如何管控出差預算

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優惠。

要控制差旅費的總額。企業首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時(shi)間和地(di)點、往返路(lu)線(xian)和領導審批(pi)等(deng)內容。在分(fen)管領導及(ji)時(shi)審批(pi)后及(ji)時(shi)上報給行政(zheng)職能部門。對于擅自更改路(lu)線(xian)等(deng)行為(wei)需(xu)經過(guo)分(fen)管領導審批(pi)，否則(ze)不予以報銷。

（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業服務的優勢。

日前，很(hen)多跨國(guo)公(gong)司(si)(si)(si)都(dou)會(hui)將(jiang)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)管(guan)(guan)理(li)業(ye)務(wu)外(wai)(wai)包出去(qu)，美國(guo)有非常多的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)，如美國(guo)運通、羅森波斯(si)公(gong)司(si)(si)(si)等(deng)(deng)。這(zhe)些(xie)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)在整合資源(yuan)后提出一些(xie)適合公(gong)司(si)(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)方案(an)，同(tong)(tong)時公(gong)司(si)(si)(si)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)活動(dong)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)組織、策劃(hua)、接待等(deng)(deng)均是這(zhe)些(xie)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)進行(xing)打理(li)，這(zhe)樣(yang)可以(yi)規范企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)行(xing)為，同(tong)(tong)時降(jiang)低企(qi)業(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)貪污(wu)、返點等(deng)(deng)不(bu)良行(xing)為。另外(wai)(wai)這(zhe)樣(yang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)為也(ye)可以(yi)降(jiang)低企(qi)業(ye)行(xing)政(zheng)系(xi)統(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作負擔。根據(ju)美國(guo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)研究，企(qi)業(ye)將(jiang)自身(shen)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)活動(dong)外(wai)(wai)包可以(yi)為企(qi)業(ye)節省10%以(yi)上的(de)(de)(de)(de)(de)(de)開支，企(qi)業(ye)可以(yi)借(jie)鑒國(guo)外(wai)(wai)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)業(ye)行(xing)為改進自己的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)，通過招(zhao)標選擇高質(zhi)量的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)。根據(ju)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)建議優(you)化企(qi)業(ye)內部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)流程，同(tong)(tong)時在日常生活的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)活動(dong)中(zhong)評估差(cha)旅(lv)(lv)(lv)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)專業(ye)性和(he)滿意度，另外(wai)(wai)在進行(xing)該業(ye)務(wu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時候需要差(cha)旅(lv)(lv)(lv)服(fu)(fu)(fu)務(wu)商(shang)先(xian)對員工(gong)(gong)進行(xing)培訓，讓(rang)員工(gong)(gong)熟悉相關(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)信(xin)(xin)息(xi)和(he)產品信(xin)(xin)息(xi)，利用網絡工(gong)(gong)具讓(rang)預定更加標準化。對于一些(xie)日前還無法實(shi)現(xian)外(wai)(wai)包的(de)(de)(de)(de)(de)(de)公(gong)司(si)(si)(si)可以(yi)先(xian)逐步(bu)實(shi)行(xing)酒店集(ji)采(cai)等(deng)(deng)，獲取集(ji)采(cai)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)優(you)勢。

