一、什么是采購管理系統

在當(dang)今的(de)商業(ye)(ye)(ye)環(huan)境中，采購作為企業(ye)(ye)(ye)運營的(de)重(zhong)要環(huan)節(jie)，不僅涉(she)及(ji)到成本(ben)控(kong)制，還(huan)直(zhi)接關系到企業(ye)(ye)(ye)的(de)供應鏈穩(wen)定性和市場競(jing)爭(zheng)力，為了優化(hua)采購流程，提高(gao)采購效(xiao)率，越來越多的(de)企業(ye)(ye)(ye)開始引入采購管理系統。

采購(gou)管理(li)系統是一種基于信息技術(shu)的(de)企業(ye)資源規(gui)劃系統，旨(zhi)在實現采購(gou)流程的(de)自(zi)動化、規(gui)范化和透(tou)明化，該(gai)系統通過集成供應商管理(li)、需(xu)求計劃、訂單管理(li)、合同管理(li)、庫存管理(li)等多(duo)個功能(neng)模塊，幫助(zhu)企業(ye)實現采購(gou)活(huo)動的(de)全面監控(kong)和管理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購管理系統能(neng)夠保證計劃(hua)的準確性(xing)和采購的合理性(xing)，提升企(qi)業的競爭力，其功能(neng)眾多，主要有：

1、訂單管理功能

采購(gou)訂(ding)單(dan)(dan)(dan)是物(wu)資在(zai)采購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)中流動的(de)起點，它(ta)通過采購(gou)申請獲取來(lai)自生產和銷售等系統的(de)信(xin)息，將供(gong)應鏈(lian)整(zheng)體的(de)信(xin)息有(you)機地聯系起來(lai)。訂(ding)單(dan)(dan)(dan)管理主(zhu)要記錄(lu)、跟(gen)(gen)蹤(zong)和控(kong)制(zhi)(zhi)訂(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)行的(de)情(qing)況(kuang)，包(bao)括針對(dui)采購(gou)合同(tong)的(de)執(zhi)行，控(kong)制(zhi)(zhi)購(gou)貨價格(ge)、折扣及數量。隨時跟(gen)(gen)蹤(zong)訂(ding)單(dan)(dan)(dan)完成(cheng)情(qing)況(kuang)，控(kong)制(zhi)(zhi)訂(ding)單(dan)(dan)(dan)的(de)執(zhi)行；根據實際補貨情(qing)況(kuang)追加執(zhi)行訂(ding)單(dan)(dan)(dan)，通過比較訂(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)行差異，以及通過業(ye)(ye)務(wu)(wu)和分(fen)析報表反映訂(ding)單(dan)(dan)(dan)執(zhi)行情(qing)況(kuang)等。如(ru)果企業(ye)(ye)有(you)集團內(nei)部的(de)購(gou)銷業(ye)(ye)務(wu)(wu)，還要包(bao)括集團內(nei)部購(gou)貨或調(diao)撥訂(ding)單(dan)(dan)(dan)的(de)執(zhi)行情(qing)況(kuang)。

2、發票管理功能

采(cai)購(gou)發(fa)票具有業(ye)(ye)務(wu)和(he)財務(wu)雙重性質，發(fa)票的業(ye)(ye)務(wu)處理和(he)控制是企業(ye)(ye)采(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)中的一(yi)個重要環節。采(cai)購(gou)發(fa)票與(yu)全部業(ye)(ye)務(wu)單(dan)據(ju)都有聯(lian)系(xi)(xi)，與(yu)其與(yu)采(cai)購(gou)合同、付款單(dan)及預付單(dan)據(ju)聯(lian)系(xi)(xi)緊密。采(cai)購(gou)管理系(xi)(xi)統(tong)提供增值稅專(zhuan)用(yong)發(fa)票和(he)普通發(fa)票管理，并與(yu)應付款系(xi)(xi)統(tong)實現發(fa)票共享。

