辦公設備管理制度(du)

1? 總則

1.1?目的：為規范(fan)辦公(gong)設備設施的管理，保障生產和(he)辦公(gong)活動(dong)的正常進(jin)行，降低(di)成本，杜絕浪費， 特制定本制度(du)。

1.2?適(shi)用(yong)范圍：

1.2.1本制(zhi)度適用于公司各部門。

1.2.2本(ben)制(zhi)度(du)對辦公設(she)備設(she)施的采購(gou)、驗收、使用和管(guan)理等(deng)進(jin)行了規定。

2?辦公設備設施分類

2.1?辦公(gong)用具：辦公(gong)桌、椅、櫥(chu)、柜等(deng)；

2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描儀、復印機、打印機等；

2.3?培訓(xun)用具(ju)：投影儀、白板等(deng)；

2.4?空(kong)氣調(diao)(diao)節設(she)備:空(kong)調(diao)(diao)、風(feng)扇等(deng)；

2.5?通訊設施:電(dian)話(hua)機、傳(chuan)真機、對(dui)講機等；

2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電(dian)視機等(deng)；

2.7?接(jie)待飲(yin)水用具：飲(yin)水機(ji)、茶具、開水壺(hu)、燒水壺(hu)、茶水桶等(deng)；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其他(ta)設備(bei)設施：與辦(ban)公(gong)有關的其他(ta)設備(bei)設施。

3?辦公(gong)設(she)備設(she)施管理的(de)職責

3.1?行(xing)政部(bu)負(fu)責辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的(de)歸口(kou)管(guan)理。負(fu)責辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)規劃(hua)、選型、組(zu)織(zhi)安(an)裝調試、統一(yi) 調配、使用、維修、盤點、報廢和更新的(de)全(quan)過程實行(xing)綜合管(guan)理。

3.2?采購部負(fu)責按(an)要(yao)求進行辦公(gong)設(she)備設(she)施的采購。

3.3?生產(chan)部負責協助(zhu)實施(shi)辦公設備設施(shi)的安(an)裝和維修。

3.4?使(shi)用(yong)部(bu)門負(fu)責(ze)(ze)辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)(de)分級管理，負(fu)責(ze)(ze)辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)(de)正確使(shi)用(yong)和(he)日常(chang)維(wei)護保(bao)養，延 長辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施使(shi)用(yong)壽命，保(bao)證辦公(gong)設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)(de)正常(chang)運(yun)行。

3.5?財(cai)務(wu)部負責對辦公設備設施的采購、發放和(he)管(guan)理進(jin)行監督、檢查(cha)和(he)審(shen)計(ji)。

4?辦公設(she)備設(she)施的購置

4.1?行政部(bu)應(ying)廣泛收(shou)集辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的發展資訊以及市場信(xin)息，并(bing)收(shou)集使(shi)用單位對(dui)有關辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的使(shi)用意見，為新辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的購(gou)置提供建議(yi)。

4.2?各部門需要新增辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施應填寫《辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施購置申請單》，送(song)行政(zheng)部審查、主管副(fu)(fu) 總審核、常務副(fu)(fu)總或總經理(li)批準。

4.3?對于新辦(ban)公(gong)設備(bei)設施的購(gou)置，行(xing)政部應提出辦(ban)公(gong)設備(bei)設施的先進(jin)性、可(ke)靠性和維修性等要求， 并(bing)對大型、關(guan)鍵辦(ban)公(gong)設備(bei)設施進(jin)行(xing)經濟技術可(ke)行(xing)性分析，把好選型和安裝驗收質量關(guan)，為搞好辦(ban)公(gong)設備(bei)設施的后期管(guan)理(li)奠定(ding)基礎。

4.4?選購的大(da)型、關鍵辦公設備設施應備有齊全(quan)的安裝(zhuang)、使用、潤(run)滑(hua)、維(wei)修等技術資料和必要的 維(wei)修配件(jian)、易損件(jian)。

