一、會展策劃有什么作用

成功(gong)的會展(zhan)活動(dong)源(yuan)于成功(gong)的會展(zhan)策劃，會展(zhan)策劃作(zuo)為一個(ge)系統工程(cheng)，主(zhu)要具有以下幾(ji)個(ge)作(zuo)用(yong)：

1、戰略指導作用

策劃(hua)是一(yi)種理(li)性思維，以(yi)確(que)保(bao)未來即(ji)將進行(xing)的(de)活動，有條不紊(wen)地按(an)預定的(de)目標進行(xing)，是策劃(hua)者(zhe)(zhe)為策劃(hua)目標進行(xing)決策謀劃(hua)、探(tan)索、設計多(duo)種備選方案(an)(an)的(de)過(guo)程(cheng)。決策者(zhe)(zhe)以(yi)策劃(hua)方案(an)(an)為基礎，進行(xing)選擇和決斷，從而保(bao)證決策的(de)程(cheng)序化和科學(xue)性。

戰略指導(dao)作用是指會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)能為會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)活動的執行提供總體的指導(dao)思(si)想(xiang)。以展(zhan)(zhan)覽(lan)策劃(hua)為例(li)，如展(zhan)(zhan)覽(lan)場地、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)規模、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的主(zhu)題及時間的安(an)排、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)品牌、主(zhu)要合(he)作伙伴(ban)（行業）等方面(mian)，在會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)方案(an)中都要事先提出詳(xiang)細的預案(an)。

2、實施規劃作用

實(shi)施(shi)規劃(hua)(hua)作用(yong)是指會(hui)展(zhan)策劃(hua)(hua)能為(wei)會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)提供具(ju)體(ti)的(de)行(xing)(xing)動(dong)計劃(hua)(hua)。一般來說，會(hui)展(zhan)策劃(hua)(hua)方案通(tong)過之后，在(zai)具(ju)體(ti)的(de)實(shi)施(shi)過程中可(ke)以根據(ju)情況(kuang)作適當(dang)調(diao)整，但會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)運行(xing)(xing)的(de)總(zong)體(ti)思路與(yu)要(yao)求(qiu)是不會(hui)改變的(de)，策劃(hua)(hua)方案是會(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)實(shi)施(shi)的(de)主要(yao)依據(ju)。

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3、進程制約作用

進(jin)(jin)程制約作(zuo)用是指會(hui)展(zhan)(zhan)策劃能安排并制約會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)的(de)進(jin)(jin)程。尤其是大型會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)，所涉及的(de)工作(zuo)千(qian)頭(tou)萬緒，在會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)執行的(de)進(jin)(jin)程中，必(bi)領嚴格(ge)按照策劃所提(ti)出的(de)方案(an)進(jin)(jin)行工作(zuo)，這樣(yang)才能確保會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)的(de)順利進(jin)(jin)行。

4、效果控制作用

策劃(hua)一般會對(dui)會展(zhan)(zhan)活動發展(zhan)(zhan)的(de)(de)長遠(yuan)問題(ti)或本質問題(ti)，針對(dui)會展(zhan)(zhan)環境(jing)的(de)(de)未(wei)(wei)來(lai)變化發展(zhan)(zhan)，進行超(chao)前研究、預測發展(zhan)(zhan)趨勢、思(si)考(kao)未(wei)(wei)來(lai)發展(zhan)(zhan)問題(ti)，以提高會展(zhan)(zhan)活動策劃(hua)主體(ti)適應未(wei)(wei)來(lai)和創造未(wei)(wei)來(lai)的(de)(de)主動性。

效果控制(zhi)作用是指會展(zhan)策劃能(neng)(neng)預(yu)測、監督會展(zhan)項目活(huo)(huo)動(dong)(dong)的(de)效果。某一(yi)會展(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)在執行過程(cheng)中是否達到預(yu)期的(de)效果，，通過對照策劃方(fang)案的(de)相(xiang)關要求就能(neng)(neng)夠清(qing)晰地看(kan)出(chu)。會展(zhan)策劃一(yi)方(fang)面能(neng)(neng)對會展(zhan)活(huo)(huo)動(dong)(dong)的(de)最終完成效果進(jin)行控制(zhi)，另(ling)一(yi)方(fang)面也可(ke)以對策劃方(fang)案本身的(de)可(ke)行性、合理性進(jin)行檢驗。

5、規范運作作用

會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)者在進行計劃(hua)(hua)或規劃(hua)(hua)之前，運(yun)用科學的策(ce)劃(hua)(hua)運(yun)作(zuo)程序(xu)對計劃(hua)(hua)進行構思和設計，為計劃(hua)(hua)生成提供智謀，使計劃(hua)(hua)切實可行，使預算投向可靠。規范(fan)運(yun)作(zuo)作(zuo)用是指會(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)能(neng)使會(hui)展運(yun)作(zuo)趨于科學、合(he)理、規范(fan)。

