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導語

很多公司(si)積極參(can)(can)加(jia)各(ge)種展(zhan)(zhan)會除了(le)(le)是為(wei)(wei)(wei)了(le)(le)樹(shu)立、維護公司(si)形象(xiang)，維護和(he)拓展(zhan)(zhan)客戶(hu)以外，也(ye)是為(wei)(wei)(wei)了(le)(le)達到(dao)了(le)(le)解(jie)同行信(xin)息(xi)，考察當(dang)地市場等目的(de)。為(wei)(wei)(wei)了(le)(le)讓展(zhan)(zhan)會達到(dao)一個較好的(de)效果(guo)，參(can)(can)展(zhan)(zhan)商必須在展(zhan)(zhan)會的(de)前、中、后(hou)都(dou)要(yao)經過精心(xin)的(de)準備和(he)策(ce)劃安排。從報名申請、展(zhan)(zhan)位布置(zhi)、宣傳推(tui)廣(guang)、現場工(gong)作(zuo)到(dao)展(zhan)(zhan)后(hou)客戶(hu)跟進和(he)總結(jie)，都(dou)要(yao)做到(dao)有組織、有策(ce)劃。下面為(wei)(wei)(wei)大家(jia)總結(jie)企(qi)業(ye)參(can)(can)加(jia)展(zhan)(zhan)會的(de)基本流程，希望能(neng)夠幫助(zhu)大家(jia)。

前期準備

展會前期準備工作

展示品的準備，既要有自己的主打產品也要有這個展場的少有甚至是沒有的產品。

參展場地的選擇以及布置，地點決定人流量，布置上布置得簡單但不失內容最好。

做好客戶邀請工作，不僅僅要邀請老客戶，更要邀請盡可能多的新客戶、潛在客戶來展位參觀。

提前準備好會用到的資料，盡量更深一步地了解客戶信息，比如下榻的酒店，行程安排，是否有時間詳談等等。

邀請函的設計可以獨特一點，適當在正文中插入精選的產品圖片。

熟悉公司展品，記熟記幾種常用的產品價格規格等，最好準備一些樣品。

前期準備注意事項

企業參展負責人(ren)應保持與展會經理(li)的(de)(de)聯系，充(chong)分做好(hao)以(yi)下幾(ji)個方面的(de)(de)工作：展位(wei)的(de)(de)選(xuan)擇與確認；展位(wei)的(de)(de)設計與搭建(jian)；展品運輸；各種宣傳(chuan)資料、贈品或禮品等的(de)(de)準備；工作人(ren)員(yuan)和展位(wei)人(ren)員(yuan)的(de)(de)培訓。

報名審批

如何報名

要提(ti)前向組委會(hui)報(bao)(bao)名(ming)，提(ti)交公司的基本(ben)信(xin)息(xi)和展會(hui)需求備案。由(you)于全國性的展會(hui)參展企業較(jiao)多，至少要提(ti)前半年以上報(bao)(bao)名(ming)預訂，否則很(hen)有可能面臨租不到展位的尷(gan)尬(ga)。

參展的品種應具備生產和經營有效期內的《衛生許可證》、《營業執照》、《商標注冊證》、《商標授權證》以及產品合法審批文件等。參展產品質量經過國家認可檢測機構檢測符合相關標準。

參展單位在選定展位后請認真填寫《參展申請及合約表》，加蓋公章后傳真或郵寄至大會組委會秘書處，申請表一經簽字蓋章后同具合同效力，傳真或復印件有效。

展位分配原則：先申請、先付款、先確認。為確保會場整體效果，主辦方保留最終調整展位的權利。

展會策劃

展會策劃方案

制定目標

比如獲得一定數量的銷售負責人，簽訂一定金額的銷售合同，聯絡和接觸一些特定的貿易企業，或增加直接郵寄對象等等。

制定預算

展臺設計搭建及拆卸，特別是廣告禮品、運輸費用、視聽設備、電費、電話服務、附屬材料、廣告、門票、酒店住宿等。

展覽廣告

為展覽展示設計一個主題，如果公司嘗試接觸一個特定群體，必須去設計一個主題表示公司的意圖。

發送邀請

合格的邀請能夠篩選出誰是真正感興趣的潛在客戶，可以引用展位和一些新的服務和新產品的消息，也可用于配合展會提供的展商專用請柬。

員工培訓

讓員工接受培訓，學習介紹產品和服務、熟悉展覽禮儀，知道如何處理或者達成交易，定制一個熟練銷售的領導者，讓貿易保持活力。

展臺設計

展位選擇的考慮因素

位置

展廳也有人流動線規律，最好的展位當然是展廳入口的第一個（或第一排）展位，其次是沿著主通道兩側的展位，再有就是端頭展位。

通透性

要考慮展位有幾面是墻體、幾面是通透的。應盡可能選擇位置好、通透面比較多的展位。三面墻體只有一面通透的展位雖然布置起來比較簡單，但不方便進行造型設計，吸引力相對較小。

