一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數(shu)字化的(de)(de)主(zhu)要目(mu)的(de)(de)是提高(gao)檔案的(de)(de)管理效(xiao)率(lv)和(he)服務水平。數(shu)字化檔案能夠方便快捷(jie)地進(jin)行存儲、檢索和(he)利用，為檔案工作(zuo)提供更加精準(zhun)、高(gao)效(xiao)的(de)(de)支持。

2、意義

（1）檔(dang)案數(shu)字化(hua)意義在于可(ke)以(yi)更好的(de)保存(cun)歷史資料。以(yi)前的(de)保存(cun)手(shou)段和技(ji)術是有限的(de)，這使歷史檔(dang)案可(ke)能出現不同程度(du)的(de)破壞，非常可(ke)惜。但現在科技(ji)發展，檔(dang)案數(shu)字化(hua)手(shou)段就避免(mian)了類似的(de)情況發生。通過掃描、攝影(ying)等技(ji)術可(ke)以(yi)對檔(dang)案進行更好的(de)保護。

（2）檔案數字化意義是提高(gao)工作效(xiao)率(lv)，方便了檔案的(de)(de)管理。檔案記載著(zhu)不同(tong)時(shi)期(qi)不同(tong)種類的(de)(de)知識，所(suo)以整理工作是很繁瑣重復的(de)(de)，而數字化管理有(you)事(shi)半(ban)功倍的(de)(de)效(xiao)果，足不出戶，在電腦(nao)面前就可以完(wan)成(cheng)檔案的(de)(de)察借閱工作。

（3）檔(dang)案數字化(hua)還為(wei)檔(dang)案的(de)編研工(gong)作(zuo)提(ti)供了數據支持，從繁重(zhong)的(de)立卷中(zhong)解脫出來，集中(zhong)時間和(he)(he)精力致力于(yu)檔(dang)案與信(xin)息資源(yuan)的(de)開(kai)發和(he)(he)利用工(gong)作(zuo)，進一步開(kai)發檔(dang)案資源(yuan)，文獻匯編、數據匯編、專(zhuan)題匯編等(deng)各(ge)項工(gong)作(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)案數字化流程主要包(bao)括檔(dang)案出庫、數字化前處理(li)、數據庫建立、檔(dang)案掃描(miao)或(huo)信息采集(ji)、圖像處理(li)或(huo)音視頻處理(li)、數據掛接、數字化成果(guo)驗收與(yu)移交、檔(dang)案入庫。

1、檔案出庫

檔(dang)案保管(guan)部(bu)門應按(an)照紙質檔(dang)案數字(zi)(zi)化(hua)工(gong)作(zuo)方案確定的數字(zi)(zi)化(hua)對象開展檔(dang)案調取、清(qing)點、登記(ji)等前期準備(bei)工(gong)作(zuo)，并提交檔(dang)案出庫(ku)申請，經相(xiang)關責任(ren)人批準后，嚴(yan)格按(an)照檔(dang)案庫(ku)房管(guan)理規定為數字(zi)(zi)化(hua)對象辦(ban)理出庫(ku)相(xiang)關手續，并與數字(zi)(zi)化(hua)部(bu)門共同清(qing)點無誤后，對檔(dang)案進行交接出庫(ku)。

紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案數(shu)字化過程中(zhong)，應設置距(ju)離數(shu)字化加(jia)工場所較近的(de)保管庫用以臨時存放紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案，并對紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案的(de)領取與歸還(huan)進(jin)行嚴格管理(li)，認真(zhen)做(zuo)好檢(jian)查、清點、登(deng)記(ji)等工作，確保紙(zhi)(zhi)質檔(dang)案的(de)安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙(zhi)質檔(dang)案數字化前(qian)處(chu)理包括確定掃描頁、編制(zhi)頁號、目錄數據準備、拆(chai)除裝訂、技術修(xiu)復(fu)等內容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像(xiang)檔案數字化前處理包括確定(ding)信(xin)息采集范圍、檔案檢查及(ji)清洗、修復工作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄數據(ju)庫數據(ju)規則，包(bao)括數據(ju)字段長度、字段類型(xing)、字段內容要求(qiu)等(deng)。

