一、無紙化智能會議系統怎么用

在智能化時代，無紙化會議系統逐漸受到了企業的青睞，使(shi)(shi)用(yong)無紙(zhi)化會(hui)議(yi)(yi)系統不僅綠色環保，而且(qie)方便(bian)安全(quan)，那么如何使(shi)(shi)用(yong)無紙(zhi)化會(hui)議(yi)(yi)系統呢？

1、準備會議資料

在會(hui)議(yi)(yi)開始(shi)前，主持人(ren)(ren)需要將會(hui)議(yi)(yi)資(zi)(zi)料上(shang)傳到會(hui)議(yi)(yi)服(fu)務(wu)平臺(tai)。這些資(zi)(zi)料可以包括(kuo)會(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、會(hui)議(yi)(yi)背(bei)景資(zi)(zi)料、報告文稿、數據(ju)表格等。會(hui)議(yi)(yi)服(fu)務(wu)平臺(tai)會(hui)自動對資(zi)(zi)料進(jin)行歸類和整理，方便參會(hui)人(ren)(ren)員查(cha)閱。

2、邀請參會人員

主持人可以通過(guo)會(hui)(hui)議(yi)服務平(ping)臺發送會(hui)(hui)議(yi)邀(yao)請，告知參會(hui)(hui)人員(yuan)會(hui)(hui)議(yi)時(shi)間(jian)、地點和議(yi)程(cheng)等信息(xi)。參會(hui)(hui)人員(yuan)收到(dao)邀(yao)請后，可以提前通過(guo)無紙化會(hui)(hui)議(yi)終端查閱會(hui)(hui)議(yi)資料，為會(hui)(hui)議(yi)做好準備(bei)。

3、設備接入

會(hui)議開始前，參會(hui)人員需要將無(wu)紙化會(hui)議終(zhong)端(duan)接入會(hui)議服(fu)務(wu)平臺。這通常只需要在終(zhong)端(duan)設備上輸入會(hui)議服(fu)務(wu)平臺的地址和賬戶信(xin)息即(ji)可。接入成功后，參會(hui)人員可以實時查看會(hui)議資(zi)料、發言和提問。

4、展示會議資料

會(hui)議(yi)(yi)進(jin)(jin)行中，主持人(ren)可以(yi)通過(guo)投(tou)影設備展示(shi)會(hui)議(yi)(yi)資料，讓(rang)參會(hui)人(ren)員更(geng)直觀地(di)了解會(hui)議(yi)(yi)內容。在無紙化會(hui)議(yi)(yi)系統中，主持人(ren)可以(yi)實時控(kong)制投(tou)影設備的內容和順序(xu)，以(yi)便根據會(hui)議(yi)(yi)進(jin)(jin)程(cheng)靈(ling)活調整。

5、互動交流

無紙化會(hui)議(yi)系統提供了豐富(fu)的互動功能，如(ru)實時(shi)聊(liao)天、文(wen)件共(gong)享、屏幕共(gong)享等，方便參會(hui)人(ren)員(yuan)進行溝通和交流。參會(hui)人(ren)員(yuan)可以(yi)在終端設備上向主持(chi)人(ren)或其他參會(hui)者提問、發(fa)表意見(jian)，主持(chi)人(ren)也可以(yi)實時(shi)回應。

6、記錄會議內容

會議進(jin)行中(zhong)，參會人員(yuan)可以在無紙化會議終端上對會議內容(rong)進(jin)行記錄(lu)。這些(xie)記錄(lu)可以包括文字、圖片、語音等多種形式(shi)，方便參會人員(yuan)回顧和(he)整理。

7、歸檔會議資料

會(hui)議(yi)(yi)結束后，主持人需要在會(hui)議(yi)(yi)服(fu)務平(ping)臺上對會(hui)議(yi)(yi)資料進行歸檔。歸檔的資料包括會(hui)議(yi)(yi)議(yi)(yi)程、參(can)會(hui)名(ming)單、會(hui)議(yi)(yi)記錄等，以便未來查閱和回顧。

二、使用無紙化會議系統如何保障安全性和保密性

隨著(zhu)節(jie)能環保(bao)(bao)觀念(nian)的普(pu)及(ji)，無(wu)(wu)(wu)紙(zhi)化會議(yi)系統開始在企(qi)業中廣為應用。雖然節(jie)省了(le)很(hen)多紙(zhi)張，但是無(wu)(wu)(wu)紙(zhi)化會議(yi)系統的數據安全保(bao)(bao)密(mi)性一直讓用戶有所擔心，那么(me)使用無(wu)(wu)(wu)紙(zhi)化會議(yi)系統是怎么(me)保(bao)(bao)障會議(yi)的安全和保(bao)(bao)密(mi)的呢？

1、從數據源頭保障無紙化會議系統的安全保密性

直接的辦(ban)法就是將無(wu)紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)系(xi)統買斷(duan)，將無(wu)紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)系(xi)統服(fu)務器部署到自(zi)己內部網絡中。這樣避免了(le)無(wu)紙化(hua)會(hui)(hui)議(yi)的數據信(xin)息(xi)傳輸需要(yao)經過公(gong)網遭(zao)竊(qie)取的風(feng)險。

2、做好無紙化會議系統的安全防護工作

（1）無紙(zhi)化(hua)會議系統的載體(ti)必須是企(qi)業(ye)內部提(ti)供的，避免第(di)三方設(she)備或者移(yi)動設(she)備接入，導致數據泄密。

（2）?禁止無紙化會議(yi)室中(zhong)的錄制(zhi)，截(jie)屏(ping)功能(neng)，避免會議(yi)資料被拷貝或者上傳。

（3）無紙化會議系統在純(chun)局(ju)域網中(zhong)使用的同時(shi)，會議室也用的是局(ju)域網，防止外(wai)網訪問，有必(bi)要(yao)的話可以禁止4G和5G信號。