如何管控出差預算

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預定機票及酒店獲得價格優惠。

要控制差旅費的總額。企業首先要能夠做好差旅費的計劃。減少差旅費活動的隨意性。這樣才能夠為差旅活動的預算和剛性等提供基礎，并能夠做好相關的訂票等。企業如果可以做好差旅計劃，這樣就可以實現差旅費用支出的提前安排。企業應該將外地出差的審批權集中起來，每個部門設計外地出差、參加外地會議、參加外地學習和考察等都應該報請分管領導同意，未經領導同意不能擅自出差并給予報銷。同時。企業還需要設立相應的等級備查制度，外地出差需要詳細列出出差事由、出差人員、時間和地點、往返路線(xian)和領導審(shen)(shen)(shen)批等(deng)內(nei)容。在分管領導及時審(shen)(shen)(shen)批后及時上報給行(xing)政職能部(bu)門。對于擅自更改路線(xian)等(deng)行(xing)為需經(jing)過分管領導審(shen)(shen)(shen)批，否則(ze)不予(yu)以報銷。

（二）實行住宿酒店集采或外包，獲得集團采購或者專業服務的優勢。

日前，很多跨國公司(si)(si)(si)都會(hui)將差旅(lv)(lv)管(guan)理(li)(li)業務外(wai)包(bao)出(chu)去，美國有非常多的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務商(shang)，如美國運通、羅森波斯(si)公司(si)(si)(si)等。這(zhe)(zhe)些服(fu)(fu)務商(shang)在(zai)整合資(zi)源(yuan)后提出(chu)一些適(shi)合公司(si)(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)方案，同(tong)時公司(si)(si)(si)差旅(lv)(lv)活動中(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)組(zu)織、策劃(hua)、接(jie)待等均是這(zhe)(zhe)些服(fu)(fu)務商(shang)進(jin)行(xing)(xing)打理(li)(li)，這(zhe)(zhe)樣(yang)可(ke)(ke)以(yi)規(gui)范企(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)行(xing)(xing)為(wei)(wei)，同(tong)時降低企(qi)業內(nei)部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)貪污、返(fan)點等不(bu)良行(xing)(xing)為(wei)(wei)。另外(wai)這(zhe)(zhe)樣(yang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)行(xing)(xing)為(wei)(wei)也可(ke)(ke)以(yi)降低企(qi)業行(xing)(xing)政系統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作負(fu)擔。根(gen)據美國的(de)(de)(de)(de)(de)(de)研究，企(qi)業將自身的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)活動外(wai)包(bao)可(ke)(ke)以(yi)為(wei)(wei)企(qi)業節(jie)省10%以(yi)上的(de)(de)(de)(de)(de)(de)開支，企(qi)業可(ke)(ke)以(yi)借鑒國外(wai)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)企(qi)業行(xing)(xing)為(wei)(wei)改(gai)進(jin)自己的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)(li)，通過招標選擇(ze)高質量(liang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務商(shang)。根(gen)據差旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)建(jian)議優化企(qi)業內(nei)部的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理(li)(li)流程(cheng)，同(tong)時在(zai)日常生活的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)活動中(zhong)(zhong)評(ping)估差旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務商(shang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)專業性和滿意度(du)，另外(wai)在(zai)進(jin)行(xing)(xing)該業務的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時候(hou)需要差旅(lv)(lv)服(fu)(fu)務商(shang)先對員(yuan)工(gong)進(jin)行(xing)(xing)培訓，讓(rang)員(yuan)工(gong)熟悉相關的(de)(de)(de)(de)(de)(de)差旅(lv)(lv)信息(xi)和產品信息(xi)，利用網絡工(gong)具讓(rang)預定更加標準化。對于一些日前還無(wu)法實現(xian)外(wai)包(bao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)公司(si)(si)(si)可(ke)(ke)以(yi)先逐(zhu)步實行(xing)(xing)酒店集(ji)采等，獲(huo)取集(ji)采的(de)(de)(de)(de)(de)(de)優勢(shi)。

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（三）在制度上引導員工選擇合適的交通工具出行，明確各級人員住宿要求。