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（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要(yao)(yao)做好企業的(de)(de)差旅費(fei)管理需要(yao)(yao)制(zhi)定(ding)出(chu)臺(tai)相(xiang)關的(de)(de)公(gong)司(si)政策和制(zhi)度(du)，并要(yao)(yao)求各級人(ren)員(yuan)嚴格遵照相(xiang)應(ying)(ying)的(de)(de)制(zhi)度(du)進行執行，差旅費(fei)管理的(de)(de)目(mu)標(biao)不(bu)僅僅是降低費(fei)用(yong)，還(huan)需要(yao)(yao)增加差旅費(fei)的(de)(de)透(tou)明度(du)和合規性(xing)。企業要(yao)(yao)制(zhi)定(ding)清(qing)晰明了的(de)(de)差旅費(fei)管理制(zhi)度(du)，引導員(yuan)工選(xuan)擇(ze)合適的(de)(de)交通(tong)工具(ju)外出(chu)，明確各級人(ren)員(yuan)住(zhu)宿的(de)(de)要(yao)(yao)求，當然這種制(zhi)度(du)還(huan)需要(yao)(yao)根據環境的(de)(de)變化等及時(shi)更新(xin)，如航空公(gong)司(si)、住(zhu)宿服務、物(wu)價變動和餐飲(yin)業政策的(de)(de)變動。企業要(yao)(yao)能(neng)都優(you)化差旅費(fei)管理流(liu)程。讓員(yuan)工清(qing)除(chu)的(de)(de)了解(jie)公(gong)司(si)的(de)(de)差旅制(zhi)度(du)，避(bi)免員(yuan)工在未授(shou)權(quan)的(de)(de)范圍內進行支出(chu)。一般(ban)而言。差旅費(fei)政策應(ying)(ying)該包括(kuo)員(yuan)工出(chu)差的(de)(de)審批、交通(tong)工具(ju)的(de)(de)選(xuan)擇(ze)、酒店(dian)預(yu)訂(ding)系統的(de)(de)選(xuan)擇(ze)、機票預(yu)定(ding)的(de)(de)規定(ding)、住(zhu)宿標(biao)準、信用(yong)卡和現(xian)金的(de)(de)使用(yong)條款、出(chu)租(zu)車費(fei)用(yong)、報銷程序、餐飲(yin)標(biao)準等。對于違(wei)反以上(shang)條款的(de)(de)行為(wei)公(gong)司(si)不(bu)予(yu)報銷并給予(yu)相(xiang)印(yin)的(de)(de)懲戒。

（四）加強預算執行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公(gong)司(si)要(yao)加(jia)(jia)強(qiang)預(yu)(yu)算執(zhi)(zhi)行(xing)的(de)剛性，這樣才能夠嚴格控制差(cha)旅(lv)費的(de)開支(zhi)。企業要(yao)達到預(yu)(yu)算執(zhi)(zhi)行(xing)的(de)剛性就需要(yao)加(jia)(jia)強(qiang)差(cha)旅(lv)費控制和績效(xiao)的(de)掛(gua)鉤。而有(you)效(xiao)的(de)信(xin)(xin)息(xi)搜集和審批(pi)程序是(shi)執(zhi)(zhi)行(xing)預(yu)(yu)算的(de)有(you)效(xiao)措施(shi)，公(gong)司(si)要(yao)推行(xing)公(gong)司(si)卡、信(xin)(xin)用(yong)卡等在差(cha)旅(lv)活動中的(de)支(zhi)出，這樣一方面可(ke)以將差(cha)旅(lv)活動信(xin)(xin)息(xi)整理成電子信(xin)(xin)息(xi)，加(jia)(jia)強(qiang)對信(xin)(xin)息(xi)的(de)搜集，另一方面也是(shi)減少現金使用(yong)、提升(sheng)資金使用(yong)效(xiao)率的(de)辦法。

（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不(bu)少公(gong)(gong)司已經開始嘗試新的(de)(de)溝通方式，很多的(de)(de)高科技公(gong)(gong)司也(ye)開始通過開發有效的(de)(de)軟件減少差(cha)旅(lv)次數(shu)，如視(shi)頻(pin)會議系統(tong)等，這些都是可以用(yong)于公(gong)(gong)司跨區域的(de)(de)會議，外(wai)地學習等。這樣減少了(le)公(gong)(gong)司的(de)(de)差(cha)旅(lv)行為，節省了(le)巨額的(de)(de)開支。

差旅費用報銷(xiao)管(guan)控方法(fa)

