一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業管理中占據非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的管理工作主要(yao)注意以(yi)下(xia)幾點：

1、確定采購需求

在進行(xing)辦(ban)(ban)公用(yong)品(pin)采購(gou)之前，首先(xian)要明(ming)確公司的實際需求，考(kao)慮(lv)到員(yuan)工(gong)數量、辦(ban)(ban)公用(yong)品(pin)種類、品(pin)質等因素，有針對性地確定辦(ban)(ban)公用(yong)品(pin)采購(gou)清單。這樣可以避免采購(gou)冗余物品(pin)，也能滿足(zu)員(yuan)工(gong)的實際需求，提高采購(gou)效(xiao)率。

2、尋找信譽良好的供應商

選擇供(gong)應(ying)商(shang)是(shi)辦公用品(pin)采購(gou)管理中(zhong)至關重要的(de)一環，應(ying)該選擇信譽良(liang)好、產(chan)品(pin)質量有保證的(de)供(gong)應(ying)商(shang)，可以(yi)減少采購(gou)環節中(zhong)的(de)風險。此外，與供(gong)應(ying)商(shang)建立長期穩定的(de)合(he)作關系也有利于(yu)后續(xu)的(de)采購(gou)談判和合(he)作。

3、采購流程規范化

一套規范化(hua)的(de)采(cai)購(gou)流程(cheng)可以避免因為繁瑣(suo)的(de)流程(cheng)而導致采(cai)購(gou)周(zhou)期過長等(deng)問題(ti)。建立(li)起(qi)規范的(de)采(cai)購(gou)流程(cheng)能夠幫助企業更快地完(wan)成采(cai)購(gou)事務，提高工作效率。

4、精細管理采購成本

在進(jin)行辦公用品采購管(guan)理時(shi)，應當嚴格(ge)控制采購成(cheng)本，盡可(ke)能降(jiang)低(di)采購的實際支出，可(ke)以(yi)通過與(yu)供應商多方協(xie)商、批量采購等(deng)方式降(jiang)低(di)采購成(cheng)本，為企(qi)業節省一定的資金。

5、引入專業的采購管理軟件

企(qi)業可以引入專業的采購(gou)(gou)管理軟件，如(ru)暢捷通軟件，來幫助管理者更(geng)好地實(shi)現(xian)辦公用品(pin)采購(gou)(gou)的信息化(hua)管理，這樣不僅能夠提(ti)高采購(gou)(gou)效(xiao)率，還(huan)能夠實(shi)時(shi)了解采購(gou)(gou)情(qing)況，做出更(geng)加明智的決策。

6、建立完善的采購檔案

建(jian)立并定(ding)期更(geng)新辦公用(yong)品采(cai)購(gou)檔(dang)案(an)，可以幫助企業隨時查閱采(cai)購(gou)記錄，對(dui)采(cai)購(gou)情況有(you)個(ge)清晰的(de)了解。同時也有(you)利于企業的(de)管理(li)者根據數據進行合理(li)分析，制定(ding)更(geng)加合理(li)的(de)采(cai)購(gou)計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條 為加強公(gong)(gong)司辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)(yong)品管(guan)理，控制(zhi)費用(yong)(yong)開支，規范辦(ban)公(gong)(gong)用(yong)(yong)品的采購與使用(yong)(yong)，特制(zhi)定本制(zhi)度(du)。

第二條 本制(zhi)度適用于(yu)對辦公日常消(xiao)耗品(pin)、宣傳品(pin)、設備(bei)耗材等的(de)管理。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采(cai)用(yong)集中(zhong)采(cai)購、定量供應(ying)的辦(ban)法(fa)。

1、集中采(cai)購(gou)由行政管理部負(fu)責(ze)并管理。

2、集(ji)中(zhong)采購的(de)辦公用(yong)品(pin)包括復印紙(zhi)、傳真(zhen)紙(zhi)等(deng)紙(zhi)張(zhang)；計算機(ji)消(xiao)耗的(de)磁盤；打(da)印機(ji)消(xiao)耗的(de)色帶、硒鼓、墨盒；日記本(ben)、各類筆墨等(deng)。

3、實行定(ding)期計劃批量采購供(gong)應。即：每月15日前各部(bu)室向(xiang)行政管理部(bu)提報當月所(suo)需用品計劃，由行政管理部(bu)統一采購。

