一、合同管理系統功能有哪些

合同(tong)管(guan)理(li)系統(tong)是企業管(guan)理(li)的(de)重要組成(cheng)部分，主(zhu)要管(guan)理(li)企業的(de)往來合同(tong)，如采購(gou)、銷售(shou)、工程合同(tong)等，它(ta)的(de)具體功能(neng)主(zhu)要有：

1、合同起草

提(ti)供合(he)(he)同示(shi)范文(wen)本(ben)(ben)庫，起草(cao)人(ren)(ren)選擇對應的合(he)(he)同范本(ben)(ben)，填(tian)寫合(he)(he)同要素，合(he)(he)同示(shi)范文(wen)本(ben)(ben)只(zhi)允(yun)許起草(cao)人(ren)(ren)填(tian)空(kong)，不允(yun)許修改固定(ding)條款(kuan)格式(shi)。

2、合同審批

根據企(qi)業的業務流(liu)程自定義軟件中(zhong)合同審(shen)批(pi)流(liu)程，保存所有(you)的審(shen)批(pi)意見，幫助評審(shen)人員參(can)考，最后(hou)打印出合同審(shen)批(pi)單。

3、合同文件管理

管理所(suo)有與(yu)合同(tong)(tong)有關的文件，包括合同(tong)(tong)原稿、變更文件、附圖(tu)等內容，將任意格式的電(dian)子版文檔可以(yi)直接導入系(xi)統中。

4、結算管理

解決(jue)企業(ye)的資金管理，為合(he)同細(xi)化了何時(shi)應(ying)該結(jie)算賬款，無論(lun)是對收款還是付款均有重要(yao)意義(yi)，可(ke)以及時(shi)安排資金調度及收回(hui)款項，既保(bao)證按時(shi)守信，又(you)合(he)理充分(fen)利用資金，降低(di)執(zhi)行風(feng)險。

5、合同進度記錄

明確記錄合(he)同進度，并(bing)與(yu)計劃情(qing)況進行對比，方(fang)便領(ling)導隨時了解合(he)同動(dong)態執(zhi)行的(de)情(qing)況，到(dao)底完(wan)成(cheng)到(dao)何(he)種程度，完(wan)成(cheng)的(de)百(bai)分比是多(duo)少，方(fang)便領(ling)導調(diao)整進度，安排下一步的(de)工作。

6、商品管理

采用合(he)同(tong)商(shang)品清單、詢價、報價表單管理(li)對應標(biao)的(de)物型號、規(gui)格等明細，可以按商(shang)品類(lei)型、交貨期等信息統計合(he)同(tong)商(shang)品數量和金額(e)，為公司市(shi)場策略、財務(wu)規(gui)劃、招投標(biao)管理(li)等提供依據(ju)。

7、合同變更

記錄合同變(bian)更(geng)(geng)的(de)原因(yin)、影(ying)響，并將變(bian)更(geng)(geng)依據(ju)作為(wei)附件導入系(xi)統，從(cong)而(er)兼顧了變(bian)更(geng)(geng)過程(cheng)管理的(de)嚴謹和自動性(xing)，關聯結(jie)果(guo)，有(you)據(ju)可(ke)查，權責明晰(xi)。

8、預警

系統自動(dong)掃描(miao)并對所有快到期的(de)結款(kuan)、審批、收貨、驗(yan)收、付(fu)款(kuan)等關(guan)鍵(jian)節點(dian)或(huo)事項進行預警(jing)，幫(bang)助(zhu)用(yong)戶提(ti)前(qian)做好財(cai)務規(gui)劃和(he)分析決策。

9、報表

從不同角度對系(xi)統(tong)數據進行統(tong)計(ji)分(fen)析，輔助經營(ying)決策，多(duo)樣化的統(tong)計(ji)方(fang)式，自定義統(tong)計(ji)條(tiao)件，并將統(tong)計(ji)結(jie)果(guo)輸出圖形(xing)。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合(he)同(tong)管(guan)理系統可以讓企業更高(gao)效地(di)管(guan)理合(he)同(tong)，其進行合(he)同(tong)管(guan)理主(zhu)要(yao)可分為預(yu)執(zhi)行和(he)執(zhi)行后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模(mo)板庫中依(yi)據合(he)同請(qing)求(qiu)、使用(yong)預(yu)置(zhi)的(de)(de)標準語言(yan)和條款起(qi)草合(he)同。在合(he)同管理系統(tong)中請(qing)求(qiu)訪問(wen)權(quan)限(xian)是很容(rong)易的(de)(de)，使用(yong)簡(jian)單的(de)(de)訪問(wen)請(qing)求(qiu)表單，用(yong)戶就可以(yi)申請(qing)到訪問(wen)權(quan)限(xian)。這(zhe)個過(guo)程(cheng)比傳統(tong)的(de)(de)通過(guo)電(dian)子郵件或電(dian)話(hua)申請(qing)的(de)(de)方法(fa)更安全。

