一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受到(dao)了企業的青(qing)睞，使(shi)用無紙化(hua)(hua)會(hui)議系(xi)統(tong)不僅綠色(se)環(huan)保，而且方便安全，那么如何使(shi)用無紙化(hua)(hua)會(hui)議系(xi)統(tong)呢(ni)？

1、準備會議資料

在會(hui)議(yi)(yi)開始前，主持人需要將會(hui)議(yi)(yi)資料(liao)上傳到會(hui)議(yi)(yi)服(fu)務平(ping)臺。這些資料(liao)可以(yi)包括會(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程(cheng)、會(hui)議(yi)(yi)背(bei)景資料(liao)、報告文稿(gao)、數據表格等。會(hui)議(yi)(yi)服(fu)務平(ping)臺會(hui)自動對(dui)資料(liao)進行歸類和整理(li)，方(fang)便參會(hui)人員查閱(yue)。

2、邀請參會人員

主(zhu)持人(ren)(ren)可以通(tong)過會議(yi)服務平臺發送(song)會議(yi)邀(yao)請(qing)，告知參(can)會人(ren)(ren)員(yuan)會議(yi)時間、地點(dian)和(he)議(yi)程等信息。參(can)會人(ren)(ren)員(yuan)收到邀(yao)請(qing)后(hou)，可以提前通(tong)過無紙化會議(yi)終端查閱會議(yi)資料(liao)，為會議(yi)做好(hao)準備。

3、設備接入

會(hui)(hui)議(yi)開始前，參會(hui)(hui)人(ren)員需(xu)要將無紙化會(hui)(hui)議(yi)終端接入(ru)會(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺。這通常(chang)只(zhi)需(xu)要在終端設備上輸入(ru)會(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺的地址和(he)賬戶信息即可。接入(ru)成功后，參會(hui)(hui)人(ren)員可以實時查看(kan)會(hui)(hui)議(yi)資(zi)料、發言和(he)提問。

4、展示會議資料

會(hui)(hui)(hui)議進(jin)行中，主持(chi)人(ren)可(ke)以(yi)通(tong)過投(tou)影(ying)設備(bei)展示會(hui)(hui)(hui)議資(zi)料，讓參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員(yuan)更直(zhi)觀地了解會(hui)(hui)(hui)議內(nei)容。在無紙化會(hui)(hui)(hui)議系(xi)統中，主持(chi)人(ren)可(ke)以(yi)實(shi)時控制投(tou)影(ying)設備(bei)的內(nei)容和順(shun)序，以(yi)便根據(ju)會(hui)(hui)(hui)議進(jin)程靈活(huo)調整(zheng)。

5、互動交流

無紙(zhi)化會(hui)議系統(tong)提供了豐富的互(hu)動(dong)功能，如實(shi)時聊天、文(wen)件共享、屏幕(mu)共享等，方便參會(hui)人(ren)員進行溝通和交流。參會(hui)人(ren)員可以(yi)在終端設備上向(xiang)主持人(ren)或其(qi)他參會(hui)者提問(wen)、發表意見(jian)，主持人(ren)也可以(yi)實(shi)時回應。

6、記錄會議內容

會(hui)議進(jin)行中(zhong)，參(can)會(hui)人員(yuan)可(ke)以(yi)在無(wu)紙化會(hui)議終(zhong)端上對(dui)會(hui)議內容進(jin)行記(ji)錄(lu)。這些記(ji)錄(lu)可(ke)以(yi)包(bao)括文(wen)字、圖片、語音等多(duo)種形式，方便(bian)參(can)會(hui)人員(yuan)回(hui)顧和整理(li)。

7、歸檔會議資料

會(hui)議結束后，主持(chi)人需要在會(hui)議服務平臺上(shang)對(dui)會(hui)議資(zi)(zi)料(liao)進(jin)行歸(gui)檔。歸(gui)檔的資(zi)(zi)料(liao)包括(kuo)會(hui)議議程、參會(hui)名(ming)單、會(hui)議記錄等，以便未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著節能環保(bao)觀念的普(pu)及(ji)，無紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)系統(tong)開始在(zai)企業中(zhong)廣為應用。雖然節省了很多紙張，但是無紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)系統(tong)的數據安全(quan)保(bao)密性一(yi)直讓用戶有所(suo)擔(dan)心，那(nei)么使用無紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)系統(tong)是怎么保(bao)障會(hui)(hui)議(yi)的安全(quan)和保(bao)密的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的(de)辦法就是將無(wu)紙(zhi)化會(hui)議系統買斷，將無(wu)紙(zhi)化會(hui)議系統服務器部署到自己內部網絡中(zhong)。這樣避免了(le)無(wu)紙(zhi)化會(hui)議的(de)數據信(xin)息傳輸(shu)需要經過公(gong)網遭竊(qie)取的(de)風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會(hui)議系統(tong)的載體(ti)必須是(shi)企業內(nei)部提供的，避免第三方設備或者移動設備接入，導致數據泄密。

（2）?禁止(zhi)無紙化會(hui)議室(shi)中的錄制，截屏(ping)功能，避(bi)免會(hui)議資料被拷貝或者上傳(chuan)。

（3）無紙化(hua)會議(yi)系統(tong)在(zai)純局域網(wang)中使用的(de)同(tong)時，會議(yi)室也(ye)用的(de)是(shi)局域網(wang)，防止(zhi)外(wai)網(wang)訪問(wen)，有必要的(de)話可(ke)以(yi)禁(jin)止(zhi)4G和5G信號(hao)。