4.5?辦公(gong)設(she)備(bei)(bei)設(she)施(shi)到貨后，由采購部(bu)組織行(xing)政部(bu)、使用部(bu)門、供方派員共同參加(jia)開(kai)箱(xiang)驗收，并(bing)認 真(zhen)做好開(kai)箱(xiang)記錄，按照(zhao)裝箱(xiang)單(dan)核(he)對主辦公(gong)設(she)備(bei)(bei)設(she)施(shi)、附(fu)件(jian)、工具、備(bei)(bei)件(jian)和(he)(he)技術資料，辦理入庫和(he)(he)安裝手續(xu)。

4.6?辦公設(she)備設(she)施安裝調(diao)試完畢，要(yao)按說(shuo)明書及有(you)關規定進行性能檢查、調(diao)試，屬于固定資產(chan)的 要(yao)辦理固定資產(chan)移交手續。

4.7?驗收后采購(gou)部(bu)應負責組織填寫《辦公(gong)設備設施驗收報告(gao)單》一式三份(fen)，采購(gou)部(bu)、行政部(bu)、使 用部(bu)門各留一份(fen)。

4.8?驗收后行政(zheng)部(bu)將相關資料收集(ji)、整理、存檔(dang)。

5?辦公設備設施的臺(tai)帳和檔案管理

5.1?辦公設備設施的臺(tai)帳(zhang)管(guan)理

5.1.1?財務部對對公司的所有屬于固定資(zi)產(chan)的辦公設(she)備設(she)施按(an)照規定建立固定資(zi)產(chan)臺帳，并進行監 督和管理。

5.1.2?行政部(bu)對公司(si)的所有辦公設備設施(shi)按照(zhao)規(gui)定逐臺(tai)進行統一編號，建立(li)《辦公設備設施(shi)臺(tai)帳》 和(he)卡(ka)片(pian)，填寫《辦公設備設施(shi)檔(dang)案資料卡(ka)》，做(zuo)到隨(sui)機附(fu)件和(he)資料齊全。

5.1.3?各(ge)使用部門(men)要建立本部門(men)辦公(gong)設備設施臺賬。

5.2?辦(ban)公設(she)備設(she)施的檔案管理

5.2.1?行政部(bu)行政助理，負責為列入固定資產的大型(xing)辦公設備設施建立技術檔(dang)案(an)和(he)狀態檔(dang)案(an)。

5.2.2?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的技術檔案(an)是指辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的安(an)裝、零(ling)部件、自制辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施、特種辦(ban)公(gong) 設(she)(she)備設(she)(she)施、使用說明(ming)書、圖紙(zhi)等技術資料。

5.2.3?狀態(tai)檔案是(shi)指辦公(gong)設(she)備設(she)施的(de)分布、購進和安裝日期、使用年限(xian)、維修記錄、調撥記錄等資 料。

5.2.4?辦公設備(bei)設施檔案資料(liao)發生變更時，應(ying)根(gen)據實際(ji)情況，及時更新檔案資料(liao)。

6?辦公設備設施的使(shi)用(yong)與保(bao)養(yang)

6.1?使用(yong)人員(yuan)在(zai)獨立使用(yong)辦公設備(bei)設施(shi)前(qian)，必須對其進行辦公設備(bei)設施(shi)的結構、性能(neng)、技(ji)術規范、 維護(hu)基礎知識和安全操作規程的培訓。

6.2?各部門要指定(ding)專人(ren)負責公用辦公設(she)備(bei)設(she)施的管理。

6.3?操作人員要嚴(yan)格執行辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施的操作規程，嚴(yan)禁辦公(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施超(chao)負荷、超(chao)范圍和帶(dai)故障 運(yun)轉。

6.4?使用(yong)部(bu)(bu)門負責(ze)指(zhi)定專人進行(xing)(xing)辦(ban)(ban)公(gong)設備(bei)設施的日常維(wei)護保養，行(xing)(xing)政部(bu)(bu)負責(ze)依據辦(ban)(ban)公(gong)設備(bei)設施的 特(te)點和使用(yong)情況進行(xing)(xing)定期維(wei)護。

