如何管控出差預算

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優惠。

要控制差旅費的總額。企業首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時間和地點(dian)、往返路線和領導審(shen)批等內容。在分管領導及時審(shen)批后及時上(shang)報(bao)給(gei)行(xing)政職能部門。對于擅(shan)自(zi)更改路線等行(xing)為需經過分管領導審(shen)批，否(fou)則不予以(yi)報(bao)銷。

（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業服務的優勢。

日(ri)(ri)前，很多(duo)跨國公(gong)司(si)都(dou)會將(jiang)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)管(guan)理(li)業(ye)(ye)(ye)務(wu)外(wai)包出去，美(mei)國有非常多(duo)的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)，如美(mei)國運通(tong)、羅(luo)森(sen)波斯公(gong)司(si)等。這(zhe)(zhe)些(xie)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)在整合資(zi)源后提出一些(xie)適(shi)合公(gong)司(si)的(de)(de)(de)(de)方案，同(tong)時公(gong)司(si)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)活(huo)動(dong)中的(de)(de)(de)(de)組織、策劃、接待等均是這(zhe)(zhe)些(xie)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)進行(xing)(xing)打(da)理(li)，這(zhe)(zhe)樣(yang)可(ke)以(yi)(yi)(yi)規范企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)行(xing)(xing)為(wei)(wei)，同(tong)時降(jiang)低企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)貪污、返點等不良(liang)行(xing)(xing)為(wei)(wei)。另外(wai)這(zhe)(zhe)樣(yang)的(de)(de)(de)(de)行(xing)(xing)為(wei)(wei)也可(ke)以(yi)(yi)(yi)降(jiang)低企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)行(xing)(xing)政系統的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作負擔。根據(ju)美(mei)國的(de)(de)(de)(de)研(yan)究，企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)將(jiang)自身的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)活(huo)動(dong)外(wai)包可(ke)以(yi)(yi)(yi)為(wei)(wei)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)節省10%以(yi)(yi)(yi)上(shang)的(de)(de)(de)(de)開支(zhi)，企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)可(ke)以(yi)(yi)(yi)借鑒國外(wai)的(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)行(xing)(xing)為(wei)(wei)改(gai)進自己的(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)，通(tong)過招標(biao)選擇高質量(liang)的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)。根據(ju)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)的(de)(de)(de)(de)建(jian)議(yi)優化企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)(ye)內部的(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)流程(cheng)，同(tong)時在日(ri)(ri)常生活(huo)的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)活(huo)動(dong)中評(ping)估(gu)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)的(de)(de)(de)(de)專業(ye)(ye)(ye)性和滿意度，另外(wai)在進行(xing)(xing)該業(ye)(ye)(ye)務(wu)的(de)(de)(de)(de)時候需要差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)服(fu)務(wu)商(shang)(shang)(shang)先對員工(gong)(gong)進行(xing)(xing)培(pei)訓，讓(rang)員工(gong)(gong)熟悉相關的(de)(de)(de)(de)差(cha)(cha)旅(lv)(lv)(lv)(lv)信息(xi)和產(chan)品信息(xi)，利用網絡工(gong)(gong)具(ju)讓(rang)預定更加標(biao)準化。對于(yu)一些(xie)日(ri)(ri)前還無法(fa)實現(xian)外(wai)包的(de)(de)(de)(de)公(gong)司(si)可(ke)以(yi)(yi)(yi)先逐(zhu)步實行(xing)(xing)酒(jiu)店集(ji)采等，獲取集(ji)采的(de)(de)(de)(de)優勢。

