辦公設備管理(li)制度
1? 總則
1.1?目的(de)：為規范辦(ban)公(gong)設(she)備(bei)設(she)施的(de)管(guan)理，保(bao)障生產和辦(ban)公(gong)活動(dong)的(de)正(zheng)常進行(xing)，降低成本，杜絕(jue)浪費(fei)， 特制定本制度。
1.2?適用范圍：
1.2.1本制度適用于(yu)公司各部門。
1.2.2本制度(du)對辦(ban)公設(she)備設(she)施的采購(gou)、驗收、使用和管理等進行了規定。
2?辦公(gong)設(she)備設(she)施分類
2.1?辦公用具(ju)：辦公桌、椅(yi)、櫥(chu)、柜等；
2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤、掃描(miao)儀、復印(yin)機(ji)、打印(yin)機(ji)等(deng)；
2.3?培訓(xun)用具：投影儀、白板等；
2.4?空氣調節設備:空調、風扇等；
2.5?通訊設(she)施:電話機(ji)(ji)、傳真機(ji)(ji)、對(dui)講機(ji)(ji)等；
2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視機等；
2.7?接待飲(yin)水(shui)用具：飲(yin)水(shui)機、茶具、開水(shui)壺、燒(shao)水(shui)壺、茶水(shui)桶等；
2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；
2.9?其(qi)他設備設施：與(yu)辦公(gong)有關的其(qi)他設備設施。
3?辦公設(she)備設(she)施管理(li)的職責(ze)
3.1?行(xing)政部負(fu)責辦公設(she)備設(she)施的歸口管理。負(fu)責辦公設(she)備設(she)施規劃、選(xuan)型、組織安(an)裝調試、統一(yi) 調配、使用、維修、盤點、報廢(fei)和更(geng)新的全過程實(shi)行(xing)綜合管理。
3.2?采購部負責按要求進行辦公設(she)備設(she)施的采購。
3.3?生(sheng)產部負(fu)責協助實施(shi)辦公設備(bei)設施(shi)的安裝(zhuang)和維修。
3.4?使(shi)用部(bu)門負(fu)責辦(ban)(ban)(ban)公(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)的分級管(guan)理，負(fu)責辦(ban)(ban)(ban)公(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)的正(zheng)確使(shi)用和日常維護保養，延 長辦(ban)(ban)(ban)公(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)使(shi)用壽命，保證辦(ban)(ban)(ban)公(gong)設備(bei)(bei)設施(shi)(shi)的正(zheng)常運行。
3.5?財(cai)務部負責對辦公設備設施的采(cai)購、發放和管(guan)理(li)進(jin)行監(jian)督、檢(jian)查和審計。
4?辦公設備設施的(de)購置
4.1?行政部(bu)應廣(guang)泛收(shou)集(ji)辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)發展資訊以(yi)及市場信息，并收(shou)集(ji)使(shi)用單位對有關辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)使(shi)用意(yi)見(jian)，為新(xin)辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)購置提供(gong)建議。
4.2?各(ge)部門需(xu)要新(xin)增辦公設(she)備(bei)設(she)施應填寫(xie)《辦公設(she)備(bei)設(she)施購置申請單》，送(song)行政部審(shen)查、主管副(fu) 總(zong)審(shen)核、常(chang)務副(fu)總(zong)或(huo)總(zong)經理批(pi)準。
