一、項目管理軟件怎么用

企業借助項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)軟(ruan)件(jian)(jian)將混亂的(de)(de)(de)管(guan)理(li)得到控制。項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)軟(ruan)件(jian)(jian)本身也是較為復雜的(de)(de)(de)工(gong)具，對(dui)于項(xiang)(xiang)目經理(li)來(lai)說，熟練掌握工(gong)程項(xiang)(xiang)目管(guan)理(li)軟(ruan)件(jian)(jian)是必須的(de)(de)(de)。基礎的(de)(de)(de)是要會(hui)(hui)項(xiang)(xiang)目申請，項(xiang)(xiang)目立(li)項(xiang)(xiang)、會(hui)(hui)建立(li)活(huo)動、會(hui)(hui)提(ti)交工(gong)時表、懂需求變更(geng)，會(hui)(hui)利用工(gong)具做報(bao)表等等。

項目的實施過程是一個漫長的過程，這其中會遇到許多影響項目的因素，對于項目經理來說，如何能及時發現問題，調整項目是非常重要的。這時需要項目經理能夠根據項目管理軟件的數據反饋追(zhui)蹤項目(mu)的進(jin)度(du)，能夠發(fa)現具體問題所在，及時(shi)解決(jue)問題。

往(wang)往(wang)實際情況是多個項(xiang)目(mu)(mu)同時(shi)執行(xing)，這時(shi)需要項(xiang)目(mu)(mu)經理(li)能(neng)夠使用(yong)項(xiang)目(mu)(mu)管理(li)軟件的(de)多項(xiang)目(mu)(mu)管理(li)功能(neng)，對項(xiang)目(mu)(mu)之(zhi)間的(de)資源(yuan)進行(xing)調配(pei)，或者項(xiang)目(mu)(mu)之(zhi)間依賴關系的(de)管理(li)等(deng)等(deng)。

項目管(guan)理(li)(li)經理(li)(li)熟練掌握工程(cheng)項目管(guan)理(li)(li)軟件(jian)是(shi)必須(xu)的(de)，可是(shi)只有連同項目管(guan)理(li)(li)軟件(jian)背后的(de)管(guan)理(li)(li)原(yuan)理(li)(li)一起掌握，才能夠用(yong)所(suo)學知識，解釋企業生產經營管(guan)理(li)(li)活動所(suo)采用(yong)的(de)相關(guan)理(li)(li)論，才能夠具(ju)備發現企業管(guan)理(li)(li)現存的(de)關(guan)鍵(jian)問題。

會(hui)(hui)使用(yong)(yong)(yong)、會(hui)(hui)操作(zuo)工程項(xiang)目(mu)管(guan)(guan)理(li)軟(ruan)(ruan)件只(zhi)是基本的(de)(de)能(neng)力(li)，這對于一般(ban)人來說都是非常簡單的(de)(de)。而真正掌(zhang)握(wo)項(xiang)目(mu)管(guan)(guan)理(li)軟(ruan)(ruan)件核(he)心的(de)(de)，會(hui)(hui)應用(yong)(yong)(yong)項(xiang)目(mu)管(guan)(guan)理(li)軟(ruan)(ruan)件的(de)(de)人卻并不多。但恰(qia)恰(qia)只(zhi)有會(hui)(hui)應用(yong)(yong)(yong)項(xiang)目(mu)管(guan)(guan)理(li)軟(ruan)(ruan)件的(de)(de)人才能(neng)夠深刻理(li)解并能(neng)夠融會(hui)(hui)貫通的(de)(de)掌(zhang)握(wo)。

二、如何使用項目管理軟件有效管理項目人員

在建立項(xiang)目時，項(xiang)目管理(li)技(ji)術和(he)方法對(dui)于(yu)確保(bao)清晰(xi)和(he)有重點非常重要。然而，項(xiang)目核心人(ren)員的(de)協(xie)作程度(du)對(dui)于(yu)項(xiang)目的(de)整體(ti)成功(gong)影(ying)響(xiang)最大(da)。

以下是管(guan)理項(xiang)目團隊的技巧，旨在提高團隊效率：

1、建立平衡的團隊

確(que)定項目團隊成(cheng)員既有正確(que)的技(ji)術專長，又有廣泛的溝通和思維方式。

這種平衡可以(yi)通過潛在的項目團(tuan)隊成員過去可能采取的問卷調查來確定。

2、確保項目目標清晰和“認同”

無論項(xiang)目團(tuan)隊成員(yuan)的(de)資歷或經驗水平如何，每個(ge)人(ren)都(dou)需要(yao)完全清楚并致力于實現項(xiang)目目標。

