書信的格式是什么

書信歷史悠久，其格式也(ye)幾經變化。今天，按通行的習慣(guan)，書信格式主要包括五個部(bu)分：稱呼、正(zheng)文、結尾(wei)、署名和日期(qi)。

1、開頭稱呼

也稱(cheng)“起(qi)首語(yu)”，是對收信人的稱(cheng)呼。

稱(cheng)呼(hu)(hu)要在(zai)信紙第(di)一行頂(ding)格寫(xie)(xie)起，后加(jia)“：”，冒號(hao)后不再寫(xie)(xie)字。稱(cheng)呼(hu)(hu)和署(shu)名(ming)要對(dui)應，明確自己和收信人的關系。（具體可(ke)(ke)參見第(di)四編《應酬稱(cheng)謂》）稱(cheng)呼(hu)(hu)可(ke)(ke)用姓名(ming)、稱(cheng)謂，還可(ke)(ke)加(jia)修(xiu)(xiu)飾語(yu)或(huo)直接用修(xiu)(xiu)飾語(yu)作(zuo)稱(cheng)呼(hu)(hu)。這里簡要說明幾條(tiao)細(xi)則：

（1）給長輩的信(xin)。若是近(jin)親(qin)，就只寫稱謂(wei)，不(bu)寫名字，如“爸”、“媽(ma)”、“哥”、“嫂”等(deng)；親(qin)戚關系的，就寫關系的稱謂(wei)，如“姨媽(ma)”、“姑媽(ma)”等(deng)。對非(fei)近(jin)親(qin)的長輩，可在(zai)稱謂(wei)前加名或姓，如“趙阿(a)姨”、“黃叔叔”等(deng)。

（2）給(gei)平輩的信(xin)。夫妻(qi)或戀(lian)愛關系，可直(zhi)接用對方名(ming)字(zi)，愛稱(cheng)加修飾(shi)語或直(zhi)接用修飾(shi)語，如“麗”、“敏華”、“親愛的”等；同(tong)學、同(tong)鄉(xiang)、同(tong)事(shi)、朋友的信(xin)，可直(zhi)接用名(ming)字(zi)、昵(ni)稱(cheng)或加上“同(tong)學”、“同(tong)志”，如“瑞生”、“老紀”、“小鄒(zou)”、“三毛”等。

（3）給(gei)晚輩(bei)的信。一般直接寫名字(zi)，如(ru)“樂毅”、“君平”、“阿明”等(deng)(deng)；也可在(zai)名字(zi)后加上輩(bei)分稱(cheng)謂(wei)，如(ru)“李花(hua)侄女(nv)”等(deng)(deng)；亦可直接用稱(cheng)謂(wei)作稱(cheng)呼(hu)，如(ru)“孫(sun)女(nv)”、“兒子”等(deng)(deng)。

（4）給師(shi)(shi)長(chang)的信，通常只寫其姓(xing)(xing)或其名(ming)(ming)，再(zai)加(jia)“老(lao)師(shi)(shi)”二(er)字(zi)，如“段(duan)老(lao)師(shi)(shi)”、“周師(shi)(shi)傅(fu)(fu)”、“宏海老(lao)師(shi)(shi)”等。對(dui)于(yu)十分熟悉的師(shi)(shi)長(chang)，也(ye)可單(dan)稱(cheng)“老(lao)師(shi)(shi)”、 “師(shi)(shi)傅(fu)(fu)”。假如連(lian)名(ming)(ming)帶姓(xing)(xing)，在(zai)信首(shou)直(zhi)稱(cheng)“孫松平老(lao)師(shi)(shi)”、“王(wang)達夫師(shi)(shi)傅(fu)(fu)”，就顯得不大(da)自然且欠恭敬。對(dui)于(yu)學有專長(chang)、德(de)高望重(zhong)的師(shi)(shi)長(chang)，往往在(zai)姓(xing)(xing)后加(jia)一“老(lao)”字(zi)，以示尊重(zhong)，如“戴老(lao)”、“周老(lao)”，亦(yi)可在(zai)姓(xing)(xing)名(ming)(ming)后加(jia)“先生”二(er)字(zi)。為(wei)鄭重(zhong)起見，也(ye)有以職務相稱(cheng)的，如“董教授”、“陳(chen)大(da)夫”、“佟工程師(shi)(shi)”等。

（5）給(gei)一個單位或幾個人的信，又不(bu)指定(ding)姓(xing)名(ming)的，可(ke)寫“同志(zhi)們”、“諸位先生”、“XX等同志(zhi)”等。給(gei)機(ji)(ji)關(guan)(guan)團體(ti)(ti)的信，可(ke)直接(jie)(jie)寫機(ji)(ji)關(guan)(guan)團體(ti)(ti)名(ming)稱。如 “XX委(wei)員會”、“XX公司”。致機(ji)(ji)關(guan)(guan)團體(ti)(ti)領導(dao)人的信，可(ke)直接(jie)(jie)用(yong)姓(xing)名(ming)，加上“同志(zhi)”、“先生”或職務作稱呼，亦可(ke)直接(jie)(jie)在機(ji)(ji)關(guan)(guan)團體(ti)(ti)稱呼之后加上“領導(dao)同志(zhi)”、“負責(ze)同志(zhi)”、“總經理”、“廠長”等。