要(yao)做好企(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管(guan)理(li)需(xu)(xu)要(yao)制定(ding)出(chu)臺相關(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)公司(si)(si)政(zheng)策和(he)(he)制度(du)，并(bing)要(yao)求各級人(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)嚴格遵照(zhao)相應的(de)(de)(de)(de)(de)制度(du)進行執行，差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管(guan)理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)目(mu)標(biao)不僅(jin)僅(jin)是(shi)降低(di)費(fei)(fei)(fei)用(yong)，還(huan)需(xu)(xu)要(yao)增加差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)的(de)(de)(de)(de)(de)透明度(du)和(he)(he)合規(gui)性(xing)。企(qi)業(ye)要(yao)制定(ding)清(qing)晰明了(le)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管(guan)理(li)制度(du)，引(yin)導員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)選擇(ze)合適的(de)(de)(de)(de)(de)交通工(gong)具(ju)外出(chu)，明確(que)各級人(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)住宿(su)(su)的(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)求，當(dang)然這種制度(du)還(huan)需(xu)(xu)要(yao)根(gen)據環境的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)(bian)化等及時(shi)更(geng)新，如航空公司(si)(si)、住宿(su)(su)服務、物價變(bian)(bian)動(dong)和(he)(he)餐飲業(ye)政(zheng)策的(de)(de)(de)(de)(de)變(bian)(bian)動(dong)。企(qi)業(ye)要(yao)能都優化差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)管(guan)理(li)流程。讓員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)清(qing)除的(de)(de)(de)(de)(de)了(le)解公司(si)(si)的(de)(de)(de)(de)(de)差(cha)旅(lv)(lv)(lv)制度(du)，避免(mian)員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)在(zai)未授權(quan)的(de)(de)(de)(de)(de)范圍內進行支(zhi)出(chu)。一般而言。差(cha)旅(lv)(lv)(lv)費(fei)(fei)(fei)政(zheng)策應該包(bao)括員(yuan)(yuan)(yuan)(yuan)工(gong)出(chu)差(cha)的(de)(de)(de)(de)(de)審批、交通工(gong)具(ju)的(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)、酒店預訂(ding)系統的(de)(de)(de)(de)(de)選擇(ze)、機票預定(ding)的(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)定(ding)、住宿(su)(su)標(biao)準(zhun)、信用(yong)卡(ka)和(he)(he)現金的(de)(de)(de)(de)(de)使用(yong)條款、出(chu)租(zu)車費(fei)(fei)(fei)用(yong)、報銷(xiao)程序、餐飲標(biao)準(zhun)等。對于違反以上條款的(de)(de)(de)(de)(de)行為公司(si)(si)不予(yu)報銷(xiao)并(bing)給予(yu)相印的(de)(de)(de)(de)(de)懲戒。

（四）加強預算執行的剛性，與員工、部門績效掛鉤。

公司(si)要(yao)加強預算(suan)執(zhi)(zhi)行(xing)的(de)(de)(de)(de)剛(gang)性，這樣才能夠嚴(yan)格控制差旅費(fei)的(de)(de)(de)(de)開支。企業(ye)要(yao)達(da)到預算(suan)執(zhi)(zhi)行(xing)的(de)(de)(de)(de)剛(gang)性就需(xu)要(yao)加強差旅費(fei)控制和績效(xiao)(xiao)的(de)(de)(de)(de)掛鉤。而有效(xiao)(xiao)的(de)(de)(de)(de)信(xin)息搜集(ji)和審批程序(xu)是(shi)執(zhi)(zhi)行(xing)預算(suan)的(de)(de)(de)(de)有效(xiao)(xiao)措施，公司(si)要(yao)推行(xing)公司(si)卡、信(xin)用(yong)卡等在差旅活(huo)動中的(de)(de)(de)(de)支出，這樣一方(fang)面(mian)可以將差旅活(huo)動信(xin)息整理成電子信(xin)息，加強對(dui)信(xin)息的(de)(de)(de)(de)搜集(ji)，另一方(fang)面(mian)也是(shi)減少現金(jin)使用(yong)、提升資金(jin)使用(yong)效(xiao)(xiao)率的(de)(de)(de)(de)辦(ban)法。

（五）運用現代技術，如視頻會議等，采取有效手段，減少不必要的差旅支出。

不少(shao)公司已經開(kai)始嘗試新的(de)(de)溝通方式，很多的(de)(de)高科(ke)技公司也開(kai)始通過開(kai)發有效的(de)(de)軟件減少(shao)差(cha)旅(lv)次數，如視(shi)頻會議系統等，這些都是可以用于公司跨區(qu)域的(de)(de)會議，外地學(xue)習等。這樣減少(shao)了(le)公司的(de)(de)差(cha)旅(lv)行為，節省了(le)巨額的(de)(de)開(kai)支(zhi)。