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（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要做(zuo)好企(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)費管(guan)理(li)(li)需要制(zhi)定(ding)(ding)(ding)出臺相關的(de)(de)(de)(de)(de)(de)公司(si)政策和制(zhi)度，并(bing)要求各級人(ren)員(yuan)嚴格(ge)遵照相應的(de)(de)(de)(de)(de)(de)制(zhi)度進行(xing)執(zhi)行(xing)，差旅(lv)(lv)費管(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)目標(biao)(biao)不(bu)僅僅是降低(di)費用(yong)，還需要增加差旅(lv)(lv)費的(de)(de)(de)(de)(de)(de)透明(ming)度和合(he)規性。企(qi)業(ye)(ye)要制(zhi)定(ding)(ding)(ding)清(qing)晰明(ming)了的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)費管(guan)理(li)(li)制(zhi)度，引導(dao)員(yuan)工(gong)選擇(ze)(ze)合(he)適的(de)(de)(de)(de)(de)(de)交(jiao)通(tong)工(gong)具(ju)外(wai)出，明(ming)確各級人(ren)員(yuan)住宿的(de)(de)(de)(de)(de)(de)要求，當然這種制(zhi)度還需要根(gen)據環(huan)境的(de)(de)(de)(de)(de)(de)變化等(deng)及時(shi)更新，如航(hang)空公司(si)、住宿服(fu)務(wu)、物價變動和餐飲(yin)業(ye)(ye)政策的(de)(de)(de)(de)(de)(de)變動。企(qi)業(ye)(ye)要能都(dou)優化差旅(lv)(lv)費管(guan)理(li)(li)流(liu)程(cheng)。讓員(yuan)工(gong)清(qing)除的(de)(de)(de)(de)(de)(de)了解公司(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)制(zhi)度，避免員(yuan)工(gong)在未授權的(de)(de)(de)(de)(de)(de)范圍內進行(xing)支出。一般而(er)言。差旅(lv)(lv)費政策應該包括員(yuan)工(gong)出差的(de)(de)(de)(de)(de)(de)審批、交(jiao)通(tong)工(gong)具(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)(ze)、酒店預訂系統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)(ze)、機票(piao)預定(ding)(ding)(ding)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)規定(ding)(ding)(ding)、住宿標(biao)(biao)準、信(xin)用(yong)卡和現金的(de)(de)(de)(de)(de)(de)使用(yong)條款(kuan)(kuan)、出租車費用(yong)、報銷程(cheng)序、餐飲(yin)標(biao)(biao)準等(deng)。對于違反以(yi)上條款(kuan)(kuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)為公司(si)不(bu)予(yu)報銷并(bing)給予(yu)相印的(de)(de)(de)(de)(de)(de)懲戒。

（四）加強預算執行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公司要加強預算執行(xing)的(de)剛性，這樣才(cai)能夠嚴格控制差(cha)(cha)旅費(fei)(fei)的(de)開支(zhi)(zhi)。企業(ye)要達到(dao)預算執行(xing)的(de)剛性就(jiu)需要加強差(cha)(cha)旅費(fei)(fei)控制和績效的(de)掛鉤。而有效的(de)信(xin)息搜(sou)集和審批程序是執行(xing)預算的(de)有效措施，公司要推行(xing)公司卡、信(xin)用(yong)卡等在(zai)差(cha)(cha)旅活(huo)動中的(de)支(zhi)(zhi)出(chu)，這樣一(yi)方面(mian)可以將差(cha)(cha)旅活(huo)動信(xin)息整理成電子信(xin)息，加強對(dui)信(xin)息的(de)搜(sou)集，另一(yi)方面(mian)也是減(jian)少現金使用(yong)、提升資金使用(yong)效率的(de)辦法。

（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不少(shao)公(gong)司已經(jing)開始嘗試新(xin)的(de)溝通方式，很多的(de)高科技公(gong)司也開始通過開發(fa)有效的(de)軟件減少(shao)差旅(lv)次數，如(ru)視(shi)頻會議(yi)(yi)系統等(deng)，這些(xie)都是可以用于(yu)公(gong)司跨區(qu)域(yu)的(de)會議(yi)(yi)，外地學習等(deng)。這樣減少(shao)了(le)公(gong)司的(de)差旅(lv)行為，節省了(le)巨額(e)的(de)開支。

