一、檔案數字化的目的和意義

檔案數字化是將紙質檔案或其他形式的信息資料通過數字技術手段進行處理和轉化，使其具備數字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數字(zi)化(hua)的(de)主要目的(de)是提(ti)高檔案的(de)管理效率(lv)和服務(wu)水平。數字(zi)化(hua)檔案能夠方便快捷地進行存儲(chu)、檢索和利用(yong)，為檔案工作提(ti)供更加精準、高效的(de)支持。

2、意義

（1）檔案(an)數字化意義在于可以更(geng)好(hao)(hao)的(de)保(bao)存(cun)歷史資料。以前的(de)保(bao)存(cun)手段和技術是有限(xian)的(de)，這使歷史檔案(an)可能出現(xian)不同程度的(de)破壞(huai)，非常可惜。但現(xian)在科技發展(zhan)，檔案(an)數字化手段就(jiu)避免(mian)了類似的(de)情況發生(sheng)。通過(guo)掃描、攝(she)影等(deng)技術可以對檔案(an)進行更(geng)好(hao)(hao)的(de)保(bao)護。

（2）檔案(an)(an)數字化(hua)意義(yi)是提高(gao)工作效率(lv)，方便了(le)檔案(an)(an)的管(guan)理(li)(li)。檔案(an)(an)記載(zai)著不(bu)(bu)同時期(qi)不(bu)(bu)同種類的知識，所(suo)以整(zheng)理(li)(li)工作是很(hen)繁瑣重復的，而數字化(hua)管(guan)理(li)(li)有事半(ban)功倍的效果，足不(bu)(bu)出戶(hu)，在電腦面前就可以完成檔案(an)(an)的察(cha)借閱工作。

（3）檔案(an)數(shu)字化(hua)還為(wei)檔案(an)的(de)編研工(gong)作提供了(le)數(shu)據支持，從繁重的(de)立卷(juan)中解脫出來，集(ji)中時間和精(jing)力致力于檔案(an)與信息資(zi)源(yuan)的(de)開(kai)發和利用工(gong)作，進一步開(kai)發檔案(an)資(zi)源(yuan)，文獻(xian)匯(hui)編、數(shu)據匯(hui)編、專題匯(hui)編等各項工(gong)作。

二、檔案數字化的流程與要求介紹

檔(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)(shu)字化流(liu)程主(zhu)要包括檔(dang)(dang)案(an)(an)出庫(ku)(ku)、數(shu)(shu)字化前處理、數(shu)(shu)據(ju)庫(ku)(ku)建(jian)立、檔(dang)(dang)案(an)(an)掃描(miao)或(huo)信(xin)息采集、圖像(xiang)處理或(huo)音視頻處理、數(shu)(shu)據(ju)掛接、數(shu)(shu)字化成果驗收與移交、檔(dang)(dang)案(an)(an)入(ru)庫(ku)(ku)。

1、檔案出庫

檔(dang)案(an)(an)保管部門(men)應按照(zhao)紙質檔(dang)案(an)(an)數(shu)字(zi)化工作方案(an)(an)確定的數(shu)字(zi)化對象(xiang)開展檔(dang)案(an)(an)調取(qu)、清點、登記等(deng)前期準備(bei)工作，并提交(jiao)檔(dang)案(an)(an)出庫(ku)申請，經相關責(ze)任人批準后(hou)(hou)，嚴格按照(zhao)檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房管理規定為數(shu)字(zi)化對象(xiang)辦理出庫(ku)相關手續，并與數(shu)字(zi)化部門(men)共同清點無誤后(hou)(hou)，對檔(dang)案(an)(an)進行交(jiao)接出庫(ku)。

紙(zhi)質(zhi)(zhi)檔案(an)數字(zi)(zi)化(hua)(hua)過程中，應設置距離數字(zi)(zi)化(hua)(hua)加(jia)工(gong)場所較近(jin)的(de)保管(guan)(guan)庫用以(yi)臨時存放紙(zhi)質(zhi)(zhi)檔案(an)，并對紙(zhi)質(zhi)(zhi)檔案(an)的(de)領取與歸還(huan)進(jin)行嚴格管(guan)(guan)理(li)，認真(zhen)做好(hao)檢查、清點、登(deng)記等工(gong)作，確(que)保紙(zhi)質(zhi)(zhi)檔案(an)的(de)安(an)全。

2、數字化前處理

（1）紙質檔案

紙質檔(dang)案數字化(hua)前處理包括確定掃(sao)描頁、編制頁號、目(mu)錄數據準備、拆除裝訂、技術(shu)修復(fu)等(deng)內(nei)容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像檔案(an)(an)數字化前(qian)處(chu)理包括確定信息采集范圍、檔案(an)(an)檢(jian)查及清洗、修復工(gong)作。

