一、協同辦公系統的建立意義是什么

所謂(wei)的(de)協(xie)同辦(ban)公(gong)系(xi)統指(zhi)的(de)是(shi)解決企(qi)(qi)業三(san)大孤(gu)島問題(ti)，即信息孤(gu)島、應用孤(gu)島和資源孤(gu)島。協(xie)同的(de)體現具體在(zai)于企(qi)(qi)業中任何的(de)一(yi)個(ge)點(dian)(dian)都(dou)可以關聯到企(qi)(qi)業其(qi)他(ta)的(de)任何的(de)一(yi)個(ge)點(dian)(dian)（這里(li)的(de)點(dian)(dian)是(shi)一(yi)個(ge)泛指(zhi)），如(ru)果一(yi)個(ge)辦(ban)公(gong)系(xi)統做不到這點(dian)(dian)，是(shi)不能稱為協(xie)同辦(ban)公(gong)系(xi)統的(de)。

協同辦公系統對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。具體來說，協同辦公系統對于公司(si)現階段的工作(zuo)具有(you)如下(xia)意義(yi)：

1、有利于公司的健康(kang)發展和整體凝(ning)聚(ju)力提(ti)(ti)升，OA協同辦公系統是(shi)集(ji)團(tuan)整體使用的，在(zai)使用的過(guo)程中能(neng)(neng)夠使各部門真切感(gan)受(shou)的一個集(ji)團(tuan)的實實在(zai)在(zai)的存在(zai)，能(neng)(neng)夠增(zeng)加主人翁意識，促進品牌的提(ti)(ti)升。

2、有(you)利于公(gong)司各(ge)部門轉變管(guan)理觀(guan)念(nian)和(he)工作模式，提高辦事效率，克服傳(chuan)統管(guan)理模式和(he)辦公(gong)模式帶來的不良做法，是各(ge)部門權利與義務明(ming)確，方便(bian)公(gong)司領導監督與指導。

3、有利于節約行政開支，節省人力、財力。同時，在全(quan)局內部(bu)(bu)建(jian)立一(yi)個高效的協同管理工作(zuo)平臺(tai)和集中(zhong)的信息(xi)整合呈現平臺(tai)，形成各部(bu)(bu)信息(xi)共享、和諧(xie)互助(zhu)的良好(hao)氛圍，建(jian)立健全(quan)組(zu)織文(wen)化，實現真正(zheng)的以人為本。

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二、協同辦公系統現狀分析及功能需求

1、現狀分析：

（1）辦(ban)(ban)公軟件(jian)系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)功能利(li)用(yong)率(lv)低(di)，存在資(zi)源浪費情況(kuang)縱(zong)觀市(shi)面(mian)OA的(de)(de)使用(yong)歷程，現(xian)階段使用(yong)的(de)(de)OA系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，依舊是基于(yu)傳統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)OA系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)，存在著工(gong)作(zuo)合作(zuo)不(bu)(bu)合理(li)(li)性(xing)(xing)，OA系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)中(zhong)有大量的(de)(de)功能并未使用(yong)到，管理(li)(li)流程的(de)(de)混亂等都降低(di)了(le)工(gong)作(zuo)效(xiao)率(lv)。辦(ban)(ban)公軟件(jian)系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)給(gei)企業成員(yuan)帶來的(de)(de)并不(bu)(bu)是享(xiang)受高效(xiao)、便捷(jie)的(de)(de)辦(ban)(ban)公體(ti)(ti)驗，恰恰相反(fan)，市(shi)面(mian)上功能繁雜、界面(mian)不(bu)(bu)友好的(de)(de)辦(ban)(ban)公軟件(jian)系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)讓那些原(yuan)本(ben)熟悉(xi)業務流程規(gui)范的(de)(de)企業成員(yuan)無(wu)法迅速上手全新的(de)(de)操作(zuo)方式，導致工(gong)作(zuo)的(de)(de)效(xiao)率(lv)達不(bu)(bu)到使用(yong)預期，優秀(xiu)的(de)(de)辦(ban)(ban)公體(ti)(ti)驗成為空談。而(er)從團隊協調性(xing)(xing)，在現(xian)有的(de)(de)OA系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)中(zhong)體(ti)(ti)現(xian)的(de)(de)又微乎其微，無(wu)法用(yong)系統(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)(tong)完成業務流程，還需要手工(gong)或者其他形式對團隊進行管理(li)(li)，資(zi)源的(de)(de)浪費。

（2）網(wang)絡安(an)全(quan)性(xing)(xing)(xing)問題基(ji)于網(wang)絡辦(ban)(ban)(ban)公中，能否保證軟件系統的(de)(de)安(an)全(quan)性(xing)(xing)(xing)一直是研究的(de)(de)重(zhong)要(yao)部分。例(li)如，項(xiang)(xiang)目的(de)(de)建立(li)，項(xiang)(xiang)目的(de)(de)審批，項(xiang)(xiang)目的(de)(de)驗收，金額(e)的(de)(de)往來等(deng)，在(zai)網(wang)絡中都(dou)存(cun)著安(an)全(quan)性(xing)(xing)(xing)問題。對于企(qi)事業一些重(zhong)要(yao)的(de)(de)數據、記錄(lu)如何做到保護，不(bu)被攻(gong)擊或者篡(cuan)改數據等(deng)，都(dou)涉及(ji)網(wang)絡安(an)全(quan)性(xing)(xing)(xing)問題。存(cun)在(zai)著以上內(nei)容(rong)的(de)(de)缺陷，本系統提出(chu)了在(zai)各行業，可根據用戶需要(yao)自定義，滿足其辦(ban)(ban)(ban)公使用的(de)(de)協(xie)同辦(ban)(ban)(ban)公系統，更(geng)有(you)效、方便的(de)(de)管理(li)項(xiang)(xiang)目。

2、功能需求

（1）可按企業或者團隊規模需求定制系統負載能力。

（2）可進行(xing)任(ren)務的創建與管理(li)，并將(jiang)任(ren)務分配(pei)到適合(he)的任(ren)務分組。

（3）針對每個任務，可以分(fen)解子任務、上傳(chuan)附件、設定起止日期。

（4）在任何終(zhong)端都可(ke)以(yi)使(shi)用熊貓辦公(gong)軟件(jian)系統(tong)。

（5）針對多(duo)種文件的云端存儲，并可以關聯到某(mou)個任務或某(mou)個項目(mu)。

（6）管理人員可(ke)以制定人員安排會(hui)(hui)議，并且會(hui)(hui)議通知會(hui)(hui)準時(shi)到達與(yu)會(hui)(hui)人員的通知提醒中(zhong)。