一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)(ban)公(gong)(gong)自(zi)動化（office Automation，OA）是(shi)在設備、通信逐步實現(xian)(xian)自(zi)動化的(de)基礎上，通過(guo)管(guan)理信息(xi)系統（Management Information System，MIS）的(de)發(fa)展(zhan)而(er)興(xing)起的(de)一(yi)門(men)綜合性技術。它(ta)是(shi)將計算機(ji)網(wang)絡與(yu)現(xian)(xian)代化辦(ban)(ban)公(gong)(gong)相結合的(de)一(yi)種(zhong)新型辦(ban)(ban)公(gong)(gong)方式，它(ta)不僅可(ke)以實現(xian)(xian)辦(ban)(ban)公(gong)(gong)事(shi)務(wu)的(de)自(zi)動化處理，而(er)且可(ke)以極大地提高個(ge)人或者群體辦(ban)(ban)公(gong)(gong)事(shi)務(wu)的(de)工作效率，為企業或部門(men)機(ji)關的(de)管(guan)理與(yu)決策提供科學的(de)依據(ju)。

在辦(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)管理(li)領域，如果(guo)說硬(ying)件技(ji)術是其環境(jing)保障，則軟件技(ji)術就是辦(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)各(ge)項功能得以順利實現(xian)的(de)(de)(de)靈魂所在。自20世(shi)紀(ji)70年(nian)代(dai)，從單機(ji)處理(li)開(kai)始，例如，采用微型機(ji)處理(li)文(wen)字，進而(er)完成(cheng)文(wen)件歸檔、記(ji)錄(lu)指示、電話自動(dong)(dong)記(ji)錄(lu)等(deng)任(ren)務(wu)。20世(shi)紀(ji)80年(nian)代(dai)后進入辦(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)的(de)(de)(de)快(kuai)速(su)發展期，在辦(ban)公室中普遍采用計(ji)(ji)算機(ji)作為(wei)(wei)高一級的(de)(de)(de)管理(li)工具(ju)，如信息檢索(suo)、輔(fu)助決策等(deng)，出(chu)(chu)現(xian)辦(ban)公設備和計(ji)(ji)算機(ji)、通(tong)信等(deng)互連(lian)構成(cheng)的(de)(de)(de)計(ji)(ji)算機(ji)網絡系統，利用網絡集成(cheng)技(ji)術，人對辦(ban)公信息的(de)(de)(de)處理(li)能力出(chu)(chu)現(xian)質的(de)(de)(de)飛躍，辦(ban)公自動(dong)(dong)化(hua)成(cheng)為(wei)(wei)智能建筑的(de)(de)(de)一個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和(he)行為(wei)科學被視為(wei)辦(ban)公自動化(hua)的四項支(zhi)撐，工作站( Work Station)和(he)局域網(wang)絡(Local Area Network)成了辦(ban)公自動化(hua)的兩大支(zhi)柱。

該圖片由注冊用戶"天空之城"提供，版權聲明反饋

二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業(ye)及單位的辦(ban)公管理中，都(dou)會涉及到秘書(shu)與行政要(yao)務，辦(ban)公自(zi)動化的應用(yong)，能夠及時的了解(jie)行政事務與人事關系，確保(bao)事務處理更(geng)加(jia)準確。

2、處理文件自動化

在(zai)傳(chuan)統的(de)(de)辦(ban)公管理(li)中，每一(yi)份文件都必須要(yao)進(jin)(jin)行嚴密(mi)的(de)(de)分析、解讀，以紙質的(de)(de)形(xing)式不(bu)斷的(de)(de)進(jin)(jin)行著修(xiu)改，這樣不(bu)僅(jin)降低(di)了(le)工作(zuo)(zuo)效率，也使員工的(de)(de)工作(zuo)(zuo)量增(zeng)多，同(tong)(tong)時(shi)也很容(rong)易出(chu)現修(xiu)改失誤或(huo)文件信息丟失的(de)(de)問題，致(zhi)使文件中的(de)(de)信息存(cun)在(zai)漏洞。而辦(ban)公自(zi)動化(hua)系統，能夠(gou)實現自(zi)動化(hua)的(de)(de)管理(li)各類文件。利用計算機網絡技術(shu)對文件進(jin)(jin)行分類和統一(yi)的(de)(de)傳(chuan)輸(shu)，在(zai)保(bao)留好原(yuan)文件的(de)(de)前提(ti)下(xia)，提(ti)出(chu)一(yi)些(xie)可行性(xing)的(de)(de)建議。同(tong)(tong)時(shi)企業(ye)必須要(yao)對辦(ban)公自(zi)動化(hua)系統進(jin)(jin)行嚴格的(de)(de)管理(li)，并要(yao)求工作(zuo)(zuo)者通過身(shen)份驗證(zheng)才(cai)能夠(gou)登(deng)錄系統，并查看所需(xu)要(yao)的(de)(de)文件資料，有效的(de)(de)保(bao)證(zheng)了(le)企業(ye)內部文件的(de)(de)嚴密(mi)性(xing)。

3、實現自動化決策

在(zai)企(qi)業管(guan)理中，是否正確(que)的(de)決策是確(que)保辦(ban)公(gong)(gong)管(guan)理的(de)基礎，使用辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化系(xi)統能夠(gou)自動(dong)對(dui)文(wen)件進行(xing)核對(dui)，如人事關(guan)系(xi)、財(cai)務賬(zhang)目等。而辦(ban)公(gong)(gong)自動(dong)化可以對(dui)涉及到決策的(de)相關(guan)資料進行(xing)科學的(de)分析，這樣(yang)能夠(gou)有效的(de)提高決策的(de)科學性與數據的(de)精準(zhun)度。