一、辦公自動化的發展歷程

1、國外

早在(zai)20世紀90年代，國(guo)外就開始了(le)(le)對(dui)辦公自(zi)動化(hua)設計的(de)探索(suo)。并且設計了(le)(le)一(yi)個簡(jian)單的(de)自(zi)動化(hua)體(ti)系，雖然當時該體(ti)系十分簡(jian)單但是(shi)卻(que)直接掀起了(le)(le)人(ren)們(men)對(dui)自(zi)動化(hua)辦公的(de)探索(suo)之(zhi)路(lu)。

辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)理論(lun)與技(ji)術(shu)(shu)的(de)(de)研究興起于20世(shi)紀70年(nian)代末期的(de)(de)美(mei)、英、日(ri)等經濟發(fa)達、科技(ji)領先的(de)(de)國家，其(qi)(qi)中，美(mei)國是(shi)推行(xing)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)最早的(de)(de)國家之一(yi)，其(qi)(qi)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)發(fa)展(zhan)歷程可分為(wei)(wei)四(si)個階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)：一(yi)是(shi)1975年(nian)前的(de)(de)單(dan)機設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)，以(yi)采(cai)用單(dan)機設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)、完成單(dan)項工(gong)作(zuo)為(wei)(wei)目標，這一(yi)階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)的(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)技(ji)術(shu)(shu)又被(bei)(bei)稱(cheng)為(wei)(wei)“秘書級(ji)別”；二是(shi)1975年(nian)-1982年(nian)的(de)(de)局(ju)域網階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)，通過采(cai)用專(zhuan)用交換(huan)機、局(ju)域網等部分綜合設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)，將很多(duo)單(dan)機設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)融入到局(ju)域網絡中，進而實現數據和設(she)(she)備(bei)(bei)(bei)的(de)(de)共享，這一(yi)階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)的(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)技(ji)術(shu)(shu)又被(bei)(bei)稱(cheng)為(wei)(wei)“主任級(ji)別”；三是(shi)1983年(nian)-1990年(nian)的(de)(de)一(yi)體化(hua)(hua)(hua)(hua)階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)，采(cai)用數據、文字(zi)、聲音、圖像等多(duo)媒體信息，通過廣域網作(zuo)為(wei)(wei)傳(chuan)輸、處理、存儲手段(duan)(duan)，這一(yi)階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)的(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)技(ji)術(shu)(shu)又被(bei)(bei)稱(cheng)為(wei)(wei)“決策(ce)級(ji)別”；四(si)是(shi)1990年(nian)以(yi)后(hou)的(de)(de)多(duo)媒體信息傳(chuan)輸階(jie)(jie)(jie)段(duan)(duan)，將語音、圖像、音視頻等技(ji)術(shu)(shu)更好(hao)地(di)運用到辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)系統中，實現更加先進的(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化(hua)(hua)(hua)(hua)。

2、國內

目前(qian)國(guo)內的辦公自(zi)動(dong)(dong)化(hua)系統也得(de)到了快速發展(zhan)，越來(lai)越多的企(qi)業開始(shi)注(zhu)重對自(zi)動(dong)(dong)化(hua)系統的使(shi)用(yong)。我(wo)國(guo)辦公自(zi)動(dong)(dong)化(hua)技術的發展(zhan)可分為(wei)四個(ge)階段：

第一階段：1980-1999年，文件型辦公自動化。最(zui)早的(de)辦公(gong)自動化從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機版(ban)的(de)辦公(gong)應用軟件(jian)開始，實現了由(you)手工辦公(gong)到電腦辦公(gong)的(de)轉變，在當時被稱作“無紙(zhi)化辦公(gong)”。一方面(mian)實現了企業(ye)的(de)信息交流和共(gong)享，另一方面(mian)建立了企業(ye)審批及流程(cheng)雛形，從而形成了OA的(de)概(gai)念。

