一、會展策劃有什么作用

成(cheng)功(gong)的會展(zhan)活動源于成(cheng)功(gong)的會展(zhan)策劃(hua)，會展(zhan)策劃(hua)作(zuo)為一個(ge)系統工程，主要具有以下幾(ji)個(ge)作(zuo)用：

1、戰略指導作用

策(ce)劃(hua)是(shi)一種(zhong)理性思(si)維(wei)，以確保(bao)未來即將進行(xing)的(de)活動(dong)，有(you)條不紊地按預定的(de)目(mu)標進行(xing)，是(shi)策(ce)劃(hua)者為策(ce)劃(hua)目(mu)標進行(xing)決策(ce)謀(mou)劃(hua)、探索、設計多種(zhong)備(bei)選方案(an)的(de)過(guo)程(cheng)。決策(ce)者以策(ce)劃(hua)方案(an)為基礎，進行(xing)選擇和(he)決斷(duan)，從(cong)而(er)保(bao)證決策(ce)的(de)程(cheng)序化(hua)和(he)科學性。

戰略指(zhi)導作(zuo)(zuo)用是指(zhi)會(hui)(hui)展策劃(hua)能(neng)為會(hui)(hui)展活動(dong)的(de)執行提供總體(ti)的(de)指(zhi)導思想。以展覽策劃(hua)為例，如展覽場地、展會(hui)(hui)規模(mo)、展會(hui)(hui)的(de)主題(ti)及時(shi)間的(de)安排(pai)、展會(hui)(hui)品牌、主要(yao)合作(zuo)(zuo)伙伴（行業(ye)）等(deng)方面(mian)，在會(hui)(hui)展策劃(hua)方案中(zhong)都要(yao)事先(xian)提出(chu)詳細的(de)預案。

2、實施規劃作用

實施(shi)規劃(hua)(hua)作用是(shi)指(zhi)會(hui)(hui)展策劃(hua)(hua)能為會(hui)(hui)展活(huo)動(dong)(dong)提(ti)供(gong)具(ju)體的行動(dong)(dong)計劃(hua)(hua)。一(yi)般(ban)來(lai)說，會(hui)(hui)展策劃(hua)(hua)方案通過之后(hou)，在(zai)具(ju)體的實施(shi)過程中(zhong)可以根據情況作適(shi)當調(diao)整(zheng)，但會(hui)(hui)展活(huo)動(dong)(dong)運行的總(zong)體思(si)路(lu)與要求是(shi)不會(hui)(hui)改變的，策劃(hua)(hua)方案是(shi)會(hui)(hui)展活(huo)動(dong)(dong)實施(shi)的主要依(yi)據。

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3、進程制約作用

進(jin)程(cheng)制約(yue)作用是指會(hui)(hui)(hui)展(zhan)策劃能安(an)排并制約(yue)會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動的(de)進(jin)程(cheng)。尤其(qi)是大(da)型會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動，所涉及的(de)工作千(qian)頭萬(wan)緒，在會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動執行的(de)進(jin)程(cheng)中(zhong)，必領嚴格按照(zhao)策劃所提出的(de)方案進(jin)行工作，這樣(yang)才能確保會(hui)(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動的(de)順利(li)進(jin)行。

4、效果控制作用

策(ce)劃(hua)一般會對(dui)會展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)活動(dong)發展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)的(de)長遠問(wen)題(ti)或本質問(wen)題(ti)，針對(dui)會展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)環境(jing)的(de)未來(lai)變化發展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)，進行超前研究、預測發展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)趨勢、思(si)考未來(lai)發展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)問(wen)題(ti)，以提(ti)高會展(zhan)(zhan)(zhan)(zhan)活動(dong)策(ce)劃(hua)主體(ti)適應未來(lai)和創造未來(lai)的(de)主動(dong)性。

效果(guo)控制作用(yong)是指會(hui)展(zhan)策(ce)劃能預(yu)(yu)測(ce)、監督會(hui)展(zhan)項目(mu)活(huo)動的效果(guo)。某一(yi)(yi)會(hui)展(zhan)活(huo)動在執行(xing)過(guo)程(cheng)中是否(fou)達到預(yu)(yu)期的效果(guo)，，通過(guo)對照策(ce)劃方(fang)案的相關要求(qiu)就能夠清(qing)晰地看出。會(hui)展(zhan)策(ce)劃一(yi)(yi)方(fang)面能對會(hui)展(zhan)活(huo)動的最終完成效果(guo)進(jin)行(xing)控制，另一(yi)(yi)方(fang)面也(ye)可以對策(ce)劃方(fang)案本(ben)身的可行(xing)性、合(he)理性進(jin)行(xing)檢驗。

5、規范運作作用

會展策(ce)(ce)(ce)劃(hua)者在進(jin)行計(ji)劃(hua)或規(gui)劃(hua)之前，運用(yong)科(ke)學(xue)的(de)策(ce)(ce)(ce)劃(hua)運作(zuo)(zuo)程序對計(ji)劃(hua)進(jin)行構思和設計(ji)，為計(ji)劃(hua)生成提(ti)供智(zhi)謀，使(shi)計(ji)劃(hua)切實(shi)可行，使(shi)預算投向可靠。規(gui)范運作(zuo)(zuo)作(zuo)(zuo)用(yong)是(shi)指會展策(ce)(ce)(ce)劃(hua)能使(shi)會展運作(zuo)(zuo)趨于科(ke)學(xue)、合理、規(gui)范。

