什么是文員

其(qi)實所(suo)(suo)謂(wei)的(de)(de)文(wen)員(yuan)也(ye)就(jiu)是(shi)(shi)(shi)文(wen)職(zhi)(zhi)人員(yuan)，即主管經(jing)理之助理之類的(de)(de)。但(dan)是(shi)(shi)(shi)在不(bu)(bu)同的(de)(de)公司，文(wen)員(yuan)一(yi)職(zhi)(zhi)所(suo)(suo)做(zuo)的(de)(de)工(gong)作(zuo)都(dou)有(you)所(suo)(suo)不(bu)(bu)同。通常(chang)情況下，文(wen)員(yuan)是(shi)(shi)(shi)做(zuo)些文(wen)字處(chu)(chu)理、文(wen)檔整理、復(fu)印文(wen)件、接聽電話(hua)及處(chu)(chu)理辦公室日常(chang)事(shi)(shi)務（接待客人、清潔衛生、購(gou)買辦公用品(pin)等）之類的(de)(de)工(gong)作(zuo)。總之都(dou)比較繁瑣(suo)的(de)(de)事(shi)(shi)。另外(wai)，有(you)些公司的(de)(de)文(wen)員(yuan)還要協助會計做(zuo)一(yi)些記帳工(gong)作(zuo)。一(yi)般要求會基本的(de)(de)電腦(nao)操(cao)作(zuo)（公司不(bu)(bu)同會有(you)具體的(de)(de)要求：就(jiu)是(shi)(shi)(shi)指對電腦(nao)的(de)(de)操(cao)作(zuo)內容和熟練程(cheng)度有(you)所(suo)(suo)不(bu)(bu)同，當然少數公司可能也(ye)不(bu)(bu)需(xu)要電腦(nao)的(de)(de)），一(yi)些大(da)的(de)(de)公司對語(yu)言也(ye)有(you)所(suo)(suo)要求的(de)(de)（普通話(hua)，英語(yu)之類的(de)(de)），另外(wai)就(jiu)是(shi)(shi)(shi)當事(shi)(shi)人本身所(suo)(suo)具備的(de)(de)一(yi)些綜合(he)素質（工(gong)作(zuo)態度、思想品(pin)德、工(gong)作(zuo)能力等）。

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文員分類

工行(xing)文(wen)員(yuan)分兩類：第一類，文(wen)員(yuan)即普通意義的(de)文(wen)員(yuan)；第二類，“文(wen)員(yuan)”即非普通意義的(de)文(wen)員(yuan)。

主要(yao)分：行政文(wen)員(yuan)、人事文(wen)員(yuan)、文(wen)案文(wen)員(yuan)、檔案文(wen)員(yuan)、銷售文(wen)員(yuan)

行政文員主要負責辦公室日常事務。

人事文員(yuan)主要(yao)負責人事考勤(qin)(qin)、人員(yuan)招聘、薪(xin)酬計(ji)算、社保辦理(li)及(ji)后勤(qin)(qin)的管(guan)理(li)。

文案文員主要負(fu)現起草文件(jian)合(he)同等文件(jian)。

檔案文(wen)員(yuan)主要負(fu)責(ze)管理(li)公司文(wen)件、合(he)同等相關(guan)的資料。

銷售文員主要負責協(xie)助銷售合同(tong)及(ji)其他營(ying)銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保(bao)管工作。

辦公室文員的工作內容

傳達事務

1、接(jie)待來訪(fang)：來訪(fang)者不(bu)(bu)(bu)同，事有大小(xiao)，文員(yuan)要區別(bie)對(dui)待。對(dui)應該會見(jian)的人(ren)(ren)，應直接(jie)轉達對(dui)方的意圖(tu)，并引其進入會客室或告知各部(bu)門接(jie)洽人(ren)(ren)，不(bu)(bu)(bu)論(lun)對(dui)方要求見(jian)面(mian)還是(shi)(shi)預約。對(dui)不(bu)(bu)(bu)宜會見(jian)的人(ren)(ren)，在請示相(xiang)關人(ren)(ren)員(yuan)后(hou)以“不(bu)(bu)(bu)在”、“正(zheng)在開(kai)會”或“工(gong)作很忙(mang)”等(deng)為由，拒絕對(dui)方或是(shi)(shi)將個人(ren)(ren)意見(jian)報經(jing)理后(hou)接(jie)受答復。

