什么是文員

其實所謂的(de)(de)(de)(de)文(wen)員也就是(shi)文(wen)職(zhi)(zhi)人(ren)員，即主管經理(li)之助理(li)之類(lei)的(de)(de)(de)(de)。但是(shi)在不(bu)(bu)同(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)公司(si)，文(wen)員一(yi)職(zhi)(zhi)所做(zuo)的(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)都有所不(bu)(bu)同(tong)(tong)(tong)。通(tong)常(chang)情況下，文(wen)員是(shi)做(zuo)些(xie)(xie)文(wen)字(zi)處理(li)、文(wen)檔整理(li)、復印文(wen)件、接聽電話及處理(li)辦公室日常(chang)事務(wu)（接待客人(ren)、清潔衛生、購(gou)買辦公用品等）之類(lei)的(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)。總之都比較繁瑣的(de)(de)(de)(de)事。另外，有些(xie)(xie)公司(si)的(de)(de)(de)(de)文(wen)員還(huan)要(yao)協助會計做(zuo)一(yi)些(xie)(xie)記帳(zhang)工(gong)作(zuo)(zuo)。一(yi)般要(yao)求(qiu)會基本的(de)(de)(de)(de)電腦(nao)操(cao)作(zuo)(zuo)（公司(si)不(bu)(bu)同(tong)(tong)(tong)會有具體的(de)(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)：就是(shi)指(zhi)對(dui)電腦(nao)的(de)(de)(de)(de)操(cao)作(zuo)(zuo)內容(rong)和熟(shu)練程度有所不(bu)(bu)同(tong)(tong)(tong)，當然少數(shu)公司(si)可能(neng)也不(bu)(bu)需要(yao)電腦(nao)的(de)(de)(de)(de)），一(yi)些(xie)(xie)大的(de)(de)(de)(de)公司(si)對(dui)語言也有所要(yao)求(qiu)的(de)(de)(de)(de)（普通(tong)話，英(ying)語之類(lei)的(de)(de)(de)(de)），另外就是(shi)當事人(ren)本身(shen)所具備的(de)(de)(de)(de)一(yi)些(xie)(xie)綜合素質（工(gong)作(zuo)(zuo)態(tai)度、思想(xiang)品德、工(gong)作(zuo)(zuo)能(neng)力等）。

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文員分類

工行文員(yuan)(yuan)分兩類：第一類，文員(yuan)(yuan)即普通意義的(de)文員(yuan)(yuan)；第二類，“文員(yuan)(yuan)”即非普通意義的(de)文員(yuan)(yuan)。

主要分：行政(zheng)文(wen)員(yuan)、人事文(wen)員(yuan)、文(wen)案(an)文(wen)員(yuan)、檔案(an)文(wen)員(yuan)、銷售(shou)文(wen)員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文(wen)員(yuan)主要負(fu)責人事考勤(qin)、人員(yuan)招聘(pin)、薪(xin)酬計算、社保辦理及(ji)后勤(qin)的管理。

文(wen)案文(wen)員主要負現(xian)起草文(wen)件合(he)同(tong)等文(wen)件。

檔(dang)案文員(yuan)主要負責(ze)管理公司文件(jian)、合同等相關的資(zi)料。

銷(xiao)售(shou)(shou)文員主(zhu)要負責協助銷(xiao)售(shou)(shou)合同(tong)及其他(ta)營銷(xiao)文件資料的管理(li)、歸類、整理(li)、建檔和保管工(gong)作(zuo)。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接待來(lai)訪(fang)：來(lai)訪(fang)者(zhe)不(bu)同，事有大小，文員要區別(bie)對待。對應該會(hui)見(jian)(jian)的人(ren)，應直接轉(zhuan)達對方(fang)(fang)的意(yi)圖，并引其進入會(hui)客(ke)室或告知各部門接洽(qia)人(ren)，不(bu)論(lun)對方(fang)(fang)要求見(jian)(jian)面還是預約。對不(bu)宜會(hui)見(jian)(jian)的人(ren)，在(zai)(zai)請(qing)示(shi)相關人(ren)員后以(yi)“不(bu)在(zai)(zai)”、“正在(zai)(zai)開會(hui)”或“工(gong)作很忙”等(deng)為由(you)，拒(ju)絕對方(fang)(fang)或是將個(ge)人(ren)意(yi)見(jian)(jian)報(bao)經理后接受(shou)答(da)復。