差旅費用報銷管控方法

通過減少審批提高效率

多數企(qi)業(ye)常會(hui)碰到(dao)員(yuan)工出(chu)(chu)差發(fa)生預算(suan)超標(biao)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)，但(dan)隨之(zhi)而來的(de)又(you)常是一些貌(mao)似合(he)理的(de)原因。例(li)如(ru)(ru)(ru)，銷售(shou)(shou)部(bu)員(yuan)工和(he)公司高層領導一同拜訪客戶，住宿標(biao)準(zhun)(zhun)肯定是“就高不就低”，那對于(yu)(yu)基(ji)層銷售(shou)(shou)部(bu)員(yuan)工則(ze)會(hui)超出(chu)(chu)預算(suan)。又(you)如(ru)(ru)(ru)銷售(shou)(shou)部(bu)同事(shi)常常為了盡快拿下客戶訂單(dan)(dan)(dan)而發(fa)生業(ye)務招待費超標(biao)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)。對于(yu)(yu)此類情(qing)(qing)況(kuang)，財務部(bu)可(ke)以建立一張白名單(dan)(dan)(dan)或黑(hei)(hei)名單(dan)(dan)(dan)列表。如(ru)(ru)(ru)果發(fa)生銷售(shou)(shou)員(yuan)工和(he)上級領導出(chu)(chu)差而提高住宿標(biao)準(zhun)(zhun)的(de)情(qing)(qing)況(kuang)，則(ze)自動歸為白名單(dan)(dan)(dan)，不需審批則(ze)可(ke)批準(zhun)(zhun)。反之(zhi)，如(ru)(ru)(ru)果銷售(shou)(shou)的(de)業(ye)務招待費超標(biao)，那么可(ke)以設為黑(hei)(hei)名單(dan)(dan)(dan)。通過(guo)對白名單(dan)(dan)(dan)和(he)黑(hei)(hei)名單(dan)(dan)(dan)的(de)定期(qi)調(diao)整(zheng)，可(ke)以減少例(li)外審批的(de)數量。

通過大數據管理來降低支出

提前預定機票(piao)通(tong)(tong)常(chang)可(ke)(ke)獲得較優惠折(zhe)(zhe)(zhe)扣(kou)是眾人皆(jie)知的(de)常(chang)識(shi)，但(dan)企業因(yin)差旅(lv)單據(ju)數量過大而往(wang)往(wang)不(bu)了解(jie)最終拿到(dao)折(zhe)(zhe)(zhe)扣(kou)在(zai)市(shi)場中(zhong)所(suo)處水(shui)平(ping)。而通(tong)(tong)過在(zai)線差旅(lv)預定平(ping)臺則可(ke)(ke)分析出某條航線一段時間(jian)的(de)平(ping)均折(zhe)(zhe)(zhe)扣(kou)率(lv)和(he)中(zhong)位票(piao)價并基于此來(lai)審核員(yuan)工所(suo)預定機票(piao)的(de)價格水(shui)平(ping)。同時，企業也可(ke)(ke)通(tong)(tong)過該方法(fa)對公(gong)(gong)司內部(bu)(bu)部(bu)(bu)門之間(jian)進行橫向(xiang)比較。例如維修部(bu)(bu)門機票(piao)價格可(ke)(ke)能較高，這通(tong)(tong)常(chang)緣于一旦(dan)客(ke)戶提出要求(qiu)則馬上動(dong)身到(dao)客(ke)戶公(gong)(gong)司搶修，不(bu)能做到(dao)及早預定。但(dan)是市(shi)場部(bu)(bu)和(he)銷售(shou)部(bu)(bu)的(de)工作職責可(ke)(ke)能相近，如果發生(sheng)市(shi)場部(bu)(bu)的(de)平(ping)均折(zhe)(zhe)(zhe)扣(kou)率(lv)是九(jiu)折(zhe)(zhe)(zhe)而銷售(shou)部(bu)(bu)是七折(zhe)(zhe)(zhe)，那么就可(ke)(ke)以詢問對應部(bu)(bu)門為(wei)何存在(zai)如此差異，進而找出原因(yin)。通(tong)(tong)過不(bu)斷調研(yan)和(he)分析，就可(ke)(ke)對優秀做法(fa)進行推廣，對不(bu)足(zu)地方加以改進，持續改進公(gong)(gong)司內部(bu)(bu)差旅(lv)政(zheng)策。

