一、什么是采購管理系統

在當今的(de)(de)商業(ye)(ye)環境中，采(cai)購(gou)(gou)作為企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)運營的(de)(de)重要(yao)環節(jie)，不(bu)僅涉及到成本控制，還直接(jie)關系到企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)的(de)(de)供應鏈穩定性和市(shi)場競爭力，為了優(you)化采(cai)購(gou)(gou)流程，提高采(cai)購(gou)(gou)效率，越來越多的(de)(de)企(qi)(qi)(qi)業(ye)(ye)開始引(yin)入采(cai)購(gou)(gou)管理系統(tong)。

采(cai)購(gou)管(guan)理系統(tong)是一(yi)種基于信息技術(shu)的(de)企業資(zi)源規劃系統(tong)，旨(zhi)在實(shi)(shi)現采(cai)購(gou)流程的(de)自動化(hua)、規范化(hua)和透明(ming)化(hua)，該系統(tong)通過集成供應商管(guan)理、需求(qiu)計劃、訂單(dan)管(guan)理、合同(tong)管(guan)理、庫(ku)存管(guan)理等多個功能(neng)模塊，幫助企業實(shi)(shi)現采(cai)購(gou)活(huo)動的(de)全面監控和管(guan)理。

二、采購管理系統的功能有哪些

采購(gou)管(guan)理系統(tong)能(neng)夠保證計劃的(de)(de)準確性(xing)和(he)采購(gou)的(de)(de)合理性(xing)，提(ti)升企(qi)業的(de)(de)競爭力，其(qi)功能(neng)眾多，主要(yao)有：

1、訂單管理功能

采購(gou)(gou)(gou)(gou)訂(ding)(ding)單(dan)是(shi)物資在(zai)采購(gou)(gou)(gou)(gou)業(ye)務中流動的(de)(de)(de)起(qi)點，它(ta)通過(guo)采購(gou)(gou)(gou)(gou)申請獲取來自生產和(he)(he)銷(xiao)售(shou)等(deng)系統的(de)(de)(de)信息，將供應鏈整體的(de)(de)(de)信息有(you)機地聯系起(qi)來。訂(ding)(ding)單(dan)管理(li)主要(yao)記錄、跟蹤(zong)和(he)(he)控(kong)制訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行的(de)(de)(de)情(qing)況(kuang)，包括(kuo)針(zhen)對采購(gou)(gou)(gou)(gou)合同的(de)(de)(de)執(zhi)(zhi)行，控(kong)制購(gou)(gou)(gou)(gou)貨(huo)價格、折扣及數(shu)量。隨(sui)時跟蹤(zong)訂(ding)(ding)單(dan)完成情(qing)況(kuang)，控(kong)制訂(ding)(ding)單(dan)的(de)(de)(de)執(zhi)(zhi)行；根據實際補貨(huo)情(qing)況(kuang)追加(jia)執(zhi)(zhi)行訂(ding)(ding)單(dan)，通過(guo)比較訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行差(cha)異，以及通過(guo)業(ye)務和(he)(he)分析報表反(fan)映訂(ding)(ding)單(dan)執(zhi)(zhi)行情(qing)況(kuang)等(deng)。如果企業(ye)有(you)集(ji)團內(nei)部的(de)(de)(de)購(gou)(gou)(gou)(gou)銷(xiao)業(ye)務，還要(yao)包括(kuo)集(ji)團內(nei)部購(gou)(gou)(gou)(gou)貨(huo)或調撥訂(ding)(ding)單(dan)的(de)(de)(de)執(zhi)(zhi)行情(qing)況(kuang)。

2、發票管理功能

采購(gou)發(fa)票(piao)具有業務(wu)(wu)和(he)財務(wu)(wu)雙重性質，發(fa)票(piao)的業務(wu)(wu)處理和(he)控(kong)制是企業采購(gou)業務(wu)(wu)中的一個重要(yao)環節。采購(gou)發(fa)票(piao)與全(quan)部業務(wu)(wu)單(dan)據都有聯系(xi)(xi)，與其(qi)與采購(gou)合同、付(fu)(fu)款單(dan)及預付(fu)(fu)單(dan)據聯系(xi)(xi)緊密。采購(gou)管理系(xi)(xi)統提(ti)供(gong)增值稅專用發(fa)票(piao)和(he)普通發(fa)票(piao)管理，并與應付(fu)(fu)款系(xi)(xi)統實現發(fa)票(piao)共享。

3、購貨質檢管理功能

工業系(xi)統(tong)提(ti)供(gong)(gong)比較(jiao)全面的(de)質量檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)管(guan)理，包括購(gou)貨檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)、完(wan)工檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)和庫(ku)存抽檢(jian)(jian)(jian)(jian)3種質量檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)業務。在采購(gou)管(guan)理系(xi)統(tong)中，為非免(mian)檢(jian)(jian)(jian)(jian)貨物(wu)提(ti)供(gong)(gong)檢(jian)(jian)(jian)(jian)倉和送貨流程，并根據檢(jian)(jian)(jian)(jian)驗(yan)結果(guo)確認入庫(ku)貨物(wu)，同時提(ti)供(gong)(gong)相關的(de)業務查詢(xun)報(bao)表(biao)。

