一、辦公自動化的發展歷程

1、國外

早在20世紀90年代(dai)，國(guo)外就開始(shi)了對辦(ban)公自動(dong)化設計(ji)的探索。并且設計(ji)了一個簡單的自動(dong)化體系(xi)，雖然當時(shi)該(gai)體系(xi)十分簡單但是(shi)卻(que)直接掀起(qi)了人們對自動(dong)化辦(ban)公的探索之(zhi)路(lu)。

辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)理論與技術(shu)的(de)(de)(de)研究興起于20世紀70年代末期的(de)(de)(de)美、英、日(ri)等經濟發達(da)、科技領先的(de)(de)(de)國(guo)(guo)家，其中(zhong)，美國(guo)(guo)是推行辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)最早的(de)(de)(de)國(guo)(guo)家之一(yi)，其辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)發展歷程(cheng)可(ke)分為(wei)(wei)四(si)個階(jie)段(duan)：一(yi)是1975年前的(de)(de)(de)單機設備階(jie)段(duan)，以采用單機設備、完成單項工作為(wei)(wei)目標，這(zhe)一(yi)階(jie)段(duan)的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)技術(shu)又被(bei)稱為(wei)(wei)“秘書級別(bie)”；二是1975年-1982年的(de)(de)(de)局域(yu)網階(jie)段(duan)，通(tong)過采用專用交換機、局域(yu)網等部分綜合(he)設備，將(jiang)(jiang)很多(duo)單機設備融入(ru)到(dao)局域(yu)網絡中(zhong)，進而實現數據和設備的(de)(de)(de)共享，這(zhe)一(yi)階(jie)段(duan)的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)技術(shu)又被(bei)稱為(wei)(wei)“主任級別(bie)”；三(san)是1983年-1990年的(de)(de)(de)一(yi)體化(hua)階(jie)段(duan)，采用數據、文字(zi)、聲音、圖(tu)像等多(duo)媒體信息，通(tong)過廣域(yu)網作為(wei)(wei)傳(chuan)輸、處理、存儲(chu)手段(duan)，這(zhe)一(yi)階(jie)段(duan)的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)技術(shu)又被(bei)稱為(wei)(wei)“決(jue)策(ce)級別(bie)”；四(si)是1990年以后的(de)(de)(de)多(duo)媒體信息傳(chuan)輸階(jie)段(duan)，將(jiang)(jiang)語音、圖(tu)像、音視頻等技術(shu)更好(hao)地運用到(dao)辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)系統中(zhong)，實現更加先進的(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)(dong)化(hua)。

2、國內

目(mu)前國內(nei)的(de)辦公自(zi)(zi)動化系(xi)統(tong)也得到了快速發展，越來越多的(de)企業(ye)開始注重對自(zi)(zi)動化系(xi)統(tong)的(de)使(shi)用。我(wo)國辦公自(zi)(zi)動化技術(shu)的(de)發展可(ke)分(fen)為四個階段(duan)：

第一階段：1980-1999年，文件型辦公自動化。最早的辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)自動化(hua)從Lotus12-3、WPS、MSOffice等單機版的辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)應(ying)用軟件開始，實(shi)現了(le)由手工辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)到電腦辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)的轉變，在當時被稱作“無紙化(hua)辦(ban)(ban)(ban)公(gong)(gong)”。一方面(mian)實(shi)現了(le)企(qi)業(ye)的信(xin)息(xi)交流(liu)和共享，另一方面(mian)建立了(le)企(qi)業(ye)審批及(ji)流(liu)程雛形(xing)，從而形(xing)成了(le)OA的概念。

第二階段：2000-2005年，協同型辦公自動化。這一階(jie)段主(zhu)要以(yi)工作(zuo)流(liu)為中心(xin)，在文件型OA的(de)(de)基(ji)礎上增加了(le)公(gong)文流(liu)轉、流(liu)程審批、文檔管(guan)理(li)、會議管(guan)理(li)、資(zi)產管(guan)理(li)等實(shi)用(yong)功(gong)能。在實(shi)現個人辦(ban)公(gong)自動(dong)化的(de)(de)基(ji)礎上，該階(jie)段的(de)(de)辦(ban)公(gong)自動(dong)化系(xi)統完善了(le)各個職能部(bu)門之間的(de)(de)溝(gou)通和(he)信(xin)息(xi)共享機(ji)制，建立了(le)企(qi)業(ye)(ye)內(nei)部(bu)的(de)(de)協同工作(zuo)環境，將辦(ban)公(gong)自動(dong)化拓展到企(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)全部(bu)辦(ban)公(gong)機(ji)構，確保所有員工均可實(shi)現辦(ban)公(gong)自動(dong)化，并能夠根據各自的(de)(de)授權了(le)解需要的(de)(de)信(xin)息(xi)，完成自己的(de)(de)工作(zuo)任務。

