一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案(an)管理系統在檔案(an)管理流程方(fang)面可以概括為以下四步：

1、檔案的收集

檔(dang)案管理系(xi)統(tong)支持多種采(cai)集渠道與采(cai)集方法(fa)，可通過新建、掃描、上(shang)傳、導(dao)入等多種方式，對電(dian)子(zi)文檔(dang)及實體文檔(dang)進行創建與采(cai)集。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)鑒(jian)定：預(yu)歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)文件(jian)(jian)庫中的文件(jian)(jian)由檔(dang)(dang)(dang)案管理(li)人員通過“自動歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)”或(huo)“歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)編輯”功能進(jin)行(xing)檔(dang)(dang)(dang)案歸(gui)檔(dang)(dang)(dang)。

（2）自動(dong)歸(gui)檔(dang)(dang)：可將預歸(gui)檔(dang)(dang)文件庫(ku)中的文件按照歸(gui)檔(dang)(dang)年度保管(guan)期限、類型組(zu)合的歸(gui)檔(dang)(dang)分類規則，批量(liang)轉(zhuan)移(yi)到(dao)設定的檔(dang)(dang)案庫(ku)下。

（3）歸(gui)檔編輯(ji)：歸(gui)檔編輯(ji)功(gong)能提(ti)供方(fang)便(bian)的(de)(de)歸(gui)檔操(cao)作界面，可方(fang)便(bian)地將(jiang)待歸(gui)檔文件歸(gui)入(ru)相應的(de)(de)案卷中(zhong)，并提(ti)供著(zhu)錄項目的(de)(de)修(xiu)改、卷內文件的(de)(de)排序等功(gong)能。

有的檔案管理系統還具(ju)備自(zi)定(ding)義功能，用戶(hu)可以根(gen)據(ju)自(zi)己需(xu)(xu)求，對各(ge)層(ceng)級文檔(dang)的(de)分類(lei)架構(gou)、目(mu)錄(lu)、屬性等(deng)進行(xing)自(zi)定(ding)義預設。文件需(xu)(xu)按什(shen)么分類(lei)歸檔(dang)、各(ge)層(ceng)級有什(shen)么目(mu)錄(lu)、需(xu)(xu)錄(lu)入(ru)哪些(xie)信息等(deng)，完(wan)全可根(gen)據(ju)自(zi)己需(xu)(xu)求而定(ding)。

3、檔案的存儲

（1）檔案庫：通過歸檔編輯與自動歸檔均(jun)可(ke)將(jiang)檔案放入檔案庫中(zhong)。

（2）資(zi)料庫：管(guan)理員(yuan)檔(dang)案鑒定后不需要歸(gui)檔(dang)的文件(jian)即可轉(zhuan)移(yi)到資(zi)料庫中管(guan)理。

4、檔案的利用

在一定(ding)權(quan)限(xian)內，員工(gong)可(ke)(ke)以(yi)申請借(jie)(jie)閱(yue)(yue)，并且管(guan)(guan)理員可(ke)(ke)以(yi)查(cha)看到系統的(de)借(jie)(jie)閱(yue)(yue)列(lie)表，可(ke)(ke)進行(xing)在線的(de)歸還、領用、催還、收回等操作。員工(gong)借(jie)(jie)閱(yue)(yue)電(dian)子(zi)檔(dang)案可(ke)(ke)按批準的(de)時(shi)效在線查(cha)閱(yue)(yue)；借(jie)(jie)閱(yue)(yue)實體檔(dang)案可(ke)(ke)以(yi)線上申請，線下取用；借(jie)(jie)閱(yue)(yue)打(da)印復印件可(ke)(ke)由檔(dang)案管(guan)(guan)理員設(she)置(zhi)閱(yue)(yue)讀與打(da)印水(shui)印，限(xian)定(ding)文件使用用途(tu)。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文已(yi)經簡單了解到可(ke)通過新建、掃描、上傳、導(dao)入等(deng)多種方式(shi)，對(dui)電子(zi)文檔及(ji)實體文檔進行創建與采集，那么(me)具體的檔案管(guan)理(li)系(xi)統(tong)如何導(dao)入數據呢？

檔(dang)(dang)案(an)導(dao)入，對于紙質(zhi)檔(dang)(dang)案(an)而言(yan)，是指檔(dang)(dang)案(an)卷宗信息的導(dao)入，通過檔(dang)(dang)案(an)收集模塊的檔(dang)(dang)案(an)導(dao)入即可(ke)實(shi)現。如果紙質(zhi)檔(dang)(dang)案(an)經過數字化，有(you)具體的檔(dang)(dang)案(an)內(nei)容文(wen)件(jian)，則同電子檔(dang)(dang)案(an)的導(dao)入工作(zuo)相同。

電子檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)，首先(xian)仍(reng)然是檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)卷(juan)宗信(xin)息的(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)收(shou)集模塊的(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)界面(mian)下載模板，根據模板錄入(ru)(ru)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)卷(juan)宗信(xin)息（包括卷(juan)內目錄），然后導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)系統中，形成相應的(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信(xin)息。其次(ci)是檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)全(quan)(quan)文(wen)(wen)的(de)導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)收(shou)集中的(de)文(wen)(wen)件導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)，將檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)全(quan)(quan)文(wen)(wen)文(wen)(wen)件導(dao)(dao)(dao)入(ru)(ru)系統，并與相應的(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)卷(juan)宗對(dui)應。

在檔(dang)案(an)導入和文件導入后，如果發現(xian)有漏(lou)上傳文件的(de)或者缺失(shi)信(xin)息的(de)檔(dang)案(an)，可通(tong)過“檔(dang)案(an)收集(ji)模塊”中的(de)檔(dang)案(an)新增和檔(dang)案(an)編輯(ji)進行(xing)補(bu)充(chong)處理。