2、接(jie)聽電話：接(jie)聽電話時(shi)一定要先聲明(ming)“這里(li)是××公(gong)司(si)”，然后記下對方(fang)的(de)姓名、工作單位等，根(gen)據對方(fang)情況，不(bu)妨礙時(shi)可明(ming)確回答，但一般不(bu)說(shuo)總(zong)經理是否在。

3、轉達(da)：需要(yao)轉達(da)時要(yao)正(zheng)確(que)聽(ting)取(qu)對方的(de)身份和要(yao)轉達(da)的(de)內容(rong)，并準確(que)、迅速地轉達(da)。

4、文(wen)件的(de)收發及分送：收到的(de)郵(you)件或送來的(de)文(wen)件首先要區(qu)(qu)別(bie)是(shi)直接呈送辦(ban)公室(shi)主(zhu)任的(de)，還是(shi)需文(wen)員再進行處置和整理的(de)，或者是(shi)私用(yong)文(wen)書(shu)（這些區(qu)(qu)分的(de)范圍需事先請示主(zhu)任）。需主(zhu)任辦(ban)理的(de)要直接送主(zhu)任，主(zhu)任不在(zai)時如果(guo)有于之人直接有關的(de)留(liu)言、電報、快遞，可(ke)用(yong)電話(hua)告知(zhi)。

日常運轉工作

1、日程(cheng)的(de)設計及其安(an)排：對所確(que)定(ding)的(de)應由主(zhu)任處理(li)的(de)事項如會見、出(chu)席會議的(de)日期和時間(jian)進(jin)行記(ji)錄整理(li)，并隨時進(jin)行調查，協助主(zhu)任制定(ding)出(chu)日程(cheng)表(biao)。日程(cheng)計劃應記(ji)入每月日程(cheng)表(biao)，必要(yao)時在(zai)上面記(ji)下預定(ding)內容和變更(geng)情況。

2、準備及安排(pai)：有些(xie)工(gong)作需要特別的準備和安排(pai)，這些(xie)工(gong)作通常都有一定的時間(jian)限制(zhi)，因此必須提前做好適(shi)當的準備。

用品的整理

文員應(ying)將主(zhu)任(ren)工作中所需要的文件(jian)資料、各項用(yong)品(pin)及備用(yong)品(pin)事(shi)先準備齊全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備用品(pin)(pin)，應(ying)在合適的(de)(de)地方放(fang)置(zhi)合適的(de)(de)數(shu)量(liang)，為(wei)此，應(ying)設計(ji)一(yi)張用品(pin)(pin)及(ji)備用品(pin)(pin)的(de)(de)明細表，在上面記下品(pin)(pin)種和(he)一(yi)月或一(yi)周所需(xu)數(shu)量(liang)以及(ji)補充(chong)的(de)(de)數(shu)量(liang)和(he)補充(chong)日期。

2、主任(ren)外(wai)出時：主任(ren)外(wai)出時需使用的鋼筆(bi)、鉛筆(bi)等(deng)，每天都應該注意事(shi)先做(zuo)好(hao)準備好(hao)一定數量，需要(yao)(yao)收入提(ti)包內的物品(pin)也要(yao)(yao)做(zuo)同樣考慮(lv)。這些需要(yao)(yao)準備的物品(pin)應在詢問過(guo)主任(ren)后制做(zuo)一張明(ming)細表事(shi)先貼好(hao)以(yi)防(fang)遺漏。

