一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案(an)數(shu)字(zi)(zi)化的主要目的是提高檔案(an)的管理(li)效(xiao)率和服務水(shui)平。數(shu)字(zi)(zi)化檔案(an)能夠方便快捷地進行(xing)存(cun)儲、檢索和利用，為檔案(an)工作提供更加精準、高效(xiao)的支持。

2、意義

（1）檔案(an)數(shu)字(zi)化(hua)意(yi)義在于可(ke)(ke)以更(geng)好的保存歷史(shi)資(zi)料。以前的保存手段(duan)和技(ji)術(shu)是有限的，這使歷史(shi)檔案(an)可(ke)(ke)能出現(xian)不同程度的破(po)壞(huai)，非常(chang)可(ke)(ke)惜。但(dan)現(xian)在科技(ji)發展，檔案(an)數(shu)字(zi)化(hua)手段(duan)就避免了(le)類似的情況(kuang)發生。通過掃描、攝影等技(ji)術(shu)可(ke)(ke)以對檔案(an)進行更(geng)好的保護。

（2）檔(dang)案(an)(an)數字化(hua)意(yi)義(yi)是提高工(gong)作效率，方便(bian)了檔(dang)案(an)(an)的管理。檔(dang)案(an)(an)記載著不同時期不同種類(lei)的知(zhi)識，所以(yi)整理工(gong)作是很繁瑣重(zhong)復的，而(er)數字化(hua)管理有事半功倍的效果(guo)，足不出(chu)戶，在電腦面前就可(ke)以(yi)完成檔(dang)案(an)(an)的察借閱工(gong)作。

（3）檔(dang)案數字化還為檔(dang)案的(de)(de)編研工(gong)作(zuo)提供了數據(ju)支持，從(cong)繁重的(de)(de)立卷中解脫出來，集中時間和(he)精(jing)力致力于檔(dang)案與信息資(zi)源(yuan)的(de)(de)開(kai)(kai)發和(he)利(li)用(yong)工(gong)作(zuo)，進一(yi)步開(kai)(kai)發檔(dang)案資(zi)源(yuan)，文(wen)獻匯編、數據(ju)匯編、專題匯編等(deng)各項(xiang)工(gong)作(zuo)。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)(dang)案數字化流程主(zhu)要包(bao)括檔(dang)(dang)案出庫、數字化前(qian)處理、數據(ju)庫建立、檔(dang)(dang)案掃描或(huo)信息采集(ji)、圖像處理或(huo)音視頻處理、數據(ju)掛接、數字化成(cheng)果驗收(shou)與(yu)移(yi)交(jiao)、檔(dang)(dang)案入庫。

1、檔案出庫

檔(dang)(dang)(dang)案(an)保管部門應按照(zhao)紙質檔(dang)(dang)(dang)案(an)數(shu)字(zi)(zi)化工作(zuo)(zuo)方案(an)確定的數(shu)字(zi)(zi)化對(dui)(dui)象開展檔(dang)(dang)(dang)案(an)調取、清點(dian)、登記等前期準(zhun)(zhun)備工作(zuo)(zuo)，并提(ti)交(jiao)檔(dang)(dang)(dang)案(an)出(chu)庫申請(qing)，經相關(guan)責任人批準(zhun)(zhun)后，嚴格按照(zhao)檔(dang)(dang)(dang)案(an)庫房管理規定為數(shu)字(zi)(zi)化對(dui)(dui)象辦(ban)理出(chu)庫相關(guan)手續(xu)，并與數(shu)字(zi)(zi)化部門共同清點(dian)無誤后，對(dui)(dui)檔(dang)(dang)(dang)案(an)進行交(jiao)接(jie)出(chu)庫。

紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)案數字化過(guo)程中，應設置(zhi)距離數字化加工場(chang)所(suo)較近的(de)保管(guan)庫(ku)用以臨(lin)時存放紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)案，并對紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)案的(de)領(ling)取(qu)與(yu)歸還進行嚴格管(guan)理，認真做好檢查、清點(dian)、登記等工作，確保紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)案的(de)安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙(zhi)質檔案數字化(hua)前處理(li)包括確(que)定掃(sao)描頁(ye)、編制頁(ye)號、目錄數據準備(bei)、拆(chai)除裝訂、技術修復等內容。

（2）錄音錄像檔案

錄(lu)音(yin)錄(lu)像檔案(an)數(shu)字化(hua)前處理包括確定信息采集范圍、檔案(an)檢查及清洗、修復工作。

3、目錄數據庫建立

應制定目(mu)錄數據(ju)(ju)庫數據(ju)(ju)規則，包(bao)括(kuo)數據(ju)(ju)字段(duan)(duan)長度、字段(duan)(duan)類型、字段(duan)(duan)內容要求等。