第二階段：2000-2005年，協同型辦公自動化。這一階(jie)段(duan)主要以工作(zuo)流為中(zhong)心，在(zai)文(wen)件(jian)型(xing)OA的(de)(de)(de)(de)基礎上增加了(le)公(gong)文(wen)流轉、流程審批(pi)、文(wen)檔管理(li)、會議管理(li)、資產(chan)管理(li)等實用(yong)功能(neng)。在(zai)實現(xian)個(ge)人辦公(gong)自(zi)動化的(de)(de)(de)(de)基礎上，該階(jie)段(duan)的(de)(de)(de)(de)辦公(gong)自(zi)動化系統完善了(le)各個(ge)職能(neng)部(bu)門之間的(de)(de)(de)(de)溝通和信(xin)息(xi)(xi)共享機制，建立了(le)企業內部(bu)的(de)(de)(de)(de)協(xie)同工作(zuo)環境，將辦公(gong)自(zi)動化拓展到企業的(de)(de)(de)(de)全部(bu)辦公(gong)機構(gou)，確保(bao)所有員(yuan)工均可實現(xian)辦公(gong)自(zi)動化，并能(neng)夠根據各自(zi)的(de)(de)(de)(de)授權了(le)解需要的(de)(de)(de)(de)信(xin)息(xi)(xi)，完成自(zi)己的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)任務。

第三階段：2006-2010年，知識型辦公自動化。隨著OA系統應(ying)用(yong)的(de)(de)逐(zhu)步(bu)深(shen)入，企業(ye)和用(yong)戶的(de)(de)要(yao)求也不斷提高，辦(ban)公自(zi)動(dong)化系統的(de)(de)發展(zhan)也隨之派生(sheng)出全新氣象(xiang)，形成了以“知識管理(li)”為(wei)主(zhu)要(yao)思想、以“協同(tong)”為(wei)工作(zuo)方式(shi)、以“門(men)戶”為(wei)技(ji)術手段、整合了企業(ye)內信息資(zi)源的(de)(de)“知識型辦(ban)公自(zi)動(dong)化系統”。從這個意義上說，辦(ban)公實際上是一(yi)個管理(li)過(guo)程，電子商務時代帶來的(de)(de)企業(ye)事(shi)務處理(li)對象(xiang)瞬息萬變，這就要(yao)求作(zuo)為(wei)企業(ye)的(de)(de)辦(ban)公自(zi)動(dong)化系統能夠提供足(zu)夠的(de)(de)靈活應(ying)變和開放交(jiao)互(hu)能力。

第四階段：2011年后，智能型辦公自動化。隨(sui)著企業組織(zhi)流程的(de)不(bu)斷固化(hua)和(he)改(gai)進、知識的(de)積累和(he)應用以及技術的(de)創新(xin)和(he)提(ti)升，最(zui)終的(de)辦公自動(dong)化(hua)系(xi)統(tong)將會全面(mian)脫胎換骨(gu)，全新(xin)的(de)“智能(neng)(neng)(neng)型辦公自動(dong)化(hua)系(xi)統(tong)”將成為未來的(de)發展方向，智能(neng)(neng)(neng)型OA能(neng)(neng)(neng)夠(gou)提(ti)供決策支持、知識挖掘、商務(wu)智能(neng)(neng)(neng)等服務(wu)，并且更(geng)關注企業的(de)決策效(xiao)率(lv)。

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二、辦公自動化的發展趨勢及策略

隨著各(ge)種技(ji)術的(de)不斷進步，辦公自(zi)動化的(de)未來發(fa)展(zhan)趨勢(shi)將體現以下(xia)幾個特(te)點。

1、辦公信息數字化、多媒體化

在(zai)辦公活動(dong)中(zhong)，人們主(zhu)要采用計(ji)算機對信息(xi)進行處(chu)理(li)，計(ji)算機所處(chu)理(li)的信息(xi)都是數(shu)字(zi)信息(xi)，很多的信息(xi)都被處(chu)理(li)成數(shu)字(zi)方(fang)式，這樣存儲處(chu)理(li)就更方(fang)便。

同(tong)時(shi)，隨著多(duo)媒體技術(shu)、虛(xu)擬現實技術(shu)的應用，使(shi)人們處(chu)理(li)信息的手段和(he)內容(rong)更加(jia)豐富(fu)，使(shi)數據(ju)、文字、圖(tu)形圖(tu)像(xiang)、音(yin)頻(pin)及(ji)視頻(pin)等(deng)各種(zhong)信息形式都(dou)能使(shi)用計算機處(chu)理(li)，它更加(jia)適應并(bing)有(you)力支持(chi)人們以(yi)視覺(jue)、聽(ting)覺(jue)、觸(chu)覺(jue)、味覺(jue)、嗅覺(jue)等(deng)多(duo)種(zhong)方式獲(huo)取及(ji)處(chu)理(li)信息的方式。

