一、會展策劃有什么作用

成功的會(hui)展(zhan)(zhan)活動(dong)源于成功的會(hui)展(zhan)(zhan)策劃，會(hui)展(zhan)(zhan)策劃作(zuo)為一個(ge)系統工程(cheng)，主要具有(you)以(yi)下幾個(ge)作(zuo)用：

1、戰略指導作用

策(ce)劃(hua)是一種(zhong)(zhong)理性思(si)維(wei)，以(yi)確保(bao)未來即將進(jin)行的活動，有條不(bu)紊(wen)地按預定的目(mu)標進(jin)行，是策(ce)劃(hua)者為(wei)策(ce)劃(hua)目(mu)標進(jin)行決策(ce)謀劃(hua)、探索、設計(ji)多種(zhong)(zhong)備(bei)選方案的過程(cheng)。決策(ce)者以(yi)策(ce)劃(hua)方案為(wei)基礎，進(jin)行選擇和(he)決斷，從而保(bao)證決策(ce)的程(cheng)序化和(he)科學性。

戰略指導(dao)作用是指會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)(hua)能(neng)為會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)活動的(de)執行提供(gong)總體的(de)指導(dao)思想。以展(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)策(ce)劃(hua)(hua)為例(li)，如展(zhan)(zhan)(zhan)覽(lan)場地、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)規模、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)的(de)主題及時(shi)間(jian)的(de)安排、展(zhan)(zhan)(zhan)會(hui)(hui)品牌、主要合作伙(huo)伴（行業）等(deng)方面(mian)，在會(hui)(hui)展(zhan)(zhan)(zhan)策(ce)劃(hua)(hua)方案(an)中都要事先提出詳(xiang)細(xi)的(de)預案(an)。

2、實施規劃作用

實施規劃(hua)作用是指會(hui)(hui)展(zhan)策劃(hua)能為會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)提供具體(ti)的行動(dong)(dong)計(ji)劃(hua)。一般來(lai)說(shuo)，會(hui)(hui)展(zhan)策劃(hua)方(fang)案(an)通過之后(hou)，在具體(ti)的實施過程(cheng)中可以根據情況(kuang)作適當調整，但會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)運行的總體(ti)思路與要(yao)求是不(bu)會(hui)(hui)改(gai)變的，策劃(hua)方(fang)案(an)是會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)(dong)實施的主要(yao)依據。

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3、進程制約作用

進(jin)程制(zhi)約作(zuo)用是(shi)指會(hui)(hui)展(zhan)策(ce)劃(hua)能安排并制(zhi)約會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)的(de)(de)進(jin)程。尤(you)其是(shi)大(da)型會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)，所涉及(ji)的(de)(de)工作(zuo)千頭萬(wan)緒，在會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)執(zhi)行(xing)(xing)的(de)(de)進(jin)程中，必領嚴格(ge)按照策(ce)劃(hua)所提出的(de)(de)方案進(jin)行(xing)(xing)工作(zuo)，這樣才能確保會(hui)(hui)展(zhan)活(huo)動(dong)的(de)(de)順利進(jin)行(xing)(xing)。

4、效果控制作用

策(ce)劃一般會(hui)對(dui)會(hui)展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動發(fa)展(zhan)(zhan)的長遠問題或本(ben)質問題，針對(dui)會(hui)展(zhan)(zhan)環境的未來變(bian)化發(fa)展(zhan)(zhan)，進行(xing)超前(qian)研究、預測發(fa)展(zhan)(zhan)趨勢、思考未來發(fa)展(zhan)(zhan)問題，以提高會(hui)展(zhan)(zhan)活(huo)(huo)動策(ce)劃主體適應未來和創造未來的主動性。

效(xiao)果控制作用(yong)是指會展策(ce)劃能預(yu)測、監(jian)督(du)會展項目活(huo)(huo)動(dong)的(de)(de)效(xiao)果。某一會展活(huo)(huo)動(dong)在執行(xing)過程中是否達到(dao)預(yu)期的(de)(de)效(xiao)果，，通過對照策(ce)劃方案的(de)(de)相(xiang)關要求(qiu)就(jiu)能夠清晰地看(kan)出。會展策(ce)劃一方面(mian)能對會展活(huo)(huo)動(dong)的(de)(de)最終完成效(xiao)果進行(xing)控制，另一方面(mian)也(ye)可以(yi)對策(ce)劃方案本(ben)身的(de)(de)可行(xing)性、合理性進行(xing)檢驗。

5、規范運作作用

會(hui)(hui)展策劃(hua)(hua)者在進(jin)行計(ji)劃(hua)(hua)或(huo)規(gui)劃(hua)(hua)之前，運(yun)(yun)用(yong)科(ke)學的策劃(hua)(hua)運(yun)(yun)作程序對計(ji)劃(hua)(hua)進(jin)行構思和設計(ji)，為計(ji)劃(hua)(hua)生成(cheng)提(ti)供智謀(mou)，使計(ji)劃(hua)(hua)切實可行，使預算投向(xiang)可靠(kao)。規(gui)范運(yun)(yun)作作用(yong)是指會(hui)(hui)展策劃(hua)(hua)能使會(hui)(hui)展運(yun)(yun)作趨于科(ke)學、合(he)理、規(gui)范。

