一、合同管理系統功能有哪些

合(he)同(tong)管(guan)理系統是企業(ye)管(guan)理的重要組成部分，主要管(guan)理企業(ye)的往來(lai)合(he)同(tong)，如采購、銷售、工程(cheng)合(he)同(tong)等，它的具體功能主要有：

1、合同起草

提(ti)供合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)示(shi)范(fan)文(wen)本(ben)庫(ku)，起草(cao)人選擇對(dui)應的合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)范(fan)本(ben)，填(tian)寫合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)要素，合(he)(he)同(tong)(tong)(tong)示(shi)范(fan)文(wen)本(ben)只允許(xu)起草(cao)人填(tian)空，不允許(xu)修改(gai)固定條款格(ge)式。

2、合同審批

根(gen)據(ju)企業的(de)(de)業務(wu)流程自定(ding)義(yi)軟件中合同審(shen)(shen)批流程，保存所有的(de)(de)審(shen)(shen)批意見，幫(bang)助(zhu)評審(shen)(shen)人員參考，最后打(da)印出合同審(shen)(shen)批單。

3、合同文件管理

管理(li)所有與合同(tong)有關的文件(jian)，包括(kuo)合同(tong)原(yuan)稿、變(bian)更文件(jian)、附圖等內(nei)容，將任(ren)意格(ge)式的電子版文檔可以直接導入系統中。

4、結算管理

解(jie)決企業的資金管(guan)理，為(wei)合同細(xi)化了(le)何時應該結算賬款，無論是(shi)對收款還是(shi)付款均有(you)重(zhong)要意(yi)義，可以及(ji)時安(an)排資金調度及(ji)收回款項，既保證按時守(shou)信(xin)，又合理充分利用資金，降低執行風險。

5、合同進度記錄

明確記錄(lu)合同進(jin)度(du)，并與(yu)計劃情況進(jin)行(xing)對(dui)比，方便領導(dao)隨時了解(jie)合同動態(tai)執行(xing)的(de)情況，到(dao)(dao)底完(wan)成到(dao)(dao)何種程(cheng)度(du)，完(wan)成的(de)百分(fen)比是多(duo)少(shao)，方便領導(dao)調(diao)整進(jin)度(du)，安排下一步的(de)工作。

6、商品管理

采用合(he)同商(shang)品(pin)清單、詢價(jia)、報(bao)價(jia)表單管(guan)理對應標(biao)的物型(xing)號、規格等明細，可以按商(shang)品(pin)類型(xing)、交貨期(qi)等信(xin)息統計合(he)同商(shang)品(pin)數量和金額，為公司(si)市場策略、財務規劃、招投(tou)標(biao)管(guan)理等提供依據。

7、合同變更

記(ji)錄合同變(bian)(bian)更(geng)的原(yuan)因(yin)、影響，并將變(bian)(bian)更(geng)依據作為附件導(dao)入系統，從而兼顧了(le)變(bian)(bian)更(geng)過(guo)程管理(li)的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查(cha)，權責明晰(xi)。

8、預警

系統自動掃描(miao)并對所(suo)有快到期(qi)的結款(kuan)、審批、收(shou)(shou)貨、驗(yan)收(shou)(shou)、付款(kuan)等關(guan)鍵節點或事(shi)項進(jin)行預警，幫助用戶提前(qian)做好財務(wu)規劃和(he)分析決策。

9、報表

從不(bu)同角度對系統(tong)數據進(jin)行統(tong)計分析，輔助經(jing)營決策(ce)，多(duo)樣化的統(tong)計方(fang)式，自(zi)定義統(tong)計條件，并將統(tong)計結果輸(shu)出圖(tu)形。

二、合同管理系統是如何進行合同管理的

合同管理(li)系(xi)統(tong)可以(yi)讓企(qi)業更高效地管理(li)合同，其進行(xing)合同管理(li)主要可分為預執(zhi)行(xing)和(he)執(zhi)行(xing)后兩個階段：

1、預執行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從(cong)模(mo)板庫(ku)中(zhong)依據合同(tong)(tong)請(qing)求、使用(yong)預置的標準語言和(he)條款起(qi)草合同(tong)(tong)。在合同(tong)(tong)管理(li)系統中(zhong)請(qing)求訪(fang)問權限是(shi)很容易的，使用(yong)簡單的訪(fang)問請(qing)求表單，用(yong)戶就可以申請(qing)到訪(fang)問權限。這(zhe)個(ge)過程(cheng)比傳統的通過電子郵件或電話申請(qing)的方(fang)法更安全。

除了請求(qiu)表單(dan)，團隊(dui)還可以訪問預(yu)先批準(zhun)(zhun)的合(he)同條款和(he)模板庫，從而(er)更快地實現文(wen)檔和(he)合(he)同組(zu)裝，同時消(xiao)除標準(zhun)(zhun)法律(lv)語言(yan)的偏差。

