一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管理系統在檔案管理流(liu)程方面可以(yi)概(gai)括(kuo)為以(yi)下四步：

1、檔案的收集

檔案管理(li)系統支持多種采(cai)集渠道與(yu)采(cai)集方法(fa)，可通過新(xin)建(jian)、掃描、上傳(chuan)、導入等多種方式(shi)，對電子文檔及實體文檔進行創建(jian)與(yu)采(cai)集。

2、檔案的整理

（1）歸檔(dang)(dang)(dang)鑒定：預歸檔(dang)(dang)(dang)文(wen)件(jian)庫中的(de)文(wen)件(jian)由檔(dang)(dang)(dang)案管(guan)理人員(yuan)通過(guo)“自動(dong)歸檔(dang)(dang)(dang)”或“歸檔(dang)(dang)(dang)編(bian)輯”功(gong)能進(jin)行檔(dang)(dang)(dang)案歸檔(dang)(dang)(dang)。

（2）自動(dong)歸檔(dang)(dang)：可將預歸檔(dang)(dang)文件庫中的(de)文件按照歸檔(dang)(dang)年度保管期限(xian)、類(lei)型組合的(de)歸檔(dang)(dang)分(fen)類(lei)規則，批量轉移到(dao)設定(ding)的(de)檔(dang)(dang)案庫下。

（3）歸(gui)檔(dang)(dang)編輯：歸(gui)檔(dang)(dang)編輯功能(neng)提供方便的歸(gui)檔(dang)(dang)操作界面，可方便地將待(dai)歸(gui)檔(dang)(dang)文(wen)件歸(gui)入(ru)相應的案卷中，并提供著錄項(xiang)目的修改(gai)、卷內文(wen)件的排序等(deng)功能(neng)。

有的檔案管理系統還具備自(zi)定(ding)義功(gong)能(neng)，用戶可以根據(ju)自(zi)己需(xu)求(qiu)，對各層級文檔(dang)的(de)分類(lei)(lei)架構、目(mu)錄、屬性等(deng)進(jin)行自(zi)定(ding)義預設。文件(jian)需(xu)按(an)什么分類(lei)(lei)歸檔(dang)、各層級有什么目(mu)錄、需(xu)錄入哪些信息等(deng)，完全可根據(ju)自(zi)己需(xu)求(qiu)而定(ding)。

3、檔案的存儲

（1）檔(dang)(dang)案庫：通(tong)過歸檔(dang)(dang)編(bian)輯與(yu)自動歸檔(dang)(dang)均可將檔(dang)(dang)案放入檔(dang)(dang)案庫中。

（2）資(zi)料庫：管(guan)理員檔案鑒定后不需要歸(gui)檔的文件即可轉移到資(zi)料庫中管(guan)理。

4、檔案的利用

在(zai)一定(ding)權限內，員工可(ke)以申(shen)請借閱(yue)，并且管理員可(ke)以查看到系統的借閱(yue)列(lie)表，可(ke)進行(xing)在(zai)線的歸(gui)還、領用(yong)(yong)、催還、收(shou)回(hui)等操作。員工借閱(yue)電(dian)子檔案(an)可(ke)按批準的時效在(zai)線查閱(yue)；借閱(yue)實體(ti)檔案(an)可(ke)以線上(shang)申(shen)請，線下取(qu)用(yong)(yong)；借閱(yue)打印(yin)(yin)復印(yin)(yin)件(jian)可(ke)由檔案(an)管理員設置(zhi)閱(yue)讀與打印(yin)(yin)水(shui)印(yin)(yin)，限定(ding)文件(jian)使用(yong)(yong)用(yong)(yong)途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文(wen)已經簡單了解(jie)到可(ke)通過新建、掃描、上(shang)傳、導入(ru)等多種方式，對電子文(wen)檔(dang)及實體文(wen)檔(dang)進行(xing)創建與采(cai)集，那么具體的檔(dang)案管(guan)理(li)系統如何導入(ru)數據呢？

檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)導(dao)入(ru)，對于紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)而言，是指檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)卷宗信息的(de)導(dao)入(ru)，通過檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)收集(ji)模塊的(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)導(dao)入(ru)即可實現。如果紙(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)經過數字化，有(you)具體(ti)的(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)內(nei)容文件，則同(tong)電子檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)導(dao)入(ru)工(gong)作相(xiang)同(tong)。

電子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)導(dao)入(ru)(ru)，首(shou)先仍然(ran)是檔(dang)(dang)案(an)(an)卷(juan)宗信息(xi)的(de)導(dao)入(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)案(an)(an)收集模塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)入(ru)(ru)界面下載模板(ban)，根(gen)據模板(ban)錄(lu)入(ru)(ru)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)卷(juan)宗信息(xi)（包括卷(juan)內目錄(lu)），然(ran)后導(dao)入(ru)(ru)系(xi)統(tong)中，形成(cheng)相應的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)信息(xi)。其次(ci)是檔(dang)(dang)案(an)(an)全文(wen)的(de)導(dao)入(ru)(ru)。通過檔(dang)(dang)案(an)(an)收集中的(de)文(wen)件導(dao)入(ru)(ru)，將檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)全文(wen)文(wen)件導(dao)入(ru)(ru)系(xi)統(tong)，并與相應的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)卷(juan)宗對應。

在檔(dang)案(an)(an)(an)導(dao)入(ru)和文件導(dao)入(ru)后(hou)，如(ru)果發現有(you)漏上傳文件的或(huo)者缺失信息的檔(dang)案(an)(an)(an)，可(ke)通過“檔(dang)案(an)(an)(an)收(shou)集模塊”中的檔(dang)案(an)(an)(an)新增和檔(dang)案(an)(an)(an)編(bian)輯進行補充處理(li)。