一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受到了企(qi)業的(de)青睞，使用無紙化會議系統不(bu)僅(jin)綠色環保，而(er)且(qie)方(fang)便(bian)安全，那(nei)么如何使用無紙化會議系統呢(ni)？

1、準備會議資料

在會議開始(shi)前，主持人需要將會議資(zi)(zi)料上傳到會議服務平臺(tai)。這些資(zi)(zi)料可以包括(kuo)會議議程、會議背(bei)景(jing)資(zi)(zi)料、報告文稿、數據(ju)表格等。會議服務平臺(tai)會自動(dong)對資(zi)(zi)料進行歸類和整(zheng)理(li)，方(fang)便(bian)參會人員查(cha)閱。

2、邀請參會人員

主持(chi)人(ren)(ren)可(ke)以通(tong)過會(hui)議(yi)服務平臺發送會(hui)議(yi)邀請，告知參會(hui)人(ren)(ren)員會(hui)議(yi)時間、地點和議(yi)程等信息(xi)。參會(hui)人(ren)(ren)員收到邀請后，可(ke)以提前通(tong)過無紙化(hua)會(hui)議(yi)終端查閱(yue)會(hui)議(yi)資料，為會(hui)議(yi)做(zuo)好準備(bei)。

3、設備接入

會議(yi)(yi)開始前，參會人員需(xu)要將無紙化會議(yi)(yi)終端接入(ru)會議(yi)(yi)服務平(ping)臺。這(zhe)通(tong)常只(zhi)需(xu)要在終端設(she)備(bei)上輸(shu)入(ru)會議(yi)(yi)服務平(ping)臺的地址和(he)賬戶(hu)信息即可。接入(ru)成功后，參會人員可以實時(shi)查看會議(yi)(yi)資料、發(fa)言和(he)提問(wen)。

4、展示會議資料

會議(yi)(yi)(yi)進行(xing)中，主(zhu)持(chi)人可以(yi)(yi)通過(guo)投(tou)影設備展示會議(yi)(yi)(yi)資料，讓參會人員更直觀地了解會議(yi)(yi)(yi)內(nei)(nei)容。在無紙化會議(yi)(yi)(yi)系統中，主(zhu)持(chi)人可以(yi)(yi)實時控制投(tou)影設備的內(nei)(nei)容和順序，以(yi)(yi)便根據會議(yi)(yi)(yi)進程靈活調整(zheng)。

5、互動交流

無(wu)紙(zhi)化會議(yi)系統提(ti)供了豐富(fu)的互動功能(neng)，如實(shi)時聊天(tian)、文件(jian)共享、屏幕共享等，方便參(can)會人員進(jin)行溝通(tong)和(he)交流(liu)。參(can)會人員可以在終端設備上向(xiang)主持人或(huo)其他參(can)會者提(ti)問(wen)、發(fa)表意見(jian)，主持人也可以實(shi)時回應。

6、記錄會議內容

會(hui)議進行(xing)中(zhong)，參會(hui)人員可以在無(wu)紙化會(hui)議終端(duan)上對會(hui)議內容進行(xing)記錄(lu)(lu)。這些記錄(lu)(lu)可以包括文字、圖片(pian)、語音等(deng)多種形式，方便(bian)參會(hui)人員回顧(gu)和整(zheng)理。

7、歸檔會議資料

會議(yi)結束后，主持人需要在會議(yi)服務(wu)平臺上對會議(yi)資料(liao)進行(xing)歸檔(dang)。歸檔(dang)的資料(liao)包括會議(yi)議(yi)程、參會名(ming)單、會議(yi)記錄等(deng)，以便未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨(sui)著節能環保(bao)觀(guan)念的普及，無紙化(hua)會議系(xi)統(tong)開始(shi)在(zai)企業中廣為(wei)應用。雖然(ran)節省了(le)很(hen)多紙張，但(dan)是(shi)無紙化(hua)會議系(xi)統(tong)的數據安全(quan)保(bao)密(mi)(mi)性一直讓用戶有(you)所(suo)擔心，那么使用無紙化(hua)會議系(xi)統(tong)是(shi)怎么保(bao)障(zhang)會議的安全(quan)和(he)保(bao)密(mi)(mi)的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦法(fa)就是將無紙(zhi)化(hua)會議系統買斷，將無紙(zhi)化(hua)會議系統服務器部(bu)署到(dao)自己(ji)內部(bu)網絡中。這樣避免了無紙(zhi)化(hua)會議的數據信息傳輸需要(yao)經過公網遭竊(qie)取(qu)的風險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙化會議系統的載(zai)體必須是企業內(nei)部(bu)提供的，避免第(di)三方設備或者移動設備接(jie)入，導致數據泄密(mi)。

（2）?禁止無紙化(hua)會議室中的(de)錄(lu)制，截屏功能(neng)，避(bi)免會議資料被拷(kao)貝或者上傳。

（3）無紙化會(hui)議系統在純局域網(wang)中使(shi)用的(de)同時(shi)，會(hui)議室也用的(de)是局域網(wang)，防止(zhi)(zhi)外網(wang)訪問，有(you)必要的(de)話(hua)可(ke)以禁止(zhi)(zhi)4G和(he)5G信號(hao)。