4、特(te)殊(shu)辦公用品可以經(jing)行政(zheng)管理(li)部門(men)(men)同意授權各部門(men)(men)自行采購。

5、各部門或班組若臨時急需采(cai)(cai)購(gou)辦公(gong)用(yong)品，由部門或班組專人填寫《辦公(gong)用(yong)品請購(gou)單》，并(bing)在備注(zhu)欄內(nei)注(zhu)明急需采(cai)(cai)購(gou)的原因(yin)，經班組負責人審定(ding)同意后，交(jiao)行政管理部批準同意后，實施采(cai)(cai)購(gou)任(ren)務。

6、必需品、采購不易(yi)或耗(hao)用(yong)量大者(zhe)應約量庫存(cun)。

7、結算辦(ban)法(fa)。公(gong)司(si)辦(ban)公(gong)室(shi)根據各單位辦(ban)公(gong)用(yong)品領用(yong)數量及單價，編制(zhi)明細表經確認后報財務劃轉。

第三章 辦公用品的分發領用

第四條 各部門領用(yong)(yong)辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品須填寫(xie)《辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品領用(yong)(yong)單(dan)》，一(yi)式兩份，一(yi)份用(yong)(yong)于分發(fa)(fa)辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品，另一(yi)份用(yong)(yong)于分發(fa)(fa)辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品的臺賬登(deng)記。

第(di)五條 接到(dao)各(ge)部(bu)門(men)的《辦(ban)公(gong)用品領(ling)用單(dan)》（兩份）之后，有(you)關人員要進行核對，并做(zuo)好登記。然(ran)后再填寫(xie)一份《辦(ban)公(gong)用品分發通知書》交發送室。

第六條 發(fa)(fa)送室進(jin)行核對后(hou)，把申請(qing)所要全(quan)部(bu)用品備齊，分發(fa)(fa)給各(ge)部(bu)門。

第(di)七條 用(yong)品分(fen)發后應做好(hao)登記(ji)，寫明分(fen)發日期、品名與數(shu)量(liang)等(deng)。一份(fen)(fen)申請(qing)書連(lian)同《辦公(gong)用(yong)品分(fen)發通知(zhi)書》轉交(jiao)辦公(gong)用(yong)品管理室記(ji)賬(zhang)存檔；另一份(fen)(fen)《辦公(gong)用(yong)品分(fen)發通知(zhi)書》連(lian)同分(fen)發物(wu)品一起返回(hui)各部門。

第四章 辦公用品管理

第(di)八條 新進人員到職(zhi)時(shi)由各(ge)部門提出辦公用(yong)(yong)品(pin)(pin)申請(qing)，向行(xing)政(zheng)管(guan)理部請(qing)領辦公用(yong)(yong)品(pin)(pin)并列入(ru)領用(yong)(yong)卡，人員離(li)職(zhi)時(shi)，應將剩余辦公用(yong)(yong)品(pin)(pin)一并繳交辦公室。

第九條 印(yin)刷(shua)品（如信紙、信封、表格(ge)等）除各(ge)部門特(te)殊表單外，其印(yin)刷(shua)、保管均由辦(ban)公室統(tong)一印(yin)刷(shua)、保管。

第(di)十(shi)條 部門(men)(men)使用的(de)辦(ban)公用品由(you)部門(men)(men)指(zhi)定專人保(bao)管維護。

第(di)十一條(tiao) 對(dui)決定(ding)報(bao)(bao)(bao)廢(fei)的辦公用(yong)品，要做好(hao)登記，在(zai)《報(bao)(bao)(bao)廢(fei)處(chu)理(li)冊》上填(tian)寫用(yong)品名稱、價格、數(shu)量及報(bao)(bao)(bao)廢(fei)處(chu)理(li)的其他有關事項，并報(bao)(bao)(bao)相關領導同意后(hou)，到相關人員處(chu)理(li)報(bao)(bao)(bao)廢(fei)注(zhu)銷手(shou)續。

第十二條 辦(ban)公用品（價格在1000元以上的(de)）正常使用發生的(de)損壞(huai)時(shi)，要及時(shi)向行(xing)政(zheng)管理(li)部報告，由行(xing)政(zheng)管理(li)部安排修理(li)，如不報告或擅自將損壞(huai)的(de)辦(ban)公用品丟棄，使用者個人(ren)按(an)非正常使用損壞(huai)照價賠償。

第(di)十(shi)三條 公(gong)司對辦公(gong)用品的(de)(de)使用情況，實行年內(nei)不定期檢查(cha)、年末普(pu)查(cha)的(de)(de)檢查(cha)制(zhi)度，檢查(cha)工作(zuo)由行政管理(li)部負責。

第五章 附則

第十四條 本制度由行(xing)政管理(li)部制定、解釋，報(bao)總經(jing)理(li)批(pi)準后執(zhi)行(xing)，修改時亦(yi)同。