一、電子檔案管理系統通用功能要求

1、文件管理功能：支持數據的存儲、管理、查找和歸檔，同時支持文件系統的網絡和(he)分(fen)布(bu)在(zai)不同服務(wu)器上(shang)的管理。

2、安全性功能：多級用戶權限管理、主從簽名機制，支持部分歸檔文檔的多層次加密。

3、備份功能：支持本(ben)地備份功(gong)能，可以(yi)定期、自(zi)動(dong)進行文檔的備份與恢復。

4、共享功能：支(zhi)持不(bu)同的系統間的文檔(dang)共(gong)享，支(zhi)持跨IDE網絡的文檔(dang)傳輸。

5、審核功能：支持全流程文檔審核(he)(he)管理，允(yun)許單用(yong)戶或組文檔審核(he)(he)功能。

6、報表功能：支持電子檔案管理系統所涉及的文檔內容分析，支持用戶查看和打印報表。

7、系統改進功能：支持程序(xu)校驗(yan)機(ji)制，及定期改(gai)進更新程序(xu)。

8、報警提示功能：支持文件有效期及文件狀態的監控，可以以郵件或短信的方式發出報警信息(xi)。

9、其它功能：支(zhi)持對文檔的檢(jian)索、排版(ban)、編輯、打(da)印(yin)和影像(xiang)處理等功(gong)能(neng)。

10、系統性能調優和容災功能：支持系統水平擴(kuo)展，提供及(ji)時和(he)可靠的數據恢(hui)復能(neng)力。

11、其他特色功能：可以根據特定的應用場景，通過API和其它開發框架來實現個性化(hua)的高級(ji)功能。

二、電子檔案管理系統有什么特點

1、數字化管理

電子檔(dang)案管理系統主要(yao)基(ji)于(yu)計算機技術，將(jiang)傳統的紙質檔(dang)案照片、文字、電子文檔(dang)等(deng)通過(guo)數(shu)字化(hua)(hua)的手段轉化(hua)(hua)為數(shu)字檔(dang)案，再通過(guo)網(wang)絡、存儲設備等(deng)手段進行(xing)記錄、備份(fen)、管理等(deng)各項工作。

2、網絡化傳輸

電子(zi)檔(dang)案(an)管理(li)系統采用(yong)互聯網技(ji)術，將數字化的檔(dang)案(an)通過網絡傳輸到各個部門(men)、機構，實(shi)現各個地點之間的檔(dang)案(an)共享(xiang)。同(tong)時還能(neng)夠實(shi)現遠(yuan)程(cheng)查(cha)詢、遠(yuan)程(cheng)復制、遠(yuan)程(cheng)借閱等功能(neng)，使檔(dang)案(an)管理(li)工(gong)作更加高(gao)效、便捷。

3、安全可靠

電子檔案(an)(an)管理(li)系統采用(yong)多重安全技術，保證(zheng)檔案(an)(an)的安全性和可(ke)靠性。包括檔案(an)(an)加(jia)密、備份、審計、權限管理(li)等各項手段，避免檔案(an)(an)丟失、信息泄漏(lou)等問題。

4、便于借閱和利用

電子檔(dang)(dang)案(an)管理系統支(zhi)持(chi)多種檢索方式，包括關鍵字搜(sou)索、文本檢索、全文檢索等(deng)，使檔(dang)(dang)案(an)查閱(yue)(yue)和借(jie)閱(yue)(yue)更加便利，同時(shi)支(zhi)持(chi)檔(dang)(dang)案(an)數字化閱(yue)(yue)讀，便于檔(dang)(dang)案(an)的利用(yong)和共(gong)享。

三、電子檔案管理系統的實現需要具備什么條件

1、信息化建設

電子(zi)檔(dang)案管(guan)(guan)理系統是信息(xi)化(hua)(hua)建(jian)設的(de)(de)一部分，需要建(jian)立完(wan)整的(de)(de)信息(xi)化(hua)(hua)體系，實現各項(xiang)業務(wu)的(de)(de)數(shu)字化(hua)(hua)、網絡化(hua)(hua)以及信息(xi)化(hua)(hua)，包括協同辦公、數(shu)字化(hua)(hua)加工、信息(xi)化(hua)(hua)監管(guan)(guan)等(deng)。

2、技術支持

電子(zi)檔(dang)案管(guan)理系統需(xu)要(yao)依靠計(ji)算機技術(shu)、網(wang)絡(luo)技術(shu)、存(cun)儲(chu)技術(shu)等(deng)技術(shu)支持，還需(xu)要(yao)專業(ye)的檔(dang)案管(guan)理軟件(jian)和(he)硬件(jian)系統支持，包括數據庫、存(cun)儲(chu)設(she)備、網(wang)絡(luo)通信設(she)備等(deng)。

3、規范管理

電(dian)子檔(dang)案管(guan)理(li)(li)系統需(xu)要(yao)遵循一定的(de)管(guan)理(li)(li)規范(fan)和標準，包括(kuo)文件分類、文件編號、文件保(bao)(bao)管(guan)和借閱管(guan)理(li)(li)等規范(fan)，還(huan)需(xu)要(yao)制定完善的(de)檔(dang)案安全防(fang)范(fan)措施，保(bao)(bao)障檔(dang)案的(de)安全性(xing)(xing)和可靠性(xing)(xing)。

4、人才培養

電(dian)(dian)子檔案(an)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統需要專(zhuan)業的(de)檔案(an)管(guan)(guan)理(li)人(ren)(ren)才(cai)，需要培養一批具有(you)電(dian)(dian)腦技術(shu)、檔案(an)管(guan)(guan)理(li)、信息檢索等專(zhuan)業技能的(de)高素(su)質人(ren)(ren)才(cai)，這些人(ren)(ren)才(cai)將成為電(dian)(dian)子檔案(an)管(guan)(guan)理(li)系(xi)統實現的(de)關鍵。

總之，電(dian)子檔案管(guan)(guan)理系統是(shi)現(xian)代(dai)化(hua)檔案管(guan)(guan)理的重要形式，其(qi)具有數(shu)字化(hua)管(guan)(guan)理、網絡化(hua)傳輸、安全可靠、便(bian)于(yu)借閱和(he)(he)利用等特點，同時(shi)也需要具備(bei)信息化(hua)建設(she)、技術支持(chi)、規范管(guan)(guan)理和(he)(he)人才培養等條件的支持(chi)，實現(xian)電(dian)子檔案管(guan)(guan)理系統需要通(tong)過(guo)不(bu)斷(duan)地(di)(di)優化(hua)和(he)(he)改(gai)進(jin)，才能更(geng)好地(di)(di)發揮其(qi)應用和(he)(he)推廣(guang)的效果和(he)(he)價值。