一、會展策劃有什么作用

成功的會展(zhan)活動源于成功的會展(zhan)策(ce)劃，會展(zhan)策(ce)劃作為一個系統工程，主要具有以(yi)下幾個作用：

1、戰略指導作用

策(ce)劃(hua)是一(yi)種理性思維(wei)，以確保未(wei)來即將(jiang)進(jin)行的活動，有(you)條不紊地按預定的目標(biao)進(jin)行，是策(ce)劃(hua)者(zhe)為策(ce)劃(hua)目標(biao)進(jin)行決(jue)策(ce)謀(mou)劃(hua)、探索、設(she)計多種備選方案的過程。決(jue)策(ce)者(zhe)以策(ce)劃(hua)方案為基礎，進(jin)行選擇和決(jue)斷，從而保證決(jue)策(ce)的程序化和科學性。

戰略(lve)指導作(zuo)(zuo)用是指會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)能為會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)活動的(de)執行(xing)提供(gong)總體的(de)指導思想。以(yi)展(zhan)(zhan)覽策劃(hua)為例(li)，如展(zhan)(zhan)覽場地(di)、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)規(gui)模、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)的(de)主題及時間的(de)安排(pai)、展(zhan)(zhan)會(hui)(hui)(hui)品牌、主要合作(zuo)(zuo)伙伴(ban)（行(xing)業）等方面，在會(hui)(hui)(hui)展(zhan)(zhan)策劃(hua)方案中都要事(shi)先提出詳細的(de)預案。

2、實施規劃作用

實(shi)施(shi)規劃(hua)作用是指會展(zhan)(zhan)(zhan)策(ce)(ce)劃(hua)能(neng)為會展(zhan)(zhan)(zhan)活動提供具體(ti)(ti)(ti)的(de)(de)行動計劃(hua)。一般來(lai)說，會展(zhan)(zhan)(zhan)策(ce)(ce)劃(hua)方(fang)案通過之后(hou)，在具體(ti)(ti)(ti)的(de)(de)實(shi)施(shi)過程中可以(yi)根(gen)據情(qing)況作適(shi)當調整(zheng)，但會展(zhan)(zhan)(zhan)活動運行的(de)(de)總體(ti)(ti)(ti)思路與要(yao)求是不(bu)會改變的(de)(de)，策(ce)(ce)劃(hua)方(fang)案是會展(zhan)(zhan)(zhan)活動實(shi)施(shi)的(de)(de)主要(yao)依(yi)據。

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3、進程制約作用

進(jin)(jin)程制約(yue)作用是指會展(zhan)(zhan)策劃能安排并制約(yue)會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)的(de)(de)進(jin)(jin)程。尤其是大型會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)，所(suo)涉(she)及的(de)(de)工作千頭萬緒，在會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)執行的(de)(de)進(jin)(jin)程中，必領嚴格(ge)按照(zhao)策劃所(suo)提出的(de)(de)方案進(jin)(jin)行工作，這樣才能確保會展(zhan)(zhan)活(huo)動(dong)(dong)(dong)的(de)(de)順利進(jin)(jin)行。

4、效果控制作用

策(ce)劃(hua)一般會對(dui)會展(zhan)(zhan)活動發展(zhan)(zhan)的(de)長遠問(wen)題或本質問(wen)題，針對(dui)會展(zhan)(zhan)環境的(de)未(wei)來(lai)(lai)(lai)變化發展(zhan)(zhan)，進行超(chao)前研究、預測發展(zhan)(zhan)趨勢(shi)、思考未(wei)來(lai)(lai)(lai)發展(zhan)(zhan)問(wen)題，以提高會展(zhan)(zhan)活動策(ce)劃(hua)主(zhu)體適應未(wei)來(lai)(lai)(lai)和創造未(wei)來(lai)(lai)(lai)的(de)主(zhu)動性。

