一、協同辦公系統的建立意義是什么

所謂的(de)協(xie)(xie)同辦公系統指的(de)是解決企業(ye)三大孤(gu)(gu)島(dao)(dao)問(wen)題(ti)，即(ji)信息(xi)孤(gu)(gu)島(dao)(dao)、應用孤(gu)(gu)島(dao)(dao)和(he)資源(yuan)孤(gu)(gu)島(dao)(dao)。協(xie)(xie)同的(de)體現具體在于企業(ye)中任何的(de)一(yi)(yi)個點都(dou)可以關聯到企業(ye)其他的(de)任何的(de)一(yi)(yi)個點（這(zhe)里的(de)點是一(yi)(yi)個泛指），如(ru)果一(yi)(yi)個辦公系統做不到這(zhe)點，是不能稱為協(xie)(xie)同辦公系統的(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于(yu)公(gong)司(si)現階段(duan)的工(gong)作具有(you)如(ru)下意(yi)義：

1、有(you)利于公(gong)司的(de)健(jian)康發展和整體凝聚力提(ti)升(sheng)，OA協同辦公(gong)系統是集(ji)團整體使(shi)用的(de)，在使(shi)用的(de)過程中(zhong)能(neng)夠(gou)使(shi)各部門真切感受的(de)一(yi)個(ge)集(ji)團的(de)實(shi)實(shi)在在的(de)存(cun)在，能(neng)夠(gou)增加主人翁(weng)意識，促進品牌的(de)提(ti)升(sheng)。

2、有利于公(gong)司(si)各部(bu)門(men)轉變(bian)管(guan)理觀念(nian)和(he)工作模式(shi)，提高辦事效率(lv)，克服傳統管(guan)理模式(shi)和(he)辦公(gong)模式(shi)帶來的(de)不良做法，是各部(bu)門(men)權(quan)利與義務明確，方便(bian)公(gong)司(si)領導監督與指導。

3、有利于節(jie)約(yue)行(xing)政(zheng)開(kai)支，節(jie)省人力(li)、財(cai)力(li)。同時(shi)，在全(quan)局內(nei)部建立(li)一個高效的協(xie)同管理工作平臺和集中的信(xin)息整合呈現平臺，形成(cheng)各(ge)部信(xin)息共享、和諧互助(zhu)的良好氛圍，建立(li)健全(quan)組織(zhi)文化，實現真正(zheng)的以人為本(ben)。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)公軟件系統(tong)(tong)功(gong)能(neng)利用率低，存在(zai)資(zi)源浪(lang)費情(qing)況縱(zong)觀市(shi)面OA的(de)(de)使用歷(li)程(cheng)，現(xian)階段使用的(de)(de)OA系統(tong)(tong)，依舊(jiu)是基于傳統(tong)(tong)OA系統(tong)(tong)，存在(zai)著(zhu)工作合作不(bu)合理(li)性(xing)，OA系統(tong)(tong)中(zhong)有(you)大(da)量(liang)的(de)(de)功(gong)能(neng)并未使用到，管理(li)流程(cheng)的(de)(de)混亂等都降低了工作效(xiao)率。辦(ban)公軟件系統(tong)(tong)給企(qi)業成(cheng)員帶來(lai)的(de)(de)并不(bu)是享受高效(xiao)、便(bian)捷的(de)(de)辦(ban)公體驗，恰(qia)恰(qia)相反，市(shi)面上功(gong)能(neng)繁雜、界面不(bu)友(you)好的(de)(de)辦(ban)公軟件系統(tong)(tong)讓那些(xie)原本(ben)熟悉業務流程(cheng)規范的(de)(de)企(qi)業成(cheng)員無法迅(xun)速上手全新(xin)的(de)(de)操作方式，導致工作的(de)(de)效(xiao)率達不(bu)到使用預期(qi)，優秀的(de)(de)辦(ban)公體驗成(cheng)為空談(tan)。而從(cong)團隊協調性(xing)，在(zai)現(xian)有(you)的(de)(de)OA系統(tong)(tong)中(zhong)體現(xian)的(de)(de)又微(wei)乎其微(wei)，無法用系統(tong)(tong)完成(cheng)業務流程(cheng)，還(huan)需要手工或者(zhe)其他形式對團隊進行管理(li)，資(zi)源的(de)(de)浪(lang)費。

（2）網(wang)(wang)絡安全(quan)性(xing)問題基于網(wang)(wang)絡辦公中(zhong)，能否保(bao)證軟件系統的(de)(de)安全(quan)性(xing)一直(zhi)是研(yan)究(jiu)的(de)(de)重(zhong)要部分。例(li)如(ru)，項目的(de)(de)建立，項目的(de)(de)審批，項目的(de)(de)驗(yan)收，金額的(de)(de)往來(lai)等，在(zai)(zai)網(wang)(wang)絡中(zhong)都存(cun)著(zhu)安全(quan)性(xing)問題。對于企(qi)事(shi)業一些(xie)重(zhong)要的(de)(de)數(shu)據(ju)、記錄如(ru)何做到保(bao)護，不被攻(gong)擊或者篡改數(shu)據(ju)等，都涉及(ji)網(wang)(wang)絡安全(quan)性(xing)問題。存(cun)在(zai)(zai)著(zhu)以上內容的(de)(de)缺陷，本系統提出了在(zai)(zai)各行業，可根據(ju)用(yong)戶需要自(zi)定義，滿足(zu)其辦公使用(yong)的(de)(de)協同辦公系統，更(geng)有效、方便的(de)(de)管理項目。

2、功能需求

（1）可按企業或者團隊規模需求定制(zhi)系統負載能力(li)。

（2）可進(jin)行任務(wu)的創(chuang)建(jian)與管理，并將任務(wu)分配(pei)到適(shi)合的任務(wu)分組。

（3）針對每個任務，可以分解子任務、上傳(chuan)附(fu)件、設(she)定起止(zhi)日(ri)期。

（4）在任何終(zhong)端都可(ke)以(yi)使用熊貓辦(ban)公軟件系統(tong)。

（5）針對多種文件(jian)的云(yun)端存儲，并可以關聯到某(mou)個任務(wu)或(huo)某(mou)個項目。

（6）管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)可以制(zhi)定人(ren)員(yuan)安排會議，并且會議通(tong)知(zhi)會準時到達與會人(ren)員(yuan)的通(tong)知(zhi)提醒中(zhong)。