辦公設備管理(li)制度

1? 總則

1.1?目的(de)：為(wei)規范(fan)辦公(gong)設備設施的(de)管理，保障生產和辦公(gong)活動的(de)正常進(jin)行，降低成本，杜絕浪費， 特制(zhi)定本制(zhi)度。

1.2?適用范圍(wei)：

1.2.1本制度適用于公(gong)司(si)各部(bu)門。

1.2.2本制度對辦公設(she)備設(she)施的采購、驗(yan)收、使用和管理(li)等進(jin)行了規定(ding)。

2?辦公設備(bei)設施分類

2.1?辦公(gong)用具(ju)：辦公(gong)桌、椅、櫥、柜等；

2.2?文件處理設備：電腦、移動(dong)硬(ying)盤(pan)、掃描(miao)儀、復印(yin)機(ji)、打(da)印(yin)機(ji)等；

2.3?培訓用具：投影儀、白板(ban)等；

2.4?空氣調節設備:空調、風扇等；

2.5?通(tong)訊設施:電話機(ji)、傳(chuan)真機(ji)、對講機(ji)等；

2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電(dian)視機等；

2.7?接待飲水用具：飲水機、茶具、開水壺(hu)、燒水壺(hu)、茶水桶等；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其他(ta)設備設施(shi)：與辦公有關的其他(ta)設備設施(shi)。

3?辦公設備設施管理(li)的職責

3.1?行政部負責辦(ban)公設備設施的歸口管(guan)理。負責辦(ban)公設備設施規(gui)劃、選型、組織安裝調(diao)試、統一 調(diao)配、使用、維修、盤(pan)點、報廢(fei)和更新的全過程實行綜(zong)合管(guan)理。

3.2?采購部負責(ze)按要求(qiu)進行(xing)辦(ban)公設備設施的采購。

3.3?生產部負責協助實施辦公設備設施的(de)安裝和維(wei)修。

3.4?使用部門負責(ze)辦公設(she)備設(she)施的分級管理，負責(ze)辦公設(she)備設(she)施的正(zheng)確使用和日常(chang)維護(hu)保養，延 長辦公設(she)備設(she)施使用壽命，保證(zheng)辦公設(she)備設(she)施的正(zheng)常(chang)運行。

3.5?財務部負責對辦公設備設施的采購、發放和管(guan)理進(jin)行監督、檢查和審計。

4?辦(ban)公設備(bei)設施的購(gou)置

4.1?行政部(bu)應(ying)廣(guang)泛(fan)收(shou)集(ji)辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的(de)發(fa)展資訊以及(ji)市場信息(xi)，并收(shou)集(ji)使用(yong)單位對有關辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的(de)使用(yong)意見，為新辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的(de)購置提供建議。

4.2?各部門需(xu)要新增辦公設備(bei)設施應填寫(xie)《辦公設備(bei)設施購置申(shen)請單》，送行政部審查、主管副 總審核(he)、常(chang)務副總或總經理(li)批準。

4.3?對(dui)于(yu)新辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)的(de)購置，行政部應提出辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)的(de)先進性(xing)、可(ke)靠性(xing)和(he)維(wei)修性(xing)等要(yao)求， 并對(dui)大型、關鍵辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)進行經濟技術(shu)可(ke)行性(xing)分析，把(ba)好(hao)選型和(he)安裝驗(yan)收質(zhi)量(liang)關，為搞好(hao)辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)的(de)后期管理奠定基礎。

4.4?選購的大型、關鍵辦公設備(bei)設施應備(bei)有齊全的安裝、使用、潤滑、維修(xiu)(xiu)等技術資料和(he)必要的 維修(xiu)(xiu)配(pei)件、易(yi)損件。

4.5?辦(ban)公設備(bei)設施(shi)到貨后，由采購(gou)部組織行政部、使用部門、供方派員共同參(can)加開(kai)(kai)箱驗收，并認(ren) 真做好(hao)開(kai)(kai)箱記錄，按照裝(zhuang)箱單核對主辦(ban)公設備(bei)設施(shi)、附件(jian)、工具、備(bei)件(jian)和技術資料(liao)，辦(ban)理入庫和安裝(zhuang)手續。

4.6?辦(ban)(ban)公設(she)備設(she)施(shi)安裝調(diao)試完畢，要(yao)按說明(ming)書及有關規定進行性能檢查、調(diao)試，屬于固(gu)定資(zi)(zi)產的 要(yao)辦(ban)(ban)理(li)固(gu)定資(zi)(zi)產移交手續。

4.7?驗(yan)收后(hou)采購部(bu)(bu)應(ying)負責組(zu)織填寫《辦公設(she)備設(she)施驗(yan)收報告單》一式(shi)三份，采購部(bu)(bu)、行政部(bu)(bu)、使 用部(bu)(bu)門各留一份。

