一、辦公用品采購如何做好管理

辦公用品采購在企業管理中占據非常重要的地位，良好的采購管理不僅可以提高辦公效率，還能有效控制成本，做好辦公用品采購的(de)管(guan)理工作主要注意以(yi)下幾點：

1、確定采購需求

在進行辦公(gong)用品采購之前(qian)，首先要明確公(gong)司的實際需求，考慮到(dao)員工(gong)數量、辦公(gong)用品種類、品質(zhi)等(deng)因素，有針對(dui)性地確定辦公(gong)用品采購清(qing)單。這樣可以(yi)避(bi)免采購冗余(yu)物品，也能滿(man)足員工(gong)的實際需求，提高采購效率(lv)。

2、尋找信譽良好的供應商

選擇供應(ying)商(shang)是(shi)辦(ban)公用品采(cai)(cai)購(gou)管理中至關(guan)(guan)重要的一環，應(ying)該選擇信(xin)譽良好、產品質(zhi)量(liang)有保證的供應(ying)商(shang)，可(ke)以減少采(cai)(cai)購(gou)環節中的風險。此(ci)外，與供應(ying)商(shang)建立長期穩定的合(he)作(zuo)關(guan)(guan)系(xi)也有利(li)于后續的采(cai)(cai)購(gou)談判(pan)和合(he)作(zuo)。

3、采購流程規范化

一套規范(fan)化的(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)流(liu)(liu)程(cheng)可以避免因為繁(fan)瑣的(de)流(liu)(liu)程(cheng)而(er)導致采(cai)(cai)購(gou)(gou)周期過長(chang)等(deng)問題(ti)。建立起(qi)規范(fan)的(de)采(cai)(cai)購(gou)(gou)流(liu)(liu)程(cheng)能夠幫助企(qi)業更快地完(wan)成采(cai)(cai)購(gou)(gou)事(shi)務(wu)，提(ti)高工作效率(lv)。

4、精細管理采購成本

在(zai)進行辦公用品(pin)采購(gou)(gou)管理時，應當嚴格(ge)控(kong)制采購(gou)(gou)成本，盡可能降低(di)采購(gou)(gou)的實際支(zhi)出(chu)，可以通過與供應商多方協商、批量采購(gou)(gou)等(deng)方式降低(di)采購(gou)(gou)成本，為企業節省一定的資金(jin)。

5、引入專業的采購管理軟件

企(qi)業可以引入專業的(de)采購(gou)(gou)管理軟(ruan)件(jian)，如暢捷通軟(ruan)件(jian)，來幫助管理者更好(hao)地實(shi)現辦公(gong)用品采購(gou)(gou)的(de)信息化管理，這樣不僅(jin)能夠(gou)(gou)提高(gao)采購(gou)(gou)效(xiao)率，還能夠(gou)(gou)實(shi)時了(le)解采購(gou)(gou)情況(kuang)，做出更加明智的(de)決策。

6、建立完善的采購檔案

建立并定期更新辦公用品采(cai)購(gou)檔案，可(ke)以幫(bang)助(zhu)企業隨(sui)時查閱采(cai)購(gou)記錄，對采(cai)購(gou)情況有個(ge)清晰的(de)了(le)解。同時也有利于企業的(de)管理者根據(ju)數據(ju)進(jin)行合理分析，制定更加合理的(de)采(cai)購(gou)計劃。

二、辦公用品采購管理制度

第一章 總則

第一條 為(wei)加強(qiang)公司辦公用(yong)(yong)品管理(li)，控制(zhi)(zhi)費(fei)用(yong)(yong)開支，規范辦公用(yong)(yong)品的(de)采購與使(shi)用(yong)(yong)，特制(zhi)(zhi)定本制(zhi)(zhi)度。

第二條 本制度適用于對辦公日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。

第二章 辦公用品采購

第三條 辦公用品采購采用集(ji)中(zhong)采購、定(ding)量供應的辦法。

1、集中采購由行政管理(li)部負責并管理(li)。

2、集(ji)中采購(gou)的辦公用品(pin)包(bao)括復印紙(zhi)、傳真紙(zhi)等紙(zhi)張(zhang)；計算(suan)機(ji)消耗(hao)的磁盤；打(da)印機(ji)消耗(hao)的色帶、硒鼓、墨盒(he)；日記本、各類筆墨等。

3、實行定期計劃批量采購(gou)供應。即：每(mei)月15日前各部室向(xiang)行政管理(li)部提報當月所需用(yong)品計劃，由行政管理(li)部統(tong)一采購(gou)。