數據庫(ku)選擇應考慮可轉換為通(tong)用(yong)數據格式，以便(bian)于(yu)數據交換。數據庫(ku)結構的設計應特別注意(yi)保持檔案的內在(zai)聯系，有(you)利于(yu)紙質(zhi)檔案數字化成果的管(guan)理和(he)利用(yong)。

可采用計算機(ji)自動校對(dui)(dui)(dui)與(yu)人工校對(dui)(dui)(dui)相(xiang)結合的方式，對(dui)(dui)(dui)目錄數(shu)據的質量進行檢查，包括(kuo)著(zhu)錄項完整(zheng)性(xing)、著(zhu)錄內容的規范性(xing)和準確性(xing)等。發現不合格的數(shu)據應及時進行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)(dang)案掃(sao)描(miao)(miao)應根據紙質檔(dang)(dang)案原件(jian)實際情況、數(shu)字化(hua)目的、數(shu)字化(hua)規模(mo)、計算機網絡和存儲條件(jian)等選擇相(xiang)應的掃(sao)描(miao)(miao)設備，進行相(xiang)關參(can)數(shu)的設置和調整。參(can)數(shu)的設置和調整應保證掃(sao)描(miao)(miao)后數(shu)字圖(tu)像(xiang)(xiang)清(qing)晰、完整、不(bu)失真，圖(tu)像(xiang)(xiang)效果(guo)最接近檔(dang)(dang)案原貌。

在(zai)命名方面，應以檔(dang)號(hao)為(wei)基(ji)礎對(dui)數字圖(tu)(tu)像(xiang)命名，命名方式的選(xuan)擇應確(que)保(bao)圖(tu)(tu)像(xiang)命名的唯一(yi)性。建議(yi)將用于(yu)長期(qi)保(bao)存的數字圖(tu)(tu)像(xiang)存儲為(wei)單頁文(wen)件，并(bing)按(an)檔(dang)號(hao)與圖(tu)(tu)像(xiang)流(liu)水號(hao)的組合對(dui)圖(tu)(tu)像(xiang)命名。用于(yu)提供利(li)用的數字圖(tu)(tu)像(xiang)可存儲為(wei)多(duo)頁文(wen)件，采用該(gai)檔(dang)案的檔(dang)號(hao)對(dui)圖(tu)(tu)像(xiang)命名。

如檔號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文書(shu)檔案有3頁，其用于(yu)長期保存的數字(zi)圖像計算機(ji)文件名分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提(ti)供利用的(de)數(shu)字圖像計算(suan)機文件(jian)名為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應(ying)科學建立紙質檔案數字(zi)圖像(xiang)的存儲(chu)路徑(jing)，確保數據掛(gua)接的準確性。

（2）錄音(yin)錄像檔(dang)案(an)信息(xi)采集(ji)

應(ying)(ying)根據檔(dang)案(an)原件(jian)實際情況、數(shu)(shu)字化(hua)目的、數(shu)(shu)字化(hua)規模、計(ji)算機網絡和存儲條件(jian)等選擇相應(ying)(ying)的信(xin)(xin)息(xi)采集設備，進(jin)行相關參數(shu)(shu)的設置和調整(zheng)(zheng)(zheng)。參數(shu)(shu)的設置和調整(zheng)(zheng)(zheng)應(ying)(ying)保證(zheng)采集后的數(shu)(shu)字音(yin)(yin)視頻信(xin)(xin)息(xi)清晰、完整(zheng)(zheng)(zheng)、不失真，聲(sheng)音(yin)(yin)和畫面效(xiao)果最(zui)接近檔(dang)案(an)原貌(mao)。應(ying)(ying)按有關規定對從(cong)庫房調用的錄音(yin)(yin)錄像檔(dang)案(an)進(jin)行溫濕度平衡調整(zheng)(zheng)(zheng)后方可進(jin)行信(xin)(xin)息(xi)采集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案(an)數(shu)字復制件(jian)圖像處(chu)理(li)主要包括圖像拼(pin)接、旋(xuan)轉及(ji)糾偏(pian)、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄音(yin)錄像檔(dang)案復制件的(de)音(yin)視頻處理主要(yao)包括切分、剪(jian)切、轉換、降噪等。