6.5?使(shi)用(yong)部(bu)門、行政部(bu)要定期(qi)(qi)或(huo)不定期(qi)(qi)對辦(ban)公設(she)備設(she)施的使(shi)用(yong)和保養情況(kuang)進行檢查。

6.6?對(dui)(dui)于使(shi)用(yong)部(bu)門不正(zheng)當使(shi)用(yong)和維護的行為，行政部(bu)有權(quan)提出整(zheng)改要(yao)求和處罰建議，對(dui)(dui)由(you)此而造(zao) 成的辦公(gong)設備設施的損壞，經行政部(bu)進行責任認定，由(you)相關責任人承擔賠償責任。

6.6.1?對純屬(shu)人(ren)(ren)為原因導致辦(ban)公(gong)設備設施(shi)損壞的，如責(ze)(ze)任(ren)人(ren)(ren)清楚，視情況(kuang)由(you)責(ze)(ze)任(ren)人(ren)(ren)賠償修(xiu)理費(fei)用的 70%-100%；造成(cheng)報廢或丟失的，視情況(kuang)由(you)責(ze)(ze)任(ren)人(ren)(ren)賠償原值(zhi)的70%-100%。如責(ze)(ze)任(ren)人(ren)(ren)不清的，由(you)該部門負(fu)責(ze)(ze)人(ren)(ren)承擔賠償額的50%，保管人(ren)(ren)承擔50%。

6.6.2?因保管(guan)不(bu)當(dang)造成辦公設備設施(shi)遺失(shi)的，由保管(guan)人賠償(chang)原值(zhi)的80%-100%賠償(chang)或責令(ling)自行增購 并不(bu)得報支費(fei)用。

7?辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的維修

7.1?辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)發生故障，使用部(bu)門不能解決時(shi)，應立即(ji)填寫《辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)(shi)報(bao)修單(dan)》，通知 行(xing)政部(bu)組織(zhi)有(you)關(guan)人員(yuan)進行(xing)排除，并(bing)填好(hao)維修記錄。

7.2?在接到(dao)辦(ban)公設備(bei)設施報修以后，行政部應根據辦(ban)公設備(bei)設施的故障程度(du)和原(yuan)因(yin)，組織(zhi)維修人 員(yuan)進行修理。

7.3?維修(xiu)(xiu)人員在維修(xiu)(xiu)完畢后，應通知使(shi)用單(dan)位的員工進(jin)行(xing)驗收(shou)，并在報(bao)修(xiu)(xiu)單(dan)上簽字，對(dui)維修(xiu)(xiu)用時 和維修(xiu)(xiu)材料進(jin)行(xing)確認。

7.4?對于緊急情(qing)況，使用(yong)部(bu)門可電話或口頭(tou)通(tong)知行政(zheng)部(bu)，行政(zheng)部(bu)及時安排維修(xiu)。但使用(yong)部(bu)門應及 時補辦(ban)報(bao)修(xiu)及驗收手續。

7.5?對于公司(si)現(xian)有技術(shu)力量無法完成的辦(ban)(ban)公設(she)備(bei)設(she)施報修，應由行政(zheng)部填寫《辦(ban)(ban)公設(she)備(bei)設(she)施委外(wai) 修理申請單》，報常務副總經理審批后。《辦(ban)(ban)公設(she)備(bei)設(she)施委外(wai)修理申請單》應詳細注明維修辦(ban)(ban)公設(she)備(bei)設(she)施的名稱、故(gu)障原因、外(wai)協廠家和預(yu)計費用(yong)。

7.6?在維修完成以后(hou)，使用部(bu)門和行(xing)政部(bu)應當(dang)對辦(ban)公設(she)備設(she)施進行(xing)檢查驗收。

