一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案(an)管理系統在檔案(an)管理流程方面可以概括為以下四步：

1、檔案的收集

檔案(an)管理(li)系(xi)統支持多種(zhong)采(cai)集(ji)渠道與采(cai)集(ji)方法，可通過新建、掃描、上(shang)傳、導入等多種(zhong)方式，對電子(zi)文檔及實體(ti)文檔進(jin)行創(chuang)建與采(cai)集(ji)。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)鑒定(ding)：預歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)文件庫中的文件由(you)檔(dang)(dang)案管理人員(yuan)通(tong)過“自動歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)”或(huo)“歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)編輯”功能進行檔(dang)(dang)案歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)。

（2）自(zi)動(dong)歸(gui)檔：可將(jiang)預歸(gui)檔文(wen)件(jian)庫中的文(wen)件(jian)按照歸(gui)檔年度保(bao)管期限、類型組合(he)的歸(gui)檔分類規則，批量轉移(yi)到設(she)定(ding)的檔案庫下。

（3）歸檔(dang)(dang)編輯(ji)：歸檔(dang)(dang)編輯(ji)功能提(ti)供方(fang)便的歸檔(dang)(dang)操(cao)作界面，可(ke)方(fang)便地將待歸檔(dang)(dang)文(wen)件歸入相應(ying)的案卷中，并提(ti)供著(zhu)錄項目的修改、卷內文(wen)件的排序等(deng)功能。

有的檔案管理系統還具備自(zi)(zi)定義功能，用戶可(ke)以根據(ju)自(zi)(zi)己需(xu)(xu)求，對(dui)各層級文檔的分類架構(gou)、目錄(lu)、屬性等(deng)進行自(zi)(zi)定義預設。文件需(xu)(xu)按(an)什(shen)么分類歸(gui)檔、各層級有(you)什(shen)么目錄(lu)、需(xu)(xu)錄(lu)入哪些信息等(deng)，完(wan)全可(ke)根據(ju)自(zi)(zi)己需(xu)(xu)求而定。

3、檔案的存儲

（1）檔(dang)(dang)(dang)案(an)庫：通(tong)過歸檔(dang)(dang)(dang)編輯與自(zi)動歸檔(dang)(dang)(dang)均(jun)可將檔(dang)(dang)(dang)案(an)放入檔(dang)(dang)(dang)案(an)庫中。

（2）資料庫：管理員檔案(an)鑒定(ding)后不需要歸檔的(de)文件即(ji)可轉移到(dao)資料庫中管理。

4、檔案的利用

在一定權限(xian)內(nei)，員(yuan)(yuan)工可(ke)以申請借閱(yue)(yue)，并且(qie)管(guan)理(li)員(yuan)(yuan)可(ke)以查看到(dao)系統的借閱(yue)(yue)列表，可(ke)進行在線的歸還(huan)、領用(yong)(yong)、催(cui)還(huan)、收(shou)回等操作。員(yuan)(yuan)工借閱(yue)(yue)電(dian)子檔(dang)案(an)可(ke)按批(pi)準的時效(xiao)在線查閱(yue)(yue)；借閱(yue)(yue)實(shi)體檔(dang)案(an)可(ke)以線上申請，線下取用(yong)(yong)；借閱(yue)(yue)打(da)印復印件可(ke)由檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)(yuan)設置閱(yue)(yue)讀與(yu)打(da)印水(shui)印，限(xian)定文件使用(yong)(yong)用(yong)(yong)途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文(wen)(wen)已經簡單了解到(dao)可通過新建、掃(sao)描、上傳、導(dao)入等(deng)多種方式(shi)，對電子文(wen)(wen)檔及實(shi)體(ti)文(wen)(wen)檔進(jin)行創建與(yu)采集(ji)，那(nei)么具體(ti)的檔案管理系統如(ru)何導(dao)入數據呢？

檔(dang)(dang)案導(dao)入(ru)(ru)，對于紙(zhi)質檔(dang)(dang)案而言(yan)，是(shi)指檔(dang)(dang)案卷宗信息的(de)(de)導(dao)入(ru)(ru)，通過(guo)檔(dang)(dang)案收(shou)集模(mo)塊的(de)(de)檔(dang)(dang)案導(dao)入(ru)(ru)即(ji)可實現。如果紙(zhi)質檔(dang)(dang)案經過(guo)數字化，有具體的(de)(de)檔(dang)(dang)案內容(rong)文件(jian)，則同電(dian)子檔(dang)(dang)案的(de)(de)導(dao)入(ru)(ru)工作相(xiang)同。

電子檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)，首(shou)先仍然(ran)是檔(dang)(dang)(dang)案(an)卷(juan)宗(zong)信(xin)(xin)(xin)息的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)(dang)案(an)收集(ji)模塊的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)界面下載(zai)模板(ban)，根據(ju)模板(ban)錄入(ru)(ru)(ru)檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)卷(juan)宗(zong)信(xin)(xin)(xin)息（包括卷(juan)內目錄），然(ran)后導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)系統中，形成相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)(xin)(xin)息。其(qi)次是檔(dang)(dang)(dang)案(an)全(quan)文的(de)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)(dang)案(an)收集(ji)中的(de)文件(jian)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)，將(jiang)檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)全(quan)文文件(jian)導(dao)(dao)入(ru)(ru)(ru)系統，并與(yu)相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)卷(juan)宗(zong)對應(ying)。

在檔(dang)(dang)案(an)(an)導入和(he)文件(jian)導入后，如果發現(xian)有漏上傳文件(jian)的或者(zhe)缺失信(xin)息的檔(dang)(dang)案(an)(an)，可通過“檔(dang)(dang)案(an)(an)收集(ji)模塊”中的檔(dang)(dang)案(an)(an)新(xin)增和(he)檔(dang)(dang)案(an)(an)編輯進行補(bu)充處理。