3、文件(jian)、資料的(de)準備：首先要弄(nong)清(qing)楚那些(xie)文件(jian)是重要的(de)，如果不明(ming)白(bai)。要詳細詢問，以便將可能會用(yong)的(de)文件(jian)材料一并(bing)準備齊全，然(ran)后畫一張文件(jian)明(ming)細表以方便使用(yong)。

文件整理業務

1、為使(shi)主(zhu)任(ren)處理(li)完畢或(huo)正在使(shi)用的(de)文(wen)件(jian)(jian)不丟失(shi)、散亂，并(bing)且隨(sui)時可以提用，需要(yao)對文(wen)件(jian)(jian)進行整理(li)。整理(li)工作首先要(yao)根(gen)據主(zhu)任(ren)的(de)意見將文(wen)件(jian)(jian)分類，并(bing)放入固定的(de)裝具和(he)內容(rong)器內，使(shi)用中還(huan)要(yao)經常整理(li)，做到很容(rong)易查到文(wen)件(jian)(jian)。

2、整理工作的(de)(de)(de)關鍵是分類項目(mu)的(de)(de)(de)確定和保(bao)管及整理文件用品的(de)(de)(de)選擇(ze)與整理、借閱手續的(de)(de)(de)完善(shan)。

3、業務(wu)用(yong)的(de)文(wen)件(jian)分為(wei)正在(zai)處(chu)理的(de)文(wen)件(jian)、正在(zai)運行(xing)的(de)現(xian)行(xing)文(wen)件(jian)和(he)(he)已處(chu)理完畢的(de)文(wen)件(jian)，此(ci)外還有機密類的(de)文(wen)件(jian)。根據應(ying)用(yong)情況還可(ke)以分為(wei)每(mei)日必用(yong)、常用(yong)和(he)(he)不常用(yong)的(de)三種。

4、經過整理(li)后(hou)，對文件(jian)進行(xing)裝訂，并(bing)給每一個文件(jian)集合體以一定的(de)戶頭(tou)名稱。應在聽(ting)取合租人意見后(hou)再制(zhi)作一張文件(jian)分類的(de)明細(xi)表(biao)，將表(biao)貼在保(bao)管場所或保(bao)管人的(de)桌子上以便(bian)于參照。

整理清掃工作

1、清理桌(zhuo)面：臺歷每天調整日期，桌(zhuo)子(zi)要(yao)(yao)擦抹干凈，常用(yong)品(pin)(pin)要(yao)(yao)準備(bei)好，并按(an)要(yao)(yao)求備(bei)齊數量(liang)，將前一天取出的圖(tu)書、文件放回(hui)原(yuan)處，有破損和污(wu)染的物(wu)品(pin)(pin)要(yao)(yao)清掃更換。

2、室內的(de)(de)物(wu)品要放(fang)在固(gu)定的(de)(de)地方(fang)。

代行業務

1、參(can)加慶(qing)典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品(pin)及行(xing)為以表達得體，同時還要十分(fen)講究寒暄、應酬(chou)的用(yong)語。

2、轉達主(zhu)任意見或命(ming)令：表達主(zhu)任意見要完整(zheng)、準確，注意簡潔迅速(su)。有時根據情(qing)況還要將對(dui)方的(de)答復向主(zhu)任匯報。

會計實務

該項事(shi)務是指由經(jing)理直接(jie)使用(yong)的(de)幾種賬目的(de)管理，包括各項物(wu)品的(de)購入及(ji)(ji)發放、次產的(de)調配及(ji)(ji)運(yun)用(yong)、現(xian)金收(shou)入及(ji)(ji)支出(chu)等方(fang)面的(de)賬目記錄及(ji)(ji)管理。