利用合理性審查降低費用

正如本文開場所談，控(kong)制(zhi)差(cha)旅(lv)費(fei)用(yong)支(zhi)出(chu)(chu)一(yi)般不(bu)通過降低公司(si)預定(ding)賓館和機票差(cha)旅(lv)標準來實現，因為這(zhe)樣(yang)的方式容易引起員(yuan)(yuan)工(gong)抱怨反(fan)而(er)(er)得不(bu)償失。而(er)(er)換種做法(fa)，通過對(dui)差(cha)旅(lv)的合(he)理性(xing)(xing)進行(xing)事(shi)(shi)先(xian)規劃則可事(shi)(shi)半(ban)功倍。例(li)如，財務(wu)部通過調研發(fa)現銷售部同事(shi)(shi)經常從上(shang)海出(chu)(chu)差(cha)到(dao)南京拜(bai)訪客戶(hu)。在沒有提前規劃的情況下可能(neng)是*9天(tian)(tian)下午出(chu)(chu)發(fa)，當(dang)晚發(fa)生住宿(su)一(yi)晚，第二(er)天(tian)(tian)白天(tian)(tian)客戶(hu)處拜(bai)訪，第三天(tian)(tian)早(zao)間趕回上(shang)海。但(dan)如果提前對(dui)拜(bai)訪安排進行(xing)了(le)解，并合(he)理規劃做到(dao)當(dang)天(tian)(tian)往(wang)返(fan)那么公司(si)就(jiu)可節省(sheng)近兩天(tian)(tian)的房租。公司(si)甚(shen)至可以對(dui)進行(xing)合(he)理規劃而(er)(er)減少的對(dui)應住宿(su)支(zhi)出(chu)(chu)部分進行(xing)獎勵，例(li)如規定(ding)在南京拜(bai)訪客戶(hu)如果當(dang)天(tian)(tian)往(wang)返(fan)有額(e)(e)外津貼(tie)，津貼(tie)的金額(e)(e)可以小于對(dui)應的住宿(su)費(fei)用(yong)，這(zhe)樣(yang)不(bu)僅節省(sheng)了(le)住宿(su)支(zhi)出(chu)(chu)、提高(gao)了(le)員(yuan)(yuan)工(gong)積極性(xing)(xing)同時也額(e)(e)外增加了(le)一(yi)個(ge)工(gong)作日的上(shang)班時間。

利用金融服務降低資金成本

用(yong)商(shang)務(wu)卡(ka)的(de)(de)(de)模式取代備(bei)用(yong)金(jin)(jin)可(ke)減少對公司(si)(si)的(de)(de)(de)資金(jin)(jin)占用(yong)，緩解(jie)對資金(jin)(jin)流的(de)(de)(de)壓力。特別是企業雇傭非(fei)本地員(yuan)工時(shi)(shi)，該(gai)類員(yuan)工通(tong)常無(wu)法辦理(li)較高(gao)額度的(de)(de)(de)信用(yong)卡(ka)，而相(xiang)應(ying)員(yuan)工又(you)可(ke)能出現長時(shi)(shi)間出差而大(da)幅墊付差旅款項影響該(gai)員(yuan)工的(de)(de)(de)正常生(sheng)活的(de)(de)(de)實(shi)際問題，這時(shi)(shi)通(tong)過公司(si)(si)統一辦理(li)商(shang)務(wu)卡(ka)則可(ke)獲得較高(gao)授信額度繼而解(jie)決上述問題。但商(shang)務(wu)卡(ka)所不可(ke)忽略的(de)(de)(de)隱患是如發生(sheng)員(yuan)工惡意透支消費(fei)的(de)(de)(de)情況(kuang)時(shi)(shi)，公司(si)(si)需(xu)承擔相(xiang)應(ying)還款責任。據某機構財務(wu)培(pei)訓(xun)了解(jie)，企業可(ke)與銀(yin)(yin)行(xing)(xing)談判免除還款責任，一般的(de)(de)(de)操作(zuo)程序為，應(ying)盡量提前一個月通(tong)知(zhi)銀(yin)(yin)行(xing)(xing)公司(si)(si)員(yuan)工離職(zhi)(zhi)(zhi)動向，實(shi)際離職(zhi)(zhi)(zhi)時(shi)(shi)應(ying)書(shu)面通(tong)知(zhi)銀(yin)(yin)行(xing)(xing)，同時(shi)(shi)在員(yuan)工離職(zhi)(zhi)(zhi)之前公司(si)(si)也(ye)應(ying)摸(mo)清欠款情況(kuang)并督促員(yuan)工盡快(kuai)還清欠款。

