一、什么是采購管理系統

在當今(jin)的(de)(de)商業(ye)環境中，采購(gou)作為(wei)企(qi)業(ye)運營的(de)(de)重要環節，不(bu)僅(jin)涉及(ji)到成(cheng)本控制，還直接關系到企(qi)業(ye)的(de)(de)供(gong)應鏈穩定性和市(shi)場競爭力，為(wei)了優化采購(gou)流程(cheng)，提高采購(gou)效率，越來越多的(de)(de)企(qi)業(ye)開始(shi)引入采購(gou)管理系統。

采購管(guan)理系統(tong)是(shi)一種基于(yu)信息技術(shu)的企業資源規(gui)劃(hua)系統(tong)，旨在實(shi)現采購流程的自動(dong)(dong)化、規(gui)范化和(he)透明(ming)化，該系統(tong)通過集成供應商管(guan)理、需求(qiu)計劃(hua)、訂單管(guan)理、合同管(guan)理、庫(ku)存管(guan)理等(deng)多個功能(neng)模塊，幫助企業實(shi)現采購活動(dong)(dong)的全面監控和(he)管(guan)理。

二、采購管理系統的功能有哪些

采(cai)購管理(li)(li)系統(tong)能(neng)夠(gou)保證計劃的(de)(de)(de)準確性和采(cai)購的(de)(de)(de)合理(li)(li)性，提升企業的(de)(de)(de)競(jing)爭力，其功(gong)能(neng)眾(zhong)多(duo)，主要有：

1、訂單管理功能

采(cai)(cai)購(gou)訂(ding)(ding)單(dan)是(shi)物資(zi)在(zai)采(cai)(cai)購(gou)業(ye)務中流動的(de)起(qi)點(dian)，它通過(guo)采(cai)(cai)購(gou)申(shen)請獲取來(lai)自生產和銷售等(deng)系統的(de)信息(xi)，將供應鏈整體的(de)信息(xi)有(you)機(ji)地聯系起(qi)來(lai)。訂(ding)(ding)單(dan)管(guan)理(li)主要記錄、跟蹤(zong)和控制訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)的(de)情況(kuang)(kuang)，包括(kuo)針(zhen)對(dui)采(cai)(cai)購(gou)合同(tong)的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)，控制購(gou)貨價格(ge)、折扣及數量(liang)。隨時跟蹤(zong)訂(ding)(ding)單(dan)完成情況(kuang)(kuang)，控制訂(ding)(ding)單(dan)的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)；根據實際補貨情況(kuang)(kuang)追加執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)訂(ding)(ding)單(dan)，通過(guo)比較訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)差異，以及通過(guo)業(ye)務和分(fen)析報表反映訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)情況(kuang)(kuang)等(deng)。如果(guo)企(qi)業(ye)有(you)集團(tuan)內(nei)部的(de)購(gou)銷業(ye)務，還要包括(kuo)集團(tuan)內(nei)部購(gou)貨或調撥訂(ding)(ding)單(dan)的(de)執(zhi)(zhi)行(xing)(xing)(xing)情況(kuang)(kuang)。

2、發票管理功能

采(cai)(cai)(cai)購(gou)發票(piao)具有業務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)和(he)財務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)雙重性質，發票(piao)的(de)業務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)處理(li)和(he)控制是(shi)企業采(cai)(cai)(cai)購(gou)業務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)中的(de)一個(ge)重要環節。采(cai)(cai)(cai)購(gou)發票(piao)與(yu)(yu)全部業務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)單(dan)據都有聯系(xi)，與(yu)(yu)其(qi)與(yu)(yu)采(cai)(cai)(cai)購(gou)合同、付款(kuan)單(dan)及(ji)預付單(dan)據聯系(xi)緊(jin)密。采(cai)(cai)(cai)購(gou)管(guan)理(li)系(xi)統提供增(zeng)值稅專(zhuan)用發票(piao)和(he)普通發票(piao)管(guan)理(li)，并與(yu)(yu)應付款(kuan)系(xi)統實現發票(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工(gong)業系(xi)統提供比較全面的質(zhi)量(liang)檢驗(yan)(yan)(yan)管(guan)理，包括購貨(huo)檢驗(yan)(yan)(yan)、完工(gong)檢驗(yan)(yan)(yan)和(he)庫存抽(chou)檢3種質(zhi)量(liang)檢驗(yan)(yan)(yan)業務。在采(cai)購管(guan)理系(xi)統中，為非免(mian)檢貨(huo)物提供檢倉和(he)送貨(huo)流(liu)程，并根據檢驗(yan)(yan)(yan)結(jie)果確認(ren)入庫貨(huo)物，同時提供相關(guan)的業務查詢報表(biao)。