第三階段：2006-2010年，知識型辦公自動化。隨著OA系(xi)(xi)統應(ying)用的(de)(de)(de)逐步深入，企(qi)業和用戶(hu)的(de)(de)(de)要(yao)求也(ye)不斷提高，辦(ban)(ban)公自動化系(xi)(xi)統的(de)(de)(de)發展(zhan)也(ye)隨之派生出(chu)全新氣象，形成(cheng)了(le)以“知(zhi)識管(guan)理(li)”為(wei)主要(yao)思想、以“協同”為(wei)工作(zuo)方(fang)式、以“門戶(hu)”為(wei)技(ji)術手段、整合了(le)企(qi)業內信息(xi)資源的(de)(de)(de)“知(zhi)識型辦(ban)(ban)公自動化系(xi)(xi)統”。從這個意義上(shang)說，辦(ban)(ban)公實際上(shang)是一個管(guan)理(li)過(guo)程，電(dian)子商務時代(dai)帶來的(de)(de)(de)企(qi)業事務處理(li)對象瞬(shun)息(xi)萬變，這就要(yao)求作(zuo)為(wei)企(qi)業的(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公自動化系(xi)(xi)統能(neng)夠提供足夠的(de)(de)(de)靈活應(ying)變和開放(fang)交互能(neng)力。

第四階段：2011年后，智能型辦公自動化。隨著企業組(zu)織(zhi)流程的(de)(de)(de)(de)不斷(duan)固化和(he)改進(jin)、知(zhi)識的(de)(de)(de)(de)積(ji)累和(he)應用以及(ji)技(ji)術的(de)(de)(de)(de)創(chuang)新(xin)和(he)提(ti)升，最終的(de)(de)(de)(de)辦(ban)公自(zi)動化系(xi)統將會全(quan)面脫胎(tai)換骨，全(quan)新(xin)的(de)(de)(de)(de)“智(zhi)能(neng)型辦(ban)公自(zi)動化系(xi)統”將成(cheng)為未來的(de)(de)(de)(de)發展方(fang)向，智(zhi)能(neng)型OA能(neng)夠提(ti)供決策支持(chi)、知(zhi)識挖(wa)掘、商務智(zhi)能(neng)等服務，并且更關注企業的(de)(de)(de)(de)決策效率。

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二、辦公自動化的發展趨勢及策略

隨著各種技術的不斷(duan)進步，辦公自(zi)動(dong)化的未來發展趨勢將體現以下(xia)幾個特點。

1、辦公信息數字化、多媒體化

在辦(ban)公活動中，人們主要(yao)采(cai)用計算機對信息進行(xing)處(chu)(chu)理(li)，計算機所處(chu)(chu)理(li)的信息都是數字信息，很多的信息都被(bei)處(chu)(chu)理(li)成數字方式，這樣存儲處(chu)(chu)理(li)就更方便。

同(tong)時，隨(sui)著多(duo)媒體技(ji)術(shu)、虛擬現實技(ji)術(shu)的應用(yong)，使(shi)人(ren)們(men)處理信(xin)息的手段和內容更加豐富，使(shi)數據、文(wen)字、圖(tu)(tu)形(xing)圖(tu)(tu)像、音頻(pin)及視(shi)(shi)頻(pin)等(deng)各種信(xin)息形(xing)式都能(neng)使(shi)用(yong)計算機處理，它更加適應并(bing)有力支(zhi)持人(ren)們(men)以視(shi)(shi)覺(jue)(jue)、聽覺(jue)(jue)、觸(chu)覺(jue)(jue)、味覺(jue)(jue)、嗅覺(jue)(jue)等(deng)多(duo)種方式獲取及處理信(xin)息的方式。

