一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)公(gong)自動化（office Automation，OA）是在設備(bei)、通信逐步實現(xian)自動化的基礎上，通過管理(li)(li)信息(xi)系(xi)統（Management Information System，MIS）的發展而(er)(er)興(xing)起的一門(men)(men)綜合(he)性技(ji)術(shu)。它是將計算機網絡與現(xian)代(dai)化辦(ban)公(gong)相結合(he)的一種新(xin)型辦(ban)公(gong)方式(shi)，它不(bu)僅可以實現(xian)辦(ban)公(gong)事(shi)務(wu)的自動化處理(li)(li)，而(er)(er)且(qie)可以極大地提高個人或者群體辦(ban)公(gong)事(shi)務(wu)的工作(zuo)效率，為(wei)企(qi)業(ye)或部門(men)(men)機關(guan)的管理(li)(li)與決策提供科學的依(yi)據。

在辦公(gong)自(zi)(zi)(zi)動(dong)化管(guan)理(li)(li)領域，如(ru)果說硬件技術(shu)是其環(huan)境保障(zhang)，則軟件技術(shu)就是辦公(gong)自(zi)(zi)(zi)動(dong)化各項功能(neng)得以順利實(shi)現(xian)的靈(ling)魂所在。自(zi)(zi)(zi)20世紀(ji)70年(nian)代，從(cong)單機處(chu)理(li)(li)開始(shi)，例如(ru)，采用微型機處(chu)理(li)(li)文字，進而完成(cheng)文件歸檔、記(ji)錄指示、電話自(zi)(zi)(zi)動(dong)記(ji)錄等(deng)任務(wu)。20世紀(ji)80年(nian)代后進入辦公(gong)自(zi)(zi)(zi)動(dong)化的快速發展期，在辦公(gong)室中普遍(bian)采用計(ji)算機作為(wei)高(gao)一級的管(guan)理(li)(li)工具，如(ru)信(xin)息檢索(suo)、輔助決策等(deng)，出(chu)(chu)現(xian)辦公(gong)設備和計(ji)算機、通信(xin)等(deng)互連構(gou)成(cheng)的計(ji)算機網絡系統，利用網絡集成(cheng)技術(shu)，人(ren)對(dui)辦公(gong)信(xin)息的處(chu)理(li)(li)能(neng)力出(chu)(chu)現(xian)質的飛躍，辦公(gong)自(zi)(zi)(zi)動(dong)化成(cheng)為(wei)智能(neng)建筑的一個主要標志(zhi)。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學(xue)和行為科學(xue)被視為辦公(gong)自動化的四項支撐，工(gong)作(zuo)站( Work Station)和局域網絡(Local Area Network)成(cheng)了(le)辦公(gong)自動化的兩大支柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企(qi)業及單位的辦公(gong)管(guan)理(li)(li)中，都(dou)會涉及到(dao)秘書與(yu)行政要務(wu)(wu)(wu)，辦公(gong)自(zi)動化的應用，能夠及時的了解行政事務(wu)(wu)(wu)與(yu)人事關(guan)系，確保事務(wu)(wu)(wu)處理(li)(li)更加準確。

2、處理文件自動化

在傳(chuan)統(tong)(tong)(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公(gong)管理中，每一(yi)份文件(jian)都(dou)必須要(yao)進行(xing)嚴(yan)密(mi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)分(fen)析、解讀，以紙質的(de)(de)(de)(de)(de)(de)形(xing)式不(bu)斷的(de)(de)(de)(de)(de)(de)進行(xing)著修改(gai)，這樣(yang)不(bu)僅降低(di)了(le)工作效率，也(ye)使員工的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工作量增多，同時(shi)也(ye)很容易出(chu)現修改(gai)失(shi)誤(wu)或文件(jian)信息丟失(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)問題(ti)，致使文件(jian)中的(de)(de)(de)(de)(de)(de)信息存在漏洞。而辦(ban)公(gong)自(zi)動化系(xi)統(tong)(tong)(tong)，能(neng)夠實現自(zi)動化的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理各類(lei)文件(jian)。利用(yong)計(ji)算機網絡技術(shu)對文件(jian)進行(xing)分(fen)類(lei)和統(tong)(tong)(tong)一(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)傳(chuan)輸，在保(bao)留好(hao)原文件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)前提下(xia)，提出(chu)一(yi)些可行(xing)性(xing)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)建議。同時(shi)企(qi)業必須要(yao)對辦(ban)公(gong)自(zi)動化系(xi)統(tong)(tong)(tong)進行(xing)嚴(yan)格的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理，并(bing)(bing)要(yao)求(qiu)工作者通過身份驗證才(cai)能(neng)夠登錄系(xi)統(tong)(tong)(tong)，并(bing)(bing)查看(kan)所需要(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文件(jian)資(zi)料，有效的(de)(de)(de)(de)(de)(de)保(bao)證了(le)企(qi)業內部文件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)嚴(yan)密(mi)性(xing)。

3、實現自動化決策

在企業管理中(zhong)，是否正確(que)的(de)(de)決策(ce)是確(que)保辦(ban)公管理的(de)(de)基礎(chu)，使用辦(ban)公自動化(hua)系統能(neng)夠自動對文(wen)件進(jin)行核對，如人事(shi)關(guan)系、財務賬目等。而辦(ban)公自動化(hua)可以對涉(she)及到決策(ce)的(de)(de)相關(guan)資料進(jin)行科學(xue)的(de)(de)分析，這樣能(neng)夠有效的(de)(de)提高決策(ce)的(de)(de)科學(xue)性與數據的(de)(de)精準度。