4、特殊辦(ban)公(gong)用品可以經行(xing)政管理部(bu)門同意授權(quan)各部(bu)門自行(xing)采(cai)購。

5、各部(bu)門(men)(men)或(huo)班(ban)(ban)組若(ruo)臨時急需(xu)采購(gou)(gou)辦(ban)公用(yong)品(pin)，由部(bu)門(men)(men)或(huo)班(ban)(ban)組專人填寫《辦(ban)公用(yong)品(pin)請購(gou)(gou)單》，并在(zai)備注欄(lan)內注明(ming)急需(xu)采購(gou)(gou)的原因，經(jing)班(ban)(ban)組負責人審定同意后，交行政管理部(bu)批(pi)準同意后，實施(shi)采購(gou)(gou)任務。

6、必需品、采購不易或耗用量(liang)大者應約量(liang)庫存。

7、結算辦(ban)(ban)法。公司(si)辦(ban)(ban)公室(shi)根據各單位(wei)辦(ban)(ban)公用品領(ling)用數量及單價，編制(zhi)明細表經確認后報(bao)財務劃轉。

第三章 辦公用品的分發領用

第四條 各部(bu)門(men)領(ling)用(yong)辦公(gong)用(yong)品(pin)須填寫《辦公(gong)用(yong)品(pin)領(ling)用(yong)單(dan)》，一式兩份，一份用(yong)于分發(fa)辦公(gong)用(yong)品(pin)，另一份用(yong)于分發(fa)辦公(gong)用(yong)品(pin)的臺賬登(deng)記。

第五條(tiao) 接到(dao)各(ge)部門的《辦公用(yong)(yong)品領用(yong)(yong)單(dan)》（兩(liang)份）之(zhi)后(hou)，有關人員要進行核對，并做(zuo)好登記。然后(hou)再填寫一份《辦公用(yong)(yong)品分發(fa)(fa)通(tong)知書(shu)》交發(fa)(fa)送室(shi)。

第六條 發送室進行(xing)核對(dui)后，把申(shen)請所要全部用品備(bei)齊，分發給各部門。

第(di)七(qi)條 用(yong)品分(fen)發后應做好登記，寫明(ming)分(fen)發日期(qi)、品名與(yu)數量(liang)等。一份(fen)申請(qing)書(shu)連同《辦公(gong)(gong)用(yong)品分(fen)發通(tong)知(zhi)書(shu)》轉交辦公(gong)(gong)用(yong)品管理室(shi)記賬存檔；另(ling)一份(fen)《辦公(gong)(gong)用(yong)品分(fen)發通(tong)知(zhi)書(shu)》連同分(fen)發物品一起返回(hui)各部(bu)門。

第四章 辦公用品管理

第八條 新(xin)進人員到職(zhi)時由各部(bu)門提(ti)出辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品申(shen)請(qing)，向行政(zheng)管理部(bu)請(qing)領(ling)辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品并列(lie)入領(ling)用(yong)(yong)卡(ka)，人員離職(zhi)時，應將剩余辦(ban)公(gong)用(yong)(yong)品一并繳交(jiao)辦(ban)公(gong)室。

第九條 印刷(shua)品（如信(xin)(xin)紙、信(xin)(xin)封、表格等(deng)）除各部門特(te)殊表單外(wai)，其印刷(shua)、保管(guan)均(jun)由辦公室統一印刷(shua)、保管(guan)。

第十(shi)條(tiao) 部門使(shi)用的辦(ban)公用品(pin)由部門指定(ding)專人保管(guan)維護。

第(di)十(shi)一(yi)條 對決定報(bao)廢的辦公用品(pin)，要做好登記，在《報(bao)廢處理(li)冊》上(shang)填寫(xie)用品(pin)名稱、價格、數(shu)量及報(bao)廢處理(li)的其(qi)他(ta)有關(guan)(guan)事項，并報(bao)相(xiang)(xiang)關(guan)(guan)領導同意后，到相(xiang)(xiang)關(guan)(guan)人員處理(li)報(bao)廢注銷手續。

第十二條(tiao) 辦公用(yong)(yong)(yong)品（價(jia)格(ge)在(zai)1000元以上的(de)）正常使(shi)用(yong)(yong)(yong)發生(sheng)的(de)損壞時，要及(ji)時向行政(zheng)(zheng)管理(li)部報告，由行政(zheng)(zheng)管理(li)部安排修(xiu)理(li)，如(ru)不報告或擅自將損壞的(de)辦公用(yong)(yong)(yong)品丟棄，使(shi)用(yong)(yong)(yong)者個人(ren)按非正常使(shi)用(yong)(yong)(yong)損壞照價(jia)賠償。

第十三(san)條(tiao) 公(gong)司(si)對辦公(gong)用品的使用情況，實行(xing)年(nian)內不定期檢查、年(nian)末普查的檢查制度，檢查工作由(you)行(xing)政(zheng)管(guan)理部(bu)負責。

第五章 附則

第十四條 本(ben)制(zhi)度由(you)行(xing)政管理部制(zhi)定、解釋，報總經理批準后執行(xing)，修改時(shi)亦(yi)同。