一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數字化的(de)主要目(mu)的(de)是(shi)提高(gao)檔案的(de)管(guan)理效率和服務水平。數字化檔案能(neng)夠方便快捷地進行(xing)存(cun)儲、檢(jian)索(suo)和利用，為檔案工作提供更加精(jing)準、高(gao)效的(de)支(zhi)持(chi)。

2、意義

（1）檔案(an)數(shu)字化(hua)意義在于可(ke)以(yi)更好的保存(cun)歷史(shi)資料。以(yi)前(qian)的保存(cun)手段(duan)和技(ji)術是有限的，這使歷史(shi)檔案(an)可(ke)能出現(xian)(xian)不同程(cheng)度的破壞，非常可(ke)惜。但(dan)現(xian)(xian)在科技(ji)發展(zhan)，檔案(an)數(shu)字化(hua)手段(duan)就避免了類似的情況發生。通過掃描、攝(she)影(ying)等技(ji)術可(ke)以(yi)對(dui)檔案(an)進行(xing)更好的保護。

（2）檔案(an)數字(zi)化意義(yi)是(shi)提高工(gong)作(zuo)(zuo)效(xiao)率，方便了(le)檔案(an)的管理(li)。檔案(an)記載著不(bu)同時期不(bu)同種(zhong)類的知(zhi)識，所以整理(li)工(gong)作(zuo)(zuo)是(shi)很繁瑣重復的，而數字(zi)化管理(li)有事半功倍的效(xiao)果，足(zu)不(bu)出戶，在(zai)電(dian)腦面前就(jiu)可以完成檔案(an)的察借閱工(gong)作(zuo)(zuo)。

（3）檔(dang)案數字化還為檔(dang)案的編研工作(zuo)提供了(le)數據支持，從繁重的立卷(juan)中解脫出來(lai)，集中時間(jian)和精力致力于檔(dang)案與(yu)信(xin)息(xi)資(zi)源的開發和利用工作(zuo)，進(jin)一步開發檔(dang)案資(zi)源，文(wen)獻匯(hui)編、數據匯(hui)編、專題(ti)匯(hui)編等各項工作(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)案(an)數字化(hua)流程主要包括(kuo)檔(dang)案(an)出庫(ku)、數字化(hua)前處(chu)理(li)、數據(ju)庫(ku)建立、檔(dang)案(an)掃描或(huo)(huo)信息采(cai)集、圖像處(chu)理(li)或(huo)(huo)音視頻(pin)處(chu)理(li)、數據(ju)掛接、數字化(hua)成果驗(yan)收與移交、檔(dang)案(an)入庫(ku)。

1、檔案出庫

檔(dang)案(an)(an)保管部門(men)應按照(zhao)紙質檔(dang)案(an)(an)數(shu)字化工作(zuo)方案(an)(an)確(que)定的數(shu)字化對象開展(zhan)檔(dang)案(an)(an)調取、清(qing)點(dian)、登記等前期準備(bei)工作(zuo)，并提交檔(dang)案(an)(an)出(chu)庫申請，經(jing)相(xiang)關責任人批準后，嚴格按照(zhao)檔(dang)案(an)(an)庫房管理(li)規定為數(shu)字化對象辦理(li)出(chu)庫相(xiang)關手續，并與數(shu)字化部門(men)共同清(qing)點(dian)無誤后，對檔(dang)案(an)(an)進行交接出(chu)庫。

紙(zhi)(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)數字化(hua)過程中，應設置距離(li)數字化(hua)加工場所較(jiao)近的保管庫用(yong)以臨(lin)時存放(fang)紙(zhi)(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)，并對紙(zhi)(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)的領取與歸還(huan)進行嚴格管理，認真做好檢(jian)查、清點、登記等工作，確(que)保紙(zhi)(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)的安(an)全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙質檔案數字化(hua)前處理包括(kuo)確定掃描(miao)頁、編制(zhi)頁號、目錄數據準備、拆除裝訂、技術(shu)修復等內容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像檔案數(shu)字化前處理包(bao)括確定信息采集(ji)范圍、檔案檢查及清洗、修(xiu)復工(gong)作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄數據(ju)庫數據(ju)規(gui)則，包括數據(ju)字段長(chang)度、字段類型、字段內容(rong)要求等。

