辦公設備管理制度

1? 總則

1.1?目的(de)(de)：為規范辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)(de)管理，保障生產和辦(ban)公活動的(de)(de)正常進行，降低(di)成本，杜絕浪費(fei)， 特制定(ding)本制度。

1.2?適用范圍：

1.2.1本制度適用于公司(si)各(ge)部(bu)門。

1.2.2本(ben)制度對辦公設備設施的采(cai)購(gou)、驗收、使用和(he)管理等進行了規定(ding)。

2?辦公(gong)設(she)備設(she)施分類

2.1?辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜(ju)等(deng)；

2.2?文件處理設備：電腦、移動硬盤(pan)、掃(sao)描儀、復印(yin)機、打印(yin)機等；

2.3?培訓(xun)用具(ju)：投影(ying)儀、白板等；

2.4?空(kong)(kong)氣調節設備:空(kong)(kong)調、風扇等；

2.5?通訊設(she)施:電(dian)話機(ji)、傳真機(ji)、對講機(ji)等(deng)；

2.6?視聽設備:?攝影機、相機、音箱、功放、DVD、VCD、電視(shi)機(ji)等；

2.7?接(jie)待飲水(shui)(shui)用具：飲水(shui)(shui)機、茶具、開水(shui)(shui)壺、燒水(shui)(shui)壺、茶水(shui)(shui)桶等(deng)；

2.8?廚房用具：冰箱、消毒柜等；

2.9?其他設(she)(she)備設(she)(she)施：與辦(ban)公有關的其他設(she)(she)備設(she)(she)施。

3?辦公設備(bei)設施管(guan)理(li)的職責

3.1?行(xing)政部(bu)負(fu)責(ze)辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)的歸口管理。負(fu)責(ze)辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)規劃、選型、組織安裝調(diao)試、統一(yi) 調(diao)配(pei)、使(shi)用(yong)、維修(xiu)、盤點、報廢和(he)更新的全過程實(shi)行(xing)綜(zong)合管理。

3.2?采(cai)購部負責按(an)要求進行辦公設(she)(she)備設(she)(she)施的(de)采(cai)購。

3.3?生產部負責協助實施辦公設備設施的安裝和維(wei)修。

3.4?使用(yong)部(bu)門負責辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的分級管理，負責辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的正確(que)使用(yong)和日常維護保(bao)養，延(yan) 長(chang)辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)使用(yong)壽(shou)命，保(bao)證辦(ban)公(gong)設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的正常運行。

3.5?財務部負責(ze)對辦(ban)公設(she)備設(she)施的(de)采購(gou)、發放和管理進行(xing)監(jian)督(du)、檢查和審(shen)計。

4?辦公設(she)備設(she)施的購置

4.1?行政部(bu)應廣泛收集辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的發(fa)展資訊以及市場信息，并收集使用(yong)單位(wei)對有關(guan)辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的使用(yong)意見，為新辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的購(gou)置提供(gong)建議(yi)。

4.2?各部門需要新(xin)增辦(ban)公設備設施應填(tian)寫《辦(ban)公設備設施購置申請單》，送行政部審查、主管副(fu) 總審核、常務副(fu)總或(huo)總經理(li)批(pi)準。

4.3?對于新辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的(de)購置，行政(zheng)部(bu)應提(ti)出(chu)辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的(de)先進性(xing)、可靠性(xing)和維(wei)修性(xing)等要(yao)求， 并(bing)對大型、關鍵辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)進行經濟技(ji)術可行性(xing)分析，把好選型和安裝驗收質量關，為搞好辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)(shi)的(de)后期管理奠定(ding)基(ji)礎。

4.4?選(xuan)購的大型、關鍵辦公設備設施應備有齊全的安裝、使用、潤滑(hua)、維修(xiu)等(deng)技術資(zi)料(liao)和必要的 維修(xiu)配件(jian)、易損件(jian)。

