一、項目管理軟件怎么用

企業借助項(xiang)目(mu)管(guan)理軟(ruan)件將混(hun)亂的管(guan)理得到控(kong)制。項(xiang)目(mu)管(guan)理軟(ruan)件本身(shen)也是較為復雜的工(gong)具，對于項(xiang)目(mu)經理來說，熟練掌握工(gong)程(cheng)項(xiang)目(mu)管(guan)理軟(ruan)件是必(bi)須的。基礎的是要會(hui)項(xiang)目(mu)申(shen)請，項(xiang)目(mu)立(li)項(xiang)、會(hui)建(jian)立(li)活動、會(hui)提交工(gong)時表、懂(dong)需(xu)求變更，會(hui)利用工(gong)具做報表等等。

項目的實施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項目的因素，對于項目經理來說，如何能及時發現問題，調整項目是非常重要的。這時需要項目經理能夠根據項目管理軟件的(de)數(shu)據反饋追蹤項目的(de)進度，能(neng)夠發現具(ju)體(ti)問題所在，及時解決問題。

往往實際情況是多個項(xiang)(xiang)目同(tong)時執(zhi)行，這時需要項(xiang)(xiang)目經理能夠(gou)使(shi)用項(xiang)(xiang)目管(guan)理軟(ruan)件(jian)的多項(xiang)(xiang)目管(guan)理功(gong)能，對項(xiang)(xiang)目之間的資源進行調配，或者項(xiang)(xiang)目之間依賴關系的管(guan)理等等。

項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)(li)(li)經(jing)理(li)(li)(li)熟練掌(zhang)握工(gong)程項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)(li)(li)軟件(jian)是必須(xu)的(de)，可是只有連同項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)(li)(li)軟件(jian)背后(hou)的(de)管(guan)理(li)(li)(li)原(yuan)理(li)(li)(li)一起(qi)掌(zhang)握，才能夠用所(suo)學知(zhi)識，解釋企(qi)業生產經(jing)營管(guan)理(li)(li)(li)活動所(suo)采(cai)用的(de)相關理(li)(li)(li)論，才能夠具備發現企(qi)業管(guan)理(li)(li)(li)現存的(de)關鍵問題。

會使用、會操作工程項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件(jian)只是(shi)基本(ben)的(de)能(neng)(neng)力，這(zhe)對于(yu)一(yi)般人(ren)來說(shuo)都(dou)是(shi)非(fei)常簡單的(de)。而真(zhen)正掌握項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件(jian)核心(xin)的(de)，會應(ying)用項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件(jian)的(de)人(ren)卻并不多。但恰恰只有(you)會應(ying)用項目(mu)管(guan)理(li)(li)軟件(jian)的(de)人(ren)才能(neng)(neng)夠深刻理(li)(li)解(jie)并能(neng)(neng)夠融會貫通的(de)掌握。

二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員

在建(jian)立項目時，項目管(guan)理技術和(he)(he)方(fang)法對(dui)于確(que)保(bao)清晰(xi)和(he)(he)有(you)重點非常重要。然而，項目核心人員的(de)(de)協作程度對(dui)于項目的(de)(de)整(zheng)體成(cheng)功(gong)影響(xiang)最大。

以(yi)下是管理項(xiang)目團(tuan)隊的技巧(qiao)，旨在提高團(tuan)隊效率：

1、建立平衡的團隊

確定(ding)項目團隊成員既有正(zheng)確的(de)技(ji)術專長，又有廣(guang)泛的(de)溝通和思維方式。

這種平衡可以通(tong)過潛在(zai)的項目團隊成員過去可能采取的問卷調查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無論項目(mu)團(tuan)隊(dui)成員的資歷或經驗水平(ping)如何，每個(ge)人都需要(yao)完(wan)全清楚并致力于實(shi)現項目(mu)目(mu)標。

為團隊提供在項目早期向(xiang)你公開或私下提出(chu)擔(dan)憂(you)或問題的機會，這可以避(bi)免與(yu)承(cheng)諾缺乏相關(guan)的負面影(ying)響。