通過減少審批提高效率

多數企業(ye)(ye)常(chang)(chang)會碰(peng)到員工出差(cha)發生(sheng)預(yu)算(suan)超標(biao)(biao)(biao)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)，但(dan)隨之(zhi)(zhi)而來的(de)又常(chang)(chang)是(shi)一些貌(mao)似合理的(de)原因。例(li)如(ru)(ru)，銷售(shou)(shou)部(bu)員工和公司高層領導一同拜訪客戶(hu)，住(zhu)宿標(biao)(biao)(biao)準(zhun)肯定(ding)是(shi)“就高不就低(di)”，那(nei)對于基層銷售(shou)(shou)部(bu)員工則會超出預(yu)算(suan)。又如(ru)(ru)銷售(shou)(shou)部(bu)同事常(chang)(chang)常(chang)(chang)為(wei)了盡(jin)快(kuai)拿下(xia)客戶(hu)訂單(dan)(dan)而發生(sheng)業(ye)(ye)務招(zhao)(zhao)待(dai)費超標(biao)(biao)(biao)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)。對于此類(lei)情(qing)(qing)況(kuang)，財務部(bu)可(ke)以建(jian)立一張白(bai)(bai)名(ming)單(dan)(dan)或黑(hei)(hei)名(ming)單(dan)(dan)列表。如(ru)(ru)果(guo)發生(sheng)銷售(shou)(shou)員工和上級領導出差(cha)而提高住(zhu)宿標(biao)(biao)(biao)準(zhun)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)，則自動歸(gui)為(wei)白(bai)(bai)名(ming)單(dan)(dan)，不需(xu)審(shen)批(pi)則可(ke)批(pi)準(zhun)。反(fan)之(zhi)(zhi)，如(ru)(ru)果(guo)銷售(shou)(shou)的(de)業(ye)(ye)務招(zhao)(zhao)待(dai)費超標(biao)(biao)(biao)，那(nei)么可(ke)以設為(wei)黑(hei)(hei)名(ming)單(dan)(dan)。通過對白(bai)(bai)名(ming)單(dan)(dan)和黑(hei)(hei)名(ming)單(dan)(dan)的(de)定(ding)期(qi)調整(zheng)，可(ke)以減(jian)少例(li)外審(shen)批(pi)的(de)數量。

通過大數據管理來降低支出

提前預定機票通(tong)常(chang)可(ke)(ke)(ke)獲(huo)得較優(you)惠折扣(kou)是眾人皆知的常(chang)識，但(dan)企業(ye)因(yin)差旅單(dan)據(ju)數量過(guo)大(da)而(er)往(wang)往(wang)不了(le)解最(zui)終(zhong)拿到(dao)折扣(kou)在(zai)市場(chang)中(zhong)所(suo)處(chu)水平(ping)。而(er)通(tong)過(guo)在(zai)線差旅預定平(ping)臺(tai)則可(ke)(ke)(ke)分析(xi)出(chu)某條航線一段時(shi)間的平(ping)均折扣(kou)率和(he)中(zhong)位票價并(bing)基于此(ci)來審核員工所(suo)預定機票的價格水平(ping)。同時(shi)，企業(ye)也可(ke)(ke)(ke)通(tong)過(guo)該方(fang)法(fa)對(dui)(dui)公(gong)司內(nei)部(bu)部(bu)門(men)之間進(jin)行橫向比較。例如維修部(bu)門(men)機票價格可(ke)(ke)(ke)能(neng)較高，這通(tong)常(chang)緣于一旦客戶提出(chu)要(yao)求則馬上動身(shen)到(dao)客戶公(gong)司搶修，不能(neng)做(zuo)到(dao)及早預定。但(dan)是市場(chang)部(bu)和(he)銷(xiao)售(shou)部(bu)的工作(zuo)職(zhi)責可(ke)(ke)(ke)能(neng)相近，如果發生市場(chang)部(bu)的平(ping)均折扣(kou)率是九(jiu)折而(er)銷(xiao)售(shou)部(bu)是七折，那(nei)么(me)就可(ke)(ke)(ke)以詢(xun)問(wen)對(dui)(dui)應(ying)部(bu)門(men)為(wei)何存在(zai)如此(ci)差異(yi)，進(jin)而(er)找出(chu)原因(yin)。通(tong)過(guo)不斷調研和(he)分析(xi)，就可(ke)(ke)(ke)對(dui)(dui)優(you)秀做(zuo)法(fa)進(jin)行推廣，對(dui)(dui)不足地(di)方(fang)加以改(gai)(gai)進(jin)，持(chi)續(xu)改(gai)(gai)進(jin)公(gong)司內(nei)部(bu)差旅政(zheng)策。