除(chu)了(le)請求表單(dan)，團(tuan)隊還可以訪問預先(xian)批準的合(he)同(tong)條款和(he)模板庫，從而更快地(di)實(shi)現文檔(dang)和(he)合(he)同(tong)組裝(zhuang)，同(tong)時消(xiao)除(chu)標(biao)準法(fa)律語言的偏差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現在，您(nin)已(yi)使用預先(xian)批準的模板或條款創建了(le)合(he)同草(cao)稿，下(xia)一階段是執行合(he)同。執行合(he)同草(cao)案必(bi)須先(xian)做到兩件事。

首先，有關各方必須審(shen)查(cha)合(he)同草(cao)案，這可(ke)能(neng)需要也可(ke)能(neng)不(bu)需要談判。其次，相關人員必須批準該(gai)合(he)同文(wen)件。使用(yong)電子(zi)合(he)同管理系統審(shen)查(cha)和(he)修(xiu)訂合(he)同，可(ke)以簡化這一過程

被授(shou)予權限的內部(bu)團隊可以(yi)直接在電子(zi)合同管理系統(tong)中同時(shi)審閱和修(xiu)訂文(wen)檔，而不(bu)是通(tong)過(guo)電子(zi)郵件(jian)或者微信等交換和執行修(xiu)改意見。當(dang)文(wen)件(jian)準備好時(shi)，各方將收到提示(shi)。用戶可以(yi)簽署文(wen)檔并將其轉發到合同生命周期的下(xia)一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)(he)同管理(li)(li)系(xi)統的(de)工作流功能主要關(guan)注的(de)是(shi)在合(he)(he)同生命周期中，控制和管理(li)(li)合(he)(he)同請求的(de)流程，從執(zhi)行到管理(li)(li)各個(ge)階段(duan)。用簡單的(de)話說，就是(shi)這(zhe)個(ge)軟件幫(bang)我們在合(he)(he)同從開始(shi)到結束的(de)全過程中，管理(li)(li)和指導(dao)合(he)(he)同的(de)所有請求和步驟。構建自(zi)動化工作流程，消除手動跟蹤，并簡化管理(li)(li)合(he)(he)同所需的(de)每個(ge)階段(duan)。

合同(tong)(tong)工(gong)作(zuo)流可(ke)(ke)以(yi)根據類型、角色和(he)合同(tong)(tong)記錄(lu)數(shu)據而(er)變(bian)化。還可(ke)(ke)以(yi)關聯到(dao)微信(xin)通知和(he)手機日歷提醒等功(gong)能，以(yi)加快(kuai)組織(zhi)的(de)(de)工(gong)作(zuo)流程。使用業(ye)務規則和(he)流程在合同(tong)(tong)生命(ming)周期(qi)(qi)的(de)(de)每個(ge)階段構建工(gong)作(zuo)流，供員工(gong)遵循。這樣做將確保(bao)整個(ge)合同(tong)(tong)生命(ming)周期(qi)(qi)的(de)(de)治(zhi)理和(he)合規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同管理系統允許您(nin)的(de)(de)團(tuan)隊為(wei)所(suo)有合同和(he)文(wen)檔存儲建立(li)一個電(dian)子存儲庫。這是合同管理流程數(shu)字化轉型的(de)(de)第(di)一階(jie)段。該軟件使您(nin)能夠實現數(shu)據安全和(he)隱私的(de)(de)數(shu)字解決方案(an)，保持最高的(de)(de)數(shu)據安全標(biao)準(zhun)。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)同(tong)管(guan)(guan)理系統中的工具改進(jin)了執(zhi)行(xing)后的合(he)規(gui)性和管(guan)(guan)理流(liu)程(cheng)，它還可以(yi)最大化組織管(guan)(guan)理的合(he)同(tong)的價(jia)值(zhi)，例如可以(yi)配(pei)置電子(zi)郵件或微信(xin)、日(ri)歷等(deng)提醒您在截止日(ri)期(qi)之前啟動操(cao)作；隨時訪問存檔合(he)同(tong)；進(jin)行(xing)更(geng)有(you)效的合(he)同(tong)管(guan)(guan)理和審(shen)計，并(bing)自定義待辦事項列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可利(li)用和構建合同(tong)(tong)數據，您可以(yi)輕(qing)松搜(sou)索合同(tong)(tong)，并把合同(tong)(tong)放(fang)置在有用的報告和儀(yi)表(biao)盤(pan)中(zhong)。此(ci)外，在將現有合同(tong)(tong)添加(jia)到合同(tong)(tong)管(guan)理(li)系(xi)統(tong)時，系(xi)統(tong)支(zhi)持光(guang)學字符識別（OCR）技術尤為重要，OCR會(hui)自動掃描(miao)文檔內容，以(yi)確保(bao)各方可以(yi)輕(qing)松找到所有合同(tong)(tong)內容，以(yi)便您執行任何搜(sou)索。