4、供應商供貨管理功能

供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)供(gong)(gong)貨(huo)信(xin)息管理(li)(li)以(yi)(yi)購(gou)貨(huo)價格(ge)為中(zhong)心，完(wan)善地記(ji)錄、控制(zhi)并管理(li)(li)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)的供(gong)(gong)貨(huo)業務資(zi)料，包(bao)括對不同(tong)供(gong)(gong)應(ying)(ying)商(shang)(shang)、不同(tong)物料、不同(tong)數量段、不同(tong)幣別(bie)的價格(ge)和(he)折扣(kou)信(xin)息的詳細(xi)記(ji)錄，以(yi)(yi)及業務傳遞、自動(dong)更新及數據分(fen)析，同(tong)時(shi)進行采購(gou)最高限價的控制(zhi)和(he)預警管理(li)(li)，是(shi)采購(gou)管理(li)(li)系統(tong)，乃至整個供(gong)(gong)應(ying)(ying)鏈體系中(zhong)重(zhong)要的綜合數據處(chu)理(li)(li)中(zhong)心之一(yi)。

5、業務流程設計功能

業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程(cheng)(cheng)設(she)(she)計是按企業(ye)業(ye)務(wu)(wu)規范設(she)(she)計業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程(cheng)(cheng)工(gong)具，是實現用戶(hu)(hu)業(ye)務(wu)(wu)處理自定義的必要(yao)基礎(chu)之一(yi)。在(zai)工(gong)業(ye)系統(tong)中實現系統(tong)自定義，即在(zai)系統(tong)設(she)(she)置(zhi)的所有(you)業(ye)務(wu)(wu)單據關聯的路徑(jing)中，用戶(hu)(hu)可(ke)選擇一(yi)條、多條或全部。系統(tong)將根(gen)據用戶(hu)(hu)的設(she)(she)置(zhi)進行(xing)相關控制，保證企業(ye)獨(du)特業(ye)務(wu)(wu)流(liu)程(cheng)(cheng)的需要(yao)。

6、業務資料聯查功能

單據關(guan)(guan)聯(lian)（包括上拉式和下推式關(guan)(guan)聯(lian)）是工(gong)業(ye)供(gong)(gong)應鏈業(ye)務流程(cheng)的基礎(chu)，而單據聯(lian)查即查看業(ye)務流程(cheng)中的單據關(guan)(guan)系。采購管理系統中提(ti)供(gong)(gong)了單據、憑證、賬(zhang)薄和報表的全(quan)面(mian)關(guan)(guan)聯(lian)及動態連(lian)續查詢功能。

7、多級審核管理功能

多(duo)級審核(he)(he)管理(li)(li)是對多(duo)級審核(he)(he)、審核(he)(he)人(ren)、審核(he)(he)權(quan)(quan)限(xian)和(he)審核(he)(he)效果等(deng)授權(quan)(quan)的工作平臺，是處理(li)(li)業(ye)務單據時采(cai)用(yong)多(duo)角度(du)、多(duo)級別和(he)順(shun)序審核(he)(he)管理(li)(li)方法(fa)。它體(ti)現了(le)工作流(liu)管理(li)(li)的思路，屬(shu)于采(cai)購管理(li)(li)系統用(yong)戶權(quan)(quan)限(xian)性質的基本管理(li)(li)。

8、代管業務管理功能

代管和發(fa)運業(ye)務管理(li)為代管物料(liao)專(zhuan)門代管倉，提(ti)供代管物料(liao)收(shou)、發(fa)和存的業(ye)務處理(li)，并提(ti)供相關報表(biao)供用(yong)戶查(cha)詢和監控。此(ci)外，采(cai)購管理(li)系統還專(zhuan)門管理(li)貨物發(fa)運業(ye)務。

9、物料對應管理功能

物料對應管理通過物料對應表來實現物料在用戶與往來單位之間的對應管理功能。物料對應表是企業的重要業務資料，是供應商對應物料代碼、名稱表與客戶對應物料代碼、名稱表的合稱。在采購管理系統中(zhong)，分別提供(gong)供(gong)應(ying)商和(he)客戶(hu)對應(ying)物料的(de)代碼、名稱表。在單據和(he)報表中(zhong)，直接調(diao)用(yong)相應(ying)代碼、名稱，可供(gong)查詢和(he)顯示，滿足用(yong)戶(hu)的(de)對應(ying)業務需求。

10、報表查詢功能

該功能包括查詢(xun)(xun)并(bing)使用采購業(ye)(ye)務報(bao)表(biao)(biao)、采購分(fen)(fen)析報(bao)表(biao)(biao)、萬(wan)能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析工(gong)具(ju)。采購業(ye)(ye)務報(bao)表(biao)(biao)是(shi)針對(dui)用戶已經(jing)實現的(de)(de)(de)業(ye)(ye)務處(chu)(chu)理，將所取得得業(ye)(ye)務成果進(jin)行篩(shai)選和(he)分(fen)(fen)析，以綜合(he)反映企業(ye)(ye)采購業(ye)(ye)務的(de)(de)(de)信息；采購分(fen)(fen)析報(bao)表(biao)(biao)分(fen)(fen)析采購流程中各項主要(yao)(yao)業(ye)(ye)務的(de)(de)(de)處(chu)(chu)理結果和(he)運作(zuo)情況(kuang)；萬(wan)能報(bao)表(biao)(biao)和(he)查詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析工(gong)具(ju)是(shi)一種自(zi)定(ding)義形式的(de)(de)(de)報(bao)表(biao)(biao)，是(shi)方便用戶根據自(zi)身查詢(xun)(xun)分(fen)(fen)析需要(yao)(yao)制(zhi)作(zuo)自(zi)定(ding)義業(ye)(ye)務和(he)分(fen)(fen)析報(bao)表(biao)(biao)的(de)(de)(de)工(gong)具(ju)。