數(shu)據庫選(xuan)擇(ze)應(ying)考(kao)慮(lv)可轉換為通用數(shu)據格式，以便于(yu)數(shu)據交換。數(shu)據庫結(jie)構的設計(ji)應(ying)特別注意(yi)保持檔(dang)案(an)的內在聯系(xi)，有利于(yu)紙(zhi)質檔(dang)案(an)數(shu)字化成果的管理和利用。

可(ke)采用計算機自(zi)動校對與人(ren)工校對相結合(he)的(de)(de)(de)方式，對目錄數據的(de)(de)(de)質量(liang)進行檢查，包括著錄項(xiang)完整性(xing)、著錄內容的(de)(de)(de)規范性(xing)和準確性(xing)等。發現不合(he)格的(de)(de)(de)數據應及時進行修改(gai)。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案掃描應根據紙質檔(dang)案原件實際情況、數字(zi)化目的(de)、數字(zi)化規模、計算機網絡和(he)存儲條件等選(xuan)擇相(xiang)應的(de)掃描設備，進(jin)行相(xiang)關參數的(de)設置和(he)調整。參數的(de)設置和(he)調整應保證掃描后(hou)數字(zi)圖像(xiang)(xiang)清晰、完整、不失真，圖像(xiang)(xiang)效果最接近檔(dang)案原貌。

在命名(ming)方面，應以檔號(hao)為(wei)基(ji)礎(chu)對數字(zi)圖(tu)像(xiang)命名(ming)，命名(ming)方式的(de)(de)(de)選擇應確保(bao)圖(tu)像(xiang)命名(ming)的(de)(de)(de)唯一(yi)性。建議將用(yong)(yong)于(yu)長(chang)期(qi)保(bao)存的(de)(de)(de)數字(zi)圖(tu)像(xiang)存儲為(wei)單頁文件，并按檔號(hao)與圖(tu)像(xiang)流水號(hao)的(de)(de)(de)組合對圖(tu)像(xiang)命名(ming)。用(yong)(yong)于(yu)提供利用(yong)(yong)的(de)(de)(de)數字(zi)圖(tu)像(xiang)可存儲為(wei)多頁文件，采用(yong)(yong)該(gai)檔案的(de)(de)(de)檔號(hao)對圖(tu)像(xiang)命名(ming)。

如(ru)檔號為(wei)Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文書檔案有3頁，其用于長期保存(cun)的數字圖(tu)像計(ji)算機文件名分別為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數字圖像計(ji)算機文件名(ming)為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科(ke)學(xue)建立紙質檔案(an)數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接(jie)的準(zhun)確性。

（2）錄音錄像檔案信息(xi)采集

應根據檔(dang)案原(yuan)件實際情況、數(shu)(shu)字(zi)化目的(de)(de)、數(shu)(shu)字(zi)化規(gui)(gui)模、計(ji)算(suan)機網絡和(he)存儲條(tiao)件等選(xuan)擇相應的(de)(de)信(xin)息采(cai)集設備，進(jin)行(xing)相關參數(shu)(shu)的(de)(de)設置和(he)調(diao)整(zheng)(zheng)(zheng)。參數(shu)(shu)的(de)(de)設置和(he)調(diao)整(zheng)(zheng)(zheng)應保證采(cai)集后(hou)的(de)(de)數(shu)(shu)字(zi)音視頻信(xin)息清(qing)晰、完(wan)整(zheng)(zheng)(zheng)、不失(shi)真，聲音和(he)畫面效果最接近檔(dang)案原(yuan)貌。應按有關規(gui)(gui)定對從庫房調(diao)用的(de)(de)錄音錄像檔(dang)案進(jin)行(xing)溫(wen)濕(shi)度(du)平衡調(diao)整(zheng)(zheng)(zheng)后(hou)方可進(jin)行(xing)信(xin)息采(cai)集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數字復制件(jian)圖像處理主要包(bao)括(kuo)圖像拼(pin)接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔(dang)案(an)復制件的(de)音視頻處(chu)理主(zhu)要包括切(qie)分、剪切(qie)、轉換、降(jiang)噪等。