4.5?辦公設(she)備設(she)施(shi)到貨后(hou)，由采購部組織行政部、使(shi)用部門、供方派員共同(tong)參加開(kai)箱(xiang)驗收，并認 真(zhen)做好開(kai)箱(xiang)記錄，按照(zhao)裝箱(xiang)單核對主辦公設(she)備設(she)施(shi)、附件、工具、備件和技術(shu)資料，辦理入庫和安裝手續。

4.6?辦(ban)公設備設施安裝調試完畢，要按(an)說明書及有關規定(ding)(ding)(ding)進行性能檢(jian)查、調試，屬于固定(ding)(ding)(ding)資(zi)產(chan)的 要辦(ban)理固定(ding)(ding)(ding)資(zi)產(chan)移(yi)交手續。

4.7?驗收后采(cai)購部應負責組織(zhi)填(tian)寫《辦公設(she)備設(she)施(shi)驗收報告單》一式三份，采(cai)購部、行政部、使(shi) 用(yong)部門各(ge)留一份。

4.8?驗收后行政部(bu)將相關資料(liao)收集、整理、存檔。

5?辦(ban)公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施的臺帳和檔案管理

5.1?辦公設備設施(shi)的(de)臺帳管理

5.1.1?財務部(bu)對對公司的所(suo)有屬于固(gu)定資(zi)產(chan)的辦(ban)公設備設施按照(zhao)規定建立固(gu)定資(zi)產(chan)臺帳，并進行監 督和(he)管理。

5.1.2?行政部對公(gong)(gong)(gong)司的所有辦(ban)公(gong)(gong)(gong)設備設施按照規(gui)定逐臺進行統一編號，建立(li)《辦(ban)公(gong)(gong)(gong)設備設施臺帳》 和卡片，填寫《辦(ban)公(gong)(gong)(gong)設備設施檔案資料卡》，做到(dao)隨機附件和資料齊(qi)全。

5.1.3?各使用部門要建立(li)本部門辦公設備設施臺賬。

5.2?辦公(gong)設備(bei)設施的檔(dang)案管理

5.2.1?行政(zheng)部(bu)行政(zheng)助理，負責為列入(ru)固(gu)定資產的大型辦公設備設施建立技術檔(dang)案(an)和狀態檔(dang)案(an)。

5.2.2?辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)技(ji)(ji)術檔(dang)案是(shi)指(zhi)辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施的(de)安裝、零(ling)部件、自(zi)制辦(ban)公設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施、特種辦(ban)公 設(she)(she)備(bei)(bei)設(she)(she)施、使用說明書、圖紙等技(ji)(ji)術資料。

5.2.3?狀(zhuang)態檔案(an)是指辦公(gong)設備設施的分(fen)布、購進和安(an)裝日期、使用年限、維(wei)修記錄(lu)、調撥記錄(lu)等資 料。

5.2.4?辦(ban)公(gong)設備設施檔案資(zi)料(liao)發(fa)生變更時(shi)，應根(gen)據實際情況，及時(shi)更新檔案資(zi)料(liao)。

6?辦公設備(bei)設施的使用與保養

6.1?使用(yong)(yong)人(ren)員(yuan)在獨立使用(yong)(yong)辦(ban)公設備設施(shi)前，必須(xu)對其進行辦(ban)公設備設施(shi)的結構、性能(neng)、技術規(gui)范(fan)、 維護基(ji)礎知(zhi)識和安全操作規(gui)程的培訓(xun)。

6.2?各部門要指定專人負責公用辦(ban)公設(she)備設(she)施的管理。

6.3?操(cao)(cao)作人員要(yao)嚴(yan)格執(zhi)行(xing)辦公(gong)設備設施(shi)的操(cao)(cao)作規(gui)程，嚴(yan)禁(jin)辦公(gong)設備設施(shi)超(chao)負荷、超(chao)范(fan)圍和帶故障(zhang) 運轉。