2、辦公環境網絡化、國際化

在(zai)人(ren)(ren)們的(de)日常生活(huo)中，網(wang)(wang)(wang)絡的(de)應(ying)用(yong)已改(gai)(gai)變了(le)人(ren)(ren)們的(de)生活(huo)方式(shi)，也改(gai)(gai)變了(le)人(ren)(ren)們的(de)工作方式(shi)，完備的(de)辦(ban)公(gong)白動化系統能(neng)把(ba)多種辦(ban)公(gong)設備連成(cheng)辦(ban)公(gong)局域網(wang)(wang)(wang)，進而通過(guo)公(gong)共(gong)通信(xin)網(wang)(wang)(wang)或專用(yong)網(wang)(wang)(wang)連成(cheng)廣(guang)域辦(ban)公(gong)網(wang)(wang)(wang)，特別是(shi)Internet網(wang)(wang)(wang)絡的(de)發展(zhan)與普及，通過(guo)Internet網(wang)(wang)(wang)絡可(ke)連接到地(di)球(qiu)上(shang)任何角落(luo)，從而實現信(xin)息的(de)高(gao)速傳播。它(ta)可(ke)以跨越時間與空(kong)間，特別是(shi)在(zai)與國外(wai)的(de)辦(ban)公(gong)聯系中，更是(shi)應(ying)用(yong)十分方便與廣(guang)泛(fan)。

3、辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由于(yu)計算(suan)機要(yao)求處理的(de)(de)信息(xi)數字化，同時辦公環境的(de)(de)網(wang)絡化使(shi)得跨(kua)部門的(de)(de)連(lian)續作業免去了以紙(zhi)介質為載體的(de)(de)傳統(tong)傳遞方(fang)式。采(cai)用“無紙(zhi)化辦公”，一(yi)方(fang)面可以節省紙(zhi)張(zhang)；另(ling)一(yi)方(fang)面是(shi)速度快、準確度高(gao)，便于(yu)文檔的(de)(de)編輯(ji)和復用，它非常適合電子商務和電子政務的(de)(de)辦公需要(yao)。

對(dui)于一些(xie)(xie)要求24小時辦公、辦公流程及作(zuo)業內容(rong)相對(dui)穩定、工作(zuo)比較枯燥、易(yi)疲勞、易(yi)錯(cuo)、勞動量較重(zhong)的(de)一些(xie)(xie)工作(zuo)場合，可(ke)以采用無人(ren)值守辦公。如自動存取款(kuan)機的(de)銀行業務、夜間傳真(zhen)及電子郵件自動收發(fa)等。

由于計算機系(xi)統的高速發展，相關(guan)辦公(gong)(gong)軟件(jian)已(yi)十分(fen)成熟，操作界面(mian)更(geng)為(wei)直(zhi)觀(guan)，使(shi)得(de)人們在(zai)辦公(gong)(gong)活動中操作使(shi)用(yong)、維護(hu)與維修(xiu)等更(geng)加簡單。

4、辦公業務集成化

在早期的(de)辦公活動中，計算(suan)機系(xi)統(tong)大多(duo)(duo)是(shi)單機運行，或是(shi)各個(ge)部門分別(bie)開(kai)發自(zi)己的(de)應(ying)用(yong)系(xi)統(tong)。在這種(zhong)情況下(xia)，由于所采用(yong)的(de)軟件(jian)、硬件(jian)可能(neng)出自(zi)多(duo)(duo)家廠(chang)商，軟件(jian)功能(neng)、數(shu)據結構(gou)、界面等也會(hui)因此不同(tong)。隨(sui)著業務(wu)的(de)發展、信息的(de)交流，人(ren)們對辦公業務(wu)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)性的(de)要求將會(hui)越(yue)(yue)來越(yue)(yue)高。辦公業務(wu)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)包括(kuo)：一是(shi)設備的(de)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，即(ji)實(shi)現(xian)(xian)異(yi)構(gou)系(xi)統(tong)下(xia)的(de)數(shu)據傳(chuan)輸與處理，這是(shi)辦公系(xi)統(tong)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)的(de)基(ji)礎；二是(shi)應(ying)用(yong)程序的(de)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，即(ji)實(shi)現(xian)(xian)各種(zhong)應(ying)用(yong)程序在同(tong)一環境下(xia)運行；三是(shi)數(shu)據的(de)集(ji)(ji)(ji)成(cheng)(cheng)，不僅(jin)包括(kuo)相互交換數(shu)據，而且要實(shi)現(xian)(xian)數(shu)據的(de)互操作和解決數(shu)據語義的(de)異(yi)構(gou)問題，以真正實(shi)現(xian)(xian)數(shu)據共享(xiang)。