差旅費用報銷管控方法

通過減少審批提高效率

多數企(qi)業(ye)(ye)常(chang)會(hui)碰到員(yuan)工(gong)出(chu)差發(fa)生預算超(chao)(chao)標(biao)的(de)情況(kuang)，但隨之(zhi)而(er)來的(de)又常(chang)是一些貌似合理的(de)原因。例如，銷(xiao)售(shou)(shou)部(bu)員(yuan)工(gong)和公司高(gao)層(ceng)領導一同(tong)拜訪客戶，住宿標(biao)準(zhun)肯定(ding)是“就(jiu)高(gao)不就(jiu)低”，那對(dui)于基層(ceng)銷(xiao)售(shou)(shou)部(bu)員(yuan)工(gong)則會(hui)超(chao)(chao)出(chu)預算。又如銷(xiao)售(shou)(shou)部(bu)同(tong)事常(chang)常(chang)為了盡快拿下客戶訂(ding)單而(er)發(fa)生業(ye)(ye)務招待費超(chao)(chao)標(biao)的(de)情況(kuang)。對(dui)于此類情況(kuang)，財(cai)務部(bu)可(ke)(ke)(ke)以(yi)建立一張(zhang)白(bai)名單或黑名單列表。如果(guo)發(fa)生銷(xiao)售(shou)(shou)員(yuan)工(gong)和上級領導出(chu)差而(er)提高(gao)住宿標(biao)準(zhun)的(de)情況(kuang)，則自動歸(gui)為白(bai)名單，不需審(shen)批(pi)(pi)則可(ke)(ke)(ke)批(pi)(pi)準(zhun)。反之(zhi)，如果(guo)銷(xiao)售(shou)(shou)的(de)業(ye)(ye)務招待費超(chao)(chao)標(biao)，那么可(ke)(ke)(ke)以(yi)設為黑名單。通過對(dui)白(bai)名單和黑名單的(de)定(ding)期調整，可(ke)(ke)(ke)以(yi)減少例外審(shen)批(pi)(pi)的(de)數量。

通過大數據管理來降低支出

提(ti)前(qian)預定(ding)機票通(tong)常可(ke)(ke)(ke)獲(huo)得較優(you)惠折(zhe)扣(kou)(kou)是(shi)眾(zhong)人皆知的(de)常識，但企(qi)業(ye)因差旅單據(ju)數(shu)量(liang)過(guo)大而往往不(bu)了(le)解最終(zhong)拿到(dao)折(zhe)扣(kou)(kou)在市(shi)場(chang)中(zhong)所處水平。而通(tong)過(guo)在線差旅預定(ding)平臺則可(ke)(ke)(ke)分析出某條(tiao)航線一段時間的(de)平均折(zhe)扣(kou)(kou)率和(he)(he)中(zhong)位票價(jia)并(bing)基于此來審(shen)核(he)員工(gong)所預定(ding)機票的(de)價(jia)格(ge)水平。同時，企(qi)業(ye)也可(ke)(ke)(ke)通(tong)過(guo)該方法(fa)對(dui)公司內(nei)部(bu)(bu)部(bu)(bu)門(men)之間進(jin)行橫向比較。例(li)如(ru)維修(xiu)部(bu)(bu)門(men)機票價(jia)格(ge)可(ke)(ke)(ke)能(neng)較高，這通(tong)常緣于一旦(dan)客戶提(ti)出要求則馬上動(dong)身到(dao)客戶公司搶(qiang)修(xiu)，不(bu)能(neng)做到(dao)及早(zao)預定(ding)。但是(shi)市(shi)場(chang)部(bu)(bu)和(he)(he)銷(xiao)售部(bu)(bu)的(de)工(gong)作職責可(ke)(ke)(ke)能(neng)相近(jin)，如(ru)果發生市(shi)場(chang)部(bu)(bu)的(de)平均折(zhe)扣(kou)(kou)率是(shi)九折(zhe)而銷(xiao)售部(bu)(bu)是(shi)七折(zhe)，那么就可(ke)(ke)(ke)以(yi)詢問對(dui)應部(bu)(bu)門(men)為何(he)存在如(ru)此差異，進(jin)而找出原(yuan)因。通(tong)過(guo)不(bu)斷調(diao)研(yan)和(he)(he)分析，就可(ke)(ke)(ke)對(dui)優(you)秀做法(fa)進(jin)行推(tui)廣，對(dui)不(bu)足地方加以(yi)改(gai)進(jin)，持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)公司內(nei)部(bu)(bu)差旅政策。