要借勢

據maigoo網編了解，選擇一個緊挨著某一個知名品牌的展位，可能這個大名鼎鼎的“鄰居”會給你帶來很大的人氣。

展臺搭建常用材料

人造板材

人造板材的木質輕、強度高、彈性好，易于加工成型和涂裝。在展覽搭建中，常用人造板包括膠合板、細木工板(木芯板)、木貼面板、纖維板等。

金屬材料

展覽中常用的金屬材料有鋼板、角鋼、方管、圓管、不銹鋼型材、鋁塑板等。若展臺設計有二層結構，為安全考慮，采用角鋼承重，即使是木結構支撐，也是內包角鋼。

人造仿石材

人造仿石材具有天然石材的質感，重量輕、強度高、耐腐蝕、耐污染、施工方便，且花色、品種、形狀等多樣，但色澤、紋理不及天然石材自然、柔和，展覽中常使用人造仿石材料。

建筑玻璃

展覽中使用玻璃做隔墻、地面以及裝飾。噴砂玻璃、磨花玻璃及噴花玻璃具有透光不透視等功能，可做隔墻。冰花玻璃與刻花玻璃可做裝飾。

石膏裝飾板

石膏具有質輕、絕熱、吸聲、不燃、可釘可鋸等性能，質地細膩、表面平整、顏色潔白，還具有調濕、隔聲等性能。展覽中可使用紙面石膏板、裝飾石膏板、石膏花飾來裝飾。

塑料材料

塑料輕質高強度，絕熱絕緣性好，耐腐蝕性及裝飾性好，易加工。展覽中常用的塑料材料有PVC、陽光板、燈箱片等。

展臺設計布置

色彩

要根據整體色彩風格來搭配，黑色、咖啡色等深色尊貴大氣；白色、米色等淺色溫潤飽滿。

造型

造型設計上要有特性，還有能滿足企業的文化特征和產品定位等元素，可以巧用科學成果和流行元素等來增加展位的動感與趣味性。

燈光

基礎照明和局部照明需要合理運用，展品陳列區域的照度必須比觀眾所在區域的照度高，能突出展品的最大特點。

展會裝修布置效果圖

展會裝修布置效果圖四
展會裝修布置效果圖五
展會裝修布置效果圖一
展會裝修布置效果圖二
展會裝修布置效果圖三

前期宣傳

展會前期宣傳方式

直接打電話給重要目標客戶。

郵寄邀請函給已知地址的重要目標客戶。

通過電子郵件聯系已知E-mail的一般目標客戶。

利用電臺、公眾號、新媒體平臺廣告吸引潛在目標觀眾。

對重要目標客戶有計劃地發送參觀門票。

在室外公共場合，以戶外廣告進行廣泛宣傳。

通過展會現場的布置、開幕式安排、開幕廣告等吸引展會所在地附近的潛在觀眾。

會前盡可能與展會相關的行業媒體網站、報刊雜志、電臺等合作做廣告或建立友情鏈接等。

展品運輸

會展展品運輸流程

一些大型展覽會，組展商通常會指定一個或幾個展覽品運輸公司作為其展覽會的運輸代理，參展商事先要咨詢清楚。

參展商在了解運輸公司后，會得到相關貨單，上面有收費標準、發貨日期、收貨人等項目，參展商應該盡可能地將貨物的情況填寫清楚并回傳。

外包一定要做到細致入微，要在貨物的包裝箱上將標簽填好，企業名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細節都要寫清楚。

注意事項

如(ru)果是(shi)國(guo)(guo)際(ji)性(xing)展覽，雖然國(guo)(guo)際(ji)展商可(ke)以選擇運(yun)輸(shu)商，但是(shi)對(dui)于屬于海關監管(guan)(guan)的(de)展覽品，則不(bu)是(shi)任何運(yun)輸(shu)公(gong)司(si)都能承運(yun)的(de)。按(an)海關的(de)規定，展品進(jin)境(jing)展覽時是(shi)不(bu)收稅的(de)，因(yin)為展覽會(hui)(hui)閉幕后還要出境(jing)，為了確保不(bu)會(hui)(hui)產生逃(tao)稅的(de)問(wen)(wen)題，運(yun)輸(shu)商要在海關監管(guan)(guan)下保證這(zhe)批貨(huo)不(bu)會(hui)(hui)在國(guo)(guo)內隨(sui)便(bian)賣掉(diao)。目前，并不(bu)是(shi)每(mei)個(ge)運(yun)輸(shu)公(gong)司(si)都可(ke)以做這(zhe)種監管(guan)(guan)運(yun)輸(shu)的(de)業務。因(yin)此(ci)，海外參展商在參加展會(hui)(hui)時要特(te)別注意這(zhe)個(ge)問(wen)(wen)題。