4.3?對(dui)于(yu)新辦(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的購置(zhi)，行政部應提出辦(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的先進(jin)性(xing)(xing)、可(ke)靠(kao)性(xing)(xing)和(he)維修性(xing)(xing)等要求， 并對(dui)大型、關鍵(jian)辦(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施進(jin)行經濟技術(shu)可(ke)行性(xing)(xing)分析(xi)，把好(hao)選(xuan)型和(he)安裝(zhuang)驗收質量關，為搞(gao)好(hao)辦(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的后期管理奠(dian)定基礎。
4.4?選(xuan)購(gou)的(de)大型、關鍵辦公設備設施應備有齊全的(de)安裝、使用、潤滑、維(wei)修等(deng)技術資料和必(bi)要的(de) 維(wei)修配件、易損件。
4.5?辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)到(dao)貨后，由采購部(bu)組織行(xing)政部(bu)、使(shi)用部(bu)門(men)、供方(fang)派員共同參加開箱(xiang)驗收，并認 真做好開箱(xiang)記錄，按照裝箱(xiang)單(dan)核(he)對主辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)、附件、工具、備件和技術資料，辦(ban)理入庫和安裝手續。
4.6?辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施安(an)裝調試(shi)完(wan)畢(bi)，要按(an)說明書(shu)及有關規定進(jin)行性能(neng)檢查(cha)、調試(shi)，屬于(yu)固定資(zi)產的 要辦(ban)理固定資(zi)產移交手續。
4.7?驗(yan)收后采購部(bu)應負責(ze)組織填寫《辦公設備設施驗(yan)收報告(gao)單》一式三份(fen)，采購部(bu)、行政部(bu)、使 用部(bu)門各留一份(fen)。
4.8?驗收后行政(zheng)部將相關資料(liao)收集、整(zheng)理(li)、存檔。
5?辦公設(she)備(bei)設(she)施的臺帳(zhang)和檔(dang)案管(guan)理
5.1?辦公(gong)設備設施的臺帳管理(li)
5.1.1?財務部對對公(gong)司的所(suo)有(you)屬于固定資(zi)產(chan)的辦公(gong)設備設施按照(zhao)規定建立(li)固定資(zi)產(chan)臺(tai)帳(zhang)，并進行(xing)監 督和管理。
5.1.2?行政部對公司的所有辦公設(she)(she)備設(she)(she)施按照(zhao)規定(ding)逐臺進行統一編號，建立《辦公設(she)(she)備設(she)(she)施臺帳》 和卡片，填寫《辦公設(she)(she)備設(she)(she)施檔(dang)案資(zi)料(liao)卡》，做到隨(sui)機(ji)附件和資(zi)料(liao)齊全。
5.1.3?各使(shi)用部(bu)門要建立本部(bu)門辦公(gong)設備設施(shi)臺(tai)賬。
5.2?辦(ban)公設備設施的檔(dang)案(an)管理
5.2.1?行(xing)政部(bu)行(xing)政助理，負責為列(lie)入固定(ding)資(zi)產的(de)大型辦(ban)公設備設施建立(li)技術檔(dang)(dang)案(an)和狀態(tai)檔(dang)(dang)案(an)。
5.2.2?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)(shi)的技術(shu)檔(dang)案是指辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)(shi)的安裝、零部件、自制(zhi)辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)(shi)、特種辦(ban)公 設(she)備設(she)施(shi)(shi)、使用說明書、圖紙等技術(shu)資(zi)料(liao)。
5.2.3?狀態(tai)檔案是指辦(ban)公設備設施的分布、購進和(he)安裝(zhuang)日期、使(shi)用年限、維修記錄、調(diao)撥記錄等資(zi) 料。
5.2.4?辦公設備設施檔案資料發生變(bian)更時(shi)，應根(gen)據實際情況，及(ji)時(shi)更新檔案資料。
6?辦(ban)公設備設施的使用(yong)與保養
6.1?使(shi)用(yong)人員在獨(du)立使(shi)用(yong)辦公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施前(qian)，必(bi)須對(dui)其進行辦公(gong)(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施的結構、性能、技術規(gui)范、 維(wei)護基礎知識(shi)和安全(quan)操(cao)作(zuo)規(gui)程的培訓。