2、接(jie)聽(ting)電話：接(jie)聽(ting)電話時一定(ding)要先聲(sheng)明(ming)“這(zhe)里是(shi)××公司”，然后記下對(dui)方的(de)姓名、工作(zuo)單位等，根據對(dui)方情況，不妨礙時可(ke)明(ming)確(que)回答(da)，但(dan)一般不說(shuo)總經理是(shi)否在。

3、轉達：需要(yao)轉達時要(yao)正確聽取對方的身份和要(yao)轉達的內容，并準確、迅速地轉達。

4、文件的(de)(de)收(shou)(shou)發及分(fen)送(song)：收(shou)(shou)到的(de)(de)郵件或送(song)來的(de)(de)文件首先(xian)(xian)要區別是直接(jie)呈送(song)辦公室主(zhu)任(ren)的(de)(de)，還是需(xu)文員再進行處置(zhi)和整理的(de)(de)，或者是私用文書（這些區分(fen)的(de)(de)范圍需(xu)事(shi)先(xian)(xian)請示主(zhu)任(ren)）。需(xu)主(zhu)任(ren)辦理的(de)(de)要直接(jie)送(song)主(zhu)任(ren)，主(zhu)任(ren)不在時如果有于(yu)之人直接(jie)有關的(de)(de)留言、電(dian)報、快遞，可用電(dian)話告知。

日常運轉工作

1、日(ri)程的(de)設計(ji)及(ji)其安排：對(dui)所確定的(de)應(ying)(ying)由主任處理(li)的(de)事(shi)項如會(hui)見(jian)、出席會(hui)議的(de)日(ri)期和時間進行(xing)記(ji)錄(lu)整理(li)，并隨時進行(xing)調查，協助主任制定出日(ri)程表。日(ri)程計(ji)劃應(ying)(ying)記(ji)入每月日(ri)程表，必要時在(zai)上(shang)面記(ji)下預定內容和變更(geng)情(qing)況(kuang)。

2、準備及安排(pai)：有些工(gong)作(zuo)需要特別(bie)的(de)(de)準備和安排(pai)，這些工(gong)作(zuo)通常都(dou)有一定的(de)(de)時間限制，因此必須(xu)提前做好適當的(de)(de)準備。

用品的整理

文員(yuan)應將主任工作中(zhong)所需要的(de)文件(jian)資(zi)料、各項用品(pin)及備(bei)(bei)用品(pin)事先準備(bei)(bei)齊(qi)全。

1、在辦公室內：平常經常使用的辦公物品及(ji)備(bei)用(yong)品(pin)，應在合適的(de)地方(fang)放置合適的(de)數量，為此，應設計一(yi)(yi)張用(yong)品(pin)及(ji)備(bei)用(yong)品(pin)的(de)明(ming)細(xi)表，在上面(mian)記下品(pin)種和(he)一(yi)(yi)月或(huo)一(yi)(yi)周所需數量以及(ji)補充(chong)(chong)的(de)數量和(he)補充(chong)(chong)日(ri)期。

2、主任外出(chu)時(shi)：主任外出(chu)時(shi)需使用的鋼筆(bi)(bi)、鉛筆(bi)(bi)等，每(mei)天(tian)都應(ying)該注意事(shi)先做好(hao)準備好(hao)一定數量，需要收入提包內的物品(pin)也要做同樣考慮。這些需要準備的物品(pin)應(ying)在詢(xun)問(wen)過主任后制做一張明(ming)細表事(shi)先貼好(hao)以防(fang)遺漏(lou)。

