一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數字(zi)化的(de)(de)主要目的(de)(de)是(shi)提(ti)高(gao)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)管理效率(lv)和服務水平。數字(zi)化檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)能夠方便快(kuai)捷地進行存儲、檢索和利(li)用，為檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)工(gong)作提(ti)供更加(jia)精準、高(gao)效的(de)(de)支(zhi)持(chi)。

2、意義

（1）檔(dang)案(an)數(shu)字化意(yi)義在于(yu)可(ke)以(yi)更(geng)好的保(bao)存歷(li)史(shi)資料。以(yi)前的保(bao)存手段和技術是有限的，這使歷(li)史(shi)檔(dang)案(an)可(ke)能出(chu)現(xian)不同程度的破壞，非(fei)常可(ke)惜。但現(xian)在科(ke)技發展，檔(dang)案(an)數(shu)字化手段就避免了類(lei)似的情況發生。通過掃描、攝(she)影等技術可(ke)以(yi)對檔(dang)案(an)進行(xing)更(geng)好的保(bao)護。

（2）檔(dang)(dang)案(an)數字化意義是提(ti)高工作效(xiao)率(lv)，方便了檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)管理(li)。檔(dang)(dang)案(an)記載(zai)著不同時期(qi)不同種類的(de)(de)知識，所以(yi)整理(li)工作是很繁瑣重復的(de)(de)，而數字化管理(li)有事半功倍(bei)的(de)(de)效(xiao)果，足(zu)不出戶，在電腦面前就可(ke)以(yi)完成檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)察借閱工作。

（3）檔案(an)數(shu)字(zi)化還為檔案(an)的編(bian)研(yan)工作提供了(le)數(shu)據支持，從(cong)繁重的立卷中(zhong)(zhong)解(jie)脫出來，集(ji)中(zhong)(zhong)時(shi)間和精力致力于檔案(an)與信息資(zi)源的開(kai)發和利用工作，進一步開(kai)發檔案(an)資(zi)源，文(wen)獻匯編(bian)、數(shu)據匯編(bian)、專題(ti)匯編(bian)等(deng)各項工作。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)案(an)數(shu)字化(hua)(hua)流程主(zhu)要包括檔(dang)案(an)出庫(ku)、數(shu)字化(hua)(hua)前處(chu)理(li)、數(shu)據庫(ku)建立、檔(dang)案(an)掃描或信(xin)息采集(ji)、圖像處(chu)理(li)或音視頻處(chu)理(li)、數(shu)據掛接(jie)、數(shu)字化(hua)(hua)成果驗收與(yu)移交、檔(dang)案(an)入庫(ku)。

1、檔案出庫

檔案(an)(an)保管部門(men)應(ying)按照紙(zhi)質檔案(an)(an)數字化工(gong)(gong)作(zuo)方案(an)(an)確定(ding)的數字化對(dui)象(xiang)開展檔案(an)(an)調取、清點(dian)、登記等(deng)前期準備工(gong)(gong)作(zuo)，并(bing)提交檔案(an)(an)出庫申請，經相關(guan)責(ze)任人批準后(hou)，嚴格按照檔案(an)(an)庫房管理規(gui)定(ding)為(wei)數字化對(dui)象(xiang)辦理出庫相關(guan)手續，并(bing)與數字化部門(men)共同清點(dian)無誤后(hou)，對(dui)檔案(an)(an)進行交接出庫。

紙(zhi)質檔(dang)案數字化(hua)過程中，應設(she)置(zhi)距離數字化(hua)加工(gong)場所較近(jin)的(de)保管(guan)庫用以臨時存放(fang)紙(zhi)質檔(dang)案，并對紙(zhi)質檔(dang)案的(de)領取與歸還(huan)進行嚴格管(guan)理，認真做(zuo)好檢查、清點、登記等工(gong)作，確(que)保紙(zhi)質檔(dang)案的(de)安全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙(zhi)質檔案數字化前處理(li)包括(kuo)確定掃描頁、編制頁號、目錄(lu)數據準備、拆除裝訂、技術修(xiu)復(fu)等(deng)內(nei)容。

（2）錄音錄像檔案

錄(lu)音(yin)錄(lu)像檔(dang)案數字化(hua)前處理包括(kuo)確定信(xin)息采集范圍(wei)、檔(dang)案檢查及清洗、修復工作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄數據(ju)庫數據(ju)規(gui)則，包括數據(ju)字段長度(du)、字段類型、字段內容(rong)要(yao)求(qiu)等。