3、目錄數據庫建立

應制定目錄(lu)數據(ju)庫數據(ju)規則，包括數據(ju)字段長度、字段類型、字段內容要求等(deng)。

數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)選(xuan)擇(ze)應(ying)考慮可轉換(huan)為通用(yong)數(shu)據(ju)(ju)格式，以便于數(shu)據(ju)(ju)交換(huan)。數(shu)據(ju)(ju)庫(ku)結構的設計應(ying)特別注意保持檔案(an)的內(nei)在聯系(xi)，有利于紙質檔案(an)數(shu)字化成(cheng)果的管(guan)理和利用(yong)。

可采用計算機自動校對與人(ren)工(gong)校對相結(jie)合(he)的方(fang)式(shi)，對目錄(lu)數據(ju)的質量(liang)進(jin)行(xing)檢查，包括著(zhu)錄(lu)項完整性、著(zhu)錄(lu)內容的規范性和準確性等。發(fa)現不合(he)格的數據(ju)應及(ji)時進(jin)行(xing)修(xiu)改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質檔案掃描

檔案掃描(miao)(miao)(miao)應(ying)根據紙質檔案原件實際情況、數(shu)(shu)字(zi)化目(mu)的(de)、數(shu)(shu)字(zi)化規模(mo)、計算(suan)機(ji)網絡和(he)(he)存儲條件等選擇(ze)相(xiang)應(ying)的(de)掃描(miao)(miao)(miao)設備，進行(xing)相(xiang)關參(can)數(shu)(shu)的(de)設置和(he)(he)調整(zheng)(zheng)。參(can)數(shu)(shu)的(de)設置和(he)(he)調整(zheng)(zheng)應(ying)保(bao)證掃描(miao)(miao)(miao)后數(shu)(shu)字(zi)圖(tu)像清晰、完整(zheng)(zheng)、不失真，圖(tu)像效果(guo)最接近檔案原貌。

在命(ming)名(ming)方(fang)面，應以(yi)檔號(hao)為(wei)基礎對數(shu)字圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)名(ming)，命(ming)名(ming)方(fang)式的(de)選擇應確保圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)名(ming)的(de)唯一性。建議將用(yong)于(yu)長期(qi)保存(cun)的(de)數(shu)字圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)存(cun)儲為(wei)單頁(ye)文(wen)件，并按檔號(hao)與圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)流水號(hao)的(de)組合對圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)名(ming)。用(yong)于(yu)提供利用(yong)的(de)數(shu)字圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)可(ke)存(cun)儲為(wei)多(duo)頁(ye)文(wen)件，采用(yong)該檔案的(de)檔號(hao)對圖(tu)(tu)(tu)像(xiang)(xiang)命(ming)名(ming)。

如檔號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的(de)紙質文(wen)書(shu)檔案有3頁，其用于(yu)長(chang)期保存的(de)數字圖像計算機(ji)文(wen)件名分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數字(zi)圖像計算(suan)機文件名為(wei)：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應科學(xue)建立紙質(zhi)檔(dang)案數字(zi)圖像的存(cun)儲路(lu)徑，確(que)保數據掛接的準(zhun)確(que)性。

（2）錄(lu)音錄(lu)像檔案(an)信息(xi)采集

應(ying)(ying)根據檔案(an)原(yuan)件(jian)實際情況、數字化目的(de)(de)、數字化規模、計算機(ji)網(wang)絡和(he)(he)存(cun)儲(chu)條件(jian)等選擇(ze)相(xiang)應(ying)(ying)的(de)(de)信(xin)息(xi)采(cai)(cai)集(ji)(ji)設備，進行(xing)相(xiang)關(guan)參數的(de)(de)設置(zhi)和(he)(he)調(diao)整(zheng)。參數的(de)(de)設置(zhi)和(he)(he)調(diao)整(zheng)應(ying)(ying)保證采(cai)(cai)集(ji)(ji)后的(de)(de)數字音(yin)(yin)視頻信(xin)息(xi)清晰、完(wan)整(zheng)、不失真，聲音(yin)(yin)和(he)(he)畫面(mian)效果最接近檔案(an)原(yuan)貌。應(ying)(ying)按有(you)關(guan)規定對從(cong)庫房調(diao)用的(de)(de)錄(lu)音(yin)(yin)錄(lu)像檔案(an)進行(xing)溫濕度平(ping)衡(heng)調(diao)整(zheng)后方可進行(xing)信(xin)息(xi)采(cai)(cai)集(ji)(ji)。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質檔案數字(zi)復制件圖像處理主(zhu)要包括圖像拼接、旋轉及糾偏、裁(cai)邊、去污等(deng)。

