一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業管理中占據非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的(de)管理工作主要注意(yi)以(yi)下幾點：

1、確定采購需求

在進行辦公用(yong)品采購之前(qian)，首先要(yao)明(ming)確公司的實際需(xu)求(qiu)(qiu)，考慮到員工(gong)數量、辦公用(yong)品種(zhong)類(lei)、品質等因素，有針對性(xing)地確定辦公用(yong)品采購清單。這樣(yang)可以(yi)避免采購冗余物品，也(ye)能(neng)滿足員工(gong)的實際需(xu)求(qiu)(qiu)，提高采購效(xiao)率(lv)。

2、尋找信譽良好的供應商

選(xuan)擇供(gong)應(ying)商(shang)是辦公用品采購管理中至(zhi)關重要的(de)(de)一環(huan)，應(ying)該選(xuan)擇信譽良好、產品質量有保證的(de)(de)供(gong)應(ying)商(shang)，可以(yi)減少采購環(huan)節中的(de)(de)風險。此外(wai)，與供(gong)應(ying)商(shang)建立長期穩定的(de)(de)合(he)作關系也(ye)有利于后續的(de)(de)采購談(tan)判和合(he)作。

3、采購流程規范化

一(yi)套規范化的采購流程(cheng)可以(yi)避免因為繁瑣的流程(cheng)而導致采購周期過長等(deng)問題。建立起規范的采購流程(cheng)能夠幫助企業更(geng)快地完成采購事務，提高工作效率。

4、精細管理采購成本

在進行辦公用品采購(gou)(gou)管理(li)時，應當嚴格(ge)控制采購(gou)(gou)成(cheng)本，盡(jin)可能(neng)降低采購(gou)(gou)的實際(ji)支出(chu)，可以通過與供應商(shang)多方協商(shang)、批(pi)量采購(gou)(gou)等方式降低采購(gou)(gou)成(cheng)本，為企(qi)業節省一定的資(zi)金。

5、引入專業的采購管理軟件

企業可(ke)以引入專(zhuan)業的(de)采(cai)購管(guan)理軟(ruan)件，如(ru)暢捷通軟(ruan)件，來幫助管(guan)理者更好地實現(xian)辦公用品(pin)采(cai)購的(de)信息化管(guan)理，這樣不僅(jin)能夠提高采(cai)購效率，還能夠實時了解采(cai)購情況，做(zuo)出更加明智的(de)決策。

6、建立完善的采購檔案

建立并定期更新辦(ban)公用品采(cai)(cai)購檔(dang)案，可以(yi)幫助企業隨時(shi)查閱采(cai)(cai)購記(ji)錄，對采(cai)(cai)購情況有個清晰的(de)了(le)解。同時(shi)也有利于企業的(de)管(guan)理(li)(li)者根據數據進行合理(li)(li)分析(xi)，制定更加(jia)合理(li)(li)的(de)采(cai)(cai)購計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條(tiao) 為加強(qiang)公(gong)(gong)司辦公(gong)(gong)用品管理，控制費用開支，規范辦公(gong)(gong)用品的采(cai)購與(yu)使用，特制定本制度。

第二條(tiao) 本制度(du)適(shi)用(yong)于(yu)對(dui)辦公日常消耗(hao)品(pin)、宣傳(chuan)品(pin)、設(she)備耗(hao)材(cai)等的管(guan)理。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采用集中采購、定(ding)量(liang)供應(ying)的辦法。

1、集(ji)中(zhong)采購(gou)由行政管(guan)理部負責并管(guan)理。

2、集(ji)中(zhong)采購的(de)辦公用品包括復(fu)印紙、傳真紙等紙張；計算機消(xiao)耗的(de)磁盤；打印機消(xiao)耗的(de)色(se)帶、硒鼓、墨盒(he)；日記本(ben)、各類筆墨等。

3、實行(xing)定(ding)期計劃批量采(cai)購(gou)供應。即：每月15日前各部(bu)室向行(xing)政管理部(bu)提報當月所需(xu)用品計劃，由行(xing)政管理部(bu)統一(yi)采(cai)購(gou)。

4、特殊辦公用品可以(yi)經行政管理部門同意授權各部門自行采購(gou)。

5、各(ge)部(bu)門或(huo)(huo)班組(zu)若臨時急需(xu)采購(gou)辦公用(yong)品，由部(bu)門或(huo)(huo)班組(zu)專人填寫《辦公用(yong)品請購(gou)單》，并在備注(zhu)(zhu)欄(lan)內注(zhu)(zhu)明急需(xu)采購(gou)的原(yuan)因，經班組(zu)負(fu)責人審定(ding)同意后，交行政管(guan)理部(bu)批準(zhun)同意后，實施(shi)采購(gou)任務。