6.4?使(shi)用部門負(fu)責指定專(zhuan)人進行辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的日常維護保養，行政部負(fu)責依據(ju)辦公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施(shi)的 特點(dian)和使(shi)用情況進行定期維護。

6.5?使用(yong)部門(men)、行政部要定(ding)期或(huo)不定(ding)期對辦公設備設施的(de)使用(yong)和保養情況進(jin)行檢查。

6.6?對于使用(yong)部門不正當使用(yong)和(he)維護的(de)行(xing)為，行(xing)政部有權提出整(zheng)改要求和(he)處(chu)罰建(jian)議，對由(you)此(ci)而造(zao) 成的(de)辦公(gong)設(she)備設(she)施的(de)損壞，經行(xing)政部進行(xing)責任(ren)認定，由(you)相關責任(ren)人承(cheng)擔賠償(chang)責任(ren)。

6.6.1?對純屬人(ren)為原(yuan)因導致辦公設備設施(shi)損壞(huai)的，如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)清楚(chu)，視(shi)情(qing)況由責(ze)任(ren)人(ren)賠(pei)償(chang)修理(li)費用的 70%-100%；造成報廢(fei)或丟(diu)失的，視(shi)情(qing)況由責(ze)任(ren)人(ren)賠(pei)償(chang)原(yuan)值的70%-100%。如(ru)責(ze)任(ren)人(ren)不清的，由該(gai)部門負(fu)責(ze)人(ren)承擔(dan)賠(pei)償(chang)額的50%，保管(guan)人(ren)承擔(dan)50%。

6.6.2?因(yin)保管(guan)不(bu)當造成辦公(gong)設(she)備設(she)施遺(yi)失的，由保管(guan)人賠償(chang)原值的80%-100%賠償(chang)或責令自(zi)行增購 并不(bu)得報支費用。

7?辦公設備設施的(de)維修

7.1?辦(ban)(ban)公設備(bei)設施發(fa)生(sheng)故障(zhang)，使用部門不能解(jie)決時，應立即填寫《辦(ban)(ban)公設備(bei)設施報修單》，通知 行政部組織有關人員進行排除，并填好維(wei)修記(ji)錄。

7.2?在接到辦公(gong)設備(bei)設施報修以后，行政(zheng)部應根據辦公(gong)設備(bei)設施的故障程度(du)和原(yuan)因，組織維修人 員(yuan)進行修理(li)。

7.3?維修(xiu)人(ren)員在(zai)維修(xiu)完畢后(hou)，應通知使用(yong)單(dan)位的員工進(jin)行(xing)驗收，并在(zai)報修(xiu)單(dan)上簽(qian)字，對維修(xiu)用(yong)時 和維修(xiu)材料進(jin)行(xing)確認(ren)。

7.4?對于緊急情況，使(shi)用部門(men)可電話或口(kou)頭通知行(xing)政部，行(xing)政部及時安排維修。但使(shi)用部門(men)應及 時補(bu)辦報修及驗收(shou)手續。

7.5?對于公(gong)司現有(you)技術力(li)量(liang)無法完(wan)成的辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)報修(xiu)(xiu)，應(ying)由行政部填寫(xie)《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)委外(wai) 修(xiu)(xiu)理申(shen)請單(dan)》，報常務(wu)副(fu)總經理審批后。《辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)委外(wai)修(xiu)(xiu)理申(shen)請單(dan)》應(ying)詳(xiang)細注明維修(xiu)(xiu)辦公(gong)設(she)備(bei)設(she)施(shi)的名稱、故障原因、外(wai)協(xie)廠家和預計費用。

7.6?在(zai)維修(xiu)完(wan)成(cheng)以后，使用部(bu)門和行(xing)政部(bu)應當對辦公設備設施進行(xing)檢查驗收。

7.7?對于經常(chang)發(fa)生故障的部位，行政部應組織使用部門(men)認真分析，制訂改善維(wei)修措施(shi)，盡量從根 本上(shang)消(xiao)除(chu)故障以及發(fa)生原因。

