一、辦公自動化是什么意思

辦(ban)(ban)公自(zi)動(dong)(dong)化（office Automation，OA）是(shi)在設備、通信(xin)逐步實(shi)現(xian)自(zi)動(dong)(dong)化的(de)(de)基礎上，通過(guo)管理信(xin)息系統（Management Information System，MIS）的(de)(de)發展而興起的(de)(de)一門(men)綜合性技術。它是(shi)將(jiang)計算機網絡與(yu)現(xian)代化辦(ban)(ban)公相結合的(de)(de)一種新(xin)型辦(ban)(ban)公方式(shi)，它不僅可(ke)以實(shi)現(xian)辦(ban)(ban)公事(shi)務(wu)的(de)(de)自(zi)動(dong)(dong)化處理，而且可(ke)以極大地提(ti)高個(ge)人或(huo)者(zhe)群體(ti)辦(ban)(ban)公事(shi)務(wu)的(de)(de)工作效率，為企業或(huo)部門(men)機關的(de)(de)管理與(yu)決策提(ti)供科學的(de)(de)依據。

在(zai)辦(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化管理(li)領域，如果說硬件(jian)技術是其環境保障，則軟件(jian)技術就(jiu)是辦(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化各項(xiang)功能(neng)(neng)得以(yi)順(shun)利(li)實現的(de)靈魂所在(zai)。自(zi)20世紀70年(nian)代，從(cong)單機處理(li)開(kai)始，例(li)如，采(cai)用微型機處理(li)文(wen)字，進而完(wan)成(cheng)文(wen)件(jian)歸檔、記錄指示、電話自(zi)動(dong)記錄等任(ren)務(wu)。20世紀80年(nian)代后進入辦(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化的(de)快速發展期，在(zai)辦(ban)公(gong)室中普(pu)遍采(cai)用計(ji)(ji)算機作為(wei)高一(yi)級的(de)管理(li)工(gong)具，如信(xin)息檢索、輔助決策(ce)等，出(chu)現辦(ban)公(gong)設備和計(ji)(ji)算機、通(tong)信(xin)等互連構成(cheng)的(de)計(ji)(ji)算機網(wang)絡系(xi)統(tong)，利(li)用網(wang)絡集成(cheng)技術，人對(dui)辦(ban)公(gong)信(xin)息的(de)處理(li)能(neng)(neng)力出(chu)現質的(de)飛(fei)躍，辦(ban)公(gong)自(zi)動(dong)化成(cheng)為(wei)智能(neng)(neng)建(jian)筑(zhu)的(de)一(yi)個主要標志。

目前，辦公自動化系統成為包括計算機、通信、聲像識別、數值計算及管理等多種技術的一個綜合系統。計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學被視(shi)為辦公(gong)自(zi)動化(hua)(hua)的(de)四項支撐，工(gong)作(zuo)站( Work Station)和局(ju)域(yu)網(wang)絡(Local Area Network)成了辦公(gong)自(zi)動化(hua)(hua)的(de)兩大支柱。

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二、辦公自動化的特點

1、處理各項事務自動化

在企業及單位的辦公(gong)管理(li)(li)中，都(dou)會(hui)涉及到秘書(shu)與(yu)行政(zheng)要務，辦公(gong)自動化的應用，能夠及時的了解(jie)行政(zheng)事(shi)務與(yu)人事(shi)關系，確保事(shi)務處(chu)理(li)(li)更加準確。

2、處理文件自動化

在傳統(tong)(tong)(tong)的(de)辦公(gong)管(guan)理(li)中，每一份文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)都(dou)必須要(yao)(yao)(yao)進(jin)(jin)行嚴密(mi)的(de)分析、解(jie)讀(du)，以紙質的(de)形式不斷的(de)進(jin)(jin)行著修(xiu)改，這(zhe)樣不僅降低了工(gong)作效率(lv)，也(ye)使(shi)員工(gong)的(de)工(gong)作量增多，同(tong)時也(ye)很容易(yi)出現修(xiu)改失(shi)誤或文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)信(xin)息丟失(shi)的(de)問題(ti)，致(zhi)使(shi)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)中的(de)信(xin)息存(cun)在漏洞。而辦公(gong)自動化系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)，能夠實現自動化的(de)管(guan)理(li)各類文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)。利(li)用計(ji)算(suan)機網絡技術對文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)進(jin)(jin)行分類和(he)統(tong)(tong)(tong)一的(de)傳輸，在保留好(hao)原文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)前提下，提出一些可行性的(de)建(jian)議。同(tong)時企(qi)業必須要(yao)(yao)(yao)對辦公(gong)自動化系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)進(jin)(jin)行嚴格的(de)管(guan)理(li)，并要(yao)(yao)(yao)求工(gong)作者通過(guo)身份驗證才能夠登錄系(xi)(xi)統(tong)(tong)(tong)，并查看(kan)所(suo)需要(yao)(yao)(yao)的(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)資料，有效的(de)保證了企(qi)業內部文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)嚴密(mi)性。

3、實現自動化決策

在企業管理中，是否正確的(de)決策(ce)是確保辦(ban)(ban)公管理的(de)基礎，使用辦(ban)(ban)公自(zi)(zi)動(dong)化系(xi)統(tong)能夠自(zi)(zi)動(dong)對文件進(jin)行(xing)核(he)對，如人事關系(xi)、財務賬目等。而辦(ban)(ban)公自(zi)(zi)動(dong)化可以對涉(she)及到決策(ce)的(de)相關資料(liao)進(jin)行(xing)科(ke)學(xue)的(de)分析，這樣能夠有效的(de)提高決策(ce)的(de)科(ke)學(xue)性與(yu)數(shu)據的(de)精準度。