利用合理性審查降低費用

正如本文開場所談(tan)，控(kong)制差(cha)旅(lv)費用支出一(yi)般(ban)不通過降低公司預定賓館和機票差(cha)旅(lv)標準來實現，因(yin)為這樣(yang)的(de)(de)(de)方式容易(yi)引(yin)起員工抱怨反而得(de)不償失。而換(huan)種做法(fa)，通過對(dui)(dui)差(cha)旅(lv)的(de)(de)(de)合理(li)(li)性(xing)進(jin)行事先規劃(hua)則可(ke)(ke)(ke)(ke)事半(ban)功倍。例(li)如，財務部通過調(diao)研發現銷售(shou)部同事經常從上海出差(cha)到南京拜訪客戶(hu)。在沒有(you)提前規劃(hua)的(de)(de)(de)情(qing)況下(xia)(xia)可(ke)(ke)(ke)(ke)能是*9天(tian)(tian)下(xia)(xia)午(wu)出發，當晚發生住宿一(yi)晚，第二(er)天(tian)(tian)白天(tian)(tian)客戶(hu)處拜訪，第三天(tian)(tian)早間趕回上海。但如果提前對(dui)(dui)拜訪安(an)排進(jin)行了解(jie)，并合理(li)(li)規劃(hua)做到當天(tian)(tian)往(wang)返那么公司就可(ke)(ke)(ke)(ke)節省近兩天(tian)(tian)的(de)(de)(de)房租。公司甚至(zhi)可(ke)(ke)(ke)(ke)以(yi)對(dui)(dui)進(jin)行合理(li)(li)規劃(hua)而減少(shao)的(de)(de)(de)對(dui)(dui)應(ying)住宿支出部分進(jin)行獎勵，例(li)如規定在南京拜訪客戶(hu)如果當天(tian)(tian)往(wang)返有(you)額外(wai)津貼，津貼的(de)(de)(de)金額可(ke)(ke)(ke)(ke)以(yi)小于對(dui)(dui)應(ying)的(de)(de)(de)住宿費用，這樣(yang)不僅節省了住宿支出、提高了員工積極性(xing)同時(shi)也(ye)額外(wai)增加了一(yi)個工作日的(de)(de)(de)上班時(shi)間。

利用金融服務降低資金成本

用(yong)(yong)商(shang)(shang)務卡(ka)的(de)模式取代備用(yong)(yong)金(jin)可(ke)減少對(dui)公(gong)司的(de)資金(jin)占用(yong)(yong)，緩解(jie)對(dui)資金(jin)流(liu)的(de)壓(ya)力。特別是(shi)企(qi)業雇傭非本地員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)時(shi)，該(gai)類員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)通(tong)(tong)常無法辦理較高額度的(de)信用(yong)(yong)卡(ka)，而(er)相(xiang)應員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)又可(ke)能出現長時(shi)間出差而(er)大幅墊(dian)付差旅款項影響該(gai)員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)的(de)正常生活的(de)實(shi)際問題，這時(shi)通(tong)(tong)過公(gong)司統一(yi)辦理商(shang)(shang)務卡(ka)則可(ke)獲得較高授信額度繼(ji)而(er)解(jie)決上(shang)述(shu)問題。但商(shang)(shang)務卡(ka)所(suo)不可(ke)忽略的(de)隱患是(shi)如(ru)發生員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)惡意透支消費的(de)情況時(shi)，公(gong)司需(xu)承(cheng)擔相(xiang)應還款責(ze)任。據某機構(gou)財(cai)務培訓了解(jie)，企(qi)業可(ke)與(yu)銀(yin)(yin)行談判(pan)免(mian)除還款責(ze)任，一(yi)般(ban)的(de)操作程序為，應盡量(liang)提前(qian)(qian)一(yi)個月(yue)通(tong)(tong)知銀(yin)(yin)行公(gong)司員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)離職動向，實(shi)際離職時(shi)應書面(mian)通(tong)(tong)知銀(yin)(yin)行，同(tong)時(shi)在員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)離職之前(qian)(qian)公(gong)司也(ye)應摸清欠款情況并督促員(yuan)(yuan)工(gong)(gong)盡快還清欠款。