為團隊(dui)提(ti)供在(zai)項目早期(qi)向你公開或私下提(ti)出擔憂(you)或問題的機會，這可以避(bi)免(mian)與承(cheng)諾缺乏(fa)相關的負面影響。

任何負(fu)面(mian)行為都應該立即被(bei)發現(xian)，確保(bao)問(wen)題(ti)能夠得到解決。讓您的團隊在(zai)項目規(gui)劃的早期(qi)階段(duan)就參與進來(lai)，這會有(you)很大(da)的幫助。

3、確保直線管理支持

當從不同部門選擇項(xiang)目(mu)團(tuan)隊(dui)成(cheng)員(yuan)時(shi)，獲得他們的(de)直線經理(li)對項(xiang)目(mu)的(de)支持和承諾以及項(xiang)目(mu)成(cheng)員(yuan)需要分配到項(xiang)目(mu)會議、研究和商定行動的(de)時(shi)間至關重要。

與(yu)直線經理確認可能與(yu)團隊(dui)成員的(de)工作或(huo)個人承諾(nuo)發(fa)生沖突(tu)的(de)領域(yu)或(huo)時間。

4、建立團隊代碼

在第一次項(xiang)(xiang)目(mu)團隊(dui)(dui)會議(yi)上，利(li)用小組成員來確(que)定將有助于(yu)項(xiang)(xiang)目(mu)團隊(dui)(dui)的(de)行為。這(zhe)可以簡單地通過在活(huo)動掛(gua)圖中(zhong)捕(bu)捉“項(xiang)(xiang)目(mu)負責人的(de)期望(wang)”和“每個團隊(dui)(dui)成員的(de)期望(wang)”來實現。這(zhe)些文件可以打印出來，分發給(gei)團隊(dui)(dui)，并在每次會議(yi)開始時作為提醒。

這(zhe)些行為的變化(hua)都(dou)可(ke)以(yi)通過引用(yong)團隊(dui)代碼(ma)來進行建設性(xing)的挑戰。

5、認識團隊發展的階段

研(yan)究表明，所有團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)都(dou)要經歷不同的發展階(jie)段才能(neng)(neng)達到最(zui)佳績效，無(wu)論(lun)每個(ge)團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)成員的技(ji)能(neng)(neng)和經驗(yan)如何，每個(ge)新團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)的團(tuan)(tuan)隊(dui)(dui)動態都(dou)會有所不同。

你需要調整(zheng)你的領導作風(feng)（從(cong)指示式(shi)方法到咨(zi)詢(xun)式(shi)方法），以適應每個階(jie)(jie)段(duan)，確保(bao)你的團(tuan)隊快(kuai)速有效地通過前三個階(jie)(jie)段(duan)（形成、行動和規范），確保(bao)他們在(zai)盡可能快(kuai)的時(shi)間內達(da)到最佳績效。

6、在關鍵會議中利用促進者

在關鍵(jian)階段(duan)（如(ru)想法產生或決策制定），中立的促進者幫(bang)助項(xiang)目(mu)(mu)團隊開始或取得進展，這對項(xiang)目(mu)(mu)團隊有極大(da)的幫(bang)助。

或者，發展你(ni)在促進團隊(dui)方面(mian)的技能，以確保從(cong)項目團隊(dui)中(zhong)獲得(de)最好的結果。

7、使用所有內部和外部網絡

與項(xiang)目(mu)(mu)團隊一起(qi)，在項(xiang)目(mu)(mu)早期就確定誰可以幫你實(shi)現項(xiang)目(mu)(mu)目(mu)(mu)標，例如進(jin)行研究、查看最佳(jia)實(shi)踐、尋求(qiu)意見和從過去的(de)經驗中學習。

在放眼外部之前(qian)，先(xian)放眼整個組織，因為可能(neng)會有其(qi)他(ta)人面臨類(lei)似的(de)問題，或者想(xiang)要聯合起來(lai)，因為他(ta)們想(xiang)要解決項目(mu)目(mu)標。突(tu)然(ran)間(jian)，你(ni)的(de)資(zi)源可能(neng)增加了(le)。

8、與主要干系人溝通

在你(ni)確(que)(que)定誰可以幫助你(ni)的(de)同時，考慮誰是這個(ge)項(xiang)目(mu)的(de)主要影響者(zhe)，如項(xiang)目(mu)發(fa)起人、項(xiang)目(mu)所(suo)有人、關鍵干(gan)系(xi)人，并規劃(hua)你(ni)的(de)溝通策略，確(que)(que)保你(ni)在整個(ge)項(xiang)目(mu)中得到他們的(de)全力承諾和支持。