6、數據掛接

數(shu)(shu)據(ju)掛接就是通(tong)過每件(jian)(jian)檔(dang)案(an)數(shu)(shu)字(zi)復制件(jian)(jian)文(wen)件(jian)(jian)名、計算機(ji)文(wen)件(jian)(jian)名與(yu)目錄數(shu)(shu)據(ju)庫中(zhong)該件(jian)(jian)檔(dang)案(an)的(de)(de)檔(dang)號一致性和(he)唯一性，建(jian)立(li)(li)起(qi)目錄數(shu)(shu)據(ju)庫與(yu)圖(tu)像(xiang)(xiang)文(wen)件(jian)(jian)或(huo)音(yin)視頻文(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)一一對應關系。數(shu)(shu)據(ju)掛接可通(tong)過數(shu)(shu)字(zi)化(hua)軟件(jian)(jian)批量、快速自(zi)動完成。同時應在軟件(jian)(jian)中(zhong)通(tong)過檔(dang)號等形式建(jian)立(li)(li)圖(tu)像(xiang)(xiang)文(wen)件(jian)(jian)或(huo)者音(yin)視頻文(wen)件(jian)(jian)與(yu)檔(dang)案(an)原(yuan)件(jian)(jian)的(de)(de)關聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔(dang)案(an)數字化完成后，檔(dang)案(an)部(bu)門應組織數字化成果(guo)驗(yan)(yan)收(shou)組對檔(dang)案(an)數字化成果(guo)進(jin)行驗(yan)(yan)收(shou)。驗(yan)(yan)收(shou)采用計算機自動檢(jian)驗(yan)(yan)與人工(gong)檢(jian)驗(yan)(yan)相結合(he)的方式進(jin)行。

（1）驗收內容

檔案(an)數(shu)字(zi)化成(cheng)果驗(yan)收對(dui)象包括數(shu)字(zi)圖像或音視頻(pin)文件、檔案(an)目錄(lu)數(shu)據、元(yuan)數(shu)據、數(shu)字(zi)化工作文件、存儲載體等。

（2）驗收指標

能夠采(cai)用計(ji)算機(ji)(ji)自動檢(jian)(jian)驗的(de)項目應采(cai)用計(ji)算機(ji)(ji)自動檢(jian)(jian)驗的(de)方式進行100%檢(jian)(jian)驗，檢(jian)(jian)驗合格率應為(wei)100%。

紙質檔(dang)案數字化驗收(shou)中，對于無法(fa)用(yong)計算機自動檢驗的(de)項目，可根據情況(kuang)以件(jian)或卷為(wei)(wei)單位(wei)采用(yong)抽檢的(de)方式進行人工檢驗。檢驗比率(lv)不得低(di)于5%，對于數據庫條目與數字圖(tu)像內容對應的(de)準確性，抽檢合格率(lv)應為(wei)(wei)100%，其他內容的(de)抽檢合格率(lv)不低(di)于95%。

錄音(yin)(yin)錄像檔案數字化(hua)應對(dui)(dui)每個(ge)(ge)音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件進(jin)行驗收(shou)，對(dui)(dui)前部(bu)、中部(bu)、后部(bu)進(jin)行分段播放，播放時(shi)長之和應不(bu)低(di)于該音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件時(shi)長的(de)(de)(de)10%。應對(dui)(dui)數字化(hua)成果進(jin)行抽檢驗收(shou)，被抽檢的(de)(de)(de)音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件須完(wan)整播放，抽檢的(de)(de)(de)音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件的(de)(de)(de)個(ge)(ge)數及持續時(shi)間總和均不(bu)應低(di)于該批次的(de)(de)(de)音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件的(de)(de)(de)5%。對(dui)(dui)于目錄數據(ju)與其(qi)(qi)音(yin)(yin)視(shi)頻(pin)(pin)文(wen)件對(dui)(dui)應的(de)(de)(de)準確性，抽檢合(he)格率(lv)應為100%，其(qi)(qi)他內(nei)容的(de)(de)(de)抽檢合(he)格率(lv)應不(bu)低(di)于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質(zhi)檔案數字化(hua)工作完成(cheng)后，拆除過裝訂物的檔案如(ru)需(xu)裝訂，應注意保持檔案原貌(mao)，做到安(an)全(quan)、準確、無遺(yi)漏。

分別按照紙質檔案(an)和錄音錄像檔案(an)入庫相關要求(qiu)，對(dui)完(wan)成數字化處理(li)的檔案(an)原件進行處理(li)和清(qing)點，并履(lv)行檔案(an)入庫手續。