一、合同管理系統功能有哪些

合同(tong)管理系(xi)統是企(qi)業(ye)管理的重要(yao)組成(cheng)部(bu)分，主(zhu)(zhu)要(yao)管理企(qi)業(ye)的往來合同(tong)，如采購、銷售、工程合同(tong)等，它(ta)的具體功能主(zhu)(zhu)要(yao)有：

1、合同起草

提供合同(tong)(tong)示范(fan)文本(ben)(ben)庫，起(qi)草(cao)(cao)人選擇對應的合同(tong)(tong)范(fan)本(ben)(ben)，填(tian)寫合同(tong)(tong)要(yao)素，合同(tong)(tong)示范(fan)文本(ben)(ben)只(zhi)允許(xu)起(qi)草(cao)(cao)人填(tian)空(kong)，不允許(xu)修(xiu)改固(gu)定條款格式。

2、合同審批

根據企業的業務流程(cheng)(cheng)自定(ding)義軟件中合同審(shen)批流程(cheng)(cheng)，保存(cun)所(suo)有的審(shen)批意(yi)見，幫助(zhu)評審(shen)人員參考，最后打印(yin)出合同審(shen)批單。

3、合同文件管理

管(guan)理所有與合同有關的文(wen)件，包括合同原稿、變更文(wen)件、附圖等內(nei)容(rong)，將任意格式的電子(zi)版文(wen)檔可以直(zhi)接導入系統(tong)中。

4、結算管理

解決企(qi)業的資金(jin)管理，為合(he)(he)同細化(hua)了何時(shi)應該結算賬款，無論是對收款還是付款均有(you)重要意(yi)義，可(ke)以及時(shi)安排資金(jin)調度及收回款項(xiang)，既(ji)保證按時(shi)守信，又(you)合(he)(he)理充分利用資金(jin)，降(jiang)低執(zhi)行風險。

5、合同進度記錄

明確記錄合同進(jin)(jin)度，并與計劃情況(kuang)進(jin)(jin)行(xing)對(dui)比，方便領導(dao)隨時了解合同動(dong)態(tai)執行(xing)的(de)情況(kuang)，到(dao)底完成到(dao)何種程度，完成的(de)百分比是多少，方便領導(dao)調(diao)整(zheng)進(jin)(jin)度，安排下一步的(de)工(gong)作。

6、商品管理

采(cai)用合同(tong)(tong)商品清(qing)單、詢價、報(bao)價表單管理對(dui)應標的物型號、規格等(deng)明細，可以按商品類(lei)型、交貨(huo)期等(deng)信(xin)息統計(ji)合同(tong)(tong)商品數(shu)量和金額，為公司市場策略、財務規劃(hua)、招投標管理等(deng)提供依據。

7、合同變更

記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作(zuo)為(wei)附件(jian)導(dao)入(ru)系統，從而兼顧(gu)了變更過(guo)程(cheng)管理的嚴謹(jin)和自動(dong)性(xing)，關聯結果，有(you)據可查(cha)，權責明晰。

8、預警

系統自動掃描(miao)并(bing)對所有快到期的結款(kuan)、審(shen)批、收(shou)貨、驗(yan)收(shou)、付款(kuan)等(deng)關鍵節點或事項進(jin)行預(yu)警，幫助用戶提(ti)前做好財(cai)務規劃和分析(xi)決(jue)策。

9、報表

從不同角度對系統(tong)數據進(jin)行(xing)統(tong)計分析，輔(fu)助經營決策，多樣化的統(tong)計方式，自定(ding)義統(tong)計條件，并將(jiang)統(tong)計結果輸出圖形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合(he)同(tong)管(guan)理系統可(ke)以(yi)讓企業更高效地管(guan)理合(he)同(tong)，其進行(xing)合(he)同(tong)管(guan)理主要可(ke)分為預執行(xing)和執行(xing)后兩(liang)個階(jie)段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據合同(tong)請(qing)求、使用(yong)(yong)預置的(de)(de)(de)標準語言和條款起(qi)草合同(tong)。在合同(tong)管理系統(tong)中請(qing)求訪(fang)問(wen)(wen)權(quan)(quan)限是很容易的(de)(de)(de)，使用(yong)(yong)簡單的(de)(de)(de)訪(fang)問(wen)(wen)請(qing)求表單，用(yong)(yong)戶就可以申請(qing)到訪(fang)問(wen)(wen)權(quan)(quan)限。這個過程比傳統(tong)的(de)(de)(de)通過電(dian)子郵(you)件(jian)或電(dian)話申請(qing)的(de)(de)(de)方(fang)法更安(an)全(quan)。

