一、項目管理軟件怎么用

企(qi)業(ye)借助項目管理軟件將混(hun)亂的(de)(de)(de)管理得(de)到控制。項目管理軟件本身(shen)也是(shi)較(jiao)為復雜的(de)(de)(de)工(gong)具，對于項目經理來說，熟練掌握(wo)工(gong)程項目管理軟件是(shi)必須(xu)的(de)(de)(de)。基礎(chu)的(de)(de)(de)是(shi)要會項目申請，項目立(li)項、會建(jian)立(li)活動、會提交工(gong)時(shi)表、懂需(xu)求變(bian)更，會利(li)用工(gong)具做報表等等。

項目的實施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項目的因素，對于項目經理來說，如何能及時發現問題，調整項目是非常重要的。這時需要項目經理能夠根據項目管理軟件的(de)數據(ju)反饋追蹤(zong)項(xiang)目的(de)進度，能夠發(fa)現具體(ti)問題(ti)所(suo)在，及時解決問題(ti)。

往往實際情況(kuang)是多個項(xiang)目(mu)同時(shi)執行(xing)，這時(shi)需(xu)要項(xiang)目(mu)經理(li)能夠使用項(xiang)目(mu)管理(li)軟件的多項(xiang)目(mu)管理(li)功能，對項(xiang)目(mu)之間(jian)的資源進行(xing)調(diao)配，或者項(xiang)目(mu)之間(jian)依賴關系(xi)的管理(li)等(deng)(deng)等(deng)(deng)。

項目(mu)管理(li)(li)(li)經(jing)理(li)(li)(li)熟練掌握工程項目(mu)管理(li)(li)(li)軟件是必須的，可(ke)是只有連同(tong)項目(mu)管理(li)(li)(li)軟件背后的管理(li)(li)(li)原理(li)(li)(li)一起(qi)掌握，才能夠(gou)用所學知識，解釋企(qi)(qi)業(ye)生(sheng)產經(jing)營管理(li)(li)(li)活動(dong)所采用的相關理(li)(li)(li)論(lun)，才能夠(gou)具備發現企(qi)(qi)業(ye)管理(li)(li)(li)現存的關鍵問題。

會(hui)(hui)使用(yong)、會(hui)(hui)操作工程項目(mu)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)只(zhi)是基本的(de)(de)能力，這對于一般人(ren)來說都是非常簡單的(de)(de)。而真正掌握(wo)項目(mu)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)核心的(de)(de)，會(hui)(hui)應用(yong)項目(mu)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)人(ren)卻并(bing)不多(duo)。但恰恰只(zhi)有(you)會(hui)(hui)應用(yong)項目(mu)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)軟(ruan)(ruan)件(jian)(jian)(jian)的(de)(de)人(ren)才能夠深(shen)刻理(li)(li)(li)解并(bing)能夠融會(hui)(hui)貫通(tong)的(de)(de)掌握(wo)。

二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員

在建立(li)項目(mu)時，項目(mu)管(guan)理技術和(he)方法對于(yu)確保清晰(xi)和(he)有重點非(fei)常重要。然而，項目(mu)核心人(ren)員的(de)協作程(cheng)度對于(yu)項目(mu)的(de)整體成功影響最大(da)。

以下是管理項目團隊(dui)的技(ji)巧，旨(zhi)在提高團隊(dui)效率：

1、建立平衡的團隊

確定項目團(tuan)隊成員既有(you)正確的技術專長，又有(you)廣泛(fan)的溝通(tong)和思維方式。

這種平衡(heng)可以通(tong)過(guo)潛(qian)在(zai)的項目團隊成員過(guo)去(qu)可能采取(qu)的問卷調查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無論項(xiang)(xiang)目(mu)團隊(dui)成員的資歷或經驗水平如何，每個人都需(xu)要完全清楚并致力于(yu)實(shi)現項(xiang)(xiang)目(mu)目(mu)標。

為(wei)團隊提(ti)(ti)供在(zai)項目早期向你公(gong)開或(huo)私下提(ti)(ti)出擔憂或(huo)問(wen)題的(de)機會，這(zhe)可以避免(mian)與承諾缺乏相關的(de)負面影(ying)響(xiang)。