4.8?驗(yan)收后(hou)行政部將相(xiang)關資料(liao)收集、整理、存檔。

5?辦公設(she)備設(she)施(shi)的臺帳(zhang)和檔案管理

5.1?辦公設備設施的臺帳(zhang)管理

5.1.1?財務部對(dui)對(dui)公司的(de)(de)所有(you)屬于固定(ding)資產(chan)的(de)(de)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施按照(zhao)規(gui)定(ding)建立固定(ding)資產(chan)臺帳，并進(jin)行監(jian) 督和管理。

5.1.2?行政部對公司(si)的所有辦公設(she)備設(she)施(shi)(shi)按照規定(ding)逐(zhu)臺進行統(tong)一編號，建(jian)立(li)《辦公設(she)備設(she)施(shi)(shi)臺帳》 和卡(ka)片，填寫(xie)《辦公設(she)備設(she)施(shi)(shi)檔(dang)案(an)資(zi)料(liao)卡(ka)》，做(zuo)到隨機附件和資(zi)料(liao)齊全。

5.1.3?各(ge)使用部門要建立本部門辦公設(she)(she)備設(she)(she)施臺賬(zhang)。

5.2?辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)檔(dang)案(an)管理

5.2.1?行(xing)政部行(xing)政助理，負(fu)責為列入固定(ding)資產的大型辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施建立技術檔案和狀態檔案。

5.2.2?辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)備設(she)施的(de)技術檔案是指辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)備設(she)施的(de)安裝、零(ling)部件、自制辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)備設(she)施、特種辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong) 設(she)備設(she)施、使用說明書(shu)、圖紙等技術資(zi)料。

5.2.3?狀態檔案是指辦公設備設施(shi)的分布、購(gou)進和安裝日期、使用年(nian)限、維修記錄、調(diao)撥記錄等(deng)資(zi) 料(liao)。

5.2.4?辦公(gong)設備設施檔(dang)案資料發生變更(geng)時，應根據實際情況，及(ji)時更(geng)新(xin)檔(dang)案資料。

6?辦公設備設施的使用與保養

6.1?使用人員在獨立使用辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)前(qian)，必須(xu)對(dui)其進行辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)的(de)結(jie)構、性能、技術規范、 維護基礎知識(shi)和(he)安全操作規程的(de)培訓。

6.2?各部門要指定專人負責公用辦公設備設施的管理。

6.3?操作人員要嚴(yan)格執(zhi)行辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的操作規程，嚴(yan)禁辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)超負(fu)荷、超范圍和帶故障 運轉。

6.4?使用(yong)部門負責指(zhi)定專人進行(xing)辦公(gong)設(she)備設(she)施的日(ri)常維(wei)護保養，行(xing)政部負責依據辦公(gong)設(she)備設(she)施的 特點和使用(yong)情況進行(xing)定期維(wei)護。

6.5?使用部門(men)、行政部要(yao)定期或不定期對辦公(gong)設備設施(shi)的使用和保(bao)養(yang)情(qing)況進行檢查(cha)。

6.6?對(dui)于使用部(bu)門不正當使用和維護的(de)行(xing)為，行(xing)政部(bu)有權(quan)提(ti)出(chu)整改要求和處罰建議，對(dui)由此而造 成(cheng)的(de)辦公設備設施的(de)損壞，經行(xing)政部(bu)進行(xing)責任(ren)認定，由相關責任(ren)人承擔(dan)賠償責任(ren)。

6.6.1?對純屬人為原因導致辦公設備設施損壞的(de)(de)(de)，如責(ze)任(ren)人清楚，視情況由責(ze)任(ren)人賠(pei)償修理(li)費用的(de)(de)(de) 70%-100%；造成報廢或丟失的(de)(de)(de)，視情況由責(ze)任(ren)人賠(pei)償原值的(de)(de)(de)70%-100%。如責(ze)任(ren)人不清的(de)(de)(de)，由該部門負責(ze)人承(cheng)擔賠(pei)償額(e)的(de)(de)(de)50%，保(bao)管(guan)人承(cheng)擔50%。

6.6.2?因(yin)保(bao)管(guan)不當造(zao)成辦公設(she)備設(she)施(shi)遺失的(de)，由(you)保(bao)管(guan)人賠(pei)(pei)償原(yuan)值的(de)80%-100%賠(pei)(pei)償或責(ze)令自行增購 并不得(de)報(bao)支費用。

7?辦公設備設施(shi)的維修(xiu)

7.1?辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施發生(sheng)故障，使用部門(men)不能解決時，應立(li)即填寫《辦(ban)(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施報修單》，通(tong)知 行政部組織有關人員進行排除，并填好維修記錄。