3、購貨質檢管理功能

工業系統提供比較(jiao)全面的質量檢(jian)(jian)驗管理(li)，包(bao)括購(gou)貨(huo)(huo)檢(jian)(jian)驗、完工檢(jian)(jian)驗和庫(ku)存抽檢(jian)(jian)3種質量檢(jian)(jian)驗業務。在(zai)采購(gou)管理(li)系統中，為非免檢(jian)(jian)貨(huo)(huo)物提供檢(jian)(jian)倉和送(song)貨(huo)(huo)流程，并根據檢(jian)(jian)驗結果(guo)確認入(ru)庫(ku)貨(huo)(huo)物，同時(shi)提供相關(guan)的業務查(cha)詢(xun)報表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)應商供(gong)貨信(xin)息(xi)(xi)管理以(yi)購貨價格為中心，完善(shan)地記錄(lu)、控制并管理供(gong)應商的(de)(de)供(gong)貨業務(wu)(wu)資料，包(bao)括對不(bu)(bu)同供(gong)應商、不(bu)(bu)同物料、不(bu)(bu)同數量(liang)段、不(bu)(bu)同幣別(bie)的(de)(de)價格和折扣信(xin)息(xi)(xi)的(de)(de)詳細記錄(lu)，以(yi)及(ji)業務(wu)(wu)傳遞、自(zi)動(dong)更新及(ji)數據(ju)分(fen)析，同時進行采(cai)購最高限價的(de)(de)控制和預警管理，是(shi)采(cai)購管理系統，乃至整個供(gong)應鏈體系中重要的(de)(de)綜(zong)合數據(ju)處(chu)理中心之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)(ye)(ye)務流程設(she)計(ji)是按企業(ye)(ye)(ye)業(ye)(ye)(ye)務規范(fan)設(she)計(ji)業(ye)(ye)(ye)務流程工具，是實(shi)現用(yong)戶業(ye)(ye)(ye)務處理(li)自定義的(de)(de)必要基礎(chu)之(zhi)一(yi)。在工業(ye)(ye)(ye)系(xi)(xi)統中實(shi)現系(xi)(xi)統自定義，即在系(xi)(xi)統設(she)置(zhi)的(de)(de)所有業(ye)(ye)(ye)務單(dan)據(ju)關聯的(de)(de)路徑中，用(yong)戶可選擇一(yi)條、多條或全部。系(xi)(xi)統將根據(ju)用(yong)戶的(de)(de)設(she)置(zhi)進行相關控制(zhi)，保(bao)證企業(ye)(ye)(ye)獨(du)特業(ye)(ye)(ye)務流程的(de)(de)需要。

6、業務資料聯查功能

單(dan)據(ju)關聯(lian)（包括上拉式和下推(tui)式關聯(lian)）是(shi)工業供(gong)應鏈(lian)業務流程的基礎，而單(dan)據(ju)聯(lian)查(cha)即查(cha)看業務流程中的單(dan)據(ju)關系。采(cai)購管理系統中提供(gong)了單(dan)據(ju)、憑證、賬薄和報表的全面關聯(lian)及動態連續查(cha)詢功(gong)能。

7、多級審核管理功能

多級審(shen)(shen)核(he)(he)管(guan)(guan)(guan)理(li)是(shi)對(dui)多級審(shen)(shen)核(he)(he)、審(shen)(shen)核(he)(he)人、審(shen)(shen)核(he)(he)權限(xian)和(he)審(shen)(shen)核(he)(he)效果(guo)等授權的(de)(de)工作(zuo)平(ping)臺，是(shi)處理(li)業(ye)務單(dan)據時采(cai)用(yong)多角(jiao)度、多級別和(he)順序審(shen)(shen)核(he)(he)管(guan)(guan)(guan)理(li)方法。它(ta)體現了(le)工作(zuo)流管(guan)(guan)(guan)理(li)的(de)(de)思路(lu)，屬于采(cai)購(gou)管(guan)(guan)(guan)理(li)系統用(yong)戶權限(xian)性質的(de)(de)基本管(guan)(guan)(guan)理(li)。

8、代管業務管理功能

代管(guan)和發運業(ye)務管(guan)理為代管(guan)物料專門代管(guan)倉，提供(gong)代管(guan)物料收、發和存的業(ye)務處(chu)理，并提供(gong)相關報表供(gong)用戶查詢和監控(kong)。此外，采購管(guan)理系(xi)統還(huan)專門管(guan)理貨(huo)物發運業(ye)務。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別(bie)提供供應商和(he)(he)客戶(hu)(hu)對(dui)應物料的代碼、名稱(cheng)(cheng)表。在單據和(he)(he)報表中，直(zhi)接調用相應代碼、名稱(cheng)(cheng)，可供查詢和(he)(he)顯(xian)示，滿足用戶(hu)(hu)的對(dui)應業務需求。

10、報表查詢功能

該功能包括查(cha)詢并使用采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報表、采(cai)(cai)購(gou)分(fen)析(xi)報表、萬能報表和(he)查(cha)詢分(fen)析(xi)工(gong)具(ju)。采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)報表是(shi)(shi)針(zhen)對用戶已經實現的(de)(de)業(ye)(ye)務(wu)(wu)處理(li)，將所取得得業(ye)(ye)務(wu)(wu)成(cheng)果進行篩選和(he)分(fen)析(xi)，以(yi)綜合反映企業(ye)(ye)采(cai)(cai)購(gou)業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)(de)信息；采(cai)(cai)購(gou)分(fen)析(xi)報表分(fen)析(xi)采(cai)(cai)購(gou)流程(cheng)中各項主要(yao)業(ye)(ye)務(wu)(wu)的(de)(de)處理(li)結果和(he)運作(zuo)情況；萬能報表和(he)查(cha)詢分(fen)析(xi)工(gong)具(ju)是(shi)(shi)一種自定義(yi)形式的(de)(de)報表，是(shi)(shi)方(fang)便(bian)用戶根據(ju)自身(shen)查(cha)詢分(fen)析(xi)需(xu)要(yao)制作(zuo)自定義(yi)業(ye)(ye)務(wu)(wu)和(he)分(fen)析(xi)報表的(de)(de)工(gong)具(ju)。