一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公(gong)自動化（office Automation，OA）是在設備、通信逐(zhu)步實現(xian)(xian)自動化的(de)(de)(de)(de)基(ji)礎上，通過管理信息系統（Management Information System，MIS）的(de)(de)(de)(de)發展而興起的(de)(de)(de)(de)一(yi)門(men)綜合性(xing)技術。它(ta)是將計(ji)算(suan)機(ji)網絡與(yu)現(xian)(xian)代化辦(ban)公(gong)相結合的(de)(de)(de)(de)一(yi)種新型(xing)辦(ban)公(gong)方(fang)式，它(ta)不僅(jin)可(ke)以實現(xian)(xian)辦(ban)公(gong)事務的(de)(de)(de)(de)自動化處理，而且可(ke)以極大地提高(gao)個人或者群(qun)體(ti)辦(ban)公(gong)事務的(de)(de)(de)(de)工作效率，為企(qi)業或部(bu)門(men)機(ji)關的(de)(de)(de)(de)管理與(yu)決策提供科學的(de)(de)(de)(de)依據。

在辦(ban)公(gong)自動化(hua)管(guan)理(li)領域，如(ru)(ru)果(guo)說硬(ying)件技術(shu)是其環(huan)境保障(zhang)，則軟(ruan)件技術(shu)就是辦(ban)公(gong)自動化(hua)各項功能(neng)得以順利實現的(de)(de)(de)靈(ling)魂所(suo)在。自20世紀(ji)70年代，從單機(ji)處理(li)開(kai)始，例如(ru)(ru)，采用微型(xing)機(ji)處理(li)文(wen)字(zi)，進(jin)而完成文(wen)件歸(gui)檔、記錄指示、電話自動記錄等任務。20世紀(ji)80年代后進(jin)入辦(ban)公(gong)自動化(hua)的(de)(de)(de)快(kuai)速發展(zhan)期，在辦(ban)公(gong)室(shi)中普遍采用計算(suan)(suan)機(ji)作為高一級的(de)(de)(de)管(guan)理(li)工具(ju)，如(ru)(ru)信息檢(jian)索、輔助決策等，出現辦(ban)公(gong)設備和計算(suan)(suan)機(ji)、通信等互連構成的(de)(de)(de)計算(suan)(suan)機(ji)網絡(luo)系統，利用網絡(luo)集成技術(shu)，人對辦(ban)公(gong)信息的(de)(de)(de)處理(li)能(neng)力出現質的(de)(de)(de)飛躍，辦(ban)公(gong)自動化(hua)成為智能(neng)建(jian)筑的(de)(de)(de)一個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學(xue)和行為科學(xue)被視為辦公自動化的四項支(zhi)撐，工(gong)作站( Work Station)和局域網絡(Local Area Network)成了辦公自動化的兩大支(zhi)柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業及單位的(de)(de)辦公管理(li)中，都會涉(she)及到秘書與行政要(yao)務(wu)，辦公自動化(hua)的(de)(de)應用，能夠及時的(de)(de)了解行政事務(wu)與人事關系，確保事務(wu)處理(li)更加準確。

2、處理文件自動化

在傳(chuan)統(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公管理中(zhong)，每一(yi)(yi)份文(wen)件(jian)(jian)都必須要(yao)(yao)進行(xing)嚴(yan)密的(de)(de)(de)(de)(de)分析、解(jie)讀，以紙質的(de)(de)(de)(de)(de)形式不斷的(de)(de)(de)(de)(de)進行(xing)著修(xiu)(xiu)改，這樣不僅降低了(le)工(gong)(gong)作效率，也使員工(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作量增(zeng)多，同時也很容易出現(xian)修(xiu)(xiu)改失誤或(huo)文(wen)件(jian)(jian)信息丟失的(de)(de)(de)(de)(de)問題(ti)，致使文(wen)件(jian)(jian)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)信息存在漏洞。而辦(ban)公自動(dong)化系(xi)統(tong)(tong)，能夠實現(xian)自動(dong)化的(de)(de)(de)(de)(de)管理各類文(wen)件(jian)(jian)。利(li)用計算機網絡技術對文(wen)件(jian)(jian)進行(xing)分類和統(tong)(tong)一(yi)(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)傳(chuan)輸，在保(bao)留好原文(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)前(qian)提(ti)下(xia)，提(ti)出一(yi)(yi)些可行(xing)性的(de)(de)(de)(de)(de)建(jian)議。同時企(qi)(qi)業必須要(yao)(yao)對辦(ban)公自動(dong)化系(xi)統(tong)(tong)進行(xing)嚴(yan)格的(de)(de)(de)(de)(de)管理，并要(yao)(yao)求工(gong)(gong)作者通過身份驗證才能夠登錄(lu)系(xi)統(tong)(tong)，并查(cha)看所需要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)件(jian)(jian)資料(liao)，有效的(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)證了(le)企(qi)(qi)業內部文(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)嚴(yan)密性。

3、實現自動化決策

在企業管(guan)理中，是否正確的(de)決(jue)策是確保辦公管(guan)理的(de)基礎，使(shi)用辦公自(zi)動(dong)化(hua)系統能夠自(zi)動(dong)對文件進行核對，如人事關系、財務(wu)賬(zhang)目等。而(er)辦公自(zi)動(dong)化(hua)可以對涉(she)及到決(jue)策的(de)相關資料進行科學的(de)分析，這樣能夠有效的(de)提高(gao)決(jue)策的(de)科學性與數(shu)據的(de)精準度。