8?辦公設(she)備設(she)施的移交、閑置(zhi)及報廢處理(li)

8.1?辦(ban)公(gong)設備設施(shi)的移(yi)交

8.1.1?員工崗位變動或離職時(shi)，應及時(shi)將(jiang)個人領用的辦公設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施移(yi)交給(gei)接手人或退還行政(zheng)部。

8.1.2?各部(bu)門(men)負責(ze)人(ren)崗位變動(dong)或(huo)離職(zhi)時(shi)，應及時(shi)將部(bu)門(men)共用的辦公設(she)備設(she)施移(yi)交(jiao)給接手人(ren)或(huo)退還行 政部(bu)。

8.1.3?部門負責人(ren)(ren)移(yi)(yi)交(jiao)時由行(xing)政部監(jian)交(jiao)，一(yi)般員工(gong)移(yi)(yi)交(jiao)時由部門人(ren)(ren)監(jian)交(jiao)，移(yi)(yi)交(jiao)人(ren)(ren)、接手(shou)人(ren)(ren)、監(jian)交(jiao)人(ren)(ren) 如實記錄并填(tian)寫《辦公設備設施移(yi)(yi)交(jiao)單(dan)》一(yi)式三份，三方(fang)簽字(zi)后各留一(yi)份。

8.2?辦公設備設施的調撥

8.2.1?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)的調撥必須由行(xing)政部統一(yi)安排(pai)，各部門不得私自調撥。

8.2.2?各部門(men)如需辦公設(she)備(bei)設(she)施的調撥(bo)，應(ying)由移入部門(men)經理填(tian)寫《辦公設(she)備(bei)設(she)施調撥(bo)單》，交行政(zheng) 助理審查，行政(zheng)部經理審批。

8.2.3?行政部(bu)組織調撥(bo)雙方進行辦(ban)公(gong)設備(bei)設施(shi)交接(jie)，調撥(bo)出的(de)辦(ban)公(gong)設備(bei)設施(shi)必(bi)須隨帶原有輔機(ji)、附 件和技術文件。

8.2.4?屬(shu)于固定資產(chan)的辦公設備設施的調(diao)撥應報財務部備案(an)。

8.3?閑置(zhi)辦公設備(bei)設施的處理

8.3.1?辦(ban)公設(she)備設(she)施閑置在(zai)半年以(yi)上的應進行封(feng)存管理，辦(ban)公設(she)備設(she)施的封(feng)存和啟封(feng)時必須由使用 部門、行政部共同(tong)進行。

8.3.2?封(feng)存要有明顯的標識。

8.3.3?辦公設(she)備設(she)施(shi)(shi)封存前要進行一次全面的維護，并采取(qu)防塵、防銹和防潮(chao)措施(shi)(shi)。

8.3.4?所有封存辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施都要(yao)達到(dao)完好辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施的要(yao)求，并(bing)列入辦(ban)公設(she)(she)(she)備設(she)(she)(she)施檢查范圍。

8.3.5?對風扇等(deng)季節性(xing)強(qiang)的辦公設(she)備設(she)施，可由各部門(men)做好(hao)清(qing)潔維持后交倉庫暫存，由倉庫統一集 中保管。雙方辦好(hao)入倉和領用(yong)手續。

8.3.6?對于長期不用(yong)、連續(xu)停用(yong)一年以上(shang)的閑(xian)置(zhi)辦公(gong)設備(bei)設施，由使用(yong)部(bu)門填寫《閑(xian)置(zhi)辦公(gong)設備(bei)設 施處理申請單(dan)》，報(bao)行政(zheng)部(bu)積極(ji)組織外(wai)調、出(chu)租或轉讓，以提高辦公(gong)設備(bei)設施的利用(yong)率(lv)。

