一、什么是采購管理系統

在當今的(de)商(shang)業環境中，采(cai)購(gou)作為企業運營的(de)重要環節，不僅涉(she)及(ji)到成本(ben)控(kong)制(zhi)，還直接(jie)關系(xi)到企業的(de)供應鏈(lian)穩定性和市場(chang)競(jing)爭力，為了優化采(cai)購(gou)流程(cheng)，提高采(cai)購(gou)效(xiao)率，越(yue)來越(yue)多的(de)企業開始(shi)引入采(cai)購(gou)管理系(xi)統。

采(cai)(cai)購管(guan)理(li)系統是一種基于信息技術的企業資源規劃系統，旨在實(shi)現(xian)采(cai)(cai)購流程的自動化(hua)、規范化(hua)和透明(ming)化(hua)，該系統通過(guo)集成供應商管(guan)理(li)、需求計劃、訂單管(guan)理(li)、合同(tong)管(guan)理(li)、庫存管(guan)理(li)等多(duo)個功(gong)能模(mo)塊，幫助企業實(shi)現(xian)采(cai)(cai)購活動的全面(mian)監控和管(guan)理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購管理系(xi)統能夠(gou)保證計劃的準確性和采購的合理性，提升(sheng)企業的競爭(zheng)力(li)，其功(gong)能眾多，主要有：

1、訂單管理功能

采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)(dan)是物資在采(cai)購(gou)業(ye)務(wu)中(zhong)流動的(de)起(qi)點，它通過采(cai)購(gou)申請獲取(qu)來自(zi)生(sheng)產(chan)和(he)銷售等系統的(de)信(xin)息(xi)(xi)，將供(gong)應鏈整體(ti)的(de)信(xin)息(xi)(xi)有機地聯系起(qi)來。訂(ding)單(dan)(dan)管理主要(yao)記錄(lu)、跟(gen)蹤和(he)控制訂(ding)單(dan)(dan)執行(xing)的(de)情況(kuang)，包括針對采(cai)購(gou)合同的(de)執行(xing)，控制購(gou)貨價(jia)格、折(zhe)扣及數量。隨時跟(gen)蹤訂(ding)單(dan)(dan)完成情況(kuang)，控制訂(ding)單(dan)(dan)的(de)執行(xing)；根據實(shi)際補貨情況(kuang)追加執行(xing)訂(ding)單(dan)(dan)，通過比較訂(ding)單(dan)(dan)執行(xing)差異，以(yi)及通過業(ye)務(wu)和(he)分(fen)析報表反映訂(ding)單(dan)(dan)執行(xing)情況(kuang)等。如(ru)果企業(ye)有集團(tuan)(tuan)內部的(de)購(gou)銷業(ye)務(wu)，還要(yao)包括集團(tuan)(tuan)內部購(gou)貨或調撥(bo)訂(ding)單(dan)(dan)的(de)執行(xing)情況(kuang)。

2、發票管理功能

采(cai)購(gou)(gou)發票(piao)(piao)具有業(ye)務(wu)和(he)財務(wu)雙重性(xing)質，發票(piao)(piao)的業(ye)務(wu)處理和(he)控制是企業(ye)采(cai)購(gou)(gou)業(ye)務(wu)中(zhong)的一個(ge)重要環節。采(cai)購(gou)(gou)發票(piao)(piao)與(yu)全部業(ye)務(wu)單(dan)據都有聯系(xi)，與(yu)其與(yu)采(cai)購(gou)(gou)合(he)同、付(fu)款單(dan)及(ji)預付(fu)單(dan)據聯系(xi)緊(jin)密。采(cai)購(gou)(gou)管理系(xi)統(tong)提供增值(zhi)稅專用發票(piao)(piao)和(he)普通發票(piao)(piao)管理，并與(yu)應(ying)付(fu)款系(xi)統(tong)實現發票(piao)(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工(gong)業系統(tong)提供(gong)比較全面的質量檢(jian)驗(yan)管理，包(bao)括購貨(huo)檢(jian)驗(yan)、完工(gong)檢(jian)驗(yan)和庫(ku)存抽檢(jian)3種質量檢(jian)驗(yan)業務(wu)。在采購管理系統(tong)中，為非免檢(jian)貨(huo)物提供(gong)檢(jian)倉和送(song)貨(huo)流程，并根(gen)據檢(jian)驗(yan)結(jie)果確(que)認入庫(ku)貨(huo)物，同(tong)時提供(gong)相關的業務(wu)查詢(xun)報表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應商供(gong)(gong)貨(huo)信(xin)息管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)以購(gou)貨(huo)價(jia)格(ge)為中(zhong)心，完善地(di)記(ji)錄(lu)、控制并管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)供(gong)(gong)應商的供(gong)(gong)貨(huo)業務資料，包(bao)括對不同(tong)供(gong)(gong)應商、不同(tong)物料、不同(tong)數(shu)(shu)量段、不同(tong)幣別的價(jia)格(ge)和(he)折(zhe)扣信(xin)息的詳(xiang)細記(ji)錄(lu)，以及(ji)業務傳遞(di)、自動更新(xin)及(ji)數(shu)(shu)據分析，同(tong)時進(jin)行采(cai)(cai)購(gou)最高(gao)限價(jia)的控制和(he)預警管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)，是采(cai)(cai)購(gou)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)(li)系(xi)(xi)統，乃至整個供(gong)(gong)應鏈體系(xi)(xi)中(zhong)重要(yao)的綜(zong)合數(shu)(shu)據處理(li)(li)(li)中(zhong)心之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)務流(liu)程(cheng)設計是按企(qi)業(ye)(ye)業(ye)(ye)務規(gui)范設計業(ye)(ye)務流(liu)程(cheng)工具，是實(shi)現用戶(hu)業(ye)(ye)務處理自(zi)定(ding)義(yi)的必要基(ji)礎之一。在(zai)工業(ye)(ye)系統(tong)中實(shi)現系統(tong)自(zi)定(ding)義(yi)，即在(zai)系統(tong)設置的所(suo)有業(ye)(ye)務單據關聯的路徑中，用戶(hu)可選(xuan)擇一條(tiao)、多條(tiao)或全(quan)部。系統(tong)將根據用戶(hu)的設置進行相關控(kong)制，保證企(qi)業(ye)(ye)獨特業(ye)(ye)務流(liu)程(cheng)的需(xu)要。