6、數據掛接

數(shu)(shu)據(ju)掛接(jie)(jie)就是通(tong)過(guo)(guo)每件(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)案數(shu)(shu)字復(fu)制件(jian)(jian)(jian)(jian)文件(jian)(jian)(jian)(jian)名(ming)、計算機文件(jian)(jian)(jian)(jian)名(ming)與目(mu)錄(lu)數(shu)(shu)據(ju)庫中該(gai)件(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)案的檔(dang)號(hao)一(yi)致(zhi)性和唯(wei)一(yi)性，建立(li)起目(mu)錄(lu)數(shu)(shu)據(ju)庫與圖(tu)像文件(jian)(jian)(jian)(jian)或音視頻文件(jian)(jian)(jian)(jian)的一(yi)一(yi)對應關系(xi)。數(shu)(shu)據(ju)掛接(jie)(jie)可通(tong)過(guo)(guo)數(shu)(shu)字化軟件(jian)(jian)(jian)(jian)批量、快速自(zi)動完成。同(tong)時應在軟件(jian)(jian)(jian)(jian)中通(tong)過(guo)(guo)檔(dang)號(hao)等(deng)形(xing)式建立(li)圖(tu)像文件(jian)(jian)(jian)(jian)或者音視頻文件(jian)(jian)(jian)(jian)與檔(dang)案原件(jian)(jian)(jian)(jian)的關聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔案數字(zi)化(hua)完成后，檔案部門應(ying)組織數字(zi)化(hua)成果驗(yan)(yan)收(shou)組對檔案數字(zi)化(hua)成果進行(xing)驗(yan)(yan)收(shou)。驗(yan)(yan)收(shou)采用計算機自動檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)與人工檢(jian)(jian)驗(yan)(yan)相結合的方式進行(xing)。

（1）驗收內容

檔案數(shu)(shu)字(zi)化(hua)成果驗收(shou)對象(xiang)包括(kuo)數(shu)(shu)字(zi)圖像或音視頻文件、檔案目錄數(shu)(shu)據、元(yuan)數(shu)(shu)據、數(shu)(shu)字(zi)化(hua)工作(zuo)文件、存(cun)儲載體等(deng)。

（2）驗收指標

能夠采(cai)用(yong)計算(suan)機(ji)自動檢(jian)驗的項目應采(cai)用(yong)計算(suan)機(ji)自動檢(jian)驗的方式進行100%檢(jian)驗，檢(jian)驗合格率應為100%。

紙(zhi)質檔(dang)案(an)數字化驗(yan)收中，對(dui)于無法(fa)用(yong)計算機自動檢(jian)(jian)驗(yan)的項目(mu)(mu)，可根據情況以件(jian)或卷為單位采(cai)用(yong)抽(chou)檢(jian)(jian)的方(fang)式(shi)進行人工檢(jian)(jian)驗(yan)。檢(jian)(jian)驗(yan)比率(lv)不(bu)得低(di)于5%，對(dui)于數據庫條目(mu)(mu)與數字圖像內容對(dui)應(ying)的準確(que)性，抽(chou)檢(jian)(jian)合(he)格率(lv)應(ying)為100%，其(qi)他(ta)內容的抽(chou)檢(jian)(jian)合(he)格率(lv)不(bu)低(di)于95%。

錄音(yin)錄像檔案數(shu)(shu)字(zi)化(hua)應(ying)對(dui)每個音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件進行驗收(shou)，對(dui)前部、中(zhong)部、后(hou)部進行分段播(bo)放，播(bo)放時(shi)長(chang)之和(he)(he)應(ying)不(bu)低于(yu)該(gai)音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件時(shi)長(chang)的(de)(de)10%。應(ying)對(dui)數(shu)(shu)字(zi)化(hua)成果進行抽檢(jian)驗收(shou)，被抽檢(jian)的(de)(de)音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件須完整(zheng)播(bo)放，抽檢(jian)的(de)(de)音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件的(de)(de)個數(shu)(shu)及持續(xu)時(shi)間總和(he)(he)均(jun)不(bu)應(ying)低于(yu)該(gai)批次的(de)(de)音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件的(de)(de)5%。對(dui)于(yu)目錄數(shu)(shu)據與(yu)其音(yin)視(shi)頻文(wen)(wen)件對(dui)應(ying)的(de)(de)準確性，抽檢(jian)合格(ge)率應(ying)為100%，其他內容的(de)(de)抽檢(jian)合格(ge)率應(ying)不(bu)低于(yu)95%。

8、檔案歸還入庫

紙(zhi)質(zhi)檔案(an)數字化工作(zuo)完成后，拆除過裝訂(ding)物(wu)的(de)檔案(an)如需裝訂(ding)，應注意保持(chi)檔案(an)原貌，做到安全、準確、無遺(yi)漏。

分(fen)別按照(zhao)紙質檔案和錄(lu)音錄(lu)像檔案入庫相關要求(qiu)，對完成數字化處理的檔案原(yuan)件進行處理和清點，并(bing)履行檔案入庫手續。