一、檔案管理系統操作流程是什么

檔(dang)案管理系統(tong)在檔(dang)案管理流程方面可以(yi)概括為以(yi)下四步：

1、檔案的收集

檔案管(guan)理系(xi)統支持多種采(cai)集渠(qu)道與(yu)采(cai)集方(fang)法，可通過(guo)新建、掃描、上傳(chuan)、導入等多種方(fang)式，對電子文檔及實體(ti)文檔進行創建與(yu)采(cai)集。

2、檔案的整理

（1）歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)鑒定：預歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)文件(jian)庫中的文件(jian)由檔(dang)(dang)案管理(li)人員(yuan)通(tong)過“自動(dong)歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)”或“歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)編輯”功能(neng)進行檔(dang)(dang)案歸(gui)(gui)檔(dang)(dang)。

（2）自動歸檔(dang)(dang)(dang)：可(ke)將預歸檔(dang)(dang)(dang)文件庫中的文件按照歸檔(dang)(dang)(dang)年(nian)度保管期限、類型組合的歸檔(dang)(dang)(dang)分類規則，批量轉移到設定(ding)的檔(dang)(dang)(dang)案庫下。

（3）歸檔(dang)編輯(ji)(ji)：歸檔(dang)編輯(ji)(ji)功(gong)能提(ti)供(gong)(gong)方(fang)便(bian)(bian)的歸檔(dang)操作界面(mian)，可方(fang)便(bian)(bian)地將待歸檔(dang)文件(jian)歸入相應的案(an)卷(juan)(juan)中，并(bing)提(ti)供(gong)(gong)著錄項目(mu)的修改(gai)、卷(juan)(juan)內文件(jian)的排序(xu)等功(gong)能。

有的檔案管理系統還具備自(zi)定義功(gong)能，用戶(hu)可以根據(ju)自(zi)己需求，對各層級文(wen)檔(dang)的分類架(jia)構、目錄(lu)、屬性等進行(xing)自(zi)定義預(yu)設。文(wen)件(jian)需按(an)什么(me)分類歸檔(dang)、各層級有什么(me)目錄(lu)、需錄(lu)入(ru)哪(na)些信息等，完全可根據(ju)自(zi)己需求而定。

3、檔案的存儲

（1）檔案庫(ku)：通過歸(gui)檔編輯與自動歸(gui)檔均可將檔案放入檔案庫(ku)中。

（2）資料庫(ku)：管(guan)(guan)理(li)員(yuan)檔案(an)鑒定后不需要(yao)歸檔的文件即可(ke)轉移到資料庫(ku)中管(guan)(guan)理(li)。

4、檔案的利用

在(zai)一定權限內，員工可以(yi)(yi)申(shen)請借閱，并(bing)且管理員可以(yi)(yi)查(cha)看到系統的(de)借閱列表(biao)，可進行在(zai)線的(de)歸還、領用(yong)、催還、收回等操(cao)作。員工借閱電子檔案(an)(an)可按批(pi)準的(de)時效(xiao)在(zai)線查(cha)閱；借閱實體檔案(an)(an)可以(yi)(yi)線上申(shen)請，線下取用(yong)；借閱打(da)印(yin)復印(yin)件(jian)可由檔案(an)(an)管理員設置閱讀(du)與打(da)印(yin)水印(yin)，限定文件(jian)使用(yong)用(yong)途。

二、檔案管理系統如何導入數據

前文已經(jing)簡單(dan)了解到可通過新(xin)建、掃描、上傳、導入(ru)等多種方式，對(dui)電子(zi)文檔及實體文檔進(jin)行(xing)創建與采集(ji)，那么具體的檔案管(guan)理系統如何導入(ru)數據呢？

檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)導入，對于(yu)紙(zhi)(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)而言，是指檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)卷(juan)宗信息的導入，通過(guo)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)收(shou)集模(mo)塊的檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)導入即可實現。如果紙(zhi)(zhi)質檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)經過(guo)數字(zi)化，有具(ju)體的檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)內容文件(jian)，則同(tong)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)的導入工作相同(tong)。

電子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)導(dao)入(ru)(ru)(ru)，首先仍(reng)然是檔(dang)(dang)案(an)(an)卷宗信(xin)息(xi)的(de)導(dao)入(ru)(ru)(ru)。通(tong)過(guo)(guo)檔(dang)(dang)案(an)(an)收集模(mo)(mo)塊的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)導(dao)入(ru)(ru)(ru)界面下載模(mo)(mo)板(ban)，根據(ju)模(mo)(mo)板(ban)錄(lu)入(ru)(ru)(ru)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)卷宗信(xin)息(xi)（包括卷內目錄(lu)），然后導(dao)入(ru)(ru)(ru)系(xi)統中(zhong)，形(xing)成相應(ying)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)信(xin)息(xi)。其(qi)次是檔(dang)(dang)案(an)(an)全文(wen)(wen)的(de)導(dao)入(ru)(ru)(ru)。通(tong)過(guo)(guo)檔(dang)(dang)案(an)(an)收集中(zhong)的(de)文(wen)(wen)件導(dao)入(ru)(ru)(ru)，將(jiang)檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)全文(wen)(wen)文(wen)(wen)件導(dao)入(ru)(ru)(ru)系(xi)統，并與相應(ying)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)卷宗對(dui)應(ying)。

在(zai)檔(dang)(dang)案(an)導(dao)入和文(wen)件導(dao)入后(hou)，如果(guo)發現有漏上傳文(wen)件的或者缺(que)失信息的檔(dang)(dang)案(an)，可通(tong)過“檔(dang)(dang)案(an)收集(ji)模塊”中的檔(dang)(dang)案(an)新增和檔(dang)(dang)案(an)編輯進行(xing)補充處理。