數據(ju)庫(ku)選擇應(ying)考慮可轉換為通用數據(ju)格式，以便于數據(ju)交換。數據(ju)庫(ku)結構的設計應(ying)特別(bie)注意保持(chi)檔案(an)的內在聯(lian)系(xi)，有(you)利于紙質檔案(an)數字化成果的管理和(he)利用。

可采用計(ji)算機自動(dong)校對與人工校對相結合(he)的方式，對目錄(lu)數據的質量(liang)進行檢(jian)查，包(bao)括著錄(lu)項完(wan)整(zheng)性、著錄(lu)內容的規范(fan)性和準確性等(deng)。發現不合(he)格的數據應及時進行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔(dang)案(an)掃(sao)(sao)描應根據紙(zhi)質檔(dang)案(an)原件(jian)實(shi)際情況、數(shu)字(zi)化(hua)(hua)目的、數(shu)字(zi)化(hua)(hua)規模、計算機(ji)網絡和(he)(he)(he)存儲條件(jian)等(deng)選擇(ze)相(xiang)應的掃(sao)(sao)描設(she)備，進行相(xiang)關(guan)參(can)(can)數(shu)的設(she)置和(he)(he)(he)調整(zheng)。參(can)(can)數(shu)的設(she)置和(he)(he)(he)調整(zheng)應保證掃(sao)(sao)描后數(shu)字(zi)圖(tu)像清晰、完整(zheng)、不(bu)失真(zhen)，圖(tu)像效果最接近檔(dang)案(an)原貌。

在命(ming)(ming)(ming)名(ming)方(fang)(fang)面(mian)，應以檔號(hao)為基礎對(dui)數字(zi)圖(tu)(tu)像命(ming)(ming)(ming)名(ming)，命(ming)(ming)(ming)名(ming)方(fang)(fang)式的選(xuan)擇應確保圖(tu)(tu)像命(ming)(ming)(ming)名(ming)的唯(wei)一性。建議將用(yong)于長期保存的數字(zi)圖(tu)(tu)像存儲為單(dan)頁文件，并按檔號(hao)與圖(tu)(tu)像流(liu)水(shui)號(hao)的組合對(dui)圖(tu)(tu)像命(ming)(ming)(ming)名(ming)。用(yong)于提供利用(yong)的數字(zi)圖(tu)(tu)像可存儲為多頁文件，采用(yong)該檔案的檔號(hao)對(dui)圖(tu)(tu)像命(ming)(ming)(ming)名(ming)。

如檔號為(wei)Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhi)文(wen)書(shu)檔案(an)有3頁，其用于長期保存的數字圖像計算機文(wen)件名分別為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提(ti)供(gong)利用的(de)數字(zi)圖像計算機文件名為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學建立紙質檔案數字圖像的存(cun)儲路徑，確保數據(ju)掛接的準(zhun)確性。

（2）錄音(yin)錄像檔案(an)信(xin)息采(cai)集(ji)

應(ying)根(gen)據檔案原件(jian)實際(ji)情況、數字化(hua)目(mu)的(de)、數字化(hua)規模、計算機(ji)網絡(luo)和存儲(chu)條件(jian)等選擇相(xiang)應(ying)的(de)信息采(cai)集(ji)設備，進行相(xiang)關參(can)數的(de)設置和調整(zheng)。參(can)數的(de)設置和調整(zheng)應(ying)保(bao)證采(cai)集(ji)后的(de)數字音視頻信息清(qing)晰、完整(zheng)、不失真，聲(sheng)音和畫面(mian)效果最接近(jin)檔案原貌。應(ying)按(an)有關規定對從庫房調用的(de)錄音錄像檔案進行溫濕度平(ping)衡(heng)調整(zheng)后方可進行信息采(cai)集(ji)。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數字復制件圖像處理主要包括圖像拼接、旋(xuan)轉及糾偏(pian)、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄(lu)音錄(lu)像檔(dang)案復制(zhi)件的音視頻處(chu)理(li)主要包括切分、剪切、轉換(huan)、降噪等。

