一、檔案管理系統操作流程是什么

檔案管理(li)系統在檔案管理(li)流(liu)程方面可(ke)以概(gai)括(kuo)為(wei)以下四步：

1、檔案的收集

檔(dang)案管理系統支持(chi)多(duo)種采集渠道與采集方法(fa)，可通(tong)過(guo)新建、掃(sao)描、上傳、導入等多(duo)種方式，對電子文檔(dang)及(ji)實體文檔(dang)進(jin)行創建與采集。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)(gui)檔鑒定：預歸(gui)(gui)檔文件庫中的(de)文件由檔案(an)管理(li)人員通(tong)過“自動歸(gui)(gui)檔”或(huo)“歸(gui)(gui)檔編輯”功能(neng)進行檔案(an)歸(gui)(gui)檔。

（2）自動歸(gui)(gui)檔：可將(jiang)預歸(gui)(gui)檔文件(jian)庫(ku)中的文件(jian)按照歸(gui)(gui)檔年度保(bao)管(guan)期限、類型組合的歸(gui)(gui)檔分類規(gui)則(ze)，批量轉移到設定(ding)的檔案庫(ku)下。

（3）歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)編輯(ji)：歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)編輯(ji)功能提供方便(bian)(bian)的歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)操作界(jie)面，可(ke)方便(bian)(bian)地將(jiang)待歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)文件歸(gui)(gui)入相應的案卷(juan)中(zhong)，并(bing)提供著(zhu)錄項目的修改(gai)、卷(juan)內文件的排序等功能。

有的檔案管理系統還(huan)具備自定(ding)義功能，用戶可以根據自己需(xu)求，對各(ge)層級(ji)文(wen)檔的分(fen)類架構(gou)、目(mu)錄(lu)、屬性等(deng)進行(xing)自定(ding)義預設。文(wen)件需(xu)按什么分(fen)類歸檔、各(ge)層級(ji)有什么目(mu)錄(lu)、需(xu)錄(lu)入哪些(xie)信息等(deng)，完全可根據自己需(xu)求而定(ding)。

3、檔案的存儲

（1）檔(dang)案庫：通(tong)過歸(gui)檔(dang)編輯(ji)與(yu)自動歸(gui)檔(dang)均可將檔(dang)案放入(ru)檔(dang)案庫中。

（2）資料庫：管(guan)理員檔(dang)案鑒定后不(bu)需要(yao)歸檔(dang)的文件即可轉移到資料庫中管(guan)理。

4、檔案的利用

在(zai)一(yi)定(ding)(ding)權限內，員工可以(yi)申(shen)請借(jie)閱(yue)(yue)(yue)，并(bing)且管(guan)理員可以(yi)查看到系統的借(jie)閱(yue)(yue)(yue)列表，可進行在(zai)線(xian)的歸(gui)還(huan)、領(ling)用(yong)、催還(huan)、收(shou)回(hui)等(deng)操作。員工借(jie)閱(yue)(yue)(yue)電子(zi)檔案(an)(an)可按批(pi)準(zhun)的時效(xiao)在(zai)線(xian)查閱(yue)(yue)(yue)；借(jie)閱(yue)(yue)(yue)實體檔案(an)(an)可以(yi)線(xian)上申(shen)請，線(xian)下取用(yong)；借(jie)閱(yue)(yue)(yue)打印(yin)(yin)復印(yin)(yin)件可由檔案(an)(an)管(guan)理員設置閱(yue)(yue)(yue)讀(du)與打印(yin)(yin)水印(yin)(yin)，限定(ding)(ding)文件使用(yong)用(yong)途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文(wen)已經簡單了解到可通過新建(jian)、掃描、上傳、導入等多(duo)種方式，對電子(zi)文(wen)檔及(ji)實體文(wen)檔進行創建(jian)與(yu)采集，那(nei)么具體的檔案管(guan)理系統(tong)如何導入數據呢(ni)？

檔案(an)(an)導(dao)入，對于紙質(zhi)檔案(an)(an)而言，是(shi)指檔案(an)(an)卷(juan)宗信(xin)息的導(dao)入，通過檔案(an)(an)收集(ji)模塊(kuai)的檔案(an)(an)導(dao)入即可實現。如果紙質(zhi)檔案(an)(an)經過數(shu)字(zi)化，有具體的檔案(an)(an)內容文(wen)件，則同(tong)(tong)電(dian)子檔案(an)(an)的導(dao)入工作相(xiang)同(tong)(tong)。

電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)的(de)導(dao)入(ru)，首先仍然是(shi)(shi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)卷(juan)宗信息(xi)的(de)導(dao)入(ru)。通(tong)過檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)收集(ji)模(mo)塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)導(dao)入(ru)界面(mian)下載(zai)模(mo)板，根據(ju)模(mo)板錄(lu)入(ru)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)的(de)卷(juan)宗信息(xi)（包括卷(juan)內目錄(lu)），然后導(dao)入(ru)系(xi)統中，形成相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)信息(xi)。其次(ci)是(shi)(shi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)全(quan)(quan)文的(de)導(dao)入(ru)。通(tong)過檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)收集(ji)中的(de)文件導(dao)入(ru)，將檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)的(de)全(quan)(quan)文文件導(dao)入(ru)系(xi)統，并(bing)與相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)卷(juan)宗對應(ying)。

在檔案(an)(an)(an)(an)導入(ru)和文件導入(ru)后，如果(guo)發現有(you)漏上傳文件的(de)或者缺失信息(xi)的(de)檔案(an)(an)(an)(an)，可(ke)通過“檔案(an)(an)(an)(an)收集模塊”中的(de)檔案(an)(an)(an)(an)新增和檔案(an)(an)(an)(an)編輯進(jin)行補(bu)充處理。