展會現場

展會中的禮儀

儀容

展會期間需著正裝，鞋應注意擦干凈，指甲應修剪干凈，頭發干凈整齊。

姿態

應保持精力充沛，不要歪扭地到處坐，不要在展臺內吃東西、看報紙、打瞌睡等。

態度

平易近人，不卑不亢，不要蓄意貶低競爭對手，對每一個走進展位的人都應同樣地尊重。

會展現場服務有哪些

展臺搭建及維護服務

為參展商提供優質的展臺搭建服務是會展企業現場服務的重要內容。

公關禮儀服務

主要包括對觀眾的迎送、舉行開(閉)幕儀式、觀眾引導、秩序維持、由禮儀人員派發資料、形象展示及產品展示、給觀眾派發紀念品等。

會展設備臨時租賃服務

會展企業還應準備與展覽活動相關的專業設備，如投影儀、幕布、招貼支架、音響及AV、話筒、激光筆、照明設備、多媒體設備、戶外展覽器具、辦公自動化設備、手提電腦等，還要配備會專業操作的服務人員。

展會過程中做哪些工作

Maigoo小編認為參展方(fang)需要根(gen)據(ju)參加展會的(de)所有人(ren)(ren)員的(de)能力(li)進行任(ren)務的(de)分(fen)配，然(ran)后確定好后勤(qin)人(ren)(ren)員、信息搜集人(ren)(ren)員、聯絡員等等，每個崗(gang)位都要安(an)排相應的(de)人(ren)(ren)，做(zuo)到主次分(fen)明。安(an)靜有序。每個崗(gang)位都能夠很好的(de)合作。

對(dui)(dui)于一些展(zhan)會(hui)面積較(jiao)小而參(can)展(zhan)人(ren)員有(you)比較(jiao)多的(de)情況，需(xu)要(yao)及時進行人(ren)員的(de)安排，維護(hu)展(zhan)會(hui)現(xian)場的(de)秩序，因(yin)此在(zai)開展(zhan)會(hui)之前需(xu)要(yao)對(dui)(dui)參(can)展(zhan)人(ren)員進行一些大致(zhi)的(de)登記，以便安排空間(jian)。

展會中如何與客戶溝通

多問問來者需要什么幫助，多聽聽客戶對展品提出的問題，不可毫無目的性地推銷。

如果遇到不懂產品的客人，就要按照自己的思路去引導客人。

要是在展會之前已經預約好客戶，在客戶來觀展之前，就要對客戶所需要的產品做好詳盡的了解，才可以給客戶滿意的答復。

銷售人員與客戶溝通時，要特別注意開始時的禮貌寒暄和最后的結束語。禮貌待客，講究即時應對，如主動打招呼以便讓客戶感受到你的熱情接待；對客戶提出的問題要做出準確而迅速的回答。

展會中如何宣傳

在展覽布置中體現獨特性和與眾不同，讓人留下深刻印象，打破常規、敢于創新。

與展覽所在地新聞媒體取得聯系，做好宣傳方面的前期準備，配合當地的電視報紙做好宣傳報道。

準備好充分的宣傳資料。包括：企業介紹、區域或團體介紹、有關參展方面的宣傳資料、宣傳畫等，贈送主要客戶和展覽中的參觀者。

做好氣氛烘托，適時的盤鼓隊、航空表演、軍樂團、迪斯科、歌舞表演，以及嗩吶隊、秧歌隊也是必要的。

配合內在展示，在展場前的廣場處和人員必經的大道上，布置一定的戶外展示也是可以的。如拱門、大氣球、大布幅、燈箱、路牌、小旗等。

展會上適合送什么小禮品

定制保溫杯

定制保溫杯非常實用，把印有公司名稱和LOGO的保溫杯作為展會小禮品送給觀眾，可以使公司名稱隨時在客戶眼前展示。

鑰匙扣

Maigoo小編覺得，選擇鑰匙扣作為展會小禮品，體積小、重量小，方便易攜帶，客戶容易接受。

陶瓷筆

筆是商務人士經常接觸到的，如果在展會期間，選擇一款可刻字的陶瓷精美簽字筆作為展會小禮品，無疑是一個好的選擇。

移動電源

定制一款印著公司LOGO和名稱的移動電源作為展會小禮品，在展會現場肯定能吸引眾多觀眾到展臺參觀。

USB接口拓展神器

此把USB接口拓展神器作為展會小禮品，可以解決大家電腦USB接口不夠用的問題。

手機懶人支架

手機懶人支架就可以解放現代人的雙手，把這個作為展會小禮品估計能吸引不少客戶來索取吧。

展會后續

展會后怎么跟進客戶

對展會收集到的客戶信息進行分類，進行數據整理。

外國客戶用郵件來溝通，表明身份和清晰的目的。

國內客戶可登門拜訪，約客戶出來喝茶等。

對于下單意愿不是很強烈的客戶，選擇不定期的聯系。

會展后續工作做些什么

要把舉辦展會時得出的數據進行剖析，包含客流量、觀眾在展會時反響的問題、查詢問卷、財政開銷狀況等歸納起來加以剖析。

及時處理展后遺留問題，如有的客戶款項還沒有完全付清，有些客戶展品還沒有處理完畢等問題。

將已開始的貿易談判繼續下去并爭取簽約成交，并向已顯示出購買興趣的客戶繼續做工作，引導其購買意向，爭取洽談成交。

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企業參加展會的基本流程 公司展會活動策劃指引

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