6、數據掛接

數據(ju)掛接(jie)就是通(tong)過每(mei)件(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)案數字復制件(jian)(jian)(jian)(jian)文件(jian)(jian)(jian)(jian)名、計算機文件(jian)(jian)(jian)(jian)名與目錄數據(ju)庫(ku)中(zhong)該件(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)案的檔(dang)號一(yi)(yi)致性和唯一(yi)(yi)性，建立(li)起目錄數據(ju)庫(ku)與圖(tu)(tu)像文件(jian)(jian)(jian)(jian)或(huo)(huo)音(yin)視(shi)頻(pin)文件(jian)(jian)(jian)(jian)的一(yi)(yi)一(yi)(yi)對應(ying)關(guan)系(xi)。數據(ju)掛接(jie)可通(tong)過數字化軟件(jian)(jian)(jian)(jian)批量、快(kuai)速自動完成(cheng)。同(tong)時應(ying)在軟件(jian)(jian)(jian)(jian)中(zhong)通(tong)過檔(dang)號等形式建立(li)圖(tu)(tu)像文件(jian)(jian)(jian)(jian)或(huo)(huo)者音(yin)視(shi)頻(pin)文件(jian)(jian)(jian)(jian)與檔(dang)案原件(jian)(jian)(jian)(jian)的關(guan)聯(lian)。

7、數字化成果驗收與移交

檔案(an)數字化完(wan)成(cheng)后，檔案(an)部門應(ying)組織(zhi)數字化成(cheng)果(guo)驗(yan)(yan)收組對(dui)檔案(an)數字化成(cheng)果(guo)進(jin)行驗(yan)(yan)收。驗(yan)(yan)收采用計算(suan)機自動檢(jian)驗(yan)(yan)與(yu)人工檢(jian)驗(yan)(yan)相(xiang)結合的方式(shi)進(jin)行。

（1）驗收內容

檔(dang)案數(shu)字化(hua)成果驗(yan)收對象包括數(shu)字圖(tu)像或音視頻文件、檔(dang)案目(mu)錄數(shu)據、元數(shu)據、數(shu)字化(hua)工作文件、存儲載體等。

（2）驗收指標

能夠采(cai)用(yong)計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)(yan)(yan)的項目應(ying)采(cai)用(yong)計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)(yan)(yan)的方式進行100%檢(jian)驗(yan)(yan)(yan)，檢(jian)驗(yan)(yan)(yan)合格率應(ying)為100%。

紙質檔案數(shu)字化(hua)驗收中，對(dui)(dui)于無法用(yong)計算機自動(dong)檢(jian)驗的項(xiang)目，可根據情(qing)況以件或卷(juan)為(wei)單位采用(yong)抽檢(jian)的方式進行人工檢(jian)驗。檢(jian)驗比率不得(de)低(di)于5%，對(dui)(dui)于數(shu)據庫(ku)條目與數(shu)字圖像內(nei)(nei)容(rong)對(dui)(dui)應的準(zhun)確性，抽檢(jian)合格率應為(wei)100%，其他內(nei)(nei)容(rong)的抽檢(jian)合格率不低(di)于95%。

錄(lu)音(yin)(yin)(yin)錄(lu)像檔案數(shu)字化應(ying)(ying)(ying)(ying)對(dui)每個音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件進行(xing)驗收(shou)，對(dui)前部、中(zhong)部、后(hou)部進行(xing)分段播放(fang)，播放(fang)時(shi)(shi)長之和應(ying)(ying)(ying)(ying)不(bu)低于該(gai)音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件時(shi)(shi)長的(de)(de)10%。應(ying)(ying)(ying)(ying)對(dui)數(shu)字化成果(guo)進行(xing)抽檢(jian)驗收(shou)，被抽檢(jian)的(de)(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件須完整(zheng)播放(fang)，抽檢(jian)的(de)(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件的(de)(de)個數(shu)及(ji)持(chi)續時(shi)(shi)間總(zong)和均不(bu)應(ying)(ying)(ying)(ying)低于該(gai)批次的(de)(de)音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件的(de)(de)5%。對(dui)于目錄(lu)數(shu)據與其音(yin)(yin)(yin)視(shi)(shi)頻(pin)(pin)文(wen)(wen)件對(dui)應(ying)(ying)(ying)(ying)的(de)(de)準確性，抽檢(jian)合格率應(ying)(ying)(ying)(ying)為100%，其他內容的(de)(de)抽檢(jian)合格率應(ying)(ying)(ying)(ying)不(bu)低于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔(dang)案數字化工作完成(cheng)后，拆除過(guo)裝訂物(wu)的檔(dang)案如(ru)需裝訂，應注意(yi)保持(chi)檔(dang)案原貌(mao)，做(zuo)到安全(quan)、準確(que)、無遺(yi)漏。

分別按(an)照(zhao)紙質檔案(an)和錄音錄像檔案(an)入(ru)庫(ku)相關要求，對(dui)完成數字化處理(li)的檔案(an)原件進行處理(li)和清點，并履行檔案(an)入(ru)庫(ku)手續(xu)。