4、供應商供貨管理功能

供應商(shang)供貨(huo)信息(xi)管理以(yi)購貨(huo)價(jia)格為(wei)中(zhong)心，完善地記(ji)錄、控制并管理供應商(shang)的(de)(de)(de)供貨(huo)業(ye)務(wu)資料(liao)，包括對不(bu)同(tong)(tong)(tong)供應商(shang)、不(bu)同(tong)(tong)(tong)物料(liao)、不(bu)同(tong)(tong)(tong)數量段(duan)、不(bu)同(tong)(tong)(tong)幣(bi)別的(de)(de)(de)價(jia)格和(he)折(zhe)扣信息(xi)的(de)(de)(de)詳細記(ji)錄，以(yi)及業(ye)務(wu)傳(chuan)遞、自動更新及數據分析，同(tong)(tong)(tong)時進(jin)行采購最高(gao)限(xian)價(jia)的(de)(de)(de)控制和(he)預警管理，是采購管理系統，乃至(zhi)整(zheng)個(ge)供應鏈(lian)體(ti)系中(zhong)重要的(de)(de)(de)綜(zong)合數據處理中(zhong)心之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)務(wu)流(liu)程設計是(shi)按企業(ye)(ye)業(ye)(ye)務(wu)規范設計業(ye)(ye)務(wu)流(liu)程工具，是(shi)實現用(yong)戶(hu)(hu)業(ye)(ye)務(wu)處(chu)理自(zi)定義的(de)必(bi)要(yao)基礎之一。在(zai)工業(ye)(ye)系統(tong)中實現系統(tong)自(zi)定義，即在(zai)系統(tong)設置的(de)所有(you)業(ye)(ye)務(wu)單(dan)據關(guan)(guan)聯的(de)路徑中，用(yong)戶(hu)(hu)可選擇一條、多條或(huo)全部。系統(tong)將根(gen)據用(yong)戶(hu)(hu)的(de)設置進(jin)行(xing)相(xiang)關(guan)(guan)控制，保(bao)證企業(ye)(ye)獨特業(ye)(ye)務(wu)流(liu)程的(de)需要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單(dan)(dan)據關(guan)聯(lian)（包括(kuo)上拉(la)式和下(xia)推式關(guan)聯(lian)）是工業供(gong)應鏈業務流程(cheng)的基礎，而(er)單(dan)(dan)據聯(lian)查(cha)即(ji)查(cha)看業務流程(cheng)中的單(dan)(dan)據關(guan)系。采購管理系統(tong)中提(ti)供(gong)了單(dan)(dan)據、憑證、賬薄和報表的全面(mian)關(guan)聯(lian)及(ji)動態連(lian)續(xu)查(cha)詢功能。

7、多級審核管理功能

多(duo)(duo)級審(shen)核(he)(he)(he)管(guan)(guan)理(li)是對多(duo)(duo)級審(shen)核(he)(he)(he)、審(shen)核(he)(he)(he)人、審(shen)核(he)(he)(he)權限和審(shen)核(he)(he)(he)效果等授權的工作(zuo)平臺(tai)，是處理(li)業務單據時采用(yong)多(duo)(duo)角度、多(duo)(duo)級別(bie)和順序審(shen)核(he)(he)(he)管(guan)(guan)理(li)方法(fa)。它體現了工作(zuo)流(liu)管(guan)(guan)理(li)的思路(lu)，屬(shu)于采購管(guan)(guan)理(li)系(xi)統(tong)用(yong)戶權限性質(zhi)的基本管(guan)(guan)理(li)。

8、代管業務管理功能

代管(guan)(guan)和(he)發運(yun)業務管(guan)(guan)理(li)(li)為代管(guan)(guan)物(wu)料專(zhuan)門代管(guan)(guan)倉(cang)，提供代管(guan)(guan)物(wu)料收、發和(he)存的業務處理(li)(li)，并提供相(xiang)關(guan)報表供用戶查詢(xun)和(he)監(jian)控。此外，采購(gou)管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統還專(zhuan)門管(guan)(guan)理(li)(li)貨物(wu)發運(yun)業務。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別提供(gong)供(gong)應(ying)商和(he)客戶對(dui)應(ying)物料的代(dai)碼(ma)、名稱表(biao)。在單據和(he)報表(biao)中，直(zhi)接調(diao)用相應(ying)代(dai)碼(ma)、名稱，可供(gong)查詢和(he)顯示，滿足用戶的對(dui)應(ying)業務需求。

10、報表查詢功能

該功能(neng)包括查詢(xun)并使用(yong)(yong)采(cai)購(gou)(gou)業務(wu)(wu)報表、采(cai)購(gou)(gou)分(fen)析(xi)(xi)(xi)報表、萬能(neng)報表和(he)(he)(he)(he)查詢(xun)分(fen)析(xi)(xi)(xi)工具。采(cai)購(gou)(gou)業務(wu)(wu)報表是(shi)(shi)(shi)針對用(yong)(yong)戶已經實現的(de)業務(wu)(wu)處(chu)理(li)，將(jiang)所取(qu)得(de)得(de)業務(wu)(wu)成果進行篩(shai)選(xuan)和(he)(he)(he)(he)分(fen)析(xi)(xi)(xi)，以綜合(he)反(fan)映企業采(cai)購(gou)(gou)業務(wu)(wu)的(de)信(xin)息；采(cai)購(gou)(gou)分(fen)析(xi)(xi)(xi)報表分(fen)析(xi)(xi)(xi)采(cai)購(gou)(gou)流程中(zhong)各項主要業務(wu)(wu)的(de)處(chu)理(li)結果和(he)(he)(he)(he)運(yun)作情況(kuang)；萬能(neng)報表和(he)(he)(he)(he)查詢(xun)分(fen)析(xi)(xi)(xi)工具是(shi)(shi)(shi)一(yi)種自(zi)定義形式的(de)報表，是(shi)(shi)(shi)方便用(yong)(yong)戶根據自(zi)身查詢(xun)分(fen)析(xi)(xi)(xi)需要制作自(zi)定義業務(wu)(wu)和(he)(he)(he)(he)分(fen)析(xi)(xi)(xi)報表的(de)工具。