8.4?辦公設(she)備設(she)施的報廢

8.4.1?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)報(bao)損、報(bao)廢(fei)條件(jian)：

a) 因(yin)意外事故或災害，造成主要(yao)部件(jian)、主要(yao)結構嚴(yan)重損壞而無(wu)法(fa)使用的辦公設(she)備(bei)設(she)施。

b)?制(zhi)造質量低劣，達不到(dao)使用(yong)要求的(de)辦公設(she)備設(she)施。

c)?使用不(bu)當(dang)造成(cheng)損壞、無修復價值的(de)辦公設(she)備設(she)施(shi)。

d)?機器陳舊，技(ji)術性能不能滿足(zu)使用要求，且無法改造的辦公設備設施。

e)?耗(hao)能高，嚴重污染環(huan)境的辦(ban)公設備(bei)設施(shi)。

f)?超過使(shi)用年限、已無使(shi)用價值的辦公設備設施(shi)。

8.4.2?報(bao)(bao)損、報(bao)(bao)廢辦(ban)公設備(bei)設施(shi)的處理方法：

a)?按現有價值整件(jian)或(huo)整機出售。

b)?拆卸、轉讓可利用的零部件。

c)?不能(neng)利用(yong)的部(bu)件按廢料處理。

8.4.3?報廢申請由使(shi)用(yong)部(bu)門提出，使(shi)用(yong)部(bu)門填寫《辦公設備(bei)設施(shi)報廢申請單》，行政部(bu)進行審查(cha)， 必要時組織相關(guan)專家進行審查(cha)，財務部(bu)門進行價值評估(gu)，主管副總經理(li)(li)審查(cha)、常務副總經理(li)(li)或總經理(li)(li)批準。

8.4.4?報廢申(shen)請經批(pi)準后使用(yong)部(bu)(bu)(bu)門(men)由(you)使用(yong)部(bu)(bu)(bu)門(men)交行政部(bu)(bu)(bu)進行臺帳及檔案調(diao)整，屬于固定資產(chan)的辦公 設備設施還(huan)須由(you)申(shen)請部(bu)(bu)(bu)門(men)轉財務(wu)部(bu)(bu)(bu)門(men)進行固定資產(chan)減損處理。

9?辦公設備設施(shi)的(de)盤(pan)點

9.1?公司辦公設備設施實(shi)行(xing)定期盤點，一般為每年六月(yue)和十二月(yue)。

9.2?辦(ban)公(gong)設備設施的盤點由行(xing)政部會同(tong)財務部、使(shi)用部門(men)共同(tong)進行(xing)。

9.3?辦公(gong)(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)盤點的依據為財(cai)務部(bu)(bu)固(gu)定資產臺帳、行(xing)政部(bu)(bu)辦公(gong)(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi)臺帳、辦公(gong)(gong)設(she)(she)備(bei)設(she)(she)施(shi) 卡(ka)片、領用記錄(lu)、調撥(bo)記錄(lu)、報(bao)廢記錄(lu)等。

9.4?辦(ban)公設(she)備設(she)施(shi)盤點時(shi)應實事求是，如實記錄盤點情況，嚴禁弄(nong)虛作假。

9.5?盤(pan)點(dian)結束后行(xing)政部(bu)應及(ji)時如實編(bian)制盤(pan)點(dian)報告(gao)，說明盤(pan)點(dian)盈虧原因及(ji)處理(li)(li)意見，報告(gao)主管副(fu)總(zong) 經(jing)理(li)(li)審核(he)、常務副(fu)總(zong)經(jing)理(li)(li)或(huo)總(zong)經(jing)理(li)(li)審批。

10?附則

10.1?本(ben)制度(du)由行政(zheng)部制定(ding)，并(bing)負責解釋和組(zu)織實(shi)施。

10.2?本制度(du)報總經(jing)理批準(zhun)后施行(xing)，修改(gai)時亦(yi)同。

10.3?本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)實施(shi)后，凡既有(you)的(de)類(lei)似規定(ding)自(zi)行終止，與本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)相抵觸的(de)，以本(ben)制(zhi)(zhi)度(du)準。

10.4?本制度自頒布之日起施行。

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