7.7?對(dui)于經常發生(sheng)故(gu)障的(de)部(bu)(bu)位，行政部(bu)(bu)應組織使用部(bu)(bu)門認真(zhen)分析(xi)，制訂改善維修措施，盡(jin)量從(cong)根(gen) 本上消除故(gu)障以及發生(sheng)原因。

8?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)的移(yi)交(jiao)、閑置及報廢(fei)處理(li)

8.1?辦公(gong)設備設施(shi)的移交

8.1.1?員工崗(gang)位變動或離職時(shi)，應及時(shi)將(jiang)個(ge)人領用的辦公設備設施移交給接手人或退還行政部。

8.1.2?各部門負責人崗位變動或(huo)離職時(shi)，應及時(shi)將部門共用的辦公設備設施(shi)移交給接手人或(huo)退(tui)還(huan)行 政部。

8.1.3?部(bu)門負(fu)責人(ren)(ren)移交(jiao)(jiao)時由行(xing)政部(bu)監(jian)交(jiao)(jiao)，一(yi)(yi)般(ban)員工移交(jiao)(jiao)時由部(bu)門人(ren)(ren)監(jian)交(jiao)(jiao)，移交(jiao)(jiao)人(ren)(ren)、接手(shou)人(ren)(ren)、監(jian)交(jiao)(jiao)人(ren)(ren) 如實記錄(lu)并填寫《辦公設備(bei)設施移交(jiao)(jiao)單》一(yi)(yi)式三(san)份，三(san)方簽字后各留一(yi)(yi)份。

8.2?辦公設備設施的調(diao)撥

8.2.1?辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的調撥必(bi)須由行(xing)政部(bu)統一安排，各(ge)部(bu)門不(bu)得私自調撥。

8.2.2?各部(bu)門如需辦公設(she)備設(she)施的調(diao)撥，應由移入部(bu)門經理填寫《辦公設(she)備設(she)施調(diao)撥單(dan)》，交(jiao)行(xing)政 助理審(shen)查(cha)，行(xing)政部(bu)經理審(shen)批(pi)。

8.2.3?行(xing)政(zheng)部組織調撥雙方進行(xing)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)交接，調撥出的辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)必須(xu)隨帶原有輔機、附 件(jian)和技術文件(jian)。

8.2.4?屬(shu)于固定(ding)資產的辦公設備(bei)設施的調撥應報財務(wu)部(bu)備(bei)案。

8.3?閑置辦公設(she)備設(she)施(shi)的處理

8.3.1?辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)閑置在半年以上的應進行封存管理，辦公(gong)設(she)備設(she)施(shi)的封存和啟封時必須由使用 部門、行政部共同進行。

8.3.2?封存要有明顯(xian)的標識。

8.3.3?辦公設備設施(shi)封存前要進行(xing)一次全面的維(wei)護，并采取防(fang)塵(chen)、防(fang)銹和防(fang)潮(chao)措施(shi)。

8.3.4?所有封存辦公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)都要達到完好辦公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的要求，并列入辦公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)檢查(cha)范圍。

8.3.5?對風扇等(deng)季節性強的辦公設備設施，可由(you)(you)各部門(men)做好清潔維持后交倉(cang)庫(ku)暫存，由(you)(you)倉(cang)庫(ku)統一集 中保管。雙方辦好入倉(cang)和領用手(shou)續。

8.3.6?對于長期不用(yong)(yong)(yong)、連續停用(yong)(yong)(yong)一(yi)年以(yi)上(shang)的閑(xian)置辦(ban)公(gong)設備設施，由使(shi)用(yong)(yong)(yong)部門填寫《閑(xian)置辦(ban)公(gong)設備設 施處理申請單》，報行政部積極組織(zhi)外調、出租或轉讓，以(yi)提高辦(ban)公(gong)設備設施的利用(yong)(yong)(yong)率。