任何負面行(xing)為都(dou)應該立即被發現(xian)，確保(bao)問題能夠得到解(jie)決。讓您的團隊在(zai)項目規劃的早(zao)期階段(duan)就參與進(jin)來(lai)，這會(hui)有很大的幫助。

3、確保直線管理支持

當(dang)從不同部門(men)選(xuan)擇項(xiang)(xiang)目(mu)團隊成(cheng)員時(shi)，獲得他(ta)們的直線經理對項(xiang)(xiang)目(mu)的支持和承(cheng)諾(nuo)以(yi)及項(xiang)(xiang)目(mu)成(cheng)員需要分配到項(xiang)(xiang)目(mu)會(hui)議、研(yan)究和商定行動的時(shi)間至關重(zhong)要。

與直線經理確認可能(neng)與團隊成員的工作或(huo)個人承諾發生沖突(tu)的領域或(huo)時間。

4、建立團隊代碼

在(zai)(zai)第一次項(xiang)目(mu)團隊(dui)會(hui)議上，利用小(xiao)組(zu)成員(yuan)來(lai)確定將有助于項(xiang)目(mu)團隊(dui)的行(xing)為。這可以簡單地通過在(zai)(zai)活動掛(gua)圖中捕捉“項(xiang)目(mu)負責人的期(qi)望(wang)”和“每(mei)個團隊(dui)成員(yuan)的期(qi)望(wang)”來(lai)實現(xian)。這些文件可以打印出來(lai)，分發給團隊(dui)，并在(zai)(zai)每(mei)次會(hui)議開(kai)始(shi)時作為提醒。

這些行(xing)為的變化都(dou)可以(yi)通過引用團隊代碼來進(jin)行(xing)建(jian)設性的挑戰。

5、認識團隊發展的階段

研究表明，所(suo)有(you)團(tuan)隊(dui)都要經歷不(bu)同(tong)的(de)發(fa)展階(jie)段才能達到最(zui)佳績(ji)效，無論每個團(tuan)隊(dui)成員的(de)技能和(he)經驗如何，每個新(xin)團(tuan)隊(dui)的(de)團(tuan)隊(dui)動態都會有(you)所(suo)不(bu)同(tong)。

你需(xu)要調整你的(de)領導作風（從(cong)指(zhi)示(shi)式方法到(dao)咨(zi)詢式方法），以適應每個(ge)(ge)階段，確保你的(de)團隊快速有效地通過前(qian)三個(ge)(ge)階段（形成、行動和(he)規(gui)范），確保他們(men)在盡可能快的(de)時間內(nei)達到(dao)最(zui)佳績效。

6、在關鍵會議中利用促進者

在關鍵(jian)階段（如想法產生或決策制定），中(zhong)立的促進者幫(bang)(bang)助項目團(tuan)隊開始(shi)或取得進展(zhan)，這對項目團(tuan)隊有(you)極大(da)的幫(bang)(bang)助。

或者，發展你(ni)在促進團隊方面的技能，以確保(bao)從項目團隊中獲得最好的結(jie)果。

7、使用所有內部和外部網絡

與項目團隊一起，在項目早期就確定誰可以幫你實(shi)現項目目標，例如(ru)進行研究、查看最佳實(shi)踐、尋求意見和從過(guo)去的經驗中學習。

在放(fang)眼外部之前，先(xian)放(fang)眼整個組(zu)織，因為可能會有其他人面臨類似的問(wen)題，或者(zhe)想要聯合(he)起來，因為他們想要解決項目目標。突然間，你的資源(yuan)可能增加了。

8、與主要干系人溝通

在(zai)你(ni)(ni)(ni)確(que)定誰可以幫助你(ni)(ni)(ni)的(de)(de)同(tong)時，考慮(lv)誰是這個項(xiang)目(mu)(mu)的(de)(de)主要影響者，如項(xiang)目(mu)(mu)發起(qi)人(ren)、項(xiang)目(mu)(mu)所有人(ren)、關鍵干系人(ren)，并規劃你(ni)(ni)(ni)的(de)(de)溝通策略，確(que)保你(ni)(ni)(ni)在(zai)整個項(xiang)目(mu)(mu)中得(de)到他們(men)的(de)(de)全力承諾和支持(chi)。