二、會展設計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策(ce)劃主管負責(ze)協調(diao)(diao)溝通整個小組各策(ce)劃人員的(de)工作，并全權(quan)負責(ze)策(ce)劃方案的(de)制定和修訂；策(ce)劃人員負責(ze)編擬會(hui)展(zhan)(zhan)項(xiang)目計劃；文(wen)案撰寫人員負責(ze)撰寫各類(lei)會(hui)展(zhan)(zhan)文(wen)案，包(bao)括會(hui)展(zhan)(zhan)常用文(wen)書、會(hui)展(zhan)(zhan)社(she)交文(wen)書、會(hui)展(zhan)(zhan)推介文(wen)書、會(hui)展(zhan)(zhan)合同(tong)等(deng) ；美術設(she)計人員負責(ze)各類(lei)各種類(lei)型視覺(jue)形象設(she)計，如廣告設(she)計、展(zhan)(zhan)示空間設(she)計；市(shi)(shi)場(chang)(chang)調(diao)(diao)查人員負責(ze)進行(xing)市(shi)(shi)場(chang)(chang)調(diao)(diao)查并編寫市(shi)(shi)場(chang)(chang)調(diao)(diao)查報(bao)告；媒體聯絡人員進行(xing)媒體宣傳推廣。

2、市場調查與分析

市場調查與(yu)分析(xi)(xi)包括產業環境、目標市場、政(zheng)策(ce)法規(gui)、同類會展(zhan)、自(zi)身(shen)資源五個方面內(nei)容的調查，得出分析(xi)(xi)報告。

3、制定行動方案

（1）制(zhi)定一個統籌兼顧的(de)(de)方案是會展項目順利開展的(de)(de)重(zhong)要前提，選擇(ze)合(he)適的(de)(de)時間，合(he)適的(de)(de)地點，并做到兩者的(de)(de)合(he)理搭配(pei)，是方案必(bi)須注意的(de)(de)內容。

（2）會(hui)(hui)(hui)展策(ce)(ce)劃方(fang)案(an)具(ju)體化，應形成一(yi)個可供(gong)操作的(de)(de)具(ju)體措施。其間(jian)得需明確以下內容：會(hui)(hui)(hui)展項目(mu)的(de)(de)目(mu)標、實現會(hui)(hui)(hui)展項目(mu)目(mu)標的(de)(de)環境、會(hui)(hui)(hui)展項目(mu)營(ying)銷(xiao)戰略要(yao)素、會(hui)(hui)(hui)展相關活動的(de)(de)開展、會(hui)(hui)(hui)展策(ce)(ce)劃方(fang)案(an)的(de)(de)效(xiao)果與評估、會(hui)(hui)(hui)展策(ce)(ce)劃方(fang)案(an)實施的(de)(de)附加條件。

（3）設(she)計行(xing)動日(ri)程表(biao)也是(shi)必不可缺少(shao)的(de)(de)(de)一環(huan)。會展項目的(de)(de)(de)行(xing)動日(ri)程必須精心設(she)計，策劃方案(an)的(de)(de)(de)制作、方案(an)的(de)(de)(de)實施不得(de)延誤，每個(ge)步驟的(de)(de)(de)開(kai)始和結束都(dou)應有時間的(de)(de)(de)規定和限制，以保證方案(an)的(de)(de)(de)實施能夠順利(li)進行(xing)，否(fou)則就會嚴重影(ying)響會展的(de)(de)(de)成(cheng)功(gong)舉辦。

4、制定預算方案

制定一(yi)份完善的(de)(de)會展(zhan)項目預(yu)算方案(an)一(yi)般(ban)包(bao)括(kuo)場(chang)地費用(yong)、行政(zheng)管理(li)費用(yong)（包(bao)括(kuo)公司行政(zheng)管理(li)人員(yuan)的(de)(de)工資和行政(zheng)辦公費用(yong)等）、宣(xuan)傳推廣費用(yong)、招(zhao)展(zhan)、招(zhao)商費用(yong)、相關(guan)活動(dong)經費和其他可能產生的(de)(de)費用(yong)。

5、確定會展項目收入來源

會(hui)展收入(ru)(ru)來源一般是會(hui)務費(fei)或展位費(fei)收入(ru)(ru)、門票收入(ru)(ru)和企業贊助(zhu)收入(ru)(ru)。

6、撰寫會展策劃方案

將策(ce)劃(hua)的(de)最終成果整理成書(shu)面材(cai)料，即策(ce)劃(hua)書(shu)，也稱企劃(hua)案，其主體內(nei)容(rong)包(bao)括現狀或背景介紹(shao)、分(fen)析、目標、戰略、戰術或行動(dong)方案、效(xiao)益預(yu)測、控制和應急措施，各部分(fen)內(nei)容(rong)可因具體要求不(bu)同而詳細程度不(bu)一。可涵蓋(gai)內(nei)容(rong)如可行性研究報告、項(xiang)目意(yi)向(xiang)書(shu)、項(xiang)目建議書(shu)以(yi)及廣告策(ce)劃(hua)書(shu)、宣傳手冊等圍繞某次(ci)戰前、戰中以(yi)及展(zhan)后的(de)所有策(ce)劃(hua)文(wen)案。

7、評估與修正

及(ji)時召開總結會，對策劃書(shu)進行評估修正。同時做好(hao)相關(guan)的善(shan)后公關(guan)工作，并準備好(hao)會展(zhan)突發事故的解決備案(an)。