3、文(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)、資(zi)料(liao)的(de)(de)準(zhun)備：首先要(yao)弄清楚(chu)那些文(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)是重要(yao)的(de)(de)，如果不明白。要(yao)詳細詢問，以便將可(ke)能(neng)會用的(de)(de)文(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)材料(liao)一(yi)并準(zhun)備齊全，然后畫一(yi)張文(wen)(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)明細表(biao)以方便使用。

文件整理業務

1、為使主任處理(li)(li)完畢或(huo)正(zheng)在(zai)使用的文(wen)(wen)件不丟失、散亂，并(bing)且(qie)隨時(shi)可以提用，需(xu)要對文(wen)(wen)件進行整理(li)(li)。整理(li)(li)工(gong)作首先要根據(ju)主任的意見(jian)將文(wen)(wen)件分類，并(bing)放入固定的裝具和內容(rong)器內，使用中還要經常整理(li)(li)，做到(dao)很(hen)容(rong)易查(cha)到(dao)文(wen)(wen)件。

2、整理(li)工作的(de)關鍵是分類項目(mu)的(de)確定和(he)保管及整理(li)文件(jian)用品的(de)選擇與整理(li)、借閱手續的(de)完(wan)善。

3、業(ye)務用(yong)(yong)的文(wen)(wen)件分為(wei)正(zheng)在(zai)處理(li)的文(wen)(wen)件、正(zheng)在(zai)運行的現(xian)行文(wen)(wen)件和已處理(li)完畢的文(wen)(wen)件，此外還有機密(mi)類的文(wen)(wen)件。根據應用(yong)(yong)情(qing)況還可以分為(wei)每日必用(yong)(yong)、常用(yong)(yong)和不常用(yong)(yong)的三種(zhong)。

4、經過整理后，對文(wen)件(jian)進(jin)行(xing)裝訂，并給每一(yi)個文(wen)件(jian)集合體以(yi)一(yi)定(ding)的戶頭名稱。應在(zai)聽(ting)取合租人(ren)意見后再制作一(yi)張(zhang)文(wen)件(jian)分類的明細表，將(jiang)表貼(tie)在(zai)保(bao)(bao)管場所或保(bao)(bao)管人(ren)的桌子上以(yi)便于(yu)參照。

整理清掃工作

1、清(qing)理(li)桌面：臺(tai)歷每天(tian)調整(zheng)日期，桌子要擦抹干凈(jing)，常用(yong)品要準備好，并按要求備齊數量(liang)，將(jiang)前(qian)一天(tian)取(qu)出的圖書(shu)、文件放回原處，有(you)破損和污染的物品要清(qing)掃更(geng)換(huan)。

2、室(shi)內的物(wu)品要放在固定的地方(fang)。

代行業務

1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品(pin)及行為以表(biao)達得體，同時還要十分講究寒暄、應(ying)酬的用(yong)語。

2、轉達主(zhu)任意(yi)見或命令：表達主(zhu)任意(yi)見要完(wan)整、準確，注意(yi)簡潔迅(xun)速(su)。有時根(gen)據(ju)情(qing)況還要將對方的答復向主(zhu)任匯報。

會計實務

該項事務是指(zhi)由(you)經理直(zhi)接使(shi)用(yong)的(de)幾種賬(zhang)(zhang)目(mu)的(de)管理，包括(kuo)各項物(wu)品的(de)購(gou)入(ru)及發放、次產的(de)調配及運(yun)用(yong)、現(xian)金收入(ru)及支出(chu)等(deng)方面的(de)賬(zhang)(zhang)目(mu)記錄及管理。

1、關于次(ci)產狀(zhuang)態及收支情(qing)況(kuang)要(yao)(yao)制作(zuo)(zuo)明(ming)細表(biao)，至少一個月(yue)(yue)要(yao)(yao)制作(zuo)(zuo)一張(zhang)月(yue)(yue)報(bao)表(biao)。在特殊情(qing)況(kuang)下，要(yao)(yao)隨時根據經理及副經理發(fa)要(yao)(yao)求拿出(chu)報(bao)表(biao)。