6.2?各部門(men)要指定(ding)專人負責公用辦公設備設施的管理。
6.3?操作人員(yuan)要嚴(yan)格執(zhi)行(xing)辦公設備設施的操作規(gui)程，嚴(yan)禁(jin)辦公設備設施超負荷、超范圍(wei)和(he)帶(dai)故障 運轉(zhuan)。
6.4?使(shi)用部門負責指定(ding)(ding)專人進行(xing)辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的日(ri)常維(wei)護保養，行(xing)政部負責依據辦公設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的 特(te)點和使(shi)用情況進行(xing)定(ding)(ding)期維(wei)護。
6.5?使(shi)用部門、行政部要定(ding)期或不定(ding)期對(dui)辦公設(she)備(bei)設(she)施的(de)使(shi)用和(he)保養情況(kuang)進行檢(jian)查。
6.6?對(dui)于(yu)使用(yong)部門不正當使用(yong)和維(wei)護的(de)(de)行為，行政部有權提出整(zheng)改要求和處罰建議，對(dui)由(you)此而造 成的(de)(de)辦公設(she)備(bei)設(she)施的(de)(de)損壞，經行政部進行責(ze)(ze)任(ren)認(ren)定，由(you)相(xiang)關責(ze)(ze)任(ren)人承(cheng)擔賠償責(ze)(ze)任(ren)。
6.6.1?對純屬人(ren)為原因(yin)導致辦(ban)公(gong)設(she)備設(she)施(shi)損(sun)壞的(de)，如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)清(qing)楚，視情況由(you)(you)責(ze)任(ren)人(ren)賠(pei)(pei)償修(xiu)理費用的(de) 70%-100%；造成報廢或(huo)丟失(shi)的(de)，視情況由(you)(you)責(ze)任(ren)人(ren)賠(pei)(pei)償原值(zhi)的(de)70%-100%。如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)不清(qing)的(de)，由(you)(you)該部(bu)門負責(ze)人(ren)承擔賠(pei)(pei)償額的(de)50%，保(bao)管(guan)人(ren)承擔50%。
6.6.2?因保(bao)管不當造成辦公設備設施遺失的，由(you)保(bao)管人賠(pei)償原(yuan)值的80%-100%賠(pei)償或責令(ling)自行增購 并不得報支費用。
7?辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施的(de)維修
7.1?辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)發生故障(zhang)，使用部門不能解決(jue)時，應立即填寫《辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)報修單》，通(tong)知 行政部組織有(you)關人員進(jin)行排除，并填好維修記(ji)錄(lu)。
7.2?在接到辦(ban)公(gong)設備設施(shi)報修(xiu)(xiu)以后，行政(zheng)部應(ying)根據辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的故障程度和原(yuan)因(yin)，組織維(wei)修(xiu)(xiu)人 員(yuan)進行修(xiu)(xiu)理(li)。
7.3?維(wei)(wei)修(xiu)人員在維(wei)(wei)修(xiu)完畢后，應通知使(shi)用(yong)(yong)單(dan)位的(de)員工進行(xing)驗收，并在報修(xiu)單(dan)上簽字，對(dui)維(wei)(wei)修(xiu)用(yong)(yong)時(shi) 和維(wei)(wei)修(xiu)材料進行(xing)確認(ren)。
7.4?對于緊急情況，使(shi)用(yong)部門(men)可電話或口頭通知行(xing)政部，行(xing)政部及(ji)時(shi)安排維修(xiu)。但使(shi)用(yong)部門(men)應及(ji) 時(shi)補(bu)辦報修(xiu)及(ji)驗收手續。