（2）執行合同，包括談判、審批和簽字

現(xian)在(zai)，您已(yi)使用預先(xian)批準的模板(ban)或條(tiao)款(kuan)創(chuang)建了合同(tong)草(cao)稿(gao)，下一階段是執(zhi)行(xing)合同(tong)。執(zhi)行(xing)合同(tong)草(cao)案(an)必須先(xian)做到兩件事。

首先(xian)，有(you)關(guan)各(ge)方必須(xu)審(shen)查合(he)同(tong)(tong)草案，這可(ke)能需(xu)要也可(ke)能不需(xu)要談判(pan)。其(qi)次，相關(guan)人員必須(xu)批準該合(he)同(tong)(tong)文件。使(shi)用電子合(he)同(tong)(tong)管理系統(tong)審(shen)查和修訂合(he)同(tong)(tong)，可(ke)以簡化這一過程

被授予權限的(de)內部團(tuan)隊可以直(zhi)接在電子合同管(guan)理系統中同時審閱和(he)修訂文(wen)檔，而不是通過電子郵件或者(zhe)微(wei)信等交換和(he)執行(xing)修改意見(jian)。當文(wen)件準備好(hao)時，各方將(jiang)(jiang)收到提(ti)示(shi)。用戶可以簽署文(wen)檔并將(jiang)(jiang)其轉發到合同生命(ming)周(zhou)期的(de)下一階段。

（3）合同創建和執行自動化工作流

合(he)同管(guan)理(li)系統的(de)工作流功能主要(yao)關注(zhu)的(de)是(shi)在合(he)同生(sheng)命周(zhou)期(qi)中，控制(zhi)和(he)管(guan)理(li)合(he)同請(qing)求的(de)流程(cheng)，從執(zhi)行(xing)到(dao)管(guan)理(li)各個(ge)階(jie)段(duan)。用簡單的(de)話說，就是(shi)這個(ge)軟(ruan)件幫我們在合(he)同從開始到(dao)結(jie)束的(de)全過程(cheng)中，管(guan)理(li)和(he)指導合(he)同的(de)所(suo)有(you)請(qing)求和(he)步驟。構(gou)建自動(dong)化(hua)工作流程(cheng)，消除手動(dong)跟蹤，并(bing)簡化(hua)管(guan)理(li)合(he)同所(suo)需的(de)每個(ge)階(jie)段(duan)。

合同工(gong)作流(liu)可以(yi)根據類型、角色和合同記錄數(shu)據而變(bian)化。還可以(yi)關聯到(dao)微信通(tong)知和手機日歷提醒等功能，以(yi)加快組(zu)織的(de)工(gong)作流(liu)程。使用(yong)業務規(gui)則和流(liu)程在合同生(sheng)命(ming)(ming)周期的(de)每個(ge)階段構建工(gong)作流(liu)，供員工(gong)遵循。這樣做將確保整(zheng)個(ge)合同生(sheng)命(ming)(ming)周期的(de)治理和合規(gui)性。

2、執行后階段

（1）將合同、組織、聯系人和文檔集中在一個安全的存儲庫中

合同(tong)管理系統允許您的(de)團隊(dui)為所有合同(tong)和(he)(he)文檔(dang)存儲建(jian)立一(yi)個電子存儲庫。這是合同(tong)管理流程數字(zi)化轉型的(de)第一(yi)階段。該軟件使您能夠(gou)實現數據(ju)(ju)安(an)(an)全(quan)和(he)(he)隱私(si)的(de)數字(zi)解決方案(an)，保持(chi)最高的(de)數據(ju)(ju)安(an)(an)全(quan)標準(zhun)。

（2）管理合同、文件、組織、聯系人以及關鍵日期和條款

合(he)(he)(he)同(tong)(tong)管(guan)理系(xi)統中的(de)工具改進了執行后的(de)合(he)(he)(he)規性和管(guan)理流程，它還可(ke)以最大(da)化(hua)組織(zhi)管(guan)理的(de)合(he)(he)(he)同(tong)(tong)的(de)價(jia)值，例如可(ke)以配(pei)置電子郵件或(huo)微信、日歷(li)等提(ti)醒您在截止日期(qi)之前啟動操(cao)作(zuo)；隨時訪問存(cun)檔合(he)(he)(he)同(tong)(tong)；進行更有(you)效的(de)合(he)(he)(he)同(tong)(tong)管(guan)理和審計，并自定義(yi)待辦事項列表(biao)。

（3）通過搜索、報告和儀表板訪問和分析合同數據

合同管理系統可利用和構建合(he)(he)同數據(ju)，您(nin)可以輕松搜索合(he)(he)同，并(bing)把合(he)(he)同放(fang)置在有用的報(bao)告和儀表(biao)盤中。此外，在將現有合(he)(he)同添加(jia)到(dao)合(he)(he)同管(guan)理系統時(shi)，系統支持光(guang)學字(zi)符(fu)識(shi)別（OCR）技術尤(you)為重要，OCR會自動掃描文(wen)檔內容，以確保各(ge)方可以輕松找到(dao)所有合(he)(he)同內容，以便您(nin)執(zhi)行(xing)任何搜索。