7.2?在(zai)接到(dao)辦公設(she)備設(she)施報修(xiu)以后，行政(zheng)部應根據辦公設(she)備設(she)施的故障(zhang)程度和原因，組(zu)織維(wei)修(xiu)人 員進(jin)行修(xiu)理。

7.3?維修人(ren)員在維修完畢后(hou)，應通知使用單位(wei)的(de)員工進行(xing)驗收(shou)，并在報(bao)修單上簽字(zi)，對(dui)維修用時 和維修材料進行(xing)確認。

7.4?對于緊(jin)急情況(kuang)，使用部門(men)可電(dian)話或口頭通(tong)知行政(zheng)(zheng)部，行政(zheng)(zheng)部及時安排維修。但使用部門(men)應及 時補辦(ban)報修及驗收手(shou)續。

7.5?對于公司(si)現(xian)有技(ji)術力量無法完(wan)成的(de)辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施報修，應由行政部填(tian)寫《辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施委外(wai) 修理申請(qing)單》，報常務副總經理審批后。《辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施委外(wai)修理申請(qing)單》應詳細(xi)注明(ming)維修辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施的(de)名稱、故障原因、外(wai)協廠家和預(yu)計(ji)費用。

7.6?在(zai)維修完成以后，使用(yong)部門和(he)行政(zheng)部應當對辦公設(she)備設(she)施進行檢查驗收。

7.7?對(dui)于經常發(fa)生故障(zhang)的部(bu)位，行(xing)政部(bu)應(ying)組織使用部(bu)門認真分析，制訂改(gai)善維(wei)修措施，盡量從根 本上消除故障(zhang)以及發(fa)生原(yuan)因。

8?辦公設備設施的移交、閑(xian)置及(ji)報廢(fei)處理

8.1?辦公設(she)備設(she)施的移交

8.1.1?員工(gong)崗位變動或離(li)職時(shi)，應及時(shi)將個人領用的辦公設備設施移交給接手人或退還行政部。

8.1.2?各部(bu)門負(fu)責人崗(gang)位變(bian)動或離(li)職時，應(ying)及(ji)時將(jiang)部(bu)門共用(yong)的辦公設備設施移交(jiao)給接手人或退還行 政部(bu)。

8.1.3?部(bu)門(men)負(fu)責人移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由行(xing)政部(bu)監(jian)(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)，一(yi)(yi)般員工移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)時(shi)由部(bu)門(men)人監(jian)(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)，移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)人、接手人、監(jian)(jian)交(jiao)(jiao)(jiao)人 如實記錄并填寫(xie)《辦公(gong)設備(bei)設施移(yi)交(jiao)(jiao)(jiao)單》一(yi)(yi)式三份(fen)(fen)，三方簽(qian)字后各(ge)留一(yi)(yi)份(fen)(fen)。

8.2?辦公設(she)備設(she)施的調撥

8.2.1?辦公(gong)設(she)備設(she)施的調撥(bo)必須由行政部(bu)統(tong)一安(an)排，各(ge)部(bu)門不得(de)私(si)自調撥(bo)。

8.2.2?各部(bu)門如需辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)的調撥(bo)，應由移入部(bu)門經理(li)填寫《辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)(shi)調撥(bo)單》，交行政(zheng) 助理(li)審查，行政(zheng)部(bu)經理(li)審批。

8.2.3?行(xing)政部(bu)組織調撥(bo)(bo)雙方進行(xing)辦(ban)公(gong)設備(bei)設施交接，調撥(bo)(bo)出的辦(ban)公(gong)設備(bei)設施必須隨帶原有輔機(ji)、附 件和(he)技術文件。

8.2.4?屬于固定(ding)資產的(de)辦(ban)公設備(bei)設施的(de)調撥應報財務部備(bei)案。

8.3?閑置辦公設(she)備設(she)施的處(chu)理

8.3.1?辦公設備設施閑置在半年以(yi)上的應(ying)進行封(feng)存(cun)管理，辦公設備設施的封(feng)存(cun)和啟封(feng)時(shi)必須由使(shi)用 部門、行政部共同進行。

8.3.2?封存要(yao)有(you)明顯的標識。

8.3.3?辦公設備設施封存前要進行(xing)一次全面(mian)的維(wei)護(hu)，并采(cai)取(qu)防塵、防銹和防潮措施。

8.3.4?所有封(feng)存(cun)辦(ban)公設備設施(shi)(shi)都要達到完好(hao)辦(ban)公設備設施(shi)(shi)的要求，并列入(ru)辦(ban)公設備設施(shi)(shi)檢查范圍。