通過透明差旅費政策來管控

一(yi)(yi)些公(gong)司(si)行(xing)(xing)政(zheng)層級較(jiao)(jiao)為(wei)(wei)復雜，甚至有多達十余(yu)個層級。為(wei)(wei)了(le)滿足各(ge)個行(xing)(xing)政(zheng)層級的(de)需(xu)要，就需(xu)對每(mei)個行(xing)(xing)政(zheng)層級制(zhi)(zhi)定(ding)單獨的(de)差旅標(biao)準。而全國(guo)各(ge)個地區的(de)經(jing)濟發(fa)(fa)展水平(ping)不(bu)一(yi)(yi)，對每(mei)個地區制(zhi)(zhi)定(ding)標(biao)準本(ben)身(shen)已經(jing)較(jiao)(jiao)為(wei)(wei)繁瑣，大量(liang)的(de)標(biao)準制(zhi)(zhi)定(ding)工(gong)作將使(shi)得財務部不(bu)堪重負，而政(zheng)策更新(xin)緩慢又可能導致不(bu)符合實(shi)際經(jing)濟和(he)物價發(fa)(fa)展情(qing)況造成員工(gong)抱(bao)怨(yuan)較(jiao)(jiao)大。某機(ji)構建議行(xing)(xing)政(zheng)層級較(jiao)(jiao)多的(de)企(qi)業盡量(liang)簡化差旅標(biao)準，將數個相近(jin)的(de)行(xing)(xing)政(zheng)層級歸為(wei)(wei)同類標(biao)準、盡可能簡化流程。

通過減少人工審核來提高效率

公(gong)司可通(tong)過引入訂制化的(de)差旅費(fei)用(yong)管控軟件來大幅提升工作效率。通(tong)常一個典型(xing)的(de)差旅電(dian)子報(bao)銷系統(tong)將涵蓋下(xia)述五(wu)種(zhong)功能(neng)：

1.在線(xian)申請功能，包括出差申請和(he)差旅申請。

2.在(zai)線審批功能.

3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商。

4.費用控制功能，將報銷費用的(de)標(biao)準寫入系統(tong)，例如到不(bu)同城市或者不(bu)同的(de)國(guo)家住宿(su)標(biao)準及到相(xiang)應地區(qu)的(de)津貼補貼標(biao)準錄入，同時對不(bu)同差旅距離(li)所(suo)對應交通工(gong)具的(de)選擇和審批(pi)均可由系統(tong)進(jin)行統(tong)一管(guan)控。

5.預(yu)算控制，管(guan)理人員在審(shen)(shen)批時(shi)可(ke)(ke)看到(dao)對應部門當月(yue)整體的(de)差旅預(yu)算，花銷和結(jie)余情況(kuang)。從而做(zuo)到(dao)每次審(shen)(shen)批時(shi)有據(ju)可(ke)(ke)查。發生超標情況(kuang)時(shi)必須找財務部進行單獨審(shen)(shen)批，增加預(yu)算。否則費用審(shen)(shen)批將會被凍結(jie)。通過(guo)電子報銷系統(tong)，財務審(shen)(shen)核要點可(ke)(ke)從近10個降低為3個。

在實(shi)施(shi)電子(zi)報銷前財(cai)務需(xu)要審核

①審批(pi)權限是(shi)否(fou)符合規(gui)定(ding)②審批(pi)是(shi)否(fou)完(wan)整③審核人簽字是(shi)否(fou)真實④成本中心是(shi)否(fou)填錯⑤是(shi)否(fou)及(ji)時報(bao)銷⑥總金(jin)額(e)是(shi)否(fou)正(zheng)確⑦費用是(shi)否(fou)超(chao)標等10個(ge)要點。

而在使(shi)用(yong)電子報銷后，財(cai)務僅需審(shen)核特殊(shu)事(shi)項(xiang)合理性，發票真實情況，發票金額(e)與報銷金額(e)是否一致(zhi)等(deng)內容即可。通(tong)過(guo)差旅電子系(xi)統的(de)應用(yong)可使(shi)財(cai)務部(bu)大幅提高工(gong)作效率，加速報銷進度(du)進而提高員工(gong)滿意度(du)。