利用合理性審查降低費用

正如(ru)本(ben)文開場所談，控制差(cha)(cha)旅(lv)費用(yong)支(zhi)出(chu)(chu)一(yi)般不通過降低(di)公(gong)司(si)預(yu)定(ding)賓館和(he)機票(piao)差(cha)(cha)旅(lv)標準(zhun)來(lai)實(shi)現，因為(wei)這(zhe)樣的(de)(de)(de)(de)方式容易引起員工(gong)抱怨反(fan)而得(de)不償失(shi)。而換種做(zuo)法，通過對(dui)差(cha)(cha)旅(lv)的(de)(de)(de)(de)合(he)理性進行(xing)事(shi)(shi)先規劃則可(ke)事(shi)(shi)半功倍。例如(ru)，財務部(bu)通過調研發(fa)現銷售部(bu)同(tong)事(shi)(shi)經(jing)常從上(shang)海出(chu)(chu)差(cha)(cha)到南(nan)京(jing)拜(bai)訪(fang)客(ke)戶(hu)。在沒(mei)有提前規劃的(de)(de)(de)(de)情況下可(ke)能(neng)是*9天(tian)(tian)(tian)下午出(chu)(chu)發(fa)，當晚發(fa)生住(zhu)宿(su)一(yi)晚，第二天(tian)(tian)(tian)白天(tian)(tian)(tian)客(ke)戶(hu)處拜(bai)訪(fang)，第三(san)天(tian)(tian)(tian)早間(jian)趕(gan)回(hui)上(shang)海。但如(ru)果提前對(dui)拜(bai)訪(fang)安排進行(xing)了解，并合(he)理規劃做(zuo)到當天(tian)(tian)(tian)往返那么公(gong)司(si)就可(ke)節(jie)省(sheng)近兩天(tian)(tian)(tian)的(de)(de)(de)(de)房(fang)租(zu)。公(gong)司(si)甚至可(ke)以對(dui)進行(xing)合(he)理規劃而減少的(de)(de)(de)(de)對(dui)應(ying)住(zhu)宿(su)支(zhi)出(chu)(chu)部(bu)分(fen)進行(xing)獎勵，例如(ru)規定(ding)在南(nan)京(jing)拜(bai)訪(fang)客(ke)戶(hu)如(ru)果當天(tian)(tian)(tian)往返有額外津(jin)貼(tie)，津(jin)貼(tie)的(de)(de)(de)(de)金(jin)額可(ke)以小于(yu)對(dui)應(ying)的(de)(de)(de)(de)住(zhu)宿(su)費用(yong)，這(zhe)樣不僅節(jie)省(sheng)了住(zhu)宿(su)支(zhi)出(chu)(chu)、提高(gao)了員工(gong)積極性同(tong)時也額外增加了一(yi)個工(gong)作日(ri)的(de)(de)(de)(de)上(shang)班時間(jian)。

利用金融服務降低資金成本

用(yong)(yong)商(shang)務卡(ka)(ka)(ka)的(de)(de)模式取代備用(yong)(yong)金可減(jian)少對公(gong)司(si)的(de)(de)資金占用(yong)(yong)，緩解對資金流的(de)(de)壓(ya)力。特別是企(qi)(qi)業雇傭非本(ben)地員(yuan)工(gong)(gong)(gong)時(shi)，該(gai)類員(yuan)工(gong)(gong)(gong)通(tong)(tong)常無法辦理(li)較(jiao)高額(e)度(du)的(de)(de)信(xin)(xin)用(yong)(yong)卡(ka)(ka)(ka)，而相應員(yuan)工(gong)(gong)(gong)又可能出現長時(shi)間出差而大(da)幅(fu)墊付差旅(lv)款(kuan)項影響(xiang)該(gai)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)的(de)(de)正常生活的(de)(de)實際問(wen)題，這時(shi)通(tong)(tong)過公(gong)司(si)統一辦理(li)商(shang)務卡(ka)(ka)(ka)則可獲(huo)得較(jiao)高授信(xin)(xin)額(e)度(du)繼而解決上述問(wen)題。但商(shang)務卡(ka)(ka)(ka)所不可忽(hu)略的(de)(de)隱患是如發生員(yuan)工(gong)(gong)(gong)惡意透支消(xiao)費的(de)(de)情況時(shi)，公(gong)司(si)需承擔相應還款(kuan)責任(ren)。據某(mou)機構(gou)財務培訓了(le)解，企(qi)(qi)業可與銀(yin)行談判免除還款(kuan)責任(ren)，一般的(de)(de)操(cao)作程(cheng)序為(wei)，應盡量提前一個月(yue)通(tong)(tong)知銀(yin)行公(gong)司(si)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)離職動向，實際離職時(shi)應書面(mian)通(tong)(tong)知銀(yin)行，同時(shi)在員(yuan)工(gong)(gong)(gong)離職之前公(gong)司(si)也應摸清欠(qian)(qian)款(kuan)情況并督促員(yuan)工(gong)(gong)(gong)盡快還清欠(qian)(qian)款(kuan)。