2、處理資(zi)產(chan)狀況還應注意以下幾點(dian)：

（1）支持及收入(ru)可以根據原始(shi)憑證將(jiang)其發生額(e)記下現(xian)金出納(na)賬中(zhong)。現(xian)金出納(na)賬中(zhong)與先進余額(e)的數(shu)額(e)應保持一致(zhi)。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任。將(jiang)這些收據匯總后讓經理過目。

（2）日常的(de)現金支出(chu)應限定一(yi)定的(de)數量，若有(you)特殊項(xiang)目，應申請(qing)特別支出(chu)的(de)資(zi)金或開出(chu)支票。

（3）開具支票需有(you)收據或其他憑證(zheng)，并(bing)在支票上記下用途，由經理蓋章。

（4）資產(chan)分為土地、建筑物、有(you)價證(zheng)券(quan)備用品及(ji)各(ge)種(zhong)家具(ju)雜物的押(ya)金等。應(ying)設立(li)各(ge)種(zhong)資產(chan)的臺賬(zhang)及(ji)有(you)價證(zheng)券(quan)薄，詳細(xi)記錄各(ge)種(zhong)資產(chan)的內容(rong)、單價、數量及(ji)現有(you)額及(ji)出入額等。

（5）銀行存(cun)款(kuan)及(ji)郵政儲蓄要設存(cun)款(kuan)底帳，接受款(kuan)項者(zhe)應按名稱分別立(li)帳并明示(shi)賬(zhang)額。

3、各種(zhong)物品的購(gou)入和發放應注意有(you)無使用申(shen)請、手續(xu)是(shi)否齊全(quan)，并及時入帳(zhang)，以免遺忘和推遲記賬。

協助調查

公(gong)司的調(diao)(diao)(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)通常分(fen)為任命(ming)調(diao)(diao)(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)和(he)一般性調(diao)(diao)(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)兩類。公(gong)司在(zai)開(kai)展各種調(diao)(diao)(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)調(diao)(diao)(diao)(diao)查(cha)(cha)(cha)時辦公(gong)室秘書(shu)需(xu)做(zuo)好協助工作。

1、進(jin)行調(diao)查工作時(shi)，秘書應(ying)選擇合適的專家(jia)、顧問進(jin)行委(wei)托或(huo)將他們列為(wei)調(diao)查委(wei)員，并與之(zhi)保持聯系，需要時(shi)提出調(diao)查課(ke)題請他們完成。

2、有些專(zhuan)家(jia)事項的(de)調查(cha)，秘(mi)書也可(ke)以親(qin)自聽(ting)取專(zhuan)家(jia)和(he)當(dang)事人(ren)的(de)意見(jian)，或在(zai)調查(cha)各方面情(qing)況后(hou)，將(jiang)意見(jian)和(he)調查(cha)情(qing)況匯總后(hou)報告(gao)給經理(li)。

文書工作

文書(shu)工作(zuo)有包括(kuo)寫作(zuo)信涵、起草文件(jian)，以及(ji)卷清(qing)和印刷文件(jian)三個方面。

1、信涵的完(wan)成：對經理會經常使(shi)用的信件種類(lei)可(ke)事先匯集為“標準通(tong)信范圍(wei)例(li)”，需要時選(xuan)擇一種，略加增刪便可(ke)使(shi)用，較為方便。

2、文件的卷(juan)清(qing)及(ji)印刷(shua)：主要(yao)包括將草案以(yi)筆記形式卷(juan)清(qing)、用打字機打印、直接打印以(yi)及(ji)輯錄圖書雜(za)志上的有關內容等工作。

聯系業務

聯系工(gong)作就是要向(xiang)(xiang)經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)轉(zhuan)達(da)某項事情并向(xiang)(xiang)對(dui)方轉(zhuan)告經(jing)理(li)(li)或副經(jing)理(li)(li)的意圖(tu)，聽(ting)取對(dui)方的答復，并將答復再反饋給經(jing)理(li)(li)。

