一、合同管理系統功能有哪些

合同(tong)管(guan)(guan)理系統是企業管(guan)(guan)理的重要組成(cheng)部分，主(zhu)要管(guan)(guan)理企業的往來合同(tong)，如采(cai)購、銷售、工程(cheng)合同(tong)等，它的具(ju)體功能主(zhu)要有：

1、合同起草

提供合同示范(fan)文本(ben)庫(ku)，起草(cao)人選擇(ze)對(dui)應(ying)的合同范(fan)本(ben)，填寫合同要素，合同示范(fan)文本(ben)只(zhi)允(yun)(yun)許(xu)起草(cao)人填空，不允(yun)(yun)許(xu)修改固定條(tiao)款格式(shi)。

2、合同審批

根據企業的(de)業務流程自(zi)定(ding)義軟(ruan)件中合(he)同(tong)(tong)審批流程，保存所有的(de)審批意見，幫助評審人員參考，最后打印(yin)出合(he)同(tong)(tong)審批單。

3、合同文件管理

管理所有與(yu)合同有關的文(wen)件(jian)，包括合同原稿、變(bian)更文(wen)件(jian)、附圖等(deng)內容，將任意格式(shi)的電子版文(wen)檔可以(yi)直(zhi)接導入系統中。

4、結算管理

解決企業的資金(jin)管理(li)，為(wei)合(he)同細化了何時應該結算(suan)賬(zhang)款(kuan)(kuan)(kuan)，無論(lun)是對收款(kuan)(kuan)(kuan)還是付款(kuan)(kuan)(kuan)均有(you)重(zhong)要意義，可以及(ji)時安排資金(jin)調度及(ji)收回款(kuan)(kuan)(kuan)項，既保證按時守信，又合(he)理(li)充分利用資金(jin)，降(jiang)低執行風險(xian)。

5、合同進度記錄

明確記錄合同進(jin)度(du)，并與計劃情況進(jin)行對比，方便(bian)領導隨時了(le)解合同動態執行的情況，到底(di)完(wan)成到何(he)種程度(du)，完(wan)成的百(bai)分比是多(duo)少(shao)，方便(bian)領導調整進(jin)度(du)，安排下一(yi)步的工作。

6、商品管理

采用合(he)同商(shang)品(pin)清單、詢價、報價表單管(guan)(guan)理對(dui)應標的物型號、規格等(deng)明細，可(ke)以按商(shang)品(pin)類型、交貨(huo)期等(deng)信息(xi)統計合(he)同商(shang)品(pin)數量和金(jin)額，為公司市場策略、財(cai)務規劃、招投標管(guan)(guan)理等(deng)提供依據。

7、合同變更

記錄合同(tong)變(bian)(bian)更的原因、影響，并(bing)將變(bian)(bian)更依據作為附件(jian)導入系統，從而兼顧(gu)了變(bian)(bian)更過程管(guan)理的嚴謹和自動性(xing)，關(guan)聯結果，有據可查，權責(ze)明(ming)晰。

8、預警

系(xi)統自(zi)動掃描并(bing)對(dui)所有快到期的(de)結(jie)款(kuan)、審(shen)批、收貨(huo)、驗收、付款(kuan)等關鍵(jian)節(jie)點或事項進行預警，幫助(zhu)用戶提前做好(hao)財(cai)務規(gui)劃(hua)和分(fen)析決(jue)策。

9、報表

從不(bu)同角(jiao)度對系統(tong)數據進行(xing)統(tong)計(ji)(ji)分析，輔助(zhu)經(jing)營(ying)決策，多樣化的(de)統(tong)計(ji)(ji)方式，自定義統(tong)計(ji)(ji)條件，并將統(tong)計(ji)(ji)結果輸出圖(tu)形(xing)。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合同管理(li)系統可以(yi)讓企業更高效地管理(li)合同，其進行(xing)(xing)合同管理(li)主要(yao)可分為預執行(xing)(xing)和(he)執行(xing)(xing)后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫中依據合同請(qing)求、使用預置(zhi)的(de)(de)標準語言和條款起草合同。在合同管(guan)理系統中請(qing)求訪問權(quan)限是很容易(yi)的(de)(de)，使用簡單的(de)(de)訪問請(qing)求表(biao)單，用戶(hu)就可(ke)以(yi)申請(qing)到訪問權(quan)限。這(zhe)個過程比傳統的(de)(de)通過電子郵件或電話申請(qing)的(de)(de)方法更安全。

