書信的格式是什么

書信(xin)歷(li)史悠久，其格式也幾經(jing)變化。今天，按通行的習慣，書信(xin)格式主要包(bao)括五(wu)個部(bu)分(fen)：稱呼、正(zheng)文、結尾、署名和(he)日期。

1、開頭稱呼

也稱“起首(shou)語”，是對收信人的稱呼。

稱呼(hu)要在信紙第一行(xing)頂格寫起，后加“：”，冒號后不再(zai)寫字(zi)。稱呼(hu)和署名要對應(ying)，明確自(zi)己(ji)和收信人(ren)的關系。（具體可(ke)參見(jian)第四編《應(ying)酬(chou)稱謂(wei)》）稱呼(hu)可(ke)用(yong)(yong)姓名、稱謂(wei)，還可(ke)加修(xiu)飾語或直(zhi)接用(yong)(yong)修(xiu)飾語作稱呼(hu)。這里簡要說(shuo)明幾(ji)條細則：

（1）給長輩的(de)信。若(ruo)是近親(qin)，就(jiu)只(zhi)寫稱謂，不寫名字，如“爸(ba)”、“媽(ma)”、“哥(ge)”、“嫂”等(deng)(deng)；親(qin)戚關系(xi)的(de)，就(jiu)寫關系(xi)的(de)稱謂，如“姨(yi)媽(ma)”、“姑媽(ma)”等(deng)(deng)。對非(fei)近親(qin)的(de)長輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨(yi)”、“黃(huang)叔(shu)(shu)叔(shu)(shu)”等(deng)(deng)。

（2）給平輩的信。夫(fu)妻或戀愛(ai)(ai)關系，可直(zhi)接(jie)用對方(fang)名(ming)字(zi)，愛(ai)(ai)稱加修(xiu)飾語(yu)或直(zhi)接(jie)用修(xiu)飾語(yu)，如(ru)“麗”、“敏華”、“親愛(ai)(ai)的”等；同學、同鄉、同事、朋友(you)的信，可直(zhi)接(jie)用名(ming)字(zi)、昵稱或加上“同學”、“同志”，如(ru)“瑞生”、“老紀”、“小鄒”、“三毛”等。

（3）給晚(wan)輩(bei)的信。一(yi)般直(zhi)(zhi)接寫(xie)名字(zi)，如(ru)“樂毅”、“君(jun)平”、“阿明”等(deng)；也(ye)可在名字(zi)后(hou)加上輩(bei)分稱(cheng)謂，如(ru)“李花侄(zhi)女”等(deng)；亦可直(zhi)(zhi)接用稱(cheng)謂作稱(cheng)呼，如(ru)“孫女”、“兒(er)子”等(deng)。

（4）給師(shi)(shi)(shi)長的信，通常(chang)只寫其(qi)姓(xing)或(huo)其(qi)名(ming)，再加“老(lao)(lao)(lao)師(shi)(shi)(shi)”二(er)字(zi)(zi)，如“段老(lao)(lao)(lao)師(shi)(shi)(shi)”、“周師(shi)(shi)(shi)傅(fu)(fu)”、“宏(hong)海老(lao)(lao)(lao)師(shi)(shi)(shi)”等。對(dui)于十分(fen)熟悉的師(shi)(shi)(shi)長，也可(ke)單稱“老(lao)(lao)(lao)師(shi)(shi)(shi)”、 “師(shi)(shi)(shi)傅(fu)(fu)”。假如連名(ming)帶姓(xing)，在信首(shou)直稱“孫松平(ping)老(lao)(lao)(lao)師(shi)(shi)(shi)”、“王(wang)達夫(fu)師(shi)(shi)(shi)傅(fu)(fu)”，就顯得不大自然且欠恭敬。對(dui)于學有專長、德高望重的師(shi)(shi)(shi)長，往往在姓(xing)后加一“老(lao)(lao)(lao)”字(zi)(zi)，以示尊(zun)重，如“戴老(lao)(lao)(lao)”、“周老(lao)(lao)(lao)”，亦可(ke)在姓(xing)名(ming)后加“先生”二(er)字(zi)(zi)。為(wei)鄭重起見，也有以職(zhi)務相稱的，如“董教授”、“陳大夫(fu)”、“佟工程師(shi)(shi)(shi)”等。

（5）給(gei)一個單位或幾個人的(de)信(xin)(xin)，又(you)不指定姓(xing)名的(de)，可(ke)寫“同(tong)志們”、“諸位先生”、“XX等同(tong)志”等。給(gei)機(ji)(ji)關團(tuan)體的(de)信(xin)(xin)，可(ke)直(zhi)(zhi)接(jie)寫機(ji)(ji)關團(tuan)體名稱(cheng)。如 “XX委員會”、“XX公司”。致機(ji)(ji)關團(tuan)體領導(dao)人的(de)信(xin)(xin)，可(ke)直(zhi)(zhi)接(jie)用姓(xing)名，加(jia)上“同(tong)志”、“先生”或職務作稱(cheng)呼，亦可(ke)直(zhi)(zhi)接(jie)在機(ji)(ji)關團(tuan)體稱(cheng)呼之后加(jia)上“領導(dao)同(tong)志”、“負責同(tong)志”、“總(zong)經理”、“廠長”等。

如果(guo)信是同時寫給兩個(ge)人(ren)的，兩個(ge)稱(cheng)呼(hu)應上下并(bing)排在(zai)一起，也可(ke)一前一后，尊長者在(zai)前。