6、必(bi)需品、采購不易或耗用量大者(zhe)應約(yue)量庫存。

7、結算辦(ban)法。公司辦(ban)公室根(gen)據(ju)各單位辦(ban)公用(yong)品領用(yong)數(shu)量及單價，編制明細表經確認后(hou)報(bao)財務(wu)劃轉。

第三章 辦公用品的分發領用

第四條(tiao) 各部門領用(yong)辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)品須填(tian)寫《辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)品領用(yong)單》，一(yi)式兩份，一(yi)份用(yong)于(yu)分發辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)品，另一(yi)份用(yong)于(yu)分發辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)品的臺賬登記。

第五條 接(jie)到(dao)各部門的(de)《辦(ban)公(gong)用品(pin)領用單》（兩份）之后，有關人員要(yao)進行(xing)核對，并做好登記。然后再填(tian)寫一份《辦(ban)公(gong)用品(pin)分發通知書(shu)》交發送室。

第(di)六條 發(fa)(fa)送(song)室進行(xing)核對后(hou)，把申(shen)請所(suo)要(yao)全部(bu)用品備齊，分發(fa)(fa)給各部(bu)門。

第七條 用(yong)品(pin)分(fen)發后應做好(hao)登記(ji)，寫明(ming)分(fen)發日期、品(pin)名與(yu)數量(liang)等。一(yi)份(fen)申請書(shu)(shu)連(lian)同《辦(ban)公(gong)用(yong)品(pin)分(fen)發通知(zhi)書(shu)(shu)》轉交辦(ban)公(gong)用(yong)品(pin)管理室記(ji)賬存檔；另一(yi)份(fen)《辦(ban)公(gong)用(yong)品(pin)分(fen)發通知(zhi)書(shu)(shu)》連(lian)同分(fen)發物品(pin)一(yi)起返回各部門。

第四章 辦公用品管理

第(di)八(ba)條 新進人員到(dao)職(zhi)時(shi)由各(ge)部(bu)門提出辦公(gong)用品(pin)申請(qing)，向行政(zheng)管理部(bu)請(qing)領辦公(gong)用品(pin)并(bing)列入(ru)領用卡，人員離職(zhi)時(shi)，應將剩余辦公(gong)用品(pin)一并(bing)繳(jiao)交辦公(gong)室。

第(di)九條 印(yin)刷品(pin)（如信紙、信封、表(biao)格(ge)等(deng)）除(chu)各部門特殊表(biao)單外，其印(yin)刷、保(bao)管均由(you)辦公室(shi)統(tong)一印(yin)刷、保(bao)管。

第十條(tiao) 部門(men)(men)使用的辦公用品由部門(men)(men)指定專人保管(guan)維護。

第(di)十一條 對決定報(bao)(bao)(bao)廢(fei)的辦(ban)公用品(pin)，要做好登記，在(zai)《報(bao)(bao)(bao)廢(fei)處理(li)(li)冊》上(shang)填寫用品(pin)名稱(cheng)、價格、數(shu)量及報(bao)(bao)(bao)廢(fei)處理(li)(li)的其(qi)他有關事項，并報(bao)(bao)(bao)相關領導同意后，到相關人員處理(li)(li)報(bao)(bao)(bao)廢(fei)注銷手(shou)續。

第十(shi)二條(tiao) 辦(ban)公(gong)用品（價格在1000元(yuan)以上的）正(zheng)常使用發生的損壞時，要及時向行(xing)政管理部(bu)報告(gao)，由行(xing)政管理部(bu)安排修理，如(ru)不報告(gao)或擅自(zi)將損壞的辦(ban)公(gong)用品丟棄，使用者(zhe)個人按非(fei)正(zheng)常使用損壞照價賠償。

第十三(san)條 公司(si)對辦公用(yong)品的使用(yong)情況，實行年(nian)內不定期檢(jian)(jian)(jian)查(cha)、年(nian)末(mo)普(pu)查(cha)的檢(jian)(jian)(jian)查(cha)制度，檢(jian)(jian)(jian)查(cha)工(gong)作(zuo)由(you)行政管理部負(fu)責。

第五章 附則

第十四條 本制度由行(xing)政管理部制定、解(jie)釋，報總經理批準后執行(xing)，修(xiu)改時亦(yi)同。