7.5?對于公(gong)(gong)司現有技術力量無法完(wan)成的辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施報修(xiu)，應由行政部填寫(xie)《辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施委外 修(xiu)理(li)申請(qing)單》，報常(chang)務副(fu)總(zong)經理(li)審(shen)批后。《辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施委外修(xiu)理(li)申請(qing)單》應詳(xiang)細(xi)注明維修(xiu)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)設(she)(she)(she)備(bei)設(she)(she)(she)施的名稱、故障原因、外協廠(chang)家(jia)和(he)預計費用。
7.6?在(zai)維修完(wan)成以后(hou)，使用部門和行政(zheng)部應當對辦公(gong)設備設施進行檢查(cha)驗(yan)收。
7.7?對于經常發(fa)生故障(zhang)的(de)部(bu)(bu)位，行政部(bu)(bu)應(ying)組織使用部(bu)(bu)門認(ren)真分析，制訂改善維修措(cuo)施，盡量從根 本上(shang)消除故障(zhang)以及發(fa)生原(yuan)因。
8?辦(ban)公設(she)備設(she)施的移交(jiao)、閑置及報廢處理
8.1?辦公設備設施的移(yi)交
8.1.1?員工崗位變動或(huo)離職(zhi)時(shi)，應及(ji)時(shi)將個(ge)人領用的辦公設備設施(shi)移交給接手人或(huo)退還行政(zheng)部(bu)。
8.1.2?各(ge)部門負責人(ren)崗位變動或離職時，應及時將部門共用的辦(ban)公設備設施(shi)移交給接(jie)手(shou)人(ren)或退還(huan)行 政部。
8.1.3?部門負責人移(yi)(yi)交時由(you)行政部監(jian)交，一般員工移(yi)(yi)交時由(you)部門人監(jian)交，移(yi)(yi)交人、接手人、監(jian)交人 如實記(ji)錄并填寫《辦(ban)公設備(bei)設施移(yi)(yi)交單》一式三份，三方簽字(zi)后各留一份。
8.2?辦公設備(bei)設施(shi)的(de)調撥
8.2.1?辦公(gong)設備設施的調撥(bo)必須由(you)行政部統(tong)一(yi)安排(pai)，各部門(men)不得私自調撥(bo)。
8.2.2?各部門(men)如需辦(ban)(ban)公設(she)備設(she)施的調(diao)撥，應由移入部門(men)經理(li)(li)填寫《辦(ban)(ban)公設(she)備設(she)施調(diao)撥單》，交行(xing)政 助理(li)(li)審查，行(xing)政部經理(li)(li)審批。
8.2.3?行政部組織調(diao)撥雙方進行辦(ban)公(gong)設備(bei)設施交接，調(diao)撥出的(de)辦(ban)公(gong)設備(bei)設施必須隨帶原有輔機、附 件和技術文件。
8.2.4?屬于(yu)固定資產的辦(ban)公設備(bei)設施的調撥應(ying)報財務部備(bei)案。
8.3?閑置(zhi)辦(ban)公設(she)備設(she)施的處理
8.3.1?辦公設備設施閑(xian)置在(zai)半(ban)年(nian)以上的應(ying)進(jin)行(xing)封(feng)存(cun)管理，辦公設備設施的封(feng)存(cun)和啟封(feng)時(shi)必(bi)須由使用 部門、行(xing)政部共同進(jin)行(xing)。
8.3.2?封存(cun)要有明顯的標(biao)識。
8.3.3?辦公設備設施(shi)封存(cun)前要進行一次全面的維護，并采取防塵、防銹(xiu)和防潮措施(shi)。
8.3.4?所有(you)封存辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施都(dou)要達到(dao)完(wan)好(hao)辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的要求(qiu)，并(bing)列(lie)入(ru)辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施檢(jian)查范圍。
8.3.5?對風(feng)扇等季(ji)節性強的辦公設備(bei)設施，可由各部門做好(hao)(hao)清潔維持后交倉庫暫(zan)存，由倉庫統一集 中保管。雙(shuang)方(fang)辦好(hao)(hao)入倉和領(ling)用手(shou)續。
