一、什么是采購管理系統

在(zai)當今的(de)商業環境中，采購(gou)作為(wei)企業運營的(de)重要環節，不(bu)僅(jin)涉及到成本控(kong)制，還直接關(guan)系(xi)到企業的(de)供應鏈(lian)穩定(ding)性和(he)市場競爭(zheng)力，為(wei)了優(you)化采購(gou)流程，提高采購(gou)效率，越來越多的(de)企業開(kai)始引入采購(gou)管(guan)理系(xi)統。

采購(gou)管(guan)(guan)(guan)理(li)系(xi)統(tong)(tong)是一種基于信息(xi)技術(shu)的(de)(de)企業資源規劃系(xi)統(tong)(tong)，旨在實(shi)現采購(gou)流(liu)程的(de)(de)自動(dong)化、規范化和透(tou)明化，該(gai)系(xi)統(tong)(tong)通過(guo)集成供應商(shang)管(guan)(guan)(guan)理(li)、需求計劃、訂單管(guan)(guan)(guan)理(li)、合(he)同管(guan)(guan)(guan)理(li)、庫(ku)存管(guan)(guan)(guan)理(li)等多個功能模(mo)塊，幫助企業實(shi)現采購(gou)活動(dong)的(de)(de)全(quan)面監控和管(guan)(guan)(guan)理(li)。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購(gou)管理系統能夠保證計劃的準確性和采購(gou)的合理性，提升企業的競爭(zheng)力，其功能眾多，主要(yao)有：

1、訂單管理功能

采購(gou)(gou)(gou)訂(ding)單(dan)是物資(zi)在采購(gou)(gou)(gou)業務中流動的(de)(de)起點，它(ta)通過(guo)(guo)采購(gou)(gou)(gou)申請(qing)獲取來自(zi)生產和銷售等系(xi)統的(de)(de)信息，將供(gong)應鏈整體的(de)(de)信息有機地聯系(xi)起來。訂(ding)單(dan)管理主要(yao)記錄、跟蹤和控(kong)制(zhi)訂(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)的(de)(de)情況(kuang)，包(bao)括(kuo)針對采購(gou)(gou)(gou)合同(tong)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)，控(kong)制(zhi)購(gou)(gou)(gou)貨價格、折扣及(ji)數量。隨(sui)時跟蹤訂(ding)單(dan)完成情況(kuang)，控(kong)制(zhi)訂(ding)單(dan)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)；根(gen)據實際補貨情況(kuang)追加執(zhi)行(xing)(xing)訂(ding)單(dan)，通過(guo)(guo)比較(jiao)訂(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)差異，以及(ji)通過(guo)(guo)業務和分析(xi)報表(biao)反映(ying)訂(ding)單(dan)執(zhi)行(xing)(xing)情況(kuang)等。如果企業有集團內部的(de)(de)購(gou)(gou)(gou)銷業務，還要(yao)包(bao)括(kuo)集團內部購(gou)(gou)(gou)貨或(huo)調撥訂(ding)單(dan)的(de)(de)執(zhi)行(xing)(xing)情況(kuang)。

2、發票管理功能

采購(gou)發票(piao)具有業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)和(he)財務(wu)(wu)(wu)(wu)雙重(zhong)性質，發票(piao)的業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)處(chu)理和(he)控(kong)制是(shi)企業(ye)采購(gou)業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)中(zhong)的一個重(zhong)要環節(jie)。采購(gou)發票(piao)與全部(bu)業(ye)務(wu)(wu)(wu)(wu)單(dan)據都有聯系，與其(qi)與采購(gou)合同、付款單(dan)及(ji)預付單(dan)據聯系緊密。采購(gou)管理系統提供增值稅專用發票(piao)和(he)普通發票(piao)管理，并(bing)與應(ying)付款系統實現發票(piao)共享(xiang)。

3、購貨質檢管理功能

工(gong)業(ye)(ye)系(xi)統提(ti)(ti)供比較全(quan)面的質量檢驗(yan)管(guan)理(li)(li)，包括購貨(huo)檢驗(yan)、完工(gong)檢驗(yan)和庫存(cun)抽檢3種質量檢驗(yan)業(ye)(ye)務。在(zai)采購管(guan)理(li)(li)系(xi)統中，為非免檢貨(huo)物提(ti)(ti)供檢倉(cang)和送(song)貨(huo)流程，并根(gen)據檢驗(yan)結(jie)果(guo)確認入(ru)庫貨(huo)物，同時提(ti)(ti)供相關的業(ye)(ye)務查詢報(bao)表。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)應商供(gong)貨(huo)信(xin)息管(guan)(guan)理(li)(li)(li)以(yi)購貨(huo)價(jia)格(ge)為中心(xin)，完善地記錄、控(kong)制并管(guan)(guan)理(li)(li)(li)供(gong)應商的供(gong)貨(huo)業務(wu)資料，包括(kuo)對不(bu)同(tong)供(gong)應商、不(bu)同(tong)物料、不(bu)同(tong)數量(liang)段(duan)、不(bu)同(tong)幣別(bie)的價(jia)格(ge)和(he)折扣信(xin)息的詳細記錄，以(yi)及業務(wu)傳遞、自(zi)動更新及數據(ju)分析(xi)，同(tong)時(shi)進行(xing)采購最高限價(jia)的控(kong)制和(he)預警管(guan)(guan)理(li)(li)(li)，是采購管(guan)(guan)理(li)(li)(li)系統，乃至整個供(gong)應鏈體系中重要的綜(zong)合數據(ju)處理(li)(li)(li)中心(xin)之一。

