一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公(gong)自(zi)動化（office Automation，OA）是在設備、通信逐步實現(xian)自(zi)動化的(de)基礎(chu)上(shang)，通過(guo)管理(li)信息系統（Management Information System，MIS）的(de)發展(zhan)而(er)興(xing)起的(de)一(yi)門綜合(he)性(xing)技術。它是將計(ji)算機網絡與現(xian)代化辦(ban)公(gong)相結合(he)的(de)一(yi)種新型辦(ban)公(gong)方式，它不(bu)僅(jin)可以實現(xian)辦(ban)公(gong)事務的(de)自(zi)動化處(chu)理(li)，而(er)且可以極大地提(ti)高(gao)個(ge)人或者群體辦(ban)公(gong)事務的(de)工作效率(lv)，為企(qi)業(ye)或部(bu)門機關的(de)管理(li)與決策提(ti)供科學(xue)的(de)依據。

在(zai)(zai)辦公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化管(guan)理(li)領域(yu)，如(ru)果(guo)說硬件技術是其環境保障(zhang)，則軟件技術就是辦公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化各項功能得(de)以順利實現(xian)的(de)靈(ling)魂所在(zai)(zai)。自(zi)(zi)20世紀70年(nian)代(dai)，從單機(ji)(ji)處理(li)開始，例如(ru)，采(cai)用微(wei)型機(ji)(ji)處理(li)文(wen)字，進(jin)而完成文(wen)件歸檔、記錄(lu)指示、電話自(zi)(zi)動(dong)記錄(lu)等任(ren)務。20世紀80年(nian)代(dai)后(hou)進(jin)入辦公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化的(de)快速發展期，在(zai)(zai)辦公(gong)室中普遍采(cai)用計(ji)算機(ji)(ji)作為高一(yi)級(ji)的(de)管(guan)理(li)工具，如(ru)信息(xi)檢索、輔助決策等，出現(xian)辦公(gong)設備(bei)和(he)計(ji)算機(ji)(ji)、通信等互連(lian)構成的(de)計(ji)算機(ji)(ji)網絡系統，利用網絡集成技術，人對辦公(gong)信息(xi)的(de)處理(li)能力出現(xian)質(zhi)的(de)飛躍，辦公(gong)自(zi)(zi)動(dong)化成為智能建筑的(de)一(yi)個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學被(bei)視為辦(ban)公自動化的四(si)項支撐，工作站( Work Station)和局(ju)域網絡(Local Area Network)成了辦(ban)公自動化的兩(liang)大支柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企(qi)業及(ji)單位(wei)的(de)(de)辦公(gong)管理(li)中，都會涉(she)及(ji)到秘(mi)書與行政要務，辦公(gong)自動化(hua)的(de)(de)應用，能夠及(ji)時(shi)的(de)(de)了解行政事務與人事關系，確保(bao)事務處理(li)更加準確。

2、處理文件自動化

在傳(chuan)統(tong)的(de)(de)(de)辦(ban)(ban)公(gong)管(guan)(guan)理中(zhong)(zhong)，每一(yi)份文(wen)(wen)件(jian)都必須要進(jin)行(xing)嚴(yan)(yan)密(mi)的(de)(de)(de)分析(xi)、解讀，以紙質的(de)(de)(de)形式不斷的(de)(de)(de)進(jin)行(xing)著修改(gai)，這樣不僅(jin)降低了工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)效率，也(ye)使員工(gong)(gong)的(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)量增多(duo)，同(tong)(tong)時(shi)也(ye)很容易(yi)出現修改(gai)失(shi)誤或(huo)文(wen)(wen)件(jian)信息丟(diu)失(shi)的(de)(de)(de)問題，致使文(wen)(wen)件(jian)中(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)信息存在漏洞。而辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)系(xi)(xi)統(tong)，能夠實現自動化(hua)的(de)(de)(de)管(guan)(guan)理各類文(wen)(wen)件(jian)。利用計算機網絡技術對文(wen)(wen)件(jian)進(jin)行(xing)分類和統(tong)一(yi)的(de)(de)(de)傳(chuan)輸(shu)，在保留好原文(wen)(wen)件(jian)的(de)(de)(de)前提下(xia)，提出一(yi)些可行(xing)性的(de)(de)(de)建(jian)議。同(tong)(tong)時(shi)企(qi)業(ye)必須要對辦(ban)(ban)公(gong)自動化(hua)系(xi)(xi)統(tong)進(jin)行(xing)嚴(yan)(yan)格(ge)的(de)(de)(de)管(guan)(guan)理，并(bing)要求工(gong)(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)者通過身(shen)份驗證才(cai)能夠登錄系(xi)(xi)統(tong)，并(bing)查看所需(xu)要的(de)(de)(de)文(wen)(wen)件(jian)資料，有效的(de)(de)(de)保證了企(qi)業(ye)內部(bu)文(wen)(wen)件(jian)的(de)(de)(de)嚴(yan)(yan)密(mi)性。

3、實現自動化決策

在(zai)企業管理中，是否正確(que)(que)的決策是確(que)(que)保(bao)辦公管理的基礎，使用辦公自動(dong)(dong)化(hua)系(xi)統(tong)能夠自動(dong)(dong)對文件進行(xing)核對，如人(ren)事關(guan)系(xi)、財務賬目等。而辦公自動(dong)(dong)化(hua)可以對涉及到決策的相關(guan)資料進行(xing)科學(xue)的分(fen)析，這樣能夠有效的提高決策的科學(xue)性與數(shu)據的精準度。