一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸(jian)受(shou)到了企業的(de)青睞，使(shi)用無紙(zhi)化會(hui)議系統不僅綠色環保，而(er)且(qie)方便安全(quan)，那(nei)么如(ru)何(he)使(shi)用無紙(zhi)化會(hui)議系統呢？

1、準備會議資料

在會(hui)(hui)議(yi)開始前，主持人(ren)(ren)需(xu)要(yao)將(jiang)會(hui)(hui)議(yi)資(zi)料(liao)上傳到會(hui)(hui)議(yi)服務平(ping)臺。這些(xie)資(zi)料(liao)可以包括會(hui)(hui)議(yi)議(yi)程、會(hui)(hui)議(yi)背(bei)景(jing)資(zi)料(liao)、報(bao)告文(wen)稿、數據表格等(deng)。會(hui)(hui)議(yi)服務平(ping)臺會(hui)(hui)自動(dong)對資(zi)料(liao)進(jin)行歸類和整理，方便參會(hui)(hui)人(ren)(ren)員查閱。

2、邀請參會人員

主持人可以通過會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)服(fu)務平(ping)臺(tai)發送會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)邀請(qing)，告知參會(hui)(hui)人員會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)時間、地點和議(yi)(yi)(yi)程(cheng)等(deng)信息。參會(hui)(hui)人員收到邀請(qing)后，可以提(ti)前通過無紙化會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)終端查閱(yue)會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)資(zi)料，為會(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)做好準(zhun)備。

3、設備接入

會(hui)議(yi)開始前，參會(hui)人(ren)員需(xu)要將(jiang)無紙化會(hui)議(yi)終端(duan)接(jie)入會(hui)議(yi)服務平(ping)臺(tai)。這通常只(zhi)需(xu)要在終端(duan)設(she)備上(shang)輸入會(hui)議(yi)服務平(ping)臺(tai)的地址和賬(zhang)戶信息(xi)即(ji)可。接(jie)入成功后，參會(hui)人(ren)員可以實時查(cha)看會(hui)議(yi)資料(liao)、發言和提問。

4、展示會議資料

會議進行中，主(zhu)持人可(ke)以(yi)通過(guo)投影(ying)設備(bei)展示會議資(zi)料，讓參會人員更(geng)直(zhi)觀地(di)了(le)解會議內容。在無(wu)紙(zhi)化會議系統(tong)中，主(zhu)持人可(ke)以(yi)實時控制投影(ying)設備(bei)的內容和順序(xu)，以(yi)便根據會議進程靈活調整(zheng)。

5、互動交流

無紙(zhi)化(hua)會議(yi)系統(tong)提供(gong)了豐富(fu)的互動功能，如(ru)實時(shi)聊(liao)天、文件共享、屏幕共享等，方便(bian)參會人員(yuan)進行溝通和交流(liu)。參會人員(yuan)可以在終端(duan)設備上(shang)向主持人或(huo)其他參會者(zhe)提問、發表(biao)意見，主持人也可以實時(shi)回應。

6、記錄會議內容

會(hui)議(yi)進行中(zhong)，參會(hui)人(ren)員(yuan)可(ke)以在無紙化(hua)會(hui)議(yi)終端上(shang)對會(hui)議(yi)內容進行記錄(lu)。這些記錄(lu)可(ke)以包括(kuo)文字、圖片、語音等(deng)多種形式(shi)，方(fang)便參會(hui)人(ren)員(yuan)回(hui)顧和整理(li)。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)議(yi)(yi)結束后，主持人需(xu)要(yao)在(zai)會(hui)(hui)議(yi)(yi)服務(wu)平臺上對會(hui)(hui)議(yi)(yi)資料(liao)進行歸檔(dang)。歸檔(dang)的資料(liao)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、參(can)會(hui)(hui)名單、會(hui)(hui)議(yi)(yi)記(ji)錄等，以便未來查閱(yue)和(he)回(hui)顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著節(jie)能環(huan)保(bao)觀念的普(pu)及，無紙(zhi)(zhi)化(hua)會議(yi)(yi)系(xi)(xi)(xi)統開始在企業中(zhong)廣(guang)為應用。雖然節(jie)省了很多紙(zhi)(zhi)張，但是無紙(zhi)(zhi)化(hua)會議(yi)(yi)系(xi)(xi)(xi)統的數據安全保(bao)密性一直(zhi)讓用戶有所擔心，那么(me)使用無紙(zhi)(zhi)化(hua)會議(yi)(yi)系(xi)(xi)(xi)統是怎(zen)么(me)保(bao)障會議(yi)(yi)的安全和保(bao)密的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦法就是將(jiang)無(wu)紙(zhi)化會(hui)議系(xi)統(tong)(tong)買斷，將(jiang)無(wu)紙(zhi)化會(hui)議系(xi)統(tong)(tong)服務器(qi)部(bu)署到(dao)自(zi)己內部(bu)網(wang)(wang)絡中。這樣(yang)避免了無(wu)紙(zhi)化會(hui)議的數(shu)據信息傳輸(shu)需要經過公網(wang)(wang)遭竊取的風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會議系統的載體必(bi)須是企業(ye)內部提供的，避免第三方設備或(huo)者移動設備接入，導致數據泄密。

（2）?禁止無(wu)紙(zhi)化(hua)會議室(shi)中的錄制，截(jie)屏功能，避免會議資料被拷貝或者上傳。

（3）無紙化會議(yi)系統在純局域(yu)網(wang)中(zhong)使用(yong)的(de)同時，會議(yi)室也(ye)用(yong)的(de)是(shi)局域(yu)網(wang)，防止(zhi)外網(wang)訪問，有(you)必要(yao)的(de)話(hua)可以禁止(zhi)4G和5G信號。