1、關(guan)于次(ci)產狀(zhuang)態及(ji)收支(zhi)情況(kuang)要(yao)(yao)制(zhi)作(zuo)明(ming)細表，至(zhi)少一個月要(yao)(yao)制(zhi)作(zuo)一張月報表。在特殊情況(kuang)下(xia)，要(yao)(yao)隨時根據(ju)經(jing)理及(ji)副經(jing)理發要(yao)(yao)求拿(na)出報表。

2、處(chu)理(li)資產狀況(kuang)還應注意以下幾點：

（1）支持及(ji)收入可以根據原(yuan)始憑證將其發生額(e)記下現(xian)金(jin)(jin)出納(na)賬中。現(xian)金(jin)(jin)出納(na)賬中與先進余額(e)的數額(e)應保持一致。票據上要(yao)有經手人和秘書的印章以明確責任。將這(zhe)些(xie)收據匯總后讓經理過(guo)目。

（2）日常的現金(jin)支(zhi)出(chu)應(ying)限定一定的數(shu)量，若有特(te)殊項目，應(ying)申請(qing)特(te)別支(zhi)出(chu)的資金(jin)或開出(chu)支(zhi)票。

（3）開(kai)具支(zhi)票需有收據或(huo)其他憑(ping)證(zheng)，并在支(zhi)票上記下用途，由經理蓋章。

（4）資產(chan)(chan)分為土地、建(jian)筑物(wu)、有(you)價(jia)證券(quan)備用品(pin)及(ji)各種(zhong)家(jia)具雜物(wu)的(de)押(ya)金等。應設立各種(zhong)資產(chan)(chan)的(de)臺賬及(ji)有(you)價(jia)證券(quan)薄，詳細記(ji)錄各種(zhong)資產(chan)(chan)的(de)內容(rong)、單價(jia)、數量及(ji)現有(you)額及(ji)出入額等。

（5）銀行存款及郵政儲(chu)蓄(xu)要(yao)設存款底帳，接受款項者應按名稱分別立(li)帳并明示賬(zhang)額。

3、各(ge)種物品的購入和發放應(ying)注意有無使用申(shen)請、手續是(shi)否齊全，并及時(shi)入帳，以免遺忘和推遲記賬。

協助調查

公司(si)的(de)調(diao)(diao)查(cha)(cha)通常分(fen)為任命(ming)調(diao)(diao)查(cha)(cha)和一般(ban)性調(diao)(diao)查(cha)(cha)兩類(lei)。公司(si)在開展(zhan)各種調(diao)(diao)查(cha)(cha)調(diao)(diao)查(cha)(cha)時辦公室秘書需做(zuo)好(hao)協助(zhu)工作。

1、進行調查工作時(shi)，秘書(shu)應選擇合適的專家(jia)、顧(gu)問進行委托(tuo)或將他(ta)們(men)列為調查委員，并與之保(bao)持聯系，需要(yao)時(shi)提(ti)出調查課題請(qing)他(ta)們(men)完成。

2、有些專家(jia)事(shi)項的調(diao)查(cha)，秘書也可以親自聽取專家(jia)和當事(shi)人(ren)的意見(jian)，或在調(diao)查(cha)各方面(mian)情況后(hou)(hou)，將(jiang)意見(jian)和調(diao)查(cha)情況匯總后(hou)(hou)報(bao)告給經理。

文書工作

文書工作有包括寫作信涵(han)、起草文件，以及卷清和印(yin)刷文件三個方面。

1、信(xin)(xin)涵的完成：對經理會經常使用(yong)的信(xin)(xin)件種類可事先匯集為“標準通信(xin)(xin)范圍例”，需要時選擇(ze)一(yi)種，略加增刪便可使用(yong)，較為方便。

2、文件的卷(juan)清及印刷：主要包括將草案(an)以(yi)筆記形式卷(juan)清、用打(da)字(zi)機(ji)打(da)印、直接(jie)打(da)印以(yi)及輯錄圖書雜志(zhi)上(shang)的有(you)關內容等工作。