效(xiao)果控(kong)制(zhi)作用是指會(hui)(hui)展(zhan)策(ce)(ce)劃(hua)能預測、監督會(hui)(hui)展(zhan)項目(mu)活動的(de)(de)效(xiao)果。某一(yi)(yi)會(hui)(hui)展(zhan)活動在執行(xing)(xing)過程中是否(fou)達到預期的(de)(de)效(xiao)果，，通過對照(zhao)策(ce)(ce)劃(hua)方案(an)的(de)(de)相關(guan)要求就能夠(gou)清晰地看出。會(hui)(hui)展(zhan)策(ce)(ce)劃(hua)一(yi)(yi)方面能對會(hui)(hui)展(zhan)活動的(de)(de)最終完成效(xiao)果進(jin)行(xing)(xing)控(kong)制(zhi)，另一(yi)(yi)方面也(ye)可以對策(ce)(ce)劃(hua)方案(an)本身(shen)的(de)(de)可行(xing)(xing)性(xing)、合理性(xing)進(jin)行(xing)(xing)檢驗。

5、規范運作作用

會展(zhan)策劃(hua)(hua)(hua)(hua)者在(zai)進(jin)行(xing)計(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)或規(gui)(gui)劃(hua)(hua)(hua)(hua)之前，運(yun)(yun)用科(ke)學的(de)策劃(hua)(hua)(hua)(hua)運(yun)(yun)作程序(xu)對(dui)計(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)進(jin)行(xing)構思(si)和設計(ji)，為(wei)計(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)生成提供智謀，使(shi)計(ji)劃(hua)(hua)(hua)(hua)切實(shi)可行(xing)，使(shi)預算投向可靠。規(gui)(gui)范運(yun)(yun)作作用是(shi)指(zhi)會展(zhan)策劃(hua)(hua)(hua)(hua)能使(shi)會展(zhan)運(yun)(yun)作趨于科(ke)學、合理、規(gui)(gui)范。

二、會展設計策劃方案基本流程七步走

1、合理分工

策(ce)劃(hua)主管負(fu)(fu)責協調(diao)溝通整(zheng)個小組各策(ce)劃(hua)人(ren)員(yuan)(yuan)的(de)工作，并全權負(fu)(fu)責策(ce)劃(hua)方案(an)的(de)制定和修訂；策(ce)劃(hua)人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責編(bian)擬會(hui)(hui)展項目計(ji)劃(hua)；文案(an)撰(zhuan)寫人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責撰(zhuan)寫各類會(hui)(hui)展文案(an)，包括(kuo)會(hui)(hui)展常用文書、會(hui)(hui)展社交文書、會(hui)(hui)展推介文書、會(hui)(hui)展合同等(deng) ；美術設(she)計(ji)人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責各類各種類型視覺形象設(she)計(ji)，如廣(guang)告(gao)設(she)計(ji)、展示(shi)空(kong)間設(she)計(ji)；市場調(diao)查(cha)人(ren)員(yuan)(yuan)負(fu)(fu)責進行市場調(diao)查(cha)并編(bian)寫市場調(diao)查(cha)報告(gao)；媒體聯絡人(ren)員(yuan)(yuan)進行媒體宣(xuan)傳推廣(guang)。

2、市場調查與分析

市場(chang)調(diao)(diao)查與分析包括產業環境、目標市場(chang)、政(zheng)策法規、同類會展、自身(shen)資源五個方(fang)面內容的調(diao)(diao)查，得出分析報告。

3、制定行動方案

（1）制定一個統籌兼顧的(de)(de)方案是會(hui)展(zhan)項目順利開展(zhan)的(de)(de)重要(yao)前提，選擇合(he)(he)適的(de)(de)時間，合(he)(he)適的(de)(de)地點，并做到兩(liang)者的(de)(de)合(he)(he)理搭配，是方案必須注意的(de)(de)內(nei)容。