數據(ju)庫(ku)選擇(ze)應(ying)考慮可轉(zhuan)換為通用數據(ju)格式，以便于數據(ju)交換。數據(ju)庫(ku)結(jie)構的設計(ji)應(ying)特別注意保持檔案的內在聯系(xi)，有利于紙質檔案數字(zi)化成果(guo)的管理和利用。

可采(cai)用計算機自動校(xiao)(xiao)對(dui)與(yu)人工校(xiao)(xiao)對(dui)相結(jie)合的(de)(de)方式，對(dui)目錄數據的(de)(de)質量進行檢查，包(bao)括著錄項完(wan)整性、著錄內容的(de)(de)規范性和(he)準確性等。發現(xian)不合格(ge)的(de)(de)數據應及時進行修(xiu)改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔案(an)掃描(miao)應根據紙質(zhi)檔案(an)原件實際情況、數(shu)字(zi)化(hua)目的(de)(de)、數(shu)字(zi)化(hua)規模、計算機網(wang)絡和存儲條(tiao)件等(deng)選擇(ze)相應的(de)(de)掃描(miao)設備，進行(xing)相關參(can)數(shu)的(de)(de)設置和調(diao)整。參(can)數(shu)的(de)(de)設置和調(diao)整應保證掃描(miao)后數(shu)字(zi)圖像(xiang)清晰(xi)、完(wan)整、不失真，圖像(xiang)效果最接近(jin)檔案(an)原貌。

在命名(ming)方面(mian)，應以檔(dang)號為(wei)基礎對(dui)(dui)數字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)命名(ming)，命名(ming)方式的(de)選擇應確保圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)命名(ming)的(de)唯一性。建(jian)議(yi)將用于長(chang)期保存(cun)的(de)數字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)存(cun)儲(chu)為(wei)單(dan)頁文件，并(bing)按檔(dang)號與(yu)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)流水號的(de)組合對(dui)(dui)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)命名(ming)。用于提供利用的(de)數字(zi)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)可存(cun)儲(chu)為(wei)多(duo)頁文件，采(cai)用該檔(dang)案的(de)檔(dang)號對(dui)(dui)圖(tu)(tu)像(xiang)(xiang)(xiang)命名(ming)。

如檔(dang)號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文書檔(dang)案有3頁(ye)，其用(yong)于長期保(bao)存的數字圖像計算機文件名(ming)分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用(yong)的數字圖(tu)像計算機(ji)文件名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應(ying)科學建立紙(zhi)質檔案數字圖像(xiang)的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。

（2）錄音錄像檔案信息采集

應(ying)根據(ju)檔(dang)案原件(jian)實際(ji)情況、數(shu)字化目(mu)的、數(shu)字化規模(mo)、計算機網絡和(he)存(cun)儲條件(jian)等選擇相應(ying)的信息采集(ji)設(she)備，進(jin)行(xing)相關(guan)參數(shu)的設(she)置(zhi)和(he)調(diao)(diao)整(zheng)。參數(shu)的設(she)置(zhi)和(he)調(diao)(diao)整(zheng)應(ying)保證(zheng)采集(ji)后的數(shu)字音(yin)視(shi)頻信息清晰(xi)、完整(zheng)、不失真，聲音(yin)和(he)畫面效果最接近檔(dang)案原貌。應(ying)按(an)有關(guan)規定對從庫(ku)房調(diao)(diao)用的錄音(yin)錄像檔(dang)案進(jin)行(xing)溫濕(shi)度(du)平衡(heng)調(diao)(diao)整(zheng)后方可進(jin)行(xing)信息采集(ji)。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數字復制(zhi)件(jian)圖像處理主要包括(kuo)圖像拼(pin)接、旋(xuan)轉及(ji)糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄(lu)音(yin)錄(lu)像檔案復(fu)制件(jian)的音(yin)視頻處理主(zhu)要包括切分、剪切、轉換、降(jiang)噪等。