如果信是同時寫給兩(liang)個人的，兩(liang)個稱呼應上下并排在一起，也可一前(qian)一后，尊長者在前(qian)。

上述五種場合(he)，有時還可按(an)特殊對(dui)象(xiang)，視情況(kuang)加上“尊(zun)敬的”、“敬愛的”、“親(qin)愛的”等形(xing)容詞，以表示敬重(zhong)或親(qin)密之情。當然(ran)，這(zhe)要用得(de)適(shi)宜，如對(dui)好友稱(cheng)“尊(zun)敬的”，反(fan)而顯得(de)見外(wai)，對(dui)無特殊關系的年輕女性貿然(ran)稱(cheng)呼(hu)“親(qin)愛的”，那就(jiu)有失(shi)檢點了。

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2、正文

正文(wen)通常(chang)以問候語開頭。問候是一(yi)種文(wen)明禮貌行(xing)為(wei)，也是對收信人(ren)的(de)一(yi)種禮節(jie)，體(ti)現寫信人(ren)對收信人(ren)的(de)關心。問候語最常(chang)見的(de)是“您好(hao)！”“近好(hao)！”依時(shi)令節(jie)氣(qi)不同，也常(chang)有所變化，如“新年好(hao)！”“春(chun)節(jie)愉快！”問候語寫在稱呼下一(yi)行(xing)，前面空兩格，常(chang)自成一(yi)段(duan)。

問候(hou)語之(zhi)后(hou)，常有幾句啟始語。如“久未見面(mian)，別(bie)來無恙。”“近來一切可好？”“久未通信，甚念！”之(zhi)類。問候(hou)語要注意簡潔、得(de)體。

接下來便(bian)是(shi)正文(wen)的(de)主要(yao)部分(fen)——主體文(wen)，即寫(xie)信人要(yao)說(shuo)的(de)話。它(ta)可以是(shi)稟啟(qi)、復答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀(he)、請(qing)托、慰(wei)唁，也可以是(shi)敘(xu)情說(shuo)理(li)(li)、辯駁論證等。這一(yi)部分(fen)，動筆之前，就應該(gai)成竹在胸(xiong)，明白寫(xie)信的(de)主旨，做到有(you)條有(you)理(li)(li)、層次分(fen)明。若是(shi)信中(zhong)同時要(yao)談(tan)幾件(jian)事，更要(yao)注(zhu)意主次分(fen)明，有(you)頭有(you)尾，詳(xiang)略得當，最好(hao)是(shi)一(yi)件(jian)事一(yi)段落(luo)，不要(yao)混為一(yi)談(tan)。

3、結尾

正文(wen)寫完后，都(dou)要寫上(shang)(shang)表示敬(jing)意、祝(zhu)愿(yuan)或勉勵的話，作(zuo)為(wei)書信的結尾。習慣上(shang)(shang)，它被稱做祝(zhu)頌(song)語(yu)或致敬(jing)語(yu)，這(zhe)是對(dui)收信人的一(yi)種(zhong)禮貌。祝(zhu)愿(yuan)的話可因人、因具體情(qing)況選用適當的詞，不(bu)要亂用。（可參見下(xia)節《常(chang)用書信用語(yu)》的“祝(zhu)頌(song)語(yu)”。）

結(jie)尾的習慣寫法(fa)有(you)兩種：

（1）在正文寫完之(zhi)后，轉一行空兩格寫“此致”，再(zai)換一行寫“敬禮”。

（2）不寫“此(ci)致(zhi)”，只是另起一行(xing)空兩格寫“敬禮”、“安好”、“健(jian)康(kang)”、“平安”等詞。

（3）也可以寫“平平安安”“天天開(kai)心”等詞語。

4、署名

在書信最后一行，署(shu)上寫(xie)信人(ren)的(de)姓名(ming)。署(shu)名(ming)應寫(xie)在正文結尾后的(de)右方(fang)空(kong)半行的(de)地方(fang)。

如(ru)果是寫(xie)給的(de)親屬、朋友，可加上自己的(de)稱呼，如(ru)兒(er)、弟、兄、侄等，后邊(bian)寫(xie)名字，不必寫(xie)姓。

如果(guo)是寫(xie)(xie)給組織的信，一定要把姓(xing)與名全部寫(xie)(xie)上。

而在署(shu)名之后(hou)，有時還視(shi)情加(jia)上(shang)“恭(gong)呈(cheng)”、“謹上(shang)”、“敬上(shang)”等，以示尊敬。上(shang)述自稱(cheng)，都要和信首的稱(cheng)謂(wei)相互吻合(he)。

5、日期

用以注明寫(xie)(xie)完信(xin)的(de)(de)時(shi)間，寫(xie)(xie)在署名之(zhi)后(hou)或(huo)下邊。有時(shi)寫(xie)(xie)信(xin)人還加上自己的(de)(de)所在的(de)(de)地點，尤其是在旅途(tu)中(zhong)寫(xie)(xie)的(de)(de)信(xin)，更應(ying)如此。

書信寫作注意事項

1、內(nei)容要寫得清楚明白，以(yi)免造成對方(fang)的誤會或疑問(wen)，耽誤事情。

2、用詞(ci)要熱情、自然(ran)、貼切、有禮(li)貌(mao)。

3、要(yao)按(an)照書信的格式寫，信封寫作(zuo)更要(yao)規范(fan)，避免投遞(di)困難(nan)。

4、字跡要清楚，不能(neng)潦草(cao)，以免造成誤會和麻煩。