二、會展設計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策(ce)(ce)劃(hua)主(zhu)管負(fu)(fu)責協調溝通整(zheng)個小組(zu)各策(ce)(ce)劃(hua)人(ren)員(yuan)(yuan)的工作，并全權負(fu)(fu)責策(ce)(ce)劃(hua)方(fang)案的制定和修訂；策(ce)(ce)劃(hua)人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責編擬會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)項目計劃(hua)；文案撰(zhuan)寫人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責撰(zhuan)寫各類會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)文案，包(bao)括會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)常用文書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)社交文書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)推介文書、會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)合同等 ；美術(shu)設(she)計人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責各類各種類型視覺形象設(she)計，如(ru)廣(guang)告(gao)設(she)計、展(zhan)(zhan)示空間設(she)計；市場調查人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責進行(xing)市場調查并編寫市場調查報告(gao)；媒體(ti)聯(lian)絡人(ren)員(yuan)(yuan)進行(xing)媒體(ti)宣傳推廣(guang)。

2、市場調查與分析

市場調查與分(fen)析包括產(chan)業環境(jing)、目標市場、政策法規、同類會展、自身資源五個方面內容的調查，得出分(fen)析報告(gao)。

3、制定行動方案

（1）制定一個統(tong)籌兼顧的方案是(shi)會(hui)展項目(mu)順利開展的重要前提，選擇合適的時(shi)間，合適的地點，并做到(dao)兩者的合理(li)搭配，是(shi)方案必(bi)須注意的內容(rong)。

（2）會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方案具體化(hua)，應形成一(yi)個可供操作的(de)具體措(cuo)施。其間得(de)需明(ming)確以下內容：會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)(mu)的(de)目(mu)(mu)標、實(shi)現會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)(mu)目(mu)(mu)標的(de)環境、會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)(mu)營銷戰略要素、會(hui)展(zhan)(zhan)相關活動的(de)開展(zhan)(zhan)、會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方案的(de)效果與評估、會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)方案實(shi)施的(de)附加條件(jian)。

（3）設計行動日程表也是必不可缺(que)少的(de)(de)一環。會展(zhan)項目的(de)(de)行動日程必須精心設計，策(ce)劃方案(an)的(de)(de)制(zhi)作、方案(an)的(de)(de)實(shi)施不得延誤，每個步驟(zou)的(de)(de)開(kai)始和(he)結束都應(ying)有時間的(de)(de)規(gui)定和(he)限制(zhi)，以保證方案(an)的(de)(de)實(shi)施能夠(gou)順(shun)利進行，否則就(jiu)會嚴重影響(xiang)會展(zhan)的(de)(de)成功舉(ju)辦。

4、制定預算方案

制定(ding)一份完善的(de)會(hui)展項目(mu)預(yu)算方(fang)案一般包(bao)括場(chang)地費(fei)用、行(xing)政管理費(fei)用（包(bao)括公司行(xing)政管理人員(yuan)的(de)工(gong)資和行(xing)政辦公費(fei)用等）、宣傳(chuan)推廣(guang)費(fei)用、招展、招商費(fei)用、相關活動經費(fei)和其他可能產生的(de)費(fei)用。

5、確定會展項目收入來源

會(hui)展收(shou)(shou)入(ru)來(lai)源一般是會(hui)務費或展位費收(shou)(shou)入(ru)、門票收(shou)(shou)入(ru)和企業贊助收(shou)(shou)入(ru)。

6、撰寫會展策劃方案

將策(ce)(ce)劃的(de)(de)最終成(cheng)果整(zheng)理成(cheng)書(shu)(shu)面材料，即策(ce)(ce)劃書(shu)(shu)，也稱企劃案(an)，其主(zhu)體內容(rong)包括現(xian)狀或(huo)背景(jing)介紹、分析、目(mu)標、戰略(lve)、戰術或(huo)行(xing)動方(fang)案(an)、效益預測(ce)、控(kong)制和應(ying)急措施，各部分內容(rong)可因具體要求(qiu)不(bu)同而詳細程度不(bu)一。可涵蓋內容(rong)如可行(xing)性研究報告(gao)、項目(mu)意向書(shu)(shu)、項目(mu)建議(yi)書(shu)(shu)以及(ji)廣告(gao)策(ce)(ce)劃書(shu)(shu)、宣傳手冊等圍繞(rao)某(mou)次戰前、戰中以及(ji)展后的(de)(de)所有策(ce)(ce)劃文(wen)案(an)。

7、評估與修正

及時(shi)召(zhao)開(kai)總結會(hui)，對策劃書進行(xing)評估修正(zheng)。同(tong)時(shi)做好相關的(de)善后公關工作，并(bing)準備好會(hui)展突發(fa)事故的(de)解決備案。