通過透明差旅費政策來管控

一(yi)些公司(si)行政(zheng)(zheng)層(ceng)(ceng)級(ji)較(jiao)為(wei)(wei)復雜，甚至(zhi)有(you)多達(da)十余個層(ceng)(ceng)級(ji)。為(wei)(wei)了滿足各個行政(zheng)(zheng)層(ceng)(ceng)級(ji)的(de)需要，就(jiu)需對(dui)每(mei)個行政(zheng)(zheng)層(ceng)(ceng)級(ji)制(zhi)定(ding)單獨的(de)差旅(lv)標(biao)準(zhun)(zhun)。而全國(guo)各個地區的(de)經(jing)濟(ji)發(fa)展水平不一(yi)，對(dui)每(mei)個地區制(zhi)定(ding)標(biao)準(zhun)(zhun)本身已經(jing)較(jiao)為(wei)(wei)繁瑣(suo)，大量(liang)(liang)的(de)標(biao)準(zhun)(zhun)制(zhi)定(ding)工作(zuo)將使得(de)財務部不堪重負(fu)，而政(zheng)(zheng)策更新緩慢又可能導(dao)致不符(fu)合實際經(jing)濟(ji)和物價發(fa)展情況造成(cheng)員工抱怨較(jiao)大。某機構建(jian)議行政(zheng)(zheng)層(ceng)(ceng)級(ji)較(jiao)多的(de)企業(ye)盡(jin)量(liang)(liang)簡化差旅(lv)標(biao)準(zhun)(zhun)，將數(shu)個相(xiang)近的(de)行政(zheng)(zheng)層(ceng)(ceng)級(ji)歸(gui)為(wei)(wei)同類標(biao)準(zhun)(zhun)、盡(jin)可能簡化流(liu)程。

通過減少人工審核來提高效率

公司可通(tong)過(guo)引入訂(ding)制化的差(cha)旅費用管控(kong)軟件來(lai)大幅提升工作效(xiao)率(lv)。通(tong)常一個典(dian)型的差(cha)旅電(dian)子報銷系統將涵蓋下述(shu)五種功能(neng)：

1.在線申(shen)(shen)請(qing)功能，包括出差(cha)申(shen)(shen)請(qing)和差(cha)旅申(shen)(shen)請(qing)。

2.在線審批功能(neng).

3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。

4.費(fei)用控(kong)制功能，將報銷費(fei)用的(de)標準寫入系統，例如到不同城市或者(zhe)不同的(de)國(guo)家(jia)住宿標準及(ji)到相應地區的(de)津(jin)貼(tie)補貼(tie)標準錄(lu)入，同時對不同差旅距離所對應交(jiao)通工具的(de)選擇和審(shen)批均可由系統進行統一管控(kong)。

5.預(yu)算控制，管理(li)人(ren)員在(zai)審批(pi)時(shi)可看到對應部門當(dang)月整體的差(cha)旅預(yu)算，花(hua)銷和結(jie)余(yu)情況(kuang)。從而做到每次(ci)審批(pi)時(shi)有(you)據可查。發生(sheng)超標情況(kuang)時(shi)必須找財務部進行單獨審批(pi)，增加預(yu)算。否(fou)則費用審批(pi)將(jiang)會(hui)被凍結(jie)。通過電子報銷系統，財務審核要點可從近10個(ge)(ge)降低為(wei)3個(ge)(ge)。

在實施電(dian)子報銷前(qian)財務需要審核

①審(shen)批(pi)(pi)權限(xian)是否符合規定②審(shen)批(pi)(pi)是否完整(zheng)③審(shen)核(he)人簽字是否真實(shi)④成本中心(xin)是否填(tian)錯⑤是否及時報(bao)銷(xiao)⑥總金額是否正(zheng)確⑦費(fei)用是否超標等10個要點。

而在使用電子報(bao)(bao)銷后，財務(wu)僅需審核特殊事(shi)項合理性(xing)，發票真實情(qing)況，發票金(jin)額(e)與報(bao)(bao)銷金(jin)額(e)是否(fou)一致等內容(rong)即(ji)可。通過差旅電子系統的應用可使財務(wu)部大幅提高(gao)工(gong)作效(xiao)率，加速報(bao)(bao)銷進度進而提高(gao)員工(gong)滿(man)意度。