一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受到了企(qi)業的(de)青睞，使(shi)用無(wu)紙(zhi)化(hua)會議(yi)(yi)系(xi)統不僅綠色環保，而且方便安全，那么如何使(shi)用無(wu)紙(zhi)化(hua)會議(yi)(yi)系(xi)統呢？

1、準備會議資料

在(zai)會(hui)(hui)(hui)議開始(shi)前(qian)，主持人(ren)需(xu)要將(jiang)會(hui)(hui)(hui)議資(zi)料上傳到會(hui)(hui)(hui)議服務平臺(tai)。這些資(zi)料可以包括會(hui)(hui)(hui)議議程(cheng)、會(hui)(hui)(hui)議背景(jing)資(zi)料、報告文稿、數據表格等。會(hui)(hui)(hui)議服務平臺(tai)會(hui)(hui)(hui)自動對(dui)資(zi)料進行歸類(lei)和整理，方便參會(hui)(hui)(hui)人(ren)員(yuan)查(cha)閱。

2、邀請參會人員

主持(chi)人(ren)可以(yi)通(tong)過會(hui)議(yi)服務平臺發送(song)會(hui)議(yi)邀請(qing)，告(gao)知參(can)會(hui)人(ren)員會(hui)議(yi)時間(jian)、地點和議(yi)程等信(xin)息。參(can)會(hui)人(ren)員收到邀請(qing)后，可以(yi)提前通(tong)過無紙(zhi)化會(hui)議(yi)終端查閱會(hui)議(yi)資料，為會(hui)議(yi)做好(hao)準(zhun)備。

3、設備接入

會(hui)議(yi)開(kai)始(shi)前，參(can)會(hui)人員(yuan)需要將(jiang)無紙化會(hui)議(yi)終(zhong)端接入會(hui)議(yi)服(fu)務平臺。這通常只需要在(zai)終(zhong)端設備(bei)上輸入會(hui)議(yi)服(fu)務平臺的地址和賬戶信息即可(ke)。接入成功后，參(can)會(hui)人員(yuan)可(ke)以實時查看(kan)會(hui)議(yi)資料(liao)、發言(yan)和提問。

4、展示會議資料

會(hui)議(yi)(yi)進行中，主(zhu)持人可以通過投影(ying)設(she)(she)備(bei)展示會(hui)議(yi)(yi)資(zi)料，讓(rang)參會(hui)人員更直(zhi)觀地了解(jie)會(hui)議(yi)(yi)內容(rong)。在無紙(zhi)化會(hui)議(yi)(yi)系統中，主(zhu)持人可以實時控(kong)制投影(ying)設(she)(she)備(bei)的(de)內容(rong)和順序，以便根據(ju)會(hui)議(yi)(yi)進程(cheng)靈活調整。

5、互動交流

無紙化會(hui)議(yi)系(xi)統提(ti)供了豐(feng)富的互動功能，如實(shi)時聊天、文(wen)件共享、屏(ping)幕(mu)共享等，方便參(can)會(hui)人員(yuan)進行(xing)溝通(tong)和交流。參(can)會(hui)人員(yuan)可以在終端(duan)設備上向主持人或(huo)其他參(can)會(hui)者提(ti)問、發(fa)表意見，主持人也(ye)可以實(shi)時回應。

6、記錄會議內容

會議進(jin)行(xing)中，參會人(ren)員(yuan)可(ke)(ke)以在無紙化(hua)會議終端上對(dui)會議內容進(jin)行(xing)記錄(lu)。這些記錄(lu)可(ke)(ke)以包(bao)括文字、圖片、語音等多種(zhong)形式，方便參會人(ren)員(yuan)回顧(gu)和整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)(hui)議結束后(hou)，主持人需要(yao)在會(hui)(hui)(hui)議服務平臺上對會(hui)(hui)(hui)議資料進行歸檔(dang)。歸檔(dang)的(de)資料包括會(hui)(hui)(hui)議議程、參會(hui)(hui)(hui)名單、會(hui)(hui)(hui)議記(ji)錄等，以(yi)便未來查閱和回顧(gu)。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著(zhu)節能環保(bao)(bao)觀念的普及，無紙(zhi)化(hua)(hua)會(hui)(hui)議系(xi)統開(kai)始在企業中廣為應用。雖然節省了很多紙(zhi)張，但是無紙(zhi)化(hua)(hua)會(hui)(hui)議系(xi)統的數據安(an)全保(bao)(bao)密(mi)性一直讓用戶有所擔心，那么使(shi)用無紙(zhi)化(hua)(hua)會(hui)(hui)議系(xi)統是怎么保(bao)(bao)障會(hui)(hui)議的安(an)全和保(bao)(bao)密(mi)的呢(ni)？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦法就是(shi)將無(wu)紙化會議系統買斷，將無(wu)紙化會議系統服務器部(bu)(bu)署到自己內(nei)部(bu)(bu)網絡(luo)中。這(zhe)樣避免(mian)了無(wu)紙化會議的數據信(xin)息傳輸需要經(jing)過公網遭竊(qie)取(qu)的風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會(hui)議系統(tong)的載體必須是企業(ye)內部提供的，避(bi)免第三方(fang)設備或者移動(dong)設備接入，導致數據泄密。

（2）?禁止(zhi)無紙(zhi)化會議室中的錄制，截屏(ping)功能，避免(mian)會議資料被拷貝(bei)或者上傳。

（3）無(wu)紙化會議系統在純局域(yu)網中使用(yong)的(de)同時，會議室也用(yong)的(de)是局域(yu)網，防止外網訪(fang)問，有必要的(de)話可以禁止4G和5G信號。