（2）會(hui)(hui)(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)方(fang)案(an)具(ju)(ju)體(ti)化，應形成一個可供操(cao)作(zuo)的具(ju)(ju)體(ti)措(cuo)施(shi)。其間得需明確以下內容：會(hui)(hui)(hui)展項(xiang)目(mu)(mu)(mu)(mu)的目(mu)(mu)(mu)(mu)標、實(shi)現(xian)會(hui)(hui)(hui)展項(xiang)目(mu)(mu)(mu)(mu)目(mu)(mu)(mu)(mu)標的環境、會(hui)(hui)(hui)展項(xiang)目(mu)(mu)(mu)(mu)營(ying)銷戰略(lve)要素、會(hui)(hui)(hui)展相關(guan)活動的開(kai)展、會(hui)(hui)(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)方(fang)案(an)的效(xiao)果與評估(gu)、會(hui)(hui)(hui)展策(ce)劃(hua)(hua)方(fang)案(an)實(shi)施(shi)的附加條件。

（3）設計行(xing)動(dong)日程表也(ye)是(shi)必不可缺少的(de)(de)(de)一環。會展(zhan)項目的(de)(de)(de)行(xing)動(dong)日程必須精心設計，策劃方(fang)案的(de)(de)(de)制作、方(fang)案的(de)(de)(de)實施(shi)不得延誤(wu)，每個步驟的(de)(de)(de)開(kai)始(shi)和(he)結束都應有時間的(de)(de)(de)規定和(he)限(xian)制，以保證方(fang)案的(de)(de)(de)實施(shi)能夠順利(li)進行(xing)，否則(ze)就會嚴重影響會展(zhan)的(de)(de)(de)成功(gong)舉辦。

4、制定預算方案

制定一份完善的會展(zhan)項目預算方案一般包(bao)括(kuo)場地費(fei)(fei)用(yong)(yong)、行政管(guan)理(li)費(fei)(fei)用(yong)(yong)（包(bao)括(kuo)公司行政管(guan)理(li)人員的工資和行政辦公費(fei)(fei)用(yong)(yong)等）、宣傳推廣(guang)費(fei)(fei)用(yong)(yong)、招展(zhan)、招商費(fei)(fei)用(yong)(yong)、相(xiang)關活動經費(fei)(fei)和其他可能產生的費(fei)(fei)用(yong)(yong)。

5、確定會展項目收入來源

會(hui)展(zhan)收(shou)入來源(yuan)一般是(shi)會(hui)務費(fei)(fei)或展(zhan)位費(fei)(fei)收(shou)入、門票收(shou)入和企業贊助收(shou)入。

6、撰寫會展策劃方案

將策(ce)(ce)劃(hua)(hua)(hua)的(de)最終成(cheng)果整理成(cheng)書(shu)(shu)面材料，即策(ce)(ce)劃(hua)(hua)(hua)書(shu)(shu)，也(ye)稱(cheng)企(qi)劃(hua)(hua)(hua)案(an)(an)，其主(zhu)體內(nei)容包(bao)括現狀或背景介紹、分析(xi)、目(mu)標、戰(zhan)略、戰(zhan)術或行動方案(an)(an)、效益(yi)預測、控制和(he)應急措施，各部分內(nei)容可(ke)因具體要求不同而詳(xiang)細程度不一(yi)。可(ke)涵蓋(gai)內(nei)容如可(ke)行性研究(jiu)報告、項目(mu)意向書(shu)(shu)、項目(mu)建議書(shu)(shu)以(yi)及(ji)廣告策(ce)(ce)劃(hua)(hua)(hua)書(shu)(shu)、宣(xuan)傳手冊等圍繞某次戰(zhan)前、戰(zhan)中以(yi)及(ji)展后的(de)所(suo)有策(ce)(ce)劃(hua)(hua)(hua)文案(an)(an)。

7、評估與修正

及時召(zhao)開總結會(hui)，對策劃書(shu)進(jin)行評估修正(zheng)。同時做好相關的善后公關工(gong)作，并準(zhun)備(bei)好會(hui)展(zhan)突發事故的解決備(bei)案(an)。