任何負面行為都應該立即被發現，確保問題能夠得到(dao)解決。讓(rang)您的(de)(de)團(tuan)隊在項(xiang)目規劃的(de)(de)早期階段(duan)就(jiu)參(can)與進來(lai)，這會有(you)很大的(de)(de)幫助(zhu)。

3、確保直線管理支持

當從不同部(bu)門選擇項(xiang)(xiang)目(mu)團隊成員時(shi)，獲得他們(men)的(de)直線經理對項(xiang)(xiang)目(mu)的(de)支持(chi)和承諾以(yi)及項(xiang)(xiang)目(mu)成員需(xu)要分配(pei)到(dao)項(xiang)(xiang)目(mu)會議(yi)、研究和商定(ding)行動的(de)時(shi)間(jian)至關重要。

與直線經理確認可能(neng)與團隊成員的工作或個人(ren)承諾(nuo)發生(sheng)沖(chong)突的領域(yu)或時(shi)間(jian)。

4、建立團隊代碼

在(zai)第一次項目團隊(dui)會議(yi)上，利用小(xiao)組成(cheng)員來(lai)確定將有助(zhu)于項目團隊(dui)的行為。這可以簡單地通過在(zai)活(huo)動掛圖中捕捉“項目負責人(ren)的期望(wang)”和(he)“每個團隊(dui)成(cheng)員的期望(wang)”來(lai)實(shi)現。這些文件可以打印出來(lai)，分發給團隊(dui)，并在(zai)每次會議(yi)開始時作為提(ti)醒。

這些行為的(de)變化都可(ke)以通過引用團隊代碼(ma)來進行建設(she)性(xing)的(de)挑戰。

5、認識團隊發展的階段

研究表明(ming)，所(suo)有團(tuan)隊(dui)(dui)都要經(jing)歷不同的(de)發展階段才能(neng)達(da)到(dao)最佳績(ji)效，無論每(mei)個團(tuan)隊(dui)(dui)成員的(de)技能(neng)和經(jing)驗如何，每(mei)個新團(tuan)隊(dui)(dui)的(de)團(tuan)隊(dui)(dui)動態都會有所(suo)不同。

你(ni)(ni)需要調整你(ni)(ni)的領導(dao)作風（從指示式(shi)方法到(dao)咨(zi)詢式(shi)方法），以適應每個階段，確保(bao)你(ni)(ni)的團隊快速有效(xiao)地(di)通過前三個階段（形成、行動和規范(fan)），確保(bao)他們在盡可(ke)能快的時間內達到(dao)最(zui)佳績效(xiao)。

6、在關鍵會議中利用促進者

在關鍵階段（如想法產生(sheng)或決策制定），中立的促進者幫助項(xiang)目團(tuan)隊開始或取得進展，這對項(xiang)目團(tuan)隊有極大(da)的幫助。

或者，發展你在促(cu)進團隊方面的(de)技能(neng)，以確保從項目團隊中(zhong)獲得最好的(de)結果。

7、使用所有內部和外部網絡

與項(xiang)目(mu)團隊一起，在項(xiang)目(mu)早期(qi)就確定(ding)誰可以幫你實現項(xiang)目(mu)目(mu)標(biao)，例如(ru)進行研究(jiu)、查看最佳(jia)實踐、尋求意見和從過去的(de)經驗中學(xue)習。

在放(fang)(fang)眼外部之前，先放(fang)(fang)眼整個組織(zhi)，因為可能(neng)會有其他(ta)(ta)人(ren)面臨類(lei)似的問題，或者想要(yao)聯合起(qi)來，因為他(ta)(ta)們想要(yao)解決(jue)項目目標。突然間，你的資(zi)源(yuan)可能(neng)增(zeng)加了(le)。

8、與主要干系人溝通

在你(ni)確定誰(shui)可以幫助你(ni)的同時，考慮誰(shui)是這個(ge)項目(mu)(mu)的主要影響者，如項目(mu)(mu)發起人、項目(mu)(mu)所有人、關(guan)鍵干系人，并規劃你(ni)的溝通(tong)策(ce)略，確保你(ni)在整個(ge)項目(mu)(mu)中(zhong)得到他們的全力承諾和支持。