一、檔案管理系統的功能有哪些

1、檔案的采集與形成

在線收集、離線采集、屬性新建(jian)、掃描(miao)新建(jian)、網頁新建(jian)、批(pi)量(liang)新建(jian)、批(pi)量(liang)上(shang)傳、批(pi)量(liang)掛(gua)接、批(pi)量(liang)著錄、在線移交、流程化歸(gui)檔、歸(gui)檔編輯、自動編號、電子(zi)標(biao)簽(qian)、自動標(biao)引(yin)、自動歸(gui)檔。

2、檔案的存儲

檔(dang)案注冊、檔(dang)案類型(xing)與屬性、檔(dang)案備份、虛(xu)擬庫(ku)房、存放地點、檔(dang)案注銷、綜合統(tong)計、到期檔(dang)案管理、表格打印(yin)、歷史版本、存儲加(jia)密、回(hui)(hui)收(shou)站與回(hui)(hui)收(shou)中心(xin)。

3、檔案的利用

搜索(suo)(suo)平(ping)臺、關鍵詞檢(jian)(jian)(jian)索(suo)(suo)、全文檢(jian)(jian)(jian)索(suo)(suo)、二次(ci)檢(jian)(jian)(jian)索(suo)(suo)、元數據(ju)檢(jian)(jian)(jian)索(suo)(suo)、編(bian)號搜索(suo)(suo)、類自然語言(yan)搜索(suo)(suo)、組合條(tiao)件搜索(suo)(suo)、在線(xian)預(yu)覽、在線(xian)編(bian)輯、檔案編(bian)研、檔案利用統計、提醒、發放(fang)與移交(jiao)、監控平(ping)臺、操(cao)作日志、放(fang)擴散(san)水(shui)印、借還登記。

4、系統管理

組(zu)織管理(li)、用戶管理(li)、模塊管理(li)、對(dui)象管理(li)、流程(cheng)管理(li)、綜合查詢、統(tong)計分析、系統(tong)維護。

5、安全管理

登錄審計(ji)、系統監控、機器指(zhi)紋、文檔防擴散、權限管理、數字(zi)證書。

二、檔案管理系統的作用

1、高效整合資源

發揮(hui)檔(dang)案(an)價值通過數字化智能抓取與(yu)實(shi)時(shi)歸檔(dang)，對繁瑣的檔(dang)案(an)信息進(jin)行收集與(yu)整合，實(shi)現檔(dang)案(an)信息資源(yuan)的集中管(guan)控，促進(jin)檔(dang)案(an)的增值利用。

2、規范檔案管理

降低(di)管(guan)理成本自動化(hua)、標準(zhun)化(hua)、規(gui)范化(hua)檔案(an)(an)全生命周期管(guan)理，解決(jue)傳統管(guan)理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯(cuo)等問題，提升檔案(an)(an)管(guan)理效率。

3、信息安全管控

規(gui)避檔(dang)案風險多重檔(dang)案信息安(an)全管控(kong)機制(zhi)，嚴(yan)格(ge)文檔(dang)使用權限與安(an)全控(kong)制(zhi)，檔(dang)案使用全過程(cheng)信息化可追溯，規(gui)避檔(dang)案信息遺失(shi)、泄漏(lou)等(deng)風險。

4、數據互聯互通

構建(jian)資(zi)源平(ping)臺(tai)基于(yu)統一的(de)數(shu)據(ju)標準，將(jiang)分散的(de)檔案(an)(an)數(shu)據(ju)統一匯(hui)總、集中進(jin)行處理，構建(jian)完(wan)整的(de)檔案(an)(an)資(zi)源信息共享服務平(ping)臺(tai)。

三、檔案管理系統的優點

檔(dang)案管理(li)系(xi)統(tong)的優勢在于(yu)其高效、準確(que)、方便快捷和(he)(he)經濟可(ke)靠。通過實現對檔(dang)案信息的網絡化傳輸(shu)和(he)(he)查詢，用戶可(ke)以實時查看自己的信息和(he)(he)檔(dang)案情況(kuang)。

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