一、檔案管理系統的功能有哪些
1、檔案的采集與形成
在線(xian)收(shou)集、離(li)線(xian)采集、屬(shu)性新建(jian)(jian)、掃(sao)描新建(jian)(jian)、網(wang)頁(ye)新建(jian)(jian)、批(pi)量(liang)新建(jian)(jian)、批(pi)量(liang)上傳(chuan)、批(pi)量(liang)掛(gua)接、批(pi)量(liang)著錄、在線(xian)移交(jiao)、流程化歸檔(dang)、歸檔(dang)編輯、自動編號、電子標(biao)簽、自動標(biao)引、自動歸檔(dang)。
2、檔案的存儲
檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)注冊、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)類型與屬性、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)備份(fen)、虛擬庫(ku)房、存放地點、檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)注銷、綜合統(tong)計、到期(qi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)管理、表(biao)格打印、歷史版本(ben)、存儲加(jia)密、回收(shou)站與回收(shou)中心。
3、檔案的利用
搜索平(ping)臺、關鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、元數據檢索、編(bian)號搜索、類自(zi)然語(yu)言搜索、組合(he)條件搜索、在(zai)(zai)線預(yu)覽、在(zai)(zai)線編(bian)輯(ji)、檔案編(bian)研、檔案利用統計、提醒、發放與移(yi)交、監控平(ping)臺、操作(zuo)日志、放擴散水印、借(jie)還登記。
4、系統管理
組織管(guan)(guan)理(li)、用(yong)戶管(guan)(guan)理(li)、模塊管(guan)(guan)理(li)、對(dui)象管(guan)(guan)理(li)、流程管(guan)(guan)理(li)、綜合查(cha)詢、統(tong)計分析、系(xi)統(tong)維(wei)護。
5、安全管理
登錄審計、系統(tong)監控(kong)、機器指紋、文檔(dang)防擴(kuo)散、權限管理、數字(zi)證書。
二、檔案管理系統的作用
1、高效整合資源
發(fa)揮(hui)檔案(an)價值(zhi)通(tong)過(guo)數字化智能抓取(qu)與實(shi)(shi)時歸檔,對繁瑣(suo)的(de)(de)檔案(an)信息進(jin)行(xing)收集與整(zheng)合,實(shi)(shi)現檔案(an)信息資源(yuan)的(de)(de)集中管(guan)控,促進(jin)檔案(an)的(de)(de)增值(zhi)利用。
2、規范檔案管理
降低管(guan)理成本自(zi)動化、標準化、規范化檔案(an)(an)全生命(ming)周(zhou)期管(guan)理,解決傳(chuan)統管(guan)理方式導致的(de)耗時長、工作量大、易出錯等問題,提升檔案(an)(an)管(guan)理效率。
3、信息安全管控
規避檔案風險多(duo)重檔案信(xin)息安全(quan)管控機制,嚴(yan)格文(wen)檔使用(yong)權限與安全(quan)控制,檔案使用(yong)全(quan)過程信(xin)息化可追溯,規避檔案信(xin)息遺失、泄漏等風險。
4、數據互聯互通
構建(jian)資(zi)源(yuan)平臺基于統一的數據標(biao)準(zhun),將分散的檔案數據統一匯總、集中進(jin)行處理,構建(jian)完(wan)整的檔案資(zi)源(yuan)信(xin)息(xi)共享服務平臺。
三、檔案管理系統的優點
檔案管(guan)理(li)系統的(de)優勢(shi)在(zai)于其高效(xiao)、準確、方(fang)便快捷(jie)和(he)經(jing)濟(ji)可(ke)靠。通過實現對(dui)檔案信息的(de)網絡化傳輸和(he)查詢,用戶可(ke)以實時查看自己的(de)信息和(he)檔案情況。
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