除(chu)了請求表(biao)單，團隊(dui)還可以訪(fang)問預先批準(zhun)的(de)合同(tong)條款和(he)模板庫，從而更(geng)快(kuai)地實現文檔和(he)合同(tong)組裝，同(tong)時消除(chu)標(biao)準(zhun)法(fa)律(lv)語言的(de)偏(pian)差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現(xian)在，您(nin)已(yi)使(shi)用預先批準的(de)模板或條(tiao)款創建(jian)了合(he)同草稿，下一(yi)階段是執行合(he)同。執行合(he)同草案(an)必須先做到兩件(jian)事。

首(shou)先，有關各方(fang)必須審(shen)查合(he)同草(cao)案，這可能需要(yao)(yao)也可能不需要(yao)(yao)談判。其次，相關人(ren)員(yuan)必須批準該合(he)同文件。使用電子合(he)同管理系統審(shen)查和修訂合(he)同，可以簡化這一過(guo)程

被授予權限的(de)(de)內部(bu)團隊可(ke)以直接在電(dian)子(zi)合同(tong)管理系(xi)統中(zhong)同(tong)時(shi)審閱和修(xiu)(xiu)訂文(wen)(wen)檔，而不是通(tong)過電(dian)子(zi)郵件或者微信(xin)等交換(huan)和執行修(xiu)(xiu)改意見。當文(wen)(wen)件準備好時(shi)，各方將(jiang)收到(dao)提示。用戶可(ke)以簽署文(wen)(wen)檔并將(jiang)其(qi)轉(zhuan)發到(dao)合同(tong)生命(ming)周期的(de)(de)下一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)同管理系統(tong)的(de)工作流(liu)(liu)功能主要關注(zhu)的(de)是在合(he)同生命周期中(zhong)，控制和管理合(he)同請求的(de)流(liu)(liu)程，從執行到管理各個階段。用簡(jian)單的(de)話說(shuo)，就是這個軟件幫我們在合(he)同從開始到結束的(de)全過程中(zhong)，管理和指導合(he)同的(de)所(suo)有請求和步(bu)驟。構建自動化工作流(liu)(liu)程，消除(chu)手動跟(gen)蹤，并簡(jian)化管理合(he)同所(suo)需(xu)的(de)每個階段。

合(he)(he)同(tong)(tong)工作流(liu)(liu)可以根(gen)據類型、角色和(he)合(he)(he)同(tong)(tong)記錄(lu)數據而變化。還可以關聯到微信通知和(he)手機日歷提醒等功(gong)能(neng)，以加(jia)快組織的工作流(liu)(liu)程。使用(yong)業務規則(ze)和(he)流(liu)(liu)程在合(he)(he)同(tong)(tong)生命(ming)周期(qi)的每個階段構建工作流(liu)(liu)，供員工遵循。這樣(yang)做(zuo)將確保整個合(he)(he)同(tong)(tong)生命(ming)周期(qi)的治理和(he)合(he)(he)規性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同管(guan)理(li)系統允許(xu)您(nin)的(de)團(tuan)隊為所有(you)合同和文檔存儲(chu)建立一個(ge)電子存儲(chu)庫。這是合同管(guan)理(li)流程數字(zi)化轉型的(de)第(di)一階段。該軟件(jian)使您(nin)能夠實現數據安全和隱私的(de)數字(zi)解決方案，保持最高(gao)的(de)數據安全標準。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)(he)同管理(li)系統中的工具改進了執行后的合(he)(he)規性(xing)和(he)管理(li)流程，它還可(ke)(ke)以(yi)最大化(hua)組(zu)織管理(li)的合(he)(he)同的價值，例如(ru)可(ke)(ke)以(yi)配置電子(zi)郵(you)件或微信、日歷(li)等提(ti)醒(xing)您在(zai)截止日期之前(qian)啟(qi)動操(cao)作；隨時訪問存檔合(he)(he)同；進行更有(you)效的合(he)(he)同管理(li)和(he)審(shen)計，并自定(ding)義(yi)待辦事項(xiang)列表。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可(ke)利用(yong)和(he)構建合同(tong)數據(ju)，您可(ke)以(yi)輕松搜(sou)索合同(tong)，并把(ba)合同(tong)放(fang)置在有用(yong)的報告和(he)儀表盤中(zhong)。此(ci)外(wai)，在將現(xian)有合同(tong)添加(jia)到(dao)合同(tong)管理系統時，系統支(zhi)持(chi)光學字符(fu)識別(bie)（OCR）技術尤為重要，OCR會(hui)自動掃描文檔內(nei)容(rong)，以(yi)確保各方(fang)可(ke)以(yi)輕松找到(dao)所(suo)有合同(tong)內(nei)容(rong)，以(yi)便您執行任何搜(sou)索。