6、數據掛接

數(shu)據(ju)掛(gua)接就是通(tong)過(guo)每件(jian)(jian)檔(dang)案數(shu)字(zi)復制件(jian)(jian)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)名、計算機文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)名與(yu)目錄(lu)數(shu)據(ju)庫中(zhong)該件(jian)(jian)檔(dang)案的(de)檔(dang)號一致性和唯一性，建立(li)起(qi)目錄(lu)數(shu)據(ju)庫與(yu)圖(tu)像文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)或音視頻(pin)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)一一對(dui)應關系。數(shu)據(ju)掛(gua)接可通(tong)過(guo)數(shu)字(zi)化軟件(jian)(jian)批量、快速自動完成。同時(shi)應在軟件(jian)(jian)中(zhong)通(tong)過(guo)檔(dang)號等形式建立(li)圖(tu)像文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)或者音視頻(pin)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)與(yu)檔(dang)案原件(jian)(jian)的(de)關聯(lian)。

7、數字化成果驗收與移交

檔(dang)案數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)化(hua)(hua)完(wan)成后(hou)，檔(dang)案部(bu)門應組織數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)化(hua)(hua)成果驗(yan)收(shou)組對檔(dang)案數(shu)(shu)字(zi)(zi)(zi)化(hua)(hua)成果進行驗(yan)收(shou)。驗(yan)收(shou)采用(yong)計算機自動檢驗(yan)與人工檢驗(yan)相結合的方式進行。

（1）驗收內容

檔案數(shu)(shu)字(zi)化成果驗(yan)收對象包括數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)像或音視頻文件、檔案目錄數(shu)(shu)據、元數(shu)(shu)據、數(shu)(shu)字(zi)化工作文件、存(cun)儲載體等。

（2）驗收指標

能夠采用計算機自動(dong)檢驗(yan)的(de)項目(mu)應采用計算機自動(dong)檢驗(yan)的(de)方(fang)式進行100%檢驗(yan)，檢驗(yan)合格率應為100%。

紙質(zhi)檔(dang)案數字化驗收中(zhong)，對(dui)于無法(fa)用計(ji)算(suan)機自動檢(jian)驗的項目，可根據(ju)情(qing)況(kuang)以件或卷(juan)為(wei)單位(wei)采用抽檢(jian)的方式進行人工(gong)檢(jian)驗。檢(jian)驗比率不得低于5%，對(dui)于數據(ju)庫條目與數字圖(tu)像內容對(dui)應(ying)的準確性(xing)，抽檢(jian)合格率應(ying)為(wei)100%，其他(ta)內容的抽檢(jian)合格率不低于95%。

錄音(yin)錄像檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)化應(ying)對(dui)(dui)(dui)每個(ge)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)進(jin)行驗收，對(dui)(dui)(dui)前部(bu)(bu)、中部(bu)(bu)、后部(bu)(bu)進(jin)行分段播放，播放時(shi)長之和(he)(he)應(ying)不(bu)低(di)于該(gai)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)時(shi)長的(de)(de)(de)10%。應(ying)對(dui)(dui)(dui)數(shu)字(zi)化成果進(jin)行抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)驗收，被(bei)抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)須完(wan)整播放，抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)的(de)(de)(de)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)個(ge)數(shu)及持續時(shi)間總和(he)(he)均(jun)不(bu)應(ying)低(di)于該(gai)批次的(de)(de)(de)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)的(de)(de)(de)5%。對(dui)(dui)(dui)于目錄數(shu)據與其(qi)音(yin)視頻(pin)文(wen)件(jian)對(dui)(dui)(dui)應(ying)的(de)(de)(de)準確性(xing)，抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)合格率應(ying)為100%，其(qi)他內容(rong)的(de)(de)(de)抽(chou)檢(jian)(jian)(jian)合格率應(ying)不(bu)低(di)于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔案數字化(hua)工(gong)作完(wan)成后，拆除過(guo)裝訂物的檔案如需裝訂，應注意(yi)保持檔案原(yuan)貌，做到安(an)全、準(zhun)確、無遺漏(lou)。

分別按(an)照紙(zhi)質檔案(an)和錄音錄像檔案(an)入(ru)庫相關要(yao)求(qiu)，對完(wan)成數字化(hua)處(chu)理的檔案(an)原件進行處(chu)理和清點(dian)，并履行檔案(an)入(ru)庫手續(xu)。