二、會展設計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策(ce)劃(hua)主管負(fu)(fu)(fu)責(ze)協調溝通(tong)整個(ge)小組各(ge)策(ce)劃(hua)人(ren)(ren)員的工(gong)作，并(bing)全權負(fu)(fu)(fu)責(ze)策(ce)劃(hua)方案(an)的制(zhi)定和修訂(ding)；策(ce)劃(hua)人(ren)(ren)員負(fu)(fu)(fu)責(ze)編擬(ni)會展項目計(ji)劃(hua)；文案(an)撰寫(xie)人(ren)(ren)員負(fu)(fu)(fu)責(ze)撰寫(xie)各(ge)類會展文案(an)，包括會展常用(yong)文書(shu)、會展社交文書(shu)、會展推介文書(shu)、會展合同等(deng) ；美術(shu)設(she)計(ji)人(ren)(ren)員負(fu)(fu)(fu)責(ze)各(ge)類各(ge)種(zhong)類型視覺形象設(she)計(ji)，如廣告(gao)設(she)計(ji)、展示空間設(she)計(ji)；市場(chang)(chang)調查(cha)人(ren)(ren)員負(fu)(fu)(fu)責(ze)進行市場(chang)(chang)調查(cha)并(bing)編寫(xie)市場(chang)(chang)調查(cha)報告(gao)；媒體聯(lian)絡人(ren)(ren)員進行媒體宣傳推廣。

2、市場調查與分析

市(shi)場調(diao)查(cha)與分(fen)析包括(kuo)產業環境、目標市(shi)場、政策(ce)法規、同類會展、自身資(zi)源五個方面內(nei)容的調(diao)查(cha)，得出分(fen)析報告。

3、制定行動方案

（1）制定一(yi)個(ge)統籌兼顧的方(fang)案是會(hui)展項目順利開展的重(zhong)要前提，選擇(ze)合適的時(shi)間，合適的地點，并做到兩者(zhe)的合理搭配，是方(fang)案必須(xu)注意的內容。

（2）會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)(hua)方案(an)具(ju)體(ti)化，應形成(cheng)一個(ge)可(ke)供(gong)操作的(de)(de)具(ju)體(ti)措施。其間得需明(ming)確(que)以下內容(rong)：會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)的(de)(de)目(mu)標、實現會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)目(mu)標的(de)(de)環境、會(hui)展(zhan)(zhan)項目(mu)營銷戰(zhan)略要(yao)素、會(hui)展(zhan)(zhan)相(xiang)關(guan)活動的(de)(de)開展(zhan)(zhan)、會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)(hua)方案(an)的(de)(de)效(xiao)果與評(ping)估(gu)、會(hui)展(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)(hua)方案(an)實施的(de)(de)附加條件(jian)。

（3）設(she)計(ji)行(xing)動日程表也是(shi)必不可缺少的(de)(de)(de)一環。會展項(xiang)目的(de)(de)(de)行(xing)動日程必須(xu)精(jing)心設(she)計(ji)，策劃(hua)方(fang)(fang)案的(de)(de)(de)制作、方(fang)(fang)案的(de)(de)(de)實(shi)施不得延誤，每個(ge)步驟的(de)(de)(de)開(kai)始和(he)結束都應有時間的(de)(de)(de)規定(ding)和(he)限(xian)制，以(yi)保(bao)證方(fang)(fang)案的(de)(de)(de)實(shi)施能(neng)夠順利進行(xing)，否(fou)則就(jiu)會嚴重影響會展的(de)(de)(de)成功舉辦。

4、制定預算方案

制定一份完(wan)善的會展項目預算(suan)方案一般(ban)包(bao)(bao)括(kuo)場地費(fei)(fei)(fei)用(yong)、行(xing)政(zheng)管理(li)費(fei)(fei)(fei)用(yong)（包(bao)(bao)括(kuo)公(gong)司行(xing)政(zheng)管理(li)人員的工(gong)資和行(xing)政(zheng)辦公(gong)費(fei)(fei)(fei)用(yong)等(deng)）、宣傳推(tui)廣費(fei)(fei)(fei)用(yong)、招展、招商費(fei)(fei)(fei)用(yong)、相關活動經費(fei)(fei)(fei)和其他可能產生的費(fei)(fei)(fei)用(yong)。

5、確定會展項目收入來源

會展收入來源一般(ban)是會務費(fei)或展位費(fei)收入、門票收入和企業贊助收入。

6、撰寫會展策劃方案

將策(ce)劃(hua)(hua)(hua)的最(zui)終(zhong)成果整理(li)成書(shu)(shu)面材料，即策(ce)劃(hua)(hua)(hua)書(shu)(shu)，也稱企(qi)劃(hua)(hua)(hua)案，其(qi)主(zhu)體內容(rong)(rong)包括(kuo)現(xian)狀或(huo)背景(jing)介紹、分析(xi)、目(mu)標、戰略、戰術或(huo)行(xing)動方(fang)案、效益預測、控制(zhi)和應(ying)急措施，各部分內容(rong)(rong)可因(yin)具體要求不同(tong)而詳細(xi)程度不一。可涵(han)蓋(gai)內容(rong)(rong)如(ru)可行(xing)性研究報告、項(xiang)目(mu)意向書(shu)(shu)、項(xiang)目(mu)建議書(shu)(shu)以及廣(guang)告策(ce)劃(hua)(hua)(hua)書(shu)(shu)、宣傳手冊等(deng)圍繞某次戰前、戰中以及展(zhan)后的所有策(ce)劃(hua)(hua)(hua)文案。

7、評估與修正

及(ji)時召開總結(jie)會，對策(ce)劃書進行評估(gu)修正。同時做(zuo)好(hao)(hao)相關(guan)的善后公關(guan)工作(zuo)，并準備好(hao)(hao)會展突發事故的解決備案(an)。