2、辦公環境網絡化、國際化

在人們(men)的(de)日常(chang)生活中，網(wang)(wang)(wang)(wang)絡(luo)的(de)應(ying)(ying)用(yong)已(yi)改變了(le)人們(men)的(de)生活方式，也改變了(le)人們(men)的(de)工(gong)作方式，完備(bei)的(de)辦公(gong)白動(dong)化系(xi)統能把多種辦公(gong)設備(bei)連(lian)成辦公(gong)局(ju)域網(wang)(wang)(wang)(wang)，進而(er)通(tong)過公(gong)共通(tong)信網(wang)(wang)(wang)(wang)或專用(yong)網(wang)(wang)(wang)(wang)連(lian)成廣域辦公(gong)網(wang)(wang)(wang)(wang)，特別是(shi)Internet網(wang)(wang)(wang)(wang)絡(luo)的(de)發(fa)展(zhan)與(yu)普(pu)及，通(tong)過Internet網(wang)(wang)(wang)(wang)絡(luo)可連(lian)接到地球上任(ren)何角落，從而(er)實(shi)現信息的(de)高速傳(chuan)播。它可以跨越(yue)時間(jian)與(yu)空間(jian)，特別是(shi)在與(yu)國(guo)外(wai)的(de)辦公(gong)聯(lian)系(xi)中，更是(shi)應(ying)(ying)用(yong)十分方便(bian)與(yu)廣泛(fan)。

3、辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由(you)于(yu)計算機(ji)要求處(chu)理的信息數字化(hua)，同時辦(ban)公(gong)(gong)環境的網絡化(hua)使(shi)得(de)跨部門的連續作業免去了(le)以紙介質(zhi)為載體的傳統(tong)傳遞方式(shi)。采用(yong)“無紙化(hua)辦(ban)公(gong)(gong)”，一方面(mian)可以節省紙張；另一方面(mian)是速度(du)快、準確度(du)高(gao)，便于(yu)文檔的編輯和復(fu)用(yong)，它非常適合電子(zi)商務(wu)(wu)和電子(zi)政務(wu)(wu)的辦(ban)公(gong)(gong)需要。

對于一些要(yao)求24小時辦(ban)公、辦(ban)公流程及(ji)作(zuo)業內容(rong)相對穩定、工作(zuo)比較枯燥(zao)、易疲勞、易錯、勞動量較重的一些工作(zuo)場合(he)，可以采用無(wu)人值守(shou)辦(ban)公。如自動存取款機的銀行業務、夜間傳真及(ji)電(dian)子郵件自動收發(fa)等。

由于計算機系統的高(gao)速(su)發(fa)展，相關(guan)辦公(gong)軟件(jian)已十分成熟，操作界面更(geng)為直(zhi)觀，使得(de)人們在辦公(gong)活(huo)動(dong)中操作使用、維護與維修等更(geng)加簡單。

4、辦公業務集成化

在早期的(de)辦公(gong)活動中，計(ji)算機系統大(da)多是(shi)(shi)單機運(yun)行，或是(shi)(shi)各(ge)個部(bu)門分別開(kai)發(fa)自己的(de)應用系統。在這(zhe)種情況下(xia)，由于所采用的(de)軟件、硬件可能出自多家廠商，軟件功(gong)能、數據(ju)結構、界面等也(ye)會因此不同。隨著業(ye)務的(de)發(fa)展、信息(xi)的(de)交流，人們(men)對(dui)辦公(gong)業(ye)務集(ji)成(cheng)性的(de)要求將(jiang)會越來越高。辦公(gong)業(ye)務集(ji)成(cheng)包(bao)括(kuo)：一是(shi)(shi)設備的(de)集(ji)成(cheng)，即(ji)實現異(yi)構系統下(xia)的(de)數據(ju)傳(chuan)輸與(yu)處理，這(zhe)是(shi)(shi)辦公(gong)系統集(ji)成(cheng)的(de)基礎；二是(shi)(shi)應用程序的(de)集(ji)成(cheng)，即(ji)實現各(ge)種應用程序在同一環境下(xia)運(yun)行；三是(shi)(shi)數據(ju)的(de)集(ji)成(cheng)，不僅(jin)包(bao)括(kuo)相互交換(huan)數據(ju)，而且要實現數據(ju)的(de)互操(cao)作和解決數據(ju)語義的(de)異(yi)構問題，以真正實現數據(ju)共享。