6、業務資料聯查功能

單(dan)據(ju)關(guan)聯（包括上拉式和下(xia)推式關(guan)聯）是(shi)工(gong)業(ye)供(gong)應(ying)鏈業(ye)務流程(cheng)的基礎，而單(dan)據(ju)聯查(cha)即(ji)查(cha)看業(ye)務流程(cheng)中的單(dan)據(ju)關(guan)系(xi)。采購管理系(xi)統中提供(gong)了單(dan)據(ju)、憑證、賬薄和報(bao)表的全面關(guan)聯及動態連(lian)續查(cha)詢功能。

7、多級審核管理功能

多(duo)級審核(he)管(guan)理是對多(duo)級審核(he)、審核(he)人、審核(he)權(quan)限和審核(he)效果(guo)等授權(quan)的工(gong)(gong)作(zuo)平臺，是處理業務單據時采用多(duo)角度、多(duo)級別和順序審核(he)管(guan)理方法。它體現了(le)工(gong)(gong)作(zuo)流管(guan)理的思路，屬于采購管(guan)理系統用戶權(quan)限性(xing)質的基本管(guan)理。

8、代管業務管理功能

代(dai)管和(he)發運(yun)(yun)業(ye)務管理為代(dai)管物(wu)料專門代(dai)管倉，提供(gong)代(dai)管物(wu)料收、發和(he)存的業(ye)務處理，并提供(gong)相(xiang)關報表供(gong)用戶查詢和(he)監控。此外(wai)，采購管理系統(tong)還專門管理貨物(wu)發運(yun)(yun)業(ye)務。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別(bie)提供(gong)供(gong)應(ying)商和客戶對應(ying)物料的代碼、名稱表。在(zai)單據和報(bao)表中，直接調(diao)用相應(ying)代碼、名稱，可(ke)供(gong)查詢和顯(xian)示，滿(man)足用戶的對應(ying)業務需求。

10、報表查詢功能

該(gai)功(gong)能包(bao)括查(cha)(cha)詢并使用采(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報(bao)表(biao)(biao)、采(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)表(biao)(biao)、萬能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)工(gong)具。采(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報(bao)表(biao)(biao)是(shi)針對用戶已(yi)經(jing)實現的(de)(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)處理(li)，將所(suo)取得得業(ye)(ye)務(wu)(wu)成果進(jin)行篩選和(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)，以(yi)綜合反映(ying)企業(ye)(ye)采(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)(de)信息；采(cai)購(gou)分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)表(biao)(biao)分(fen)(fen)析(xi)(xi)采(cai)購(gou)流(liu)程中各項主要(yao)(yao)業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)(de)處理(li)結果和(he)運作(zuo)情(qing)況；萬能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)工(gong)具是(shi)一種自定義(yi)形式的(de)(de)報(bao)表(biao)(biao)，是(shi)方便用戶根據自身查(cha)(cha)詢分(fen)(fen)析(xi)(xi)需要(yao)(yao)制作(zuo)自定義(yi)業(ye)(ye)務(wu)(wu)和(he)分(fen)(fen)析(xi)(xi)報(bao)表(biao)(biao)的(de)(de)工(gong)具。