5、業務流程設計功能

業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程設計是(shi)(shi)按(an)企(qi)業(ye)業(ye)務(wu)(wu)規(gui)范設計業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程工具(ju)，是(shi)(shi)實現(xian)用(yong)(yong)戶(hu)業(ye)務(wu)(wu)處理(li)自定(ding)義的必要基礎之一(yi)。在工業(ye)系(xi)(xi)統(tong)中實現(xian)系(xi)(xi)統(tong)自定(ding)義，即(ji)在系(xi)(xi)統(tong)設置的所(suo)有業(ye)務(wu)(wu)單(dan)據關聯(lian)的路徑中，用(yong)(yong)戶(hu)可選擇(ze)一(yi)條(tiao)(tiao)、多條(tiao)(tiao)或(huo)全部。系(xi)(xi)統(tong)將根據用(yong)(yong)戶(hu)的設置進(jin)行相關控(kong)制，保證企(qi)業(ye)獨特(te)業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程的需要。

6、業務資料聯查功能

單據關(guan)聯(lian)（包括上(shang)拉式和下推式關(guan)聯(lian)）是工業(ye)供(gong)應鏈業(ye)務(wu)流程的(de)基礎，而單據聯(lian)查即查看業(ye)務(wu)流程中(zhong)的(de)單據關(guan)系(xi)。采購管理(li)系(xi)統中(zhong)提供(gong)了單據、憑證、賬(zhang)薄和報(bao)表的(de)全面關(guan)聯(lian)及動(dong)態連(lian)續查詢(xun)功(gong)能。

7、多級審核管理功能

多(duo)級(ji)審核管理(li)(li)(li)是對多(duo)級(ji)審核、審核人、審核權(quan)限和(he)審核效果等(deng)授權(quan)的工(gong)作平(ping)臺，是處理(li)(li)(li)業務單據時采用(yong)(yong)多(duo)角度、多(duo)級(ji)別和(he)順序審核管理(li)(li)(li)方法。它體現了工(gong)作流管理(li)(li)(li)的思路，屬于采購管理(li)(li)(li)系統用(yong)(yong)戶(hu)權(quan)限性質的基本管理(li)(li)(li)。

8、代管業務管理功能

代(dai)管(guan)和發(fa)運(yun)業(ye)務(wu)管(guan)理為代(dai)管(guan)物料專門(men)代(dai)管(guan)倉，提供(gong)代(dai)管(guan)物料收、發(fa)和存(cun)的業(ye)務(wu)處理，并提供(gong)相關(guan)報表(biao)供(gong)用戶查詢和監控。此(ci)外，采購管(guan)理系統還專門(men)管(guan)理貨(huo)物發(fa)運(yun)業(ye)務(wu)。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中，分別提(ti)供(gong)供(gong)應(ying)(ying)商和(he)客戶對(dui)應(ying)(ying)物料的代碼、名稱(cheng)(cheng)表。在單據和(he)報表中，直接(jie)調用相應(ying)(ying)代碼、名稱(cheng)(cheng)，可供(gong)查詢和(he)顯示，滿足(zu)用戶的對(dui)應(ying)(ying)業務需求。

10、報表查詢功能

該功能包(bao)括查(cha)詢(xun)(xun)并使用采(cai)購業(ye)務(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)、采(cai)購分(fen)(fen)析報(bao)(bao)表(biao)、萬(wan)能報(bao)(bao)表(biao)和(he)(he)查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析工(gong)具。采(cai)購業(ye)務(wu)(wu)報(bao)(bao)表(biao)是(shi)(shi)針對用戶已經實現的(de)業(ye)務(wu)(wu)處理，將所(suo)取得(de)得(de)業(ye)務(wu)(wu)成(cheng)果(guo)進(jin)行(xing)篩選(xuan)和(he)(he)分(fen)(fen)析，以綜(zong)合反(fan)映企(qi)業(ye)采(cai)購業(ye)務(wu)(wu)的(de)信息；采(cai)購分(fen)(fen)析報(bao)(bao)表(biao)分(fen)(fen)析采(cai)購流程中各(ge)項主(zhu)要業(ye)務(wu)(wu)的(de)處理結果(guo)和(he)(he)運作情況(kuang)；萬(wan)能報(bao)(bao)表(biao)和(he)(he)查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析工(gong)具是(shi)(shi)一(yi)種(zhong)自(zi)定義形式的(de)報(bao)(bao)表(biao)，是(shi)(shi)方便用戶根(gen)據自(zi)身查(cha)詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析需要制(zhi)作自(zi)定義業(ye)務(wu)(wu)和(he)(he)分(fen)(fen)析報(bao)(bao)表(biao)的(de)工(gong)具。