招待事務

招(zhao)待(dai)是指在經理外出、返回或(huo)有(you)客人來(lai)訪(fang)時(shi)的(de)禮儀性款待(dai)，多指派事務員或(huo)勤(qin)雜(za)工(gong)來(lai)完成。款待(dai)包括向導、收存攜(xie)帶物品(pin)、奉送茶點(dian)、迎來(lai)送往等。

1、為經理服務

（1）經理外出(chu)時應(ying)準備好(hao)車(che)輛。

（2）回(hui)到(dao)公司時(shi)，要(yao)接過脫(tuo)下的外套、帽子(zi)等，然后放到(dao)一定的地方，并隨時(shi)用刷子(zi)清(qing)潔衣物(wu)。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空(kong)氣情況調(diao)好空(kong)調(diao)。

2、為客人服(fu)務(wu)：秘書還須(xu)對客人進(jin)(jin)行(xing)服(fu)務(wu)，比如(ru)出入公司時(shi)參照對經理的服(fu)務(wu)進(jin)(jin)行(xing)接待。若需要來(lai)訪者等候(hou)時(shi)，應遞上報(bao)(bao)紙或(huo)畫報(bao)(bao)等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內容還是(shi)(shi)很(hen)多的，但也被視為是(shi)(shi)一些基礎(chu)的工(gong)作(zuo)，比如收發(fa)郵件、接待(dai)、文書、印信以及檔(dang)案等方面都由文員來(lai)做。雖(sui)然文員從事(shi)的工(gong)作(zuo)內容比較多，但因沒有太多的技(ji)術含量，所以在單位里(li)來(lai)說(shuo)資相并不(bu)是(shi)(shi)很(hen)高。

一(yi)般來說，文(wen)員的(de)(de)工資(zi)多少與所(suo)在的(de)(de)地區(qu)整體(ti)消費(fei)水(shui)平有關。比如(ru)一(yi)線大城(cheng)市里的(de)(de)文(wen)員可以拿到四(si)千(qian)及以上(shang)的(de)(de)工資(zi)，而小一(yi)些城(cheng)市可能(neng)只有兩(liang)千(qian)多塊錢。工作的(de)(de)地區(qu)消費(fei)高(gao)自然工資(zi)也會高(gao)一(yi)些，消費(fei)低的(de)(de)地區(qu)，文(wen)員工資(zi)了不會太高(gao)。

以在深圳工(gong)作為例吧(ba)，行(xing)政文(wen)員能(neng)獲(huo)得四千(qian)(qian)多的(de)(de)工(gong)資(zi)；人事文(wen)員在3800左右(you)的(de)(de)工(gong)資(zi)；會計文(wen)員更高(gao)一些能(neng)拿到(dao)4千(qian)(qian)以上；還有(you)生產文(wen)員可(ke)能(neng)只有(you)3600元(yuan)左右(you)。如(ru)今快(kuai)遞的(de)(de)發(fa)展迅速，所以還有(you)跟單(dan)文(wen)員，能(neng)獲(huo)得每(mei)年4千(qian)(qian)元(yuan)的(de)(de)工(gong)資(zi)。

不(bu)論(lun)(lun)是(shi)在哪(na)個(ge)城市里工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，也不(bu)論(lun)(lun)是(shi)哪(na)一(yi)(yi)種文(wen)員的(de)(de)(de)(de)(de)類(lei)別，工(gong)(gong)(gong)資(zi)的(de)(de)(de)(de)(de)多少與個(ge)人能力(li)有很大的(de)(de)(de)(de)(de)關系。雖(sui)然文(wen)員的(de)(de)(de)(de)(de)技術(shu)含(han)量看起來(lai)并不(bu)高(gao)，但那些工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)時(shi)間久，工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)經驗豐富的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)員同樣可以獲得(de)較高(gao)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)資(zi)。關鍵的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)(yi)點是(shi)，一(yi)(yi)定要(yao)堅持自己的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)，善于總結自己的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)經驗，想(xiang)要(yao)獲得(de)高(gao)薪(xin)就要(yao)在工(gong)(gong)(gong)作(zuo)(zuo)中努(nu)力(li)。