xiang)者應按名稱分別立(li)帳并(bing)明示賬額(e)。

3、各(ge)種物品的購(gou)入(ru)和發放應注意有無使(shi)用申請(qing)、手續是否(fou)齊全(quan)，并及時入(ru)帳，以免遺忘(wang)和推遲記(ji)賬。

協助調查

公司(si)的調(diao)查(cha)(cha)通常分為任命調(diao)查(cha)(cha)和一般性調(diao)查(cha)(cha)兩類。公司(si)在開展各種(zhong)調(diao)查(cha)(cha)調(diao)查(cha)(cha)時辦公室秘書(shu)需做好協(xie)助工作。

1、進行調(diao)查工作時，秘書應選(xuan)擇(ze)合(he)適(shi)的專家、顧問進行委托或將他們列為(wei)調(diao)查委員，并與之保持聯系，需要時提出調(diao)查課(ke)題(ti)請他們完成。

2、有(you)些專家(jia)事項的調(diao)查，秘書也可以親自聽取專家(jia)和(he)當事人的意見(jian)(jian)，或在調(diao)查各方面情況后(hou)，將意見(jian)(jian)和(he)調(diao)查情況匯總后(hou)報告給經理。

文書工作

文(wen)書工作有包括寫作信涵(han)、起(qi)草(cao)文(wen)件，以(yi)及卷清和印刷文(wen)件三個(ge)方面。

1、信涵的完成：對經(jing)理會經(jing)常使用的信件(jian)種類可事先匯(hui)集為“標準通信范圍例”，需(xu)要時選擇(ze)一種，略加(jia)增刪便可使用，較為方便。

2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記(ji)形式卷清、用打字機打印、直接(jie)打印以及輯錄圖書(shu)雜志(zhi)上的有關內容等工(gong)作。

聯系業務

聯系工作就(jiu)是(shi)要向經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)轉達某項事情(qing)并(bing)向對方(fang)(fang)轉告(gao)經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)的意圖(tu)，聽取(qu)對方(fang)(fang)的答(da)復(fu)，并(bing)將(jiang)答(da)復(fu)再(zai)反饋(kui)給經(jing)理(li)。

招待事務

招待(dai)是指在(zai)經理(li)外(wai)出、返回(hui)或(huo)有客人來訪時的(de)禮儀(yi)性款(kuan)待(dai)，多指派事(shi)務(wu)員或(huo)勤雜工(gong)來完成。款(kuan)待(dai)包括向(xiang)導(dao)、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出時應準備好車輛。

（2）回到公司(si)時(shi)，要接(jie)過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時(shi)用(yong)刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要(yao)視空氣情況調好空調。

2、為客人服務：秘書還(huan)須(xu)對客人進行服務，比如出(chu)入公(gong)司時(shi)參(can)照對經理的服務進行接待(dai)。若需(xu)要來訪者等候時(shi)，應(ying)遞上報紙或畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還是很多的，但也被視為是一些(xie)基礎的工作，比(bi)如收發郵件、接待、文書、印(yin)信(xin)以及檔(dang)案等(deng)方面都由文員來做(zuo)。雖(sui)然文員從(cong)事的工作內容比(bi)較多，但因沒有太多的技術(shu)含量(liang)，所(suo)以在單位里來說(shuo)資相并不是很高。

一(yi)(yi)般來說，文(wen)員的(de)(de)(de)工(gong)資(zi)多(duo)(duo)少(shao)與所(suo)在的(de)(de)(de)地區整體消費水平(ping)有關。比如一(yi)(yi)線大(da)城市(shi)里的(de)(de)(de)文(wen)員可(ke)以(yi)拿到(dao)四千(qian)及(ji)以(yi)上的(de)(de)(de)工(gong)資(zi)，而小一(yi)(yi)些(xie)城市(shi)可(ke)能只有兩千(qian)多(duo)(duo)塊錢。工(gong)作的(de)(de)(de)地區消費高(gao)自然(ran)工(gong)資(zi)也會(hui)高(gao)一(yi)(yi)些(xie)，消費低的(de)(de)(de)地區，文(wen)員工(gong)資(zi)了不會(hui)太高(gao)。

以在深圳工作為例吧，行政文(wen)員(yuan)(yuan)能獲得四千多的工資(zi)；人事文(wen)員(yuan)(yuan)在3800左右的工資(zi)；會計文(wen)員(yuan)(yuan)更高一些能拿到4千以上；還(huan)有生產文(wen)員(yuan)(yuan)可能只有3600元左右。如今快遞的發展迅速，所(suo)以還(huan)有跟單文(wen)員(yuan)(yuan)，能獲得每年4千元的工資(zi)。

不論是(shi)在哪(na)個(ge)城市里(li)工(gong)(gong)(gong)作，也不論是(shi)哪(na)一種文員的類別，工(gong)(gong)(gong)資的多少與個(ge)人能力(li)有(you)很大(da)的關(guan)系。雖然文員的技術含量看起來并(bing)不高(gao)(gao)，但那些工(gong)(gong)(gong)作時間(jian)久，工(gong)(gong)(gong)作經驗(yan)豐富的文員同(tong)樣可以(yi)獲得較高(gao)(gao)的工(gong)(gong)(gong)資。關(guan)鍵的一點是(shi)，一定(ding)要堅持自(zi)己(ji)(ji)的工(gong)(gong)(gong)作，善于總(zong)結(jie)自(zi)己(ji)(ji)的工(gong)(gong)(gong)作經驗(yan)，想要獲得高(gao)(gao)薪就要在工(gong)(gong)(gong)作中努力(li)。