8.3.5?對風扇等(deng)季節性強(qiang)的辦(ban)公設(she)備(bei)設(she)施，可由各部門做好清(qing)潔維持后交倉庫暫存，由倉庫統一集 中保管。雙(shuang)方辦(ban)好入(ru)倉和領(ling)用手(shou)續。

8.3.6?對于長期不用(yong)(yong)、連續停用(yong)(yong)一年以(yi)(yi)上(shang)的(de)閑置辦公設備(bei)設施(shi)(shi)，由使用(yong)(yong)部(bu)門(men)填寫《閑置辦公設備(bei)設 施(shi)(shi)處理申請單(dan)》，報行政部(bu)積(ji)極組織外調、出租(zu)或轉讓，以(yi)(yi)提高辦公設備(bei)設施(shi)(shi)的(de)利用(yong)(yong)率(lv)。

8.4?辦公設(she)(she)備設(she)(she)施的報廢

8.4.1?辦公設備設施報(bao)損、報(bao)廢條件：

a) 因意(yi)外事故或災害，造成主(zhu)要(yao)部件、主(zhu)要(yao)結構(gou)嚴重損壞而無法使(shi)用的辦公設備設施(shi)。

b)?制造質量(liang)低(di)劣，達不到使用要求的辦公設(she)備設(she)施。

c)?使用不當造成損(sun)壞、無(wu)修(xiu)復價值的辦公設(she)備(bei)設(she)施(shi)。

d)?機器陳舊，技術性能(neng)不(bu)能(neng)滿足使用要求，且(qie)無法改造的辦公設(she)備設(she)施(shi)。

e)?耗能高，嚴重污染(ran)環境的辦公設備設施。

f)?超過使用年限、已無(wu)使用價值的(de)辦公設備設施。

8.4.2?報損、報廢(fei)辦公設(she)備(bei)設(she)施的處理方(fang)法：

a)?按現有(you)價值(zhi)整(zheng)件或整(zheng)機出售。

b)?拆卸、轉讓可利(li)用的零部件。

c)?不能利用的(de)部件按廢料處理。

8.4.3?報(bao)廢申請由使用部(bu)(bu)(bu)門提出(chu)，使用部(bu)(bu)(bu)門填寫《辦公設(she)備(bei)設(she)施報(bao)廢申請單》，行(xing)政部(bu)(bu)(bu)進行(xing)審查， 必要時組(zu)織相關專(zhuan)家(jia)進行(xing)審查，財務部(bu)(bu)(bu)門進行(xing)價值(zhi)評估，主管副總經理(li)審查、常務副總經理(li)或總經理(li)批準。

8.4.4?報廢申(shen)請經批準后使(shi)用部(bu)(bu)門(men)由使(shi)用部(bu)(bu)門(men)交行(xing)政部(bu)(bu)進(jin)行(xing)臺帳及(ji)檔案調整，屬于(yu)固(gu)定(ding)資(zi)產(chan)(chan)的辦公 設(she)備設(she)施(shi)還(huan)須由申(shen)請部(bu)(bu)門(men)轉財(cai)務(wu)部(bu)(bu)門(men)進(jin)行(xing)固(gu)定(ding)資(zi)產(chan)(chan)減(jian)損(sun)處理。

9?辦(ban)公設備設施的盤點

9.1?公(gong)司辦公(gong)設備設施實行定期盤(pan)點，一般為每年(nian)六月(yue)和十二月(yue)。

9.2?辦公(gong)設備設施的盤(pan)點由(you)行政部會同(tong)財務部、使用部門共同(tong)進行。

9.3?辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)設(she)施(shi)盤點的(de)依據為財(cai)務(wu)部(bu)固定資產臺(tai)帳、行政部(bu)辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)設(she)施(shi)臺(tai)帳、辦(ban)公(gong)(gong)設(she)備(bei)(bei)設(she)施(shi) 卡片、領用(yong)記錄、調撥記錄、報廢(fei)記錄等(deng)。

9.4?辦(ban)公設(she)備設(she)施盤點時應(ying)實(shi)事求是，如實(shi)記錄盤點情況(kuang)，嚴禁弄(nong)虛作假。

9.5?盤點結束后行政部應及(ji)時如實編制盤點報(bao)告，說明盤點盈虧原因及(ji)處理(li)意見，報(bao)告主管副總 經(jing)理(li)審核、常務(wu)副總經(jing)理(li)或總經(jing)理(li)審批。

10?附則

10.1?本制(zhi)度由行政部制(zhi)定(ding)，并負責解釋(shi)和組織實(shi)施。

10.2?本制度報總經理批(pi)準后施行，修改(gai)時(shi)亦同。

10.3?本制度實施后，凡既有的(de)類似規定自行終止，與本制度相抵觸的(de)，以本制度準。

10.4?本制度(du)自頒布之日起施行(xing)。

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