一、協同辦公系統的建立意義是什么

所謂的(de)協同辦(ban)公系(xi)統(tong)指的(de)是解決企業(ye)三(san)大孤島問題，即信息孤島、應用孤島和(he)資源孤島。協同的(de)體現(xian)具(ju)體在于企業(ye)中任(ren)何(he)的(de)一個點都(dou)可(ke)以關聯到企業(ye)其他的(de)任(ren)何(he)的(de)一個點（這里的(de)點是一個泛指），如果一個辦(ban)公系(xi)統(tong)做不到這點，是不能稱為協同辦(ban)公系(xi)統(tong)的(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于(yu)公司(si)現階段的工作具(ju)有如(ru)下意義：

1、有利于公司(si)的(de)(de)健康發展和整體凝聚力提升(sheng)，OA協同辦公系統是(shi)集團(tuan)整體使(shi)用的(de)(de)，在(zai)使(shi)用的(de)(de)過(guo)程中(zhong)能(neng)夠使(shi)各部門真切感(gan)受的(de)(de)一個(ge)集團(tuan)的(de)(de)實實在(zai)在(zai)的(de)(de)存在(zai)，能(neng)夠增加主人翁意識，促進品牌的(de)(de)提升(sheng)。

2、有利于公司各(ge)部門轉變管理觀念和(he)工作模式，提(ti)高(gao)辦事效率，克服(fu)傳統(tong)管理模式和(he)辦公模式帶來的不良做法，是各(ge)部門權利與(yu)義務明確，方便公司領(ling)導(dao)(dao)監督與(yu)指(zhi)導(dao)(dao)。

3、有利于節約行政開支(zhi)，節省人力、財力。同(tong)(tong)時，在全局內(nei)部建立(li)一個高效的(de)(de)協同(tong)(tong)管理工作平(ping)臺和集中(zhong)的(de)(de)信(xin)息(xi)整合(he)呈現(xian)平(ping)臺，形(xing)成各部信(xin)息(xi)共享(xiang)、和諧(xie)互助(zhu)的(de)(de)良好氛圍(wei)，建立(li)健全組織文(wen)化，實現(xian)真(zhen)正的(de)(de)以人為本(ben)。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)公(gong)軟(ruan)件(jian)系統(tong)(tong)功(gong)能(neng)利用(yong)(yong)(yong)率低，存在資源浪(lang)費(fei)情(qing)況縱(zong)觀市面(mian)OA的使用(yong)(yong)(yong)歷程，現階段(duan)使用(yong)(yong)(yong)的OA系統(tong)(tong)，依(yi)舊是基于傳統(tong)(tong)OA系統(tong)(tong)，存在著工(gong)作合(he)作不(bu)合(he)理性，OA系統(tong)(tong)中有(you)(you)大量的功(gong)能(neng)并未使用(yong)(yong)(yong)到(dao)，管理流(liu)程的混亂等都降低了工(gong)作效(xiao)(xiao)率。辦(ban)公(gong)軟(ruan)件(jian)系統(tong)(tong)給企(qi)業(ye)(ye)成員(yuan)帶來的并不(bu)是享受(shou)高(gao)效(xiao)(xiao)、便(bian)捷的辦(ban)公(gong)體驗(yan)，恰恰相(xiang)反，市面(mian)上功(gong)能(neng)繁(fan)雜、界(jie)面(mian)不(bu)友好的辦(ban)公(gong)軟(ruan)件(jian)系統(tong)(tong)讓那些(xie)原(yuan)本熟(shu)悉(xi)業(ye)(ye)務(wu)(wu)流(liu)程規范的企(qi)業(ye)(ye)成員(yuan)無法(fa)迅速(su)上手全新的操作方式，導致工(gong)作的效(xiao)(xiao)率達不(bu)到(dao)使用(yong)(yong)(yong)預(yu)期，優秀的辦(ban)公(gong)體驗(yan)成為空談(tan)。而從團隊協調性，在現有(you)(you)的OA系統(tong)(tong)中體現的又(you)微乎其微，無法(fa)用(yong)(yong)(yong)系統(tong)(tong)完成業(ye)(ye)務(wu)(wu)流(liu)程，還需要手工(gong)或者其他形(xing)式對團隊進行管理，資源的浪(lang)費(fei)。

（2）網(wang)絡(luo)安全(quan)性(xing)(xing)問題基于(yu)網(wang)絡(luo)辦公中，能否(fou)保證軟件系統的(de)(de)安全(quan)性(xing)(xing)一(yi)直是研究的(de)(de)重要(yao)部分。例如(ru)，項(xiang)目(mu)的(de)(de)建立，項(xiang)目(mu)的(de)(de)審批，項(xiang)目(mu)的(de)(de)驗收，金額的(de)(de)往來(lai)等，在網(wang)絡(luo)中都存著安全(quan)性(xing)(xing)問題。對于(yu)企事業一(yi)些重要(yao)的(de)(de)數據(ju)、記錄(lu)如(ru)何做到保護(hu)，不被攻(gong)擊或者篡(cuan)改數據(ju)等，都涉及(ji)網(wang)絡(luo)安全(quan)性(xing)(xing)問題。存在著以(yi)上內容的(de)(de)缺(que)陷(xian)，本系統提出了在各行業，可根據(ju)用戶需要(yao)自定義(yi)，滿(man)足其辦公使用的(de)(de)協同辦公系統，更有效、方(fang)便的(de)(de)管理項(xiang)目(mu)。

2、功能需求

（1）可按企(qi)業(ye)或者團隊規模(mo)需(xu)求定(ding)制系統(tong)負載能力。

（2）可進(jin)行(xing)任(ren)務(wu)的創建與管(guan)理，并將任(ren)務(wu)分配到適合的任(ren)務(wu)分組。

（3）針對每個任務(wu)，可(ke)以分解子任務(wu)、上傳附件、設定起止(zhi)日期(qi)。

（4）在任何終端都(dou)可以使(shi)用熊貓(mao)辦(ban)公軟件系統。

（5）針(zhen)對多(duo)種文件的云端存儲，并可以關(guan)聯到某個(ge)任(ren)務或某個(ge)項目(mu)。

（6）管理人(ren)(ren)員(yuan)可以制定人(ren)(ren)員(yuan)安排會議(yi)(yi)，并且會議(yi)(yi)通(tong)知(zhi)會準時(shi)到達(da)與會人(ren)(ren)員(yuan)的通(tong)知(zhi)提(ti)醒中(zhong)。