8.4?辦公設備設施的報廢

8.4.1?辦公設備設施報(bao)損、報(bao)廢條件：

a) 因意外(wai)事(shi)故或災害(hai)，造成(cheng)主要部件、主要結構嚴(yan)重損(sun)壞而(er)無(wu)法(fa)使(shi)用的(de)辦公設備設施。

b)?制造質量低劣，達不到(dao)使用要求的辦(ban)公設(she)備設(she)施。

c)?使用(yong)不當造成損壞、無修復價值的辦公(gong)設備設施(shi)。

d)?機(ji)器陳舊，技術性能(neng)不(bu)能(neng)滿足使用要(yao)求，且(qie)無法改造的(de)辦公設備設施。

e)?耗(hao)能高(gao)，嚴重污染環境的辦(ban)公設(she)備設(she)施。

f)?超(chao)過使用(yong)年限、已(yi)無使用(yong)價值的辦公設備(bei)設施。

8.4.2?報損、報廢辦公(gong)設備設施的處理方法：

a)?按現有價值整件或整機出(chu)售。

b)?拆卸、轉讓可利(li)用的(de)零部件。

c)?不(bu)能利用的部件按廢(fei)料(liao)處理(li)。

8.4.3?報廢申(shen)請由使用(yong)部(bu)(bu)門(men)提(ti)出，使用(yong)部(bu)(bu)門(men)填寫《辦(ban)公設備設施報廢申(shen)請單》，行(xing)(xing)政部(bu)(bu)進(jin)行(xing)(xing)審(shen)查， 必(bi)要時組(zu)織相(xiang)關專家(jia)進(jin)行(xing)(xing)審(shen)查，財務部(bu)(bu)門(men)進(jin)行(xing)(xing)價值評估，主管副(fu)(fu)總經理(li)審(shen)查、常務副(fu)(fu)總經理(li)或總經理(li)批準。

8.4.4?報廢申請(qing)經(jing)批準(zhun)后使用部(bu)門由(you)使用部(bu)門交行政部(bu)進行臺(tai)帳(zhang)及(ji)檔案(an)調(diao)整(zheng)，屬于固定資(zi)產的辦公 設(she)備設(she)施(shi)還須由(you)申請(qing)部(bu)門轉財(cai)務部(bu)門進行固定資(zi)產減(jian)損處理。

9?辦(ban)公(gong)設備設施的盤點

9.1?公(gong)司辦公(gong)設(she)備設(she)施實行定期盤點(dian)，一般為每年六月(yue)和十二月(yue)。

9.2?辦公設備設施的盤點由行政部會同(tong)財務(wu)部、使用(yong)部門共(gong)同(tong)進行。

9.3?辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)盤點的依據為財務(wu)部(bu)(bu)固定資產臺(tai)帳、行(xing)政部(bu)(bu)辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)臺(tai)帳、辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi) 卡片(pian)、領用記錄(lu)、調撥(bo)記錄(lu)、報(bao)廢記錄(lu)等。

9.4?辦公(gong)設(she)備設(she)施盤(pan)點時(shi)應實事求是，如實記錄盤(pan)點情況，嚴(yan)禁弄虛作假(jia)。

9.5?盤點(dian)結束后行政部應及(ji)時如實編制盤點(dian)報告，說明盤點(dian)盈虧原因(yin)及(ji)處理(li)意見，報告主管副總 經(jing)理(li)審核(he)、常務(wu)副總經(jing)理(li)或(huo)總經(jing)理(li)審批。

10?附則

10.1?本制度(du)由(you)行政部(bu)制定，并(bing)負責解釋和組(zu)織實施。

10.2?本制度(du)報總經理批準(zhun)后施(shi)行(xing)，修改時亦同(tong)。

10.3?本制(zhi)度實施后，凡既有的(de)類似規定(ding)自(zi)行終止，與本制(zhi)度相抵觸(chu)的(de)，以本制(zhi)度準。

10.4?本制(zhi)度自頒(ban)布之(zhi)日起施行(xing)。

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