（2）音視頻處理

錄音(yin)錄像檔案復制件的音(yin)視頻處理(li)主(zhu)要包(bao)括(kuo)切分、剪切、轉換、降噪等。

6、數據掛接

數(shu)(shu)(shu)據(ju)掛(gua)接就是通(tong)過(guo)每(mei)件(jian)檔(dang)案(an)數(shu)(shu)(shu)字(zi)復制(zhi)件(jian)文(wen)件(jian)名(ming)、計算機文(wen)件(jian)名(ming)與目錄數(shu)(shu)(shu)據(ju)庫中該件(jian)檔(dang)案(an)的檔(dang)號(hao)一致性(xing)和唯一性(xing)，建(jian)立起(qi)目錄數(shu)(shu)(shu)據(ju)庫與圖像(xiang)文(wen)件(jian)或音視頻文(wen)件(jian)的一一對應(ying)關(guan)系。數(shu)(shu)(shu)據(ju)掛(gua)接可通(tong)過(guo)數(shu)(shu)(shu)字(zi)化軟件(jian)批(pi)量、快速自動完(wan)成。同時應(ying)在(zai)軟件(jian)中通(tong)過(guo)檔(dang)號(hao)等形式(shi)建(jian)立圖像(xiang)文(wen)件(jian)或者音視頻文(wen)件(jian)與檔(dang)案(an)原件(jian)的關(guan)聯。

7、數字化成果驗收與移交

檔(dang)案數(shu)字化(hua)完(wan)成(cheng)后，檔(dang)案部門應組織(zhi)數(shu)字化(hua)成(cheng)果驗(yan)收(shou)組對(dui)檔(dang)案數(shu)字化(hua)成(cheng)果進(jin)行驗(yan)收(shou)。驗(yan)收(shou)采用(yong)計算機(ji)自動檢驗(yan)與人(ren)工檢驗(yan)相結合的方式進(jin)行。

（1）驗收內容

檔案數(shu)字化成果驗收對象包(bao)括數(shu)字圖(tu)像或音視頻文(wen)件(jian)、檔案目錄(lu)數(shu)據(ju)、元數(shu)據(ju)、數(shu)字化工(gong)作文(wen)件(jian)、存(cun)儲(chu)載(zai)體等。

（2）驗收指標

能夠采(cai)用計算(suan)機自(zi)動檢(jian)驗的項(xiang)目應采(cai)用計算(suan)機自(zi)動檢(jian)驗的方式進(jin)行100%檢(jian)驗，檢(jian)驗合格率應為100%。

紙質檔(dang)案數(shu)字(zi)化驗(yan)收(shou)中，對于(yu)無法(fa)用計算機(ji)自動檢(jian)驗(yan)的(de)項目，可根據情況以件或卷為(wei)單位(wei)采用抽檢(jian)的(de)方式(shi)進行人工檢(jian)驗(yan)。檢(jian)驗(yan)比(bi)率(lv)不得低于(yu)5%，對于(yu)數(shu)據庫條目與數(shu)字(zi)圖像內容對應(ying)的(de)準確性，抽檢(jian)合(he)格(ge)率(lv)應(ying)為(wei)100%，其他內容的(de)抽檢(jian)合(he)格(ge)率(lv)不低于(yu)95%。

錄(lu)(lu)音錄(lu)(lu)像檔案數(shu)(shu)(shu)字化應(ying)(ying)對每個音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)進(jin)行驗(yan)收，對前部、中(zhong)部、后(hou)部進(jin)行分段播放(fang)，播放(fang)時(shi)長(chang)之和應(ying)(ying)不低(di)于(yu)該音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)時(shi)長(chang)的(de)10%。應(ying)(ying)對數(shu)(shu)(shu)字化成果進(jin)行抽檢驗(yan)收，被抽檢的(de)音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)須完(wan)整(zheng)播放(fang)，抽檢的(de)音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)的(de)個數(shu)(shu)(shu)及持續時(shi)間總和均不應(ying)(ying)低(di)于(yu)該批次(ci)的(de)音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)的(de)5%。對于(yu)目錄(lu)(lu)數(shu)(shu)(shu)據與其(qi)音視(shi)(shi)頻(pin)文(wen)(wen)件(jian)對應(ying)(ying)的(de)準確(que)性，抽檢合(he)格率(lv)應(ying)(ying)為100%，其(qi)他內容(rong)的(de)抽檢合(he)格率(lv)應(ying)(ying)不低(di)于(yu)95%。

8、檔案歸還入庫

紙質檔案數字化工(gong)作完成后，拆除過裝(zhuang)訂(ding)物(wu)的檔案如需裝(zhuang)訂(ding)，應注意(yi)保持檔案原貌，做(zuo)到安(an)全、準確、無遺(yi)漏。

分別按照紙質檔案(an)(an)和(he)(he)錄音錄像檔案(an)(an)入(ru)庫相關(guan)要求，對(dui)完成數(shu)字化處(chu)理(li)(li)的檔案(an)(an)原件進(jin)行(xing)處(chu)理(li)(li)和(he)(he)清點，并履行(xing)檔案(an)(an)入(ru)庫手(shou)續。