如何提升在線辦公效率
1、工作時間
遠程辦公(gong)和(he)在家辦公(gong)也是(shi)辦公(gong)室(shi)。從協(xie)作的角度來看(kan),每(mei)個人(ren)(ren)都(dou)需要(yao)制定上下班通勤的時間(jian)標準(zhun)。如果(guo)一(yi)個人(ren)(ren)遠離家,就會有各種各樣的誘惑,并(bing)且舒適的環境很容易散漫。
在實施(shi)遠程工作之前,公司(si)應與所(suo)有成(cheng)員商定(ding)統一的工作時間,并且不(bu)(bu)在線或不(bu)(bu)在辦公室的成(cheng)員應闡明(ming)其在即時消息工具(ju)上的狀態。所(suo)有團隊成(cheng)員都(dou)需要(yao)自(zi)律,也需要(yao)告訴家人不(bu)(bu)要(yao)打擾。
2、工作回應
在(zai)辦(ban)公室,如(ru)果您要找(zhao)人,一抬頭(tou)就能看到,而不必擔心響應(ying)問(wen)題。遠(yuan)程辦(ban)公中最明顯(xian)的區別是工(gong)作響應(ying)時(shi)間(jian)(jian)不確定(ding),這(zhe)使員(yuan)工(gong)不愿提出問(wen)題,同時(shi)增加(jia)了人們之間(jian)(jian)的焦(jiao)慮和不信任感。
在(zai)實施遠程工作(zuo)之(zhi)前,團隊(dui)應與所有成(cheng)員達成(cheng)共識:1、保持在(zai)線狀態,2、如(ru)果(guo)需(xu)要討論,可(ke)隨時(shi)開始面對面的視頻會議,3、不要在(zai)辦公時(shi)間內聊天,并且發送信件(jian)時(shi)不要問是否有人在(zai)場。如(ru)果(guo)您不需(xu)要群聊,請選擇一對一方法。
3、任務分配
在辦公室工作時,我們首先要提到一個模糊的任務目標,然后在任務執行過程中隨時添加和調整任務內容。遠程工作后,許多任務分散,分散在微信、釘釘、jira、confluence等在線辦公平臺上(shang),缺乏監督和(he)跟蹤上(shang),導致自驅能(neng)力(li)或者多任務(wu)能(neng)力(li)管理(li)較弱的(de)(de)人無法區分任務(wu)優(you)先(xian)級,無法及時響(xiang)應內外部的(de)(de)需求。
在(zai)實(shi)施遠程工作(zuo)之前,團隊應(ying)與所有(you)成(cheng)(cheng)員(yuan)(yuan)達成(cheng)(cheng)一(yi)致:1、必須以明(ming)確的(de)(de)目(mu)的(de)(de),任(ren)(ren)務(wu)描述,完成(cheng)(cheng)時間,成(cheng)(cheng)員(yuan)(yuan)組成(cheng)(cheng)和明(ming)確的(de)(de)責(ze)任(ren)(ren)人(ren)(ren)(ren)來啟(qi)動任(ren)(ren)務(wu)。 2、收到任(ren)(ren)務(wu)后,負(fu)責(ze)人(ren)(ren)(ren)和相(xiang)關(guan)成(cheng)(cheng)員(yuan)(yuan)需要:已收到響應(ying)任(ren)(ren)務(wu)。 3、負(fu)責(ze)人(ren)(ren)(ren)需要根據(ju)完成(cheng)(cheng)期限合理評估(gu)可以完成(cheng)(cheng)什么(me)時間。 4、任(ren)(ren)務(wu)進度,問題和計劃的(de)(de)交流應(ying)基于此書(shu)面記錄并統一(yi)形成(cheng)(cheng)一(yi)個(ge)全面的(de)(de)任(ren)(ren)務(wu)計劃。5、負(fu)責(ze)人(ren)(ren)(ren)或項目(mu)負(fu)責(ze)人(ren)(ren)(ren)掌握任(ren)(ren)務(wu)執行的(de)(de)結果并跟蹤任(ren)(ren)務(wu)計劃中的(de)(de)問題。
在線辦公的好處和弊端
利:
于企業而言:
1、長期使用(yong)遠程辦(ban)公(gong)或輪班辦(ban)公(gong),可降低企業辦(ban)公(gong)環境的成本。
2、可聘(pin)用(yong)異(yi)地優秀(xiu)人才。
3、可(ke)明確(que)下達目(mu)標,客(ke)觀進行績效考(kao)核。
4、會(hui)篩選出出一部分混日子的員工。
于員工而言:
1、上(shang)班不在受(shou)區(qu)域和地點限制,咖啡店(dian),圖書館,家都可(ke)能是你的(de)工作的(de)地方。
2、不(bu)用花幾個小(xiao)時在上班(ban)高峰期出(chu)行早起擠地鐵、公交。
3、不用佯(yang)裝努力工作(zuo),更有(you)效率,更具有(you)目標性,干擾更少。
4、遠程會議避免了不必要的寒暄,直(zhi)擊重點,提高效率(lv)。
弊:
1、自(zi)覺性(xing)差的(de)員工不(bu)好管理,工作效率低。
2、員工缺乏歸(gui)屬感,責任意識不強。
3、遠程溝(gou)通(tong),難免會(hui)有疏(shu)漏。
4、對管理者來說(shuo)是專業能力巨大(da)的考(kao)驗(yan)。
1、在節省路(lu)上成本(ben)的同(tong)時也增加了溝(gou)通成本(ben)。
2、工(gong)作(zuo)時間(jian)靈(ling)活的同時,也(ye)是(shi)工(gong)作(zuo)時間(jian)無限延長的開始(shi)。
3、遠程(cheng)會議可能(neng)會造成(cheng)理解上的誤區。