一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸(jian)受(shou)到(dao)了企(qi)業(ye)的青睞，使用(yong)無(wu)紙化會議系(xi)統不僅綠(lv)色環(huan)保，而(er)且方便安全(quan)，那么如何使用(yong)無(wu)紙化會議系(xi)統呢？

1、準備會議資料

在會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)開始前，主(zhu)持人需(xu)要(yao)將(jiang)會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)資料(liao)上(shang)傳到(dao)會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺(tai)。這些資料(liao)可以(yi)包(bao)括會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)議(yi)程、會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)背景資料(liao)、報告文稿(gao)、數據表格等。會(hui)(hui)(hui)(hui)議(yi)服務(wu)平臺(tai)會(hui)(hui)(hui)(hui)自(zi)動對資料(liao)進(jin)行(xing)歸(gui)類和整理，方便(bian)參會(hui)(hui)(hui)(hui)人員查閱。

2、邀請參會人員

主持人(ren)(ren)可(ke)以通過(guo)會(hui)議(yi)服務平(ping)臺發送會(hui)議(yi)邀請，告知參會(hui)人(ren)(ren)員(yuan)會(hui)議(yi)時間、地點和議(yi)程等信息。參會(hui)人(ren)(ren)員(yuan)收到(dao)邀請后，可(ke)以提前通過(guo)無(wu)紙化(hua)會(hui)議(yi)終端查閱會(hui)議(yi)資料，為會(hui)議(yi)做(zuo)好(hao)準備(bei)。

3、設備接入

會(hui)議(yi)(yi)開(kai)始(shi)前(qian)，參會(hui)人(ren)員需要將無紙化會(hui)議(yi)(yi)終端(duan)接入會(hui)議(yi)(yi)服務平(ping)臺。這通常只需要在終端(duan)設備上(shang)輸(shu)入會(hui)議(yi)(yi)服務平(ping)臺的地址和(he)(he)賬戶信(xin)息即可。接入成功(gong)后，參會(hui)人(ren)員可以實時查看會(hui)議(yi)(yi)資(zi)料、發言和(he)(he)提問。

4、展示會議資料

會(hui)(hui)議(yi)進(jin)行中(zhong)，主持人(ren)可以(yi)(yi)通過投影(ying)設(she)備展示(shi)會(hui)(hui)議(yi)資(zi)料，讓參會(hui)(hui)人(ren)員(yuan)更直觀(guan)地了解會(hui)(hui)議(yi)內容。在無(wu)紙化會(hui)(hui)議(yi)系(xi)統中(zhong)，主持人(ren)可以(yi)(yi)實時控制投影(ying)設(she)備的內容和順序，以(yi)(yi)便根據會(hui)(hui)議(yi)進(jin)程(cheng)靈活調整。

5、互動交流

無紙化會議系統提(ti)供(gong)了豐(feng)富的(de)互動(dong)功能，如實時聊天、文件共(gong)享、屏幕(mu)共(gong)享等(deng)，方便參會人(ren)員進行溝通和交流。參會人(ren)員可以(yi)在終端(duan)設備上向主持(chi)人(ren)或其他參會者(zhe)提(ti)問、發表意(yi)見，主持(chi)人(ren)也可以(yi)實時回應。

6、記錄會議內容

會議(yi)進(jin)行中，參會人員可(ke)以在無紙化會議(yi)終端上(shang)對(dui)會議(yi)內(nei)容(rong)進(jin)行記錄(lu)。這些(xie)記錄(lu)可(ke)以包括文(wen)字(zi)、圖片、語(yu)音等多(duo)種形式，方便參會人員回顧和(he)整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)(hui)議(yi)(yi)結束后，主(zhu)持人需要在會(hui)(hui)議(yi)(yi)服(fu)務(wu)平臺上對會(hui)(hui)議(yi)(yi)資(zi)料(liao)進行歸(gui)檔。歸(gui)檔的資(zi)料(liao)包括會(hui)(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、參會(hui)(hui)名單(dan)、會(hui)(hui)議(yi)(yi)記(ji)錄等，以(yi)便未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著節能環保(bao)觀念的(de)(de)(de)普及，無紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)開始(shi)在企業中(zhong)廣(guang)為應用。雖(sui)然節省了很多紙張(zhang)，但是無紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)的(de)(de)(de)數據安(an)全保(bao)密性一直讓(rang)用戶有所擔心，那么使用無紙化會(hui)議(yi)(yi)系統(tong)是怎么保(bao)障會(hui)議(yi)(yi)的(de)(de)(de)安(an)全和(he)保(bao)密的(de)(de)(de)呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的(de)辦法就是將無紙化會(hui)議系統(tong)買斷，將無紙化會(hui)議系統(tong)服務器部(bu)署到自己內部(bu)網絡中(zhong)。這樣避免了無紙化會(hui)議的(de)數據信息傳輸需要經過公網遭竊(qie)取的(de)風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無(wu)紙化(hua)會(hui)議系統(tong)的載體必須是企業(ye)內部提供的，避免第三方(fang)設備或者移(yi)動設備接入，導致數據泄密。

（2）?禁(jin)止無紙化(hua)會議室中的錄制，截(jie)屏功能，避免會議資料(liao)被拷貝或者(zhe)上傳。

（3）無紙(zhi)化(hua)會議系統在純局域(yu)網中使(shi)用的(de)(de)(de)同(tong)時，會議室也(ye)用的(de)(de)(de)是局域(yu)網，防(fang)止外網訪問，有必(bi)要(yao)的(de)(de)(de)話(hua)可以禁止4G和(he)5G信(xin)號。