除了請求表單(dan)，團隊還可以訪(fang)問預先(xian)批準(zhun)的合同(tong)條款和模板庫，從而更(geng)快地實現文檔和合同(tong)組裝，同(tong)時(shi)消除標準(zhun)法(fa)律(lv)語言的偏差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現(xian)在，您已使用預先批準的(de)模板或條款創建了合同草(cao)稿(gao)，下一階段(duan)是執(zhi)行(xing)合同。執(zhi)行(xing)合同草(cao)案必(bi)須先做到(dao)兩件事。

首先，有(you)關(guan)各方必(bi)(bi)須審查(cha)合同(tong)草案，這可(ke)能(neng)需要(yao)也可(ke)能(neng)不需要(yao)談判。其次，相關(guan)人員必(bi)(bi)須批準該合同(tong)文(wen)件。使用電(dian)子合同(tong)管理(li)系統(tong)審查(cha)和修訂(ding)合同(tong)，可(ke)以簡化這一過(guo)程(cheng)

被授予(yu)權(quan)限(xian)的內(nei)部團隊可(ke)以(yi)直接(jie)在電子合同(tong)管理系統(tong)中同(tong)時審閱(yue)和(he)修(xiu)訂(ding)文(wen)檔，而不(bu)是通過(guo)電子郵件(jian)或者微(wei)信等(deng)交(jiao)換和(he)執行修(xiu)改意見。當文(wen)件(jian)準(zhun)備好(hao)時，各方將(jiang)收(shou)到提示(shi)。用(yong)戶可(ke)以(yi)簽署文(wen)檔并(bing)將(jiang)其轉發到合同(tong)生命周(zhou)期的下一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)同管(guan)理系統的(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)功能主要關注的(de)(de)是在合(he)同生命(ming)周期中，控制和(he)管(guan)理合(he)同請(qing)求的(de)(de)流(liu)程，從執行到(dao)管(guan)理各個階段。用(yong)簡單的(de)(de)話說，就是這(zhe)個軟件(jian)幫(bang)我(wo)們在合(he)同從開始(shi)到(dao)結束的(de)(de)全過程中，管(guan)理和(he)指(zhi)導合(he)同的(de)(de)所有請(qing)求和(he)步(bu)驟。構建自動化工(gong)(gong)作(zuo)流(liu)程，消(xiao)除手動跟蹤，并簡化管(guan)理合(he)同所需的(de)(de)每(mei)個階段。

合(he)同(tong)(tong)(tong)工(gong)(gong)作流(liu)可以根據(ju)類型、角色和合(he)同(tong)(tong)(tong)記錄數據(ju)而變化。還(huan)可以關聯到(dao)微信通知(zhi)和手機日歷提醒等功能，以加快組織的(de)(de)工(gong)(gong)作流(liu)程(cheng)。使用業務(wu)規則和流(liu)程(cheng)在(zai)合(he)同(tong)(tong)(tong)生命周期的(de)(de)每個階段構建工(gong)(gong)作流(liu)，供員工(gong)(gong)遵循(xun)。這樣做將確保整個合(he)同(tong)(tong)(tong)生命周期的(de)(de)治理和合(he)規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同(tong)管(guan)理系統允許(xu)您的(de)團(tuan)隊(dui)為(wei)所有合同(tong)和文(wen)檔存儲建立一個(ge)電子存儲庫。這(zhe)是合同(tong)管(guan)理流(liu)程數(shu)字(zi)化轉型的(de)第一階段。該(gai)軟件使您能夠實現數(shu)據(ju)安(an)全和隱(yin)私的(de)數(shu)字(zi)解決(jue)方案，保(bao)持最高(gao)的(de)數(shu)據(ju)安(an)全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)同(tong)(tong)(tong)管理(li)系統中(zhong)的(de)工(gong)具改進了執(zhi)行后(hou)的(de)合(he)規性和(he)管理(li)流程，它(ta)還可以最大化組(zu)織管理(li)的(de)合(he)同(tong)(tong)(tong)的(de)價值，例如(ru)可以配(pei)置電(dian)子郵件或微(wei)信(xin)、日歷等提(ti)醒(xing)您在截止日期之前啟動操作(zuo)；隨時訪問存檔合(he)同(tong)(tong)(tong)；進行更有效的(de)合(he)同(tong)(tong)(tong)管理(li)和(he)審計，并(bing)自定義待(dai)辦事項列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可利用和構建合同(tong)數據(ju)，您可以輕松搜(sou)索合同(tong)，并把合同(tong)放置在有(you)(you)用的報告和儀表盤(pan)中(zhong)。此外，在將(jiang)現有(you)(you)合同(tong)添加到(dao)合同(tong)管理(li)系統(tong)(tong)時，系統(tong)(tong)支持(chi)光(guang)學字符識別（OCR）技術尤為重要，OCR會自動掃描文檔內容(rong)，以確保各方可以輕松找到(dao)所有(you)(you)合同(tong)內容(rong)，以便您執行(xing)任(ren)何(he)搜(sou)索。