8.3.6?對于長期不用(yong)(yong)、連(lian)續停用(yong)(yong)一年以(yi)上的閑置辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)，由使(shi)用(yong)(yong)部門填寫(xie)《閑置辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she) 施(shi)處(chu)理申請單》，報行(xing)政部積極(ji)組織外(wai)調、出(chu)租或轉讓(rang)，以(yi)提高辦(ban)公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的利用(yong)(yong)率。
8.4?辦公設備設施(shi)的報廢
8.4.1?辦公設備設施報(bao)損、報(bao)廢條件：
a) 因意外事(shi)故或(huo)災(zai)害，造成主(zhu)(zhu)要部件、主(zhu)(zhu)要結構(gou)嚴重損壞而無法使用的辦公設備設施。
b)?制(zhi)造質量(liang)低(di)劣，達不(bu)到使(shi)用要求的辦(ban)公設備設施。
c)?使用(yong)不(bu)當造成損(sun)壞、無修復價值的辦公設備設施。
d)?機器陳舊，技術性(xing)能(neng)不能(neng)滿(man)足(zu)使用要求(qiu)，且無法改造的辦公設備設施(shi)。
e)?耗能高，嚴重污染環境的辦公(gong)設備設施。
f)?超過(guo)使用年(nian)限、已無(wu)使用價值(zhi)的辦公設備設施。
8.4.2?報損、報廢辦公設備設施(shi)的(de)處理方法：
a)?按現有價值(zhi)整件或整機出售。
b)?拆(chai)卸(xie)、轉讓可利用的零部件。
c)?不能利用(yong)的部(bu)件按(an)廢(fei)料處理。
8.4.3?報廢申請由使(shi)用部(bu)門(men)提出，使(shi)用部(bu)門(men)填寫《辦公設備設施(shi)報廢申請單》，行政部(bu)進(jin)行審查， 必要時組織(zhi)相關(guan)專家進(jin)行審查，財務(wu)部(bu)門(men)進(jin)行價(jia)值評估，主管副(fu)總(zong)經理(li)審查、常務(wu)副(fu)總(zong)經理(li)或(huo)總(zong)經理(li)批(pi)準。
8.4.4?報廢申請(qing)經批準后(hou)使用(yong)部(bu)(bu)門由使用(yong)部(bu)(bu)門交行(xing)政(zheng)部(bu)(bu)進行(xing)臺帳及檔案調整，屬于固定(ding)資(zi)產的辦(ban)公 設備設施(shi)還須由申請(qing)部(bu)(bu)門轉(zhuan)財務部(bu)(bu)門進行(xing)固定(ding)資(zi)產減損(sun)處理。
9?辦公設備設施的盤(pan)點
9.1?公(gong)司(si)辦公(gong)設備設施實行定期盤(pan)點，一(yi)般為(wei)每年(nian)六月和(he)十二月。
9.2?辦公(gong)設(she)(she)備設(she)(she)施(shi)的盤點(dian)由行政(zheng)部(bu)會同財務部(bu)、使用部(bu)門共(gong)同進行。
9.3?辦(ban)公設(she)備設(she)施盤點(dian)的(de)依據為(wei)財務(wu)部固定資產臺(tai)帳(zhang)、行政部辦(ban)公設(she)備設(she)施臺(tai)帳(zhang)、辦(ban)公設(she)備設(she)施 卡片、領用記錄(lu)、調撥記錄(lu)、報(bao)廢記錄(lu)等(deng)。
9.4?辦公設備設施盤點(dian)時應實事求是(shi)，如實記(ji)錄盤點(dian)情況，嚴禁弄虛作假。
9.5?盤點(dian)結束后行政部應(ying)及時如實編制(zhi)盤點(dian)報告，說明(ming)盤點(dian)盈虧原(yuan)因及處(chu)理意(yi)見，報告主管副(fu)總 經(jing)理審核、常務(wu)副(fu)總經(jing)理或總經(jing)理審批。
10?附則
10.1?本制(zhi)度由行(xing)政部制(zhi)定(ding)，并(bing)負責解釋和組(zu)織實施(shi)。
10.2?本制(zhi)度報總經理批準后施行，修改時亦同。
10.3?本制(zhi)度實施后，凡既(ji)有的類似規定自(zi)行終止，與本制(zhi)度相抵觸的，以本制(zhi)度準。
10.4?本制度自頒布之日起施行。
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