上述五種(zhong)場(chang)合，有時還(huan)可按特(te)殊(shu)對(dui)象(xiang)，視情況加上“尊敬的(de)(de)”、“敬愛的(de)(de)”、“親愛的(de)(de)”等形容(rong)詞，以表示敬重或親密(mi)之情。當(dang)然，這要用得(de)適宜，如對(dui)好(hao)友稱(cheng)“尊敬的(de)(de)”，反(fan)而顯得(de)見外，對(dui)無特(te)殊(shu)關系的(de)(de)年輕女性貿然稱(cheng)呼(hu)“親愛的(de)(de)”，那(nei)就有失檢(jian)點了。

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2、正文

正文通常(chang)以問(wen)候(hou)語開頭。問(wen)候(hou)是一種文明禮(li)貌行為，也是對(dui)收信人(ren)(ren)的(de)一種禮(li)節(jie)，體現寫(xie)(xie)信人(ren)(ren)對(dui)收信人(ren)(ren)的(de)關心。問(wen)候(hou)語最常(chang)見的(de)是“您好！”“近好！”依時令節(jie)氣不(bu)同，也常(chang)有(you)所變化，如“新(xin)年好！”“春節(jie)愉快(kuai)！”問(wen)候(hou)語寫(xie)(xie)在稱呼下一行，前(qian)面(mian)空兩(liang)格，常(chang)自(zi)成一段。

問候語之(zhi)后，常(chang)有幾句啟始語。如“久未見(jian)面，別來無恙。”“近(jin)來一切可好？”“久未通信，甚念！”之(zhi)類。問候語要注意(yi)簡潔、得(de)體。

接下來便是(shi)(shi)正文的主(zhu)(zhu)要(yao)(yao)部分(fen)——主(zhu)(zhu)體文，即寫信(xin)人要(yao)(yao)說的話。它可以是(shi)(shi)稟(bing)啟、復答、勸諭(yu)、抒懷、辭謝(xie)、致(zhi)賀、請托、慰(wei)唁，也可以是(shi)(shi)敘情說理(li)(li)、辯駁論證等。這一部分(fen)，動(dong)筆之前，就應該成(cheng)竹在胸，明白寫信(xin)的主(zhu)(zhu)旨(zhi)，做到有條有理(li)(li)、層次(ci)(ci)分(fen)明。若是(shi)(shi)信(xin)中同時要(yao)(yao)談幾件事(shi)，更要(yao)(yao)注意主(zhu)(zhu)次(ci)(ci)分(fen)明，有頭有尾(wei)，詳略得當，最好是(shi)(shi)一件事(shi)一段落，不要(yao)(yao)混為一談。

3、結尾

正文(wen)寫(xie)完后，都要寫(xie)上表示敬(jing)意、祝愿(yuan)或勉勵的(de)(de)(de)話，作為書信(xin)的(de)(de)(de)結尾。習(xi)慣上，它被稱做祝頌(song)語(yu)或致敬(jing)語(yu)，這是對(dui)收(shou)信(xin)人的(de)(de)(de)一(yi)種禮貌。祝愿(yuan)的(de)(de)(de)話可因(yin)人、因(yin)具體情(qing)況選用(yong)適當的(de)(de)(de)詞(ci)，不(bu)要亂用(yong)。（可參(can)見下節《常用(yong)書信(xin)用(yong)語(yu)》的(de)(de)(de)“祝頌(song)語(yu)”。）

結(jie)尾的(de)習慣寫法有兩種：

（1）在正文寫完之后，轉一行空兩格寫“此致”，再換(huan)一行寫“敬(jing)禮”。

（2）不寫“此致(zhi)”，只是另起一行空兩格寫“敬禮”、“安(an)好”、“健康”、“平安(an)”等詞(ci)。

（3）也可以寫“平平安安”“天天開心”等詞語。

4、署名

在書信最后(hou)一行，署(shu)(shu)上寫信人(ren)的(de)姓(xing)名。署(shu)(shu)名應寫在正文(wen)結尾(wei)后(hou)的(de)右(you)方(fang)空(kong)半(ban)行的(de)地方(fang)。

如果(guo)是寫(xie)給的(de)親屬、朋友，可加上自己的(de)稱(cheng)呼，如兒(er)、弟(di)、兄、侄(zhi)等，后邊寫(xie)名字，不(bu)必寫(xie)姓。

如果(guo)是(shi)寫(xie)(xie)給組織(zhi)的信，一定要把姓(xing)與名全部(bu)寫(xie)(xie)上。

而在(zai)署名之后，有時還視情加上“恭呈”、“謹上”、“敬上”等，以(yi)示(shi)尊(zun)敬。上述自(zi)稱(cheng)，都要(yao)和信首(shou)的稱(cheng)謂相互(hu)吻合(he)。

5、日期

用以注明(ming)寫(xie)(xie)完信(xin)的(de)時(shi)間，寫(xie)(xie)在(zai)署名之后或(huo)下邊。有時(shi)寫(xie)(xie)信(xin)人還加上自己的(de)所在(zai)的(de)地點(dian)，尤其是在(zai)旅(lv)途(tu)中寫(xie)(xie)的(de)信(xin)，更應如此。

書信寫作注意事項

1、內容要寫得清(qing)楚明白(bai)，以免造(zao)成對(dui)方的誤(wu)會(hui)或疑問，耽誤(wu)事情。

2、用詞要熱情、自然、貼切、有禮(li)貌。

3、要(yao)按照書信(xin)的格式(shi)寫(xie)，信(xin)封寫(xie)作更要(yao)規范，避免投遞困(kun)難。

4、字跡要(yao)清楚，不能潦草(cao)，以免(mian)造(zao)成誤(wu)會和麻煩。