通過透明差旅費政策來管控

一些(xie)公司行政(zheng)(zheng)層(ceng)級較(jiao)為(wei)復雜，甚至(zhi)有多達(da)十余個(ge)(ge)層(ceng)級。為(wei)了滿足各(ge)個(ge)(ge)行政(zheng)(zheng)層(ceng)級的(de)需要(yao)，就需對(dui)(dui)每個(ge)(ge)行政(zheng)(zheng)層(ceng)級制(zhi)定(ding)單獨的(de)差旅(lv)標(biao)準(zhun)。而全國各(ge)個(ge)(ge)地(di)(di)區的(de)經(jing)濟發(fa)展(zhan)水平不(bu)一，對(dui)(dui)每個(ge)(ge)地(di)(di)區制(zhi)定(ding)標(biao)準(zhun)本身已經(jing)較(jiao)為(wei)繁瑣，大量的(de)標(biao)準(zhun)制(zhi)定(ding)工作(zuo)將使得財務部不(bu)堪重(zhong)負，而政(zheng)(zheng)策更(geng)新緩慢又可能(neng)導致不(bu)符合實際經(jing)濟和物(wu)價發(fa)展(zhan)情況造(zao)成員工抱怨較(jiao)大。某機構建議行政(zheng)(zheng)層(ceng)級較(jiao)多的(de)企業(ye)盡量簡化差旅(lv)標(biao)準(zhun)，將數個(ge)(ge)相近的(de)行政(zheng)(zheng)層(ceng)級歸(gui)為(wei)同類標(biao)準(zhun)、盡可能(neng)簡化流程。

通過減少人工審核來提高效率

公司可(ke)通過引入(ru)訂制化的差旅費(fei)用管控軟件來大幅提升(sheng)工作效率。通常(chang)一個(ge)典型的差旅電子(zi)報(bao)銷系統將涵(han)蓋下述五(wu)種功能：

1.在線申請(qing)功能，包括出差申請(qing)和差旅申請(qing)。

2.在線審批功能.

3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。

4.費用控(kong)制(zhi)功能(neng)，將報銷費用的(de)標(biao)(biao)準寫入系統，例如到(dao)不(bu)同城(cheng)市(shi)或者不(bu)同的(de)國家住宿標(biao)(biao)準及到(dao)相應地區的(de)津貼(tie)補(bu)貼(tie)標(biao)(biao)準錄入，同時(shi)對(dui)不(bu)同差旅距離所對(dui)應交通工具的(de)選擇和審批均可由(you)系統進行統一管控(kong)。

5.預算(suan)控制，管理(li)人員在審(shen)批時可看到對(dui)應部門當月整體的差(cha)旅預算(suan)，花銷(xiao)和(he)結余情況(kuang)。從而(er)做到每次審(shen)批時有據(ju)可查。發生超標情況(kuang)時必(bi)須(xu)找財務部進(jin)行單獨(du)審(shen)批，增加預算(suan)。否(fou)則費用審(shen)批將(jiang)會被(bei)凍(dong)結。通過電子報銷(xiao)系(xi)統(tong)，財務審(shen)核要點(dian)可從近10個降低(di)為(wei)3個。

在實施電子(zi)報銷(xiao)前(qian)財務需要審核

①審(shen)批(pi)權限是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)符(fu)合規定②審(shen)批(pi)是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)完整(zheng)③審(shen)核(he)人簽字是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)真實(shi)④成本(ben)中心是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)填(tian)錯⑤是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)及時報銷⑥總金額是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)正確⑦費(fei)用(yong)是(shi)(shi)(shi)(shi)否(fou)超標等10個要(yao)點(dian)。

而在使用電子報銷后，財(cai)務僅需審核(he)特殊事項(xiang)合理(li)性(xing)，發(fa)票真實情況，發(fa)票金(jin)額(e)與(yu)報銷金(jin)額(e)是否(fou)一致等內容即可(ke)。通過差旅電子系統的應用可(ke)使財(cai)務部大幅(fu)提高工(gong)作效(xiao)率，加速報銷進度進而提高員(yuan)工(gong)滿意(yi)度。