聯系業務

聯系工作(zuo)就是要(yao)向(xiang)經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)轉(zhuan)達(da)某(mou)項事情(qing)并向(xiang)對方轉(zhuan)告經(jing)理(li)或副經(jing)理(li)的(de)意(yi)圖(tu)，聽取對方的(de)答復，并將(jiang)答復再(zai)反饋給經(jing)理(li)。

招待事務

招(zhao)待是指在經理外出、返回或(huo)有客(ke)人來(lai)(lai)訪(fang)時的(de)禮儀性款待，多(duo)指派事務員或(huo)勤雜工來(lai)(lai)完成。款待包括向導、收存攜帶物品、奉(feng)送(song)茶點、迎來(lai)(lai)送(song)往等。

1、為經理服務

（1）經理外(wai)出時應準備好車輛(liang)。

（2）回(hui)到公司時，要接過脫下的外(wai)套、帽子等(deng)，然(ran)后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣(yi)物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空氣情(qing)況調(diao)好空調(diao)。

2、為客人服務：秘書還須(xu)對客人進行服務，比(bi)如出入公司時(shi)參照(zhao)對經理的服務進行接待。若需要(yao)來訪(fang)者等候時(shi)，應(ying)遞上報(bao)(bao)紙或(huo)畫報(bao)(bao)等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nei)容還是(shi)很(hen)多的，但也被視為是(shi)一些基礎的工作，比如收發郵件、接待、文書、印信以及檔案等方(fang)面都由文員來(lai)做。雖然(ran)文員從事(shi)的工作內(nei)容比較多，但因(yin)沒(mei)有太多的技術含量，所以在單位里(li)來(lai)說資相并不是(shi)很(hen)高。

一般(ban)來(lai)說，文(wen)員的(de)(de)工資多少與所(suo)在的(de)(de)地(di)區整體消費(fei)水(shui)平有關。比如(ru)一線大城市里的(de)(de)文(wen)員可(ke)以拿到(dao)四千及(ji)以上的(de)(de)工資，而小一些城市可(ke)能只有兩千多塊錢。工作的(de)(de)地(di)區消費(fei)高自然工資也會(hui)高一些，消費(fei)低(di)的(de)(de)地(di)區，文(wen)員工資了不會(hui)太高。

以在(zai)深圳工作為例吧，行政(zheng)文員(yuan)能(neng)(neng)獲得四千(qian)(qian)多(duo)的(de)工資；人事文員(yuan)在(zai)3800左(zuo)右(you)的(de)工資；會計文員(yuan)更高一(yi)些能(neng)(neng)拿到4千(qian)(qian)以上；還(huan)有(you)生產文員(yuan)可能(neng)(neng)只有(you)3600元(yuan)左(zuo)右(you)。如今快遞(di)的(de)發展迅速，所以還(huan)有(you)跟(gen)單文員(yuan)，能(neng)(neng)獲得每年4千(qian)(qian)元(yuan)的(de)工資。

不(bu)(bu)論(lun)是在哪個(ge)(ge)城市(shi)里工(gong)作(zuo)(zuo)，也不(bu)(bu)論(lun)是哪一(yi)(yi)種文(wen)員(yuan)的(de)(de)類別，工(gong)資的(de)(de)多少與個(ge)(ge)人能力有很大(da)的(de)(de)關系。雖然文(wen)員(yuan)的(de)(de)技術含量看(kan)起來(lai)并不(bu)(bu)高，但那(nei)些工(gong)作(zuo)(zuo)時(shi)間久(jiu)，工(gong)作(zuo)(zuo)經(jing)驗(yan)豐富的(de)(de)文(wen)員(yuan)同樣可以獲得(de)較高的(de)(de)工(gong)資。關鍵的(de)(de)一(yi)(yi)點是，一(yi)(yi)定要堅持自(zi)己的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)，善于總(zong)結自(zi)己的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)經(jing)驗(yan)，